最终完结版采购部管理运作办法93Word文档下载推荐.docx
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一、新合格供应商评审流程和内容
（一）、新合格供应商评审流程
结合相关技术要求和标准筛选符合要求的新的供应商
采购部参照公司合格供应商标准对入围的供应商进行初评
否
是否确认供应商提供的样品
样品是否合格
取消评审资格
是
采购部参照物资重要性组织相关单位进行现场评审
不合格
合格
限期整改
主管副总核准生效
合格供应商的确认
不
签订采购合同
合格供应商控制
（二）、内容：
1、采购物资的分类：
公司根据外购（协）、配套物资对产品质量的影响程度进行分类，将物资采购分为如下三类，不同级别实行不同的控制等级：
1-1、关键物资（I类）：
直接用于产品生产且最终转化为产品的有机组成部分物资，构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品的使用或安全性能，可能导致客户严重投诉的物资；
如电机、机封、轴承等；
1-2、重要物资（II类）：
对实现产品质量有较大影响的物资、或即使略有影响但可以采取措施予以纠正的物资，构成最终产品非关键部位的物资，如轴料、钢材、生铁等；
1-3、一般（辅助）物资（III类）：
可能会对产品质量产生一定影响的物资，如辅助材料、辅助工具等；
2、新合格供应商选择的标准
2-1、供应商应有合法的经营许可证，应具备一定的资金能力；
2-2、应选择具有良好的质保能力和商业信誉的供应商为公司提供物料；
2-3、凡国家规定必须取得生产许可证和CCC认证的产品，供应商必须提供所供物资的生产许可证和CCC认证，特殊产品有特殊要求也必须具备相应的认证；
2-4所供物资质量特性必须满足产品的有关标准和技术要求，并能提供良好的技术服务；
2-5、货源稳定，具有足够的生产能力，能满足本企业连续的需求及进一步扩大产量的需要；
2-6、供货及时且能急客户之所急，对于紧急订单能紧急处理；
2-7、有具体售后服务措施且令人满意；
2-8、同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近；
3、新合格供应商的选择：
3-1、采购部在对选择新的合格供应商前，要求技术部、质监部必须配合提供物资技术标准和检验标准，其内容至少应包括如下五个方面：
3-1-1、采购物资的名称、类别、型号和规格；
3-1-2、有关标准和技术要求；
3-1-3、检验规则；
3-1-4、包装、运输及防护要求；
3-1-5、对供应商产品的资质要求；
3-2、采购部采购员根据物资使用部门提出的物资采购计划和技术要求，通过产品展销会、网络媒体等多种渠道选择符合标准的供应商，选择的过程必须透明公正并须提供相关的佐证资料予以明确；
4、新合格供应商的初评：
采购员结合技术标准和公司的相关要求进行初步调查，选择至少二家以上符合要求的供应商进行考察，填写供应商的相关基本资料（见JL-0901-01），对供应商的考察主要从如下七个方面进行：
4-1、有无质量管理体系
4-2、资质证书
4-3、质量
4-4、价格
4-5、生产、供货能力
4-6、服务
4-7、信誉能力
5、样件需求与样件的确认：
5-1、新供应商样件评定
5-1-1、采购部采购人员依照技术部标准，要求供应商依技术要求（如品名、规格和参数等）在规定时间内提供样件，由采购员组织技术人员、质检人员等对所需样件确认；
5-1-2、样件要求：
为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应当多于2件，由供应商免费提供，如有特殊情况经相关主管审核处理；
