公共管理学教学大纲Word格式文档下载.docx

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按照辅助内容分类；

按照工作态势分类；

按照主动程度分类；

按照业务范围分类

（三）我国行政秘书工作的起源与发展

1.政府部门的行政秘书工作

（1）起源（上古时期）

仓颉信访工作雏形

（2）发展

·

奴隶社会时期

夏：

出现了公务文书《典志》和管理《典志》的太史令

商：

甲骨文出现

商末周初：

出现了秘书机构——太史寮；

左右内外四史

西周—春秋时期：

形成秘书工作制度

战国：

“尚书”、“御史”

封建社会时期

秦朝确立了比较完整的秘书工作体制，从中央到地方形成了一支多层次的庞大的秘书队伍

汉朝汉承秦制，初期沿袭了秦代秘书机构的设置，后加以完善。

御史大夫成为统率秘书的官员。

汉成帝时，设置了专门的秘书机构“尚书台”

三国魏晋南北朝隋唐宋元明清

近代（1840年-1919年）

现代（1919年-1949年建国前）

建党初期长征期间抗日战争时期解放战争时期

当代（1949年后）

新中国成立时期改革开放后

2.非政府部门的行政秘书工作

近代出现，通过合同方式聘用，无需政府官员身份，拓展成为一种社会职业。

在企业中最为典型。

（四）行政秘书工作的内容、特征与作用

1.内容

文字工作、文书工作、信息工作、协调工作、督查工作、信访工作、议案和提案工作、机要工作、会议工作、接待工作、随从工作、值班工作、印信工作、通信工作、其他工作。

2.特征

（1）一般特征：

机要性与群众性相统一；

综合性与专业性相统一；

事务性与思想性相统一；

被动型与主动性相统一；

经常性与突击性相统一

（2）