5-1-3、样件送达公司后，由采购员组织技术部、质监部等完成对样件的材质、性能、尺寸和外观质量等方面的检验，并填写《样件确认表》（见JL-0901-02）；
5-1-4、合格样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商进行生产的依据，一件留在质监部作为今后检验的标准；
5-1-5、如样件不合格，采购部依照技术部、质监部样件判定的处理结果执行；
6、新合格供应商的评审：
6-1、采购部根据采购物资或公司发展需要，组织质监部、技术部、生产部采取实地考察、信函等多种方式对供应商的生产、技术、质量管理等进行调查；
6-2、采购部根据调查结果，组织质监部、技术部、生产部相关人员进行新合格供应商的评审（见JL-0901-03）；
关键物资新的供应商必须由采购部组织相关部门人员进行现场评审；
注：
重要物资或一般物资的供应商评审，由采购部酌情考量是否执行现场评审；
6-3、采购部根据评审结果确定合格供应商，由采购部编制合格供应商名单：
关键物资合格供应商、重要物资合格供应商呈主管副总审批、一般物资合格供应商由采购部负责人直接审批，审批后由采购部发放相关部门；
6-4、采购部建立并保存合格供应商档案，含营业执照、相关产品认证、《供应商基本信息表》、《新合格供应商评审表》、《合格供应商名单》等相关资料。
A、供采购选择的合格供应商原则上一种材料必须有两家或两家以上的合格供应商；
B、对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入《合格供应商名单》；
C、如果客户提供供应商名单，采购部采购人员必须按客户提供的供应商名单进行采购。
客户提供的供应商直接列入《合格供应商名单》，如特殊情况客户提供的供应商处无法采购时，必须事先得到客户书面确认后方能进行更改;
D、《合格供应商名单》要在每次的供应商考核结果得出后进行修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供应商名单》经主管副总批准后生效。
7、采购合同的内容：
采购部代表公司与供应商签定采购或加工合同，必须以公司利益为重，采购合同必须明确双方权责，采购合同至少应当包括以下六个方面：
7-1、采购物资的品名、规格、型号和数量；
7-2、采购物资的技术要求；
7-3、、交货期、交货地点（按具体情况考虑滞纳金）；
7-4、价格、付款方式；
7-5、质量保证条款（“三包”的服务承诺），质量保证金；
7-6、双方发生争议的处理方式；
二、采购部具体运作流程和内容：
1、采购部具体运作流程
2、工作内容：
2-1、公司的物资采购必须结合库存、生产计划或临时申请计划及进度要求严格按照公司流程进行采购；
2-2、采购部收到需求部门物资采购计划申请后，结合需求按物资类别分工采购；
2-3、货比三家，自公司评审合格的供应商中选择质量和服务最佳、价格最实惠的供应商中进行采购；
如采购的物资为公司尚未评审合格的供应商，则依照公司新合格供应商评审流程执行，有特殊情况依公司特采制度执行；
2-4、公司利益为重，选定合格的供应商后签订购销合同前，签订的购销合同必须经由相关主管审核后方可签订；
2-5、采购员严格依照合同要求管控供应商执行进度，如有特殊变故，必须立即要求供应商迅速给出书面的解决方案，并同时呈报部门主管决议处理方式；
2-6、采购物资采购回公司，采购部通知质检部进行检验，检验合格正常入库，如检验不合格依照异常处理流程执行，由采购部负责主导要求供应商提出整改计划并管控整改进度；
2-7、采购物资验收合格后，采购部依照合同或长期合作协议开具付款通知单后，经由相关主管核准后要求财务部支付部分货款；
如验收不合格，采购部不得开具付款通知单，如供应商处理不作为造成我公司损失，由采购部主导要求供应商赔偿相关损失，特殊情况下将通过法律手段追究相关责任；
2-8、“三包期”内如质量出现问题：
由采购部负责采购人员主导，要求供应商依照用户要求的额定时间内予以解决：
2-8-1、如不能满足用户需求，由采购部要求供应商出具书面文件向用户说明，若用户接受依照供应商的方案解决，若用户不接受，则由采购部要求供应商尽力予以解决；
2-8-2、因供应商产品在“三包期”内如质量问题造成我公司的经济损失，由采购部要求供应商赔偿相关损失或扣除质保金，特殊情况下将通过法律手段追究相关责任；
2-8-3、采购部要求供应商现场处理完毕后，必须立即反馈事情处理的结果并尽力提供相关佐证的资料传真至我公司予以确认（如工单）；
3、工作注意事项：
3-1、采购人员必须严格遵守国家的有关政策、法律法规和公司的各项规章制度，服从公司的管理，公司利益为重，严禁损公肥私，一经发现立即解聘并承担所有经济和法律责任；
3-2、采购人员必须以公司利益为重，严格控制采购成本，在平等互利的原则下与供货单位建立长期良好的合作关系；
3-3、采购人员对供应商的选择和评估必须严格按照公司相关制度和采购程序执行；
3-4、采购人员必须熟悉掌握公司所负责采购的物资的具体名称、型号、规格、单价、用途和产地，特别是交货周期及产品质量和售后服务；
3-5、采购人员必须具备非常强的法律意识及风险防范意识，对负责签订的购销合同必须仔细检查确认，与供应商沟通确认的相关事项必须保留书面资料，特别是相关部门反馈的质量问题必须保留相关的佐证资料；
3-6、采购人员必须持续负责收集负责采购物资的市场信息，掌握市场的需要及未来的趋势，熟悉供应渠道和价格变化情况，回避风险，力争公司利益最大化；
3-7、采购人员必须积极配合相关部门的工作，特别是生产部生产需求和售后服务部反馈的用户要求；
3-8、采购人员不得以任何形式接受贿赂（如接受高价值物品、高级别宴请、旅游、红包、回扣、参与供应商分红等），如经发现立即予以解除劳动合同并追究其相关法律责任；
3-9、采购人员的家庭成员、近亲家属、其他亲信人员不得与公司的供应商或客户有利益关系与业务往来。
如之前已经存在，在处理相关工作时，员工应主动向公司提出，并采取回避原则，如经发现立即予以解除劳动合同；
3-10、公司利益为重，采购人员不得因私人直接、间接利益影响其独立判断或泄露公司秘密，不得做出有利于竞争对手的行为和损害公司利益的行为，如经发现立即予以解除劳动合同并追究其相关法律责任；
3-11、采购人员负责采购的物资的采购信息（关键是价格）必须严格保密，不允许随意或无意向其他人员透露、泄露采购信息，一经发现，立即解除劳动合同。
第五章、采购物资相关控制程序
1、采购计划及执行的控制
1-1、为持续降低采购成本，相关部门的的物资申报必须结合物资供应的供货期进行集中申报（每周五）、提前申报，尽力避免临时申报且必须按照物资申报程序申请；
1-2、仓库对标件、炉料等物资必须按计划盘点，在库存达安全库存警戒点前提前申报，避免影响生产和达到降低公司成本的目的；
1-3、为确保公司利益最大化，相关部门必须以公司利益为重，销售部或技术支援部在合同签定前的技术沟通，尽量引导或推荐用户选用我公司长期配套的合格供应商的产品，同一产品最好推荐2家或2家以上的供应商，尽力避免用户指定配套的供应商；
1-4、技术部、工艺部在产品设计过程中，产品在满足用户技术条件下的进行技术设计和安排生产工艺，避免高端配置或人为设置技术障碍，尽力降低公司成本；
最好的产品不是质量最好和价格最贵的产品而是满足用户需求的产品！
1-5、采购部依据生产部门制定的生产计划或外协计划经由生产部副总核准后负责实施，采购部管控执行进度，如有交货问题必须及时反馈、尽力协调，确保及时交货；
1-6、对于临时采购或外协计划，相关部门必须填写《临时采购或外协申请单》，说明原因经由主管副总批准后，采购部方负责实施（见《外协加工管理运作办法》）；
2、购销合同的审批程序
公司对物资的采购合同的签订已经授权采购部，但为避免公司外部风险和确保采购程序的透明及合同的执行，故明确小额和大批量、大金额的购销合同签订的审批程序；
2-1、小金额（<
50万）的购销合同审批程序：
采购员必须依照采购程序提供相关的书面佐证资料予以说明，采购部经理核准；
2-2、大批量、大金额（50万以上）的购销合同审批程序：
采购员必须依照采购程序提供相关的书面佐证资料予以说明，由采购部经理审核，由总经理核准；
（见JL-0901-08）
3、采购物资的质量控制
3-1、采购物资到货后，由质监部依照检验标准进行检验，按《来料检验控制程序》或公司其他相关规定对采购物资进行处理：
3-1-1、检验合格：
进公司物资经检验合格后，仓库保管员方可凭检验报告办理入库手续；
3-1-2、检验不合格：
进公司物资经检验不合格时，按《不合格品控制程序》处置，不合格品原则上不允许入库，特殊情况按照相关程序执行。
3-3、特采：
3-3-1、顾客对采购物资有特殊的要求时（如用户指定非我公司合格供应商），采购部要求相关部门提供佐证资料，向主管副总书面汇报，直接依据顾客响应的产品要求的文件，在合格供应商清单外选择供应商进行采购或外协；
3-3-2、由于生产进度紧迫或其他原因对不合格品的处理：
3-3-2-1、偏差：
送检产品全部或部分不合格，但只影响公司生产速度，不会造成产品最终质量不合格，在此情况之下经特批，予以接受。
此类货品，由生产部、质检部或核算部按实际生产情况，估算出耗费工时数，对供应商做出扣款处理。
3-3-2-2、全检：
送检批物料不合格数目超过规定的允收水准，经特批后进行全数检验，选出其中的不合格品退回供应商处，合格品办理入库;
3-3-2-3、返工：
送检批物料几乎全部不合格，但经过加工处理后可接收的情况下，由公司生产部安排处理，质检部对加工后的产品进行重新检验，接受合格品，不合格品退回供应商处。
此类产品由公司核算部门统计加工所用工时，对供应商做扣款处理。
3-2、由于生产及出货等原因，有些来料需要尽快检验时，生产部应紧急通知仓库及进料检验专员。
3-3、如生产急需来不及检验和试验时，需按《紧急放行控制作业标准》规定的程序执行。
3-4、进货检验和试验记录由质量管理部进货检验组按规定期限和方法保存
第六章：
合格供应商的考核
1、采购部根据合格供应商供货业绩记录（见JL-0901-06）对合格供应商进行质量履约符合性监督，由采购部组织相关部门对关键（I类）物资、重要（II类）物资、一般（III类）物资排定年度考核计划每一年评审一次（见JL-0901-05）；
2、当合格供应商的供货质量波动时，质监部应及时通知采购部，由采购部迅速向供应商反馈，要求其整改督促其采取相应的补救措施并追究相关违约责任，责其持续改善不在出现质量问题；
必要时由采购部组织相关部门对其进行合格供应商的资质评审，参照供应商分级处理程序执行；
3、供应商分级：
供应商按评审标准分为A、B、C、D四级，其具体内容如附件四所示。
3-1、合格供应级别变更和分级管理：
3-1-1、合格供应商考核由采购部排定考核计划每年评审一次，当合格应商级别发生变更时，由采购部依照审批程序执行变更；
3-1-2、合格供应商分级管理
3-2-1、如供应商被评为“C级”，由采购部致函说明依据，督促其限期整改，并降低下次采购量20%，如在规定的期限内仍未能改进质量则降为“D”级，采购部经理报主管副总经理批准，可终止合作关系，取消其合格供应商资质；
3-2-2、如供应商被评为“D”级，由采购部经理报主管副总经理批准后，可在《合格供应商名单》（见JL-0901-07）上撤销有关供应商资格，并冻结其出现质量问题批次产品的质量保证金。
4、合格供应商档案管理：
4-1、采购部负责编制和维护合格供应商档案。
4-2、供应商考核的资料，由采购部做好保管、归档工作。
4-3、质检部和生产部保存供应商的供货质量记；
编制
审核
批准
编制日期
审核日期
批准日期
第七章附件、表格一览
1、供应商基本信息表（JL-0901-01）
2、样件确认表（JL-0901-02）
3、新合格供应商评审表（JL-0901-03）
4、合格供应商分级表（JL-0901-04）
5、合格供应商考核评定表（JL-0901-05）
6、合格供应商供货业绩记录（JL-0901-06）
7、合格供应商名单（JL-0901-07）
8、大批量、大金额购销合同审批表（JL-0901-08）
供应商基本信息表
JL-0901-01编号：
产品名称____________□关键物资（I类）□重要物资（II类）□一般物资（III类）
供应商名称
经营许可证编号
供应商地址
邮编
联系电话
传真
主要负责人（电话）
供应商网址
业务联系人（电话）
电子邮件
供应商概况
注册资本
企业性质
成立日期
营业额（年）
银行信用状况
设备状况
人力资源状况
是否通过相关认证
主要产品及服务
主要生产设备
主要生产工艺（技术）
主要试验设备（检测设备）
价格水平
产品质量状况
生产能力
月供货能力
正常交付周期
主要客户简介
（业绩）
客户群体
提供产品占生产的比例
其他事项（附价格）
______年____月____日
样件确认表
JL-0901-02编号：
样件名称
样件数量
样件到达时间
提供样件公司信息：
公司名称
公司地址
联系人
电话
提交样件原因：
□首次提交
□改进后提交
□其他（注明原因）
样件检验结果：
尺寸测量：
□正常□异常（说明）
材料和性能试验：
外观评价：
样件确认处理结果：
样件确认表处理意见：
□允收□拒收□其他
样件功能确认：
□允收□拒收
技术部
日期
质量部
新合格供应商评审表JL-0901-03编号：
供应商基本情况
公司名称
提供产品
类别
规模
法人代表
厂址
电话
主要检测工具
评审内容
分值
优
良
差
得分
管理水平
10分
1.质量体系建设及执行情况
4
3
1
2.职责分工是否明确
2
3.相关工作人员是否得到有效的培训
生产与设备管理
20分
4.生产效率
5.有无适当的紧急订单处理方式与能力
6.工作场地是否清洁、整齐
7.设备完好率
8.设备保养和维修
检验与试验
30分
9.主要检验过程是否得到严格控制
5
10.过程检验是否有检验规格、检验记录
11.最终检验是否有检验规范、检验记录
12.不合格品是否有处理程序并按照程序处理
13.质量出现异常时是否有信息反馈，是否有纠正措施
14.计量器具是否有检定管理制度，现场使用状况是否良好
技术能力
15.产品技术性能
10
7
16.产品技术提升能力
出货安排
17.仓库是否整洁，标识清楚
18.产品出货前是否进行出货检验，并按客户要求标识清楚
19.生产计划是否依照交付期排定，以确保按期交付
产品价格与售后服务
20.积极努力地降低产品成本，产品价格基本上能做到稳中有降
21.较少出现客户投诉的状况，同时客户提出的问题，基本上能得到及时解决
得分合计
评审结论
□评审合格□评审不合格□改善后再评审
□保留资料暂不列入名单
质监部
采购部
核准
制表人：
制表日期：
年月日
合格供应商分级表
JL-0901-04编号：
级别
说明
A—优质
A≥90分
1、严格履行合同，能够保证供货准时、产品质量和技术能完全符合本公司产品生产要求；
2、服务及时到位，能够迅速、彻底地解决问题；
3、所供产品在质保期之外出现质量问题不足3%；
4、法定产品具备国家相关的许可资质；
5、符合国家环保健康安全要求；
B—合格
90＞B≥80分
2、能够及时彻底解决问题；
3、所供产品在质保期之外出现质量问题超过5%；
C—较差
80＞C≥60分
1、能
升级会员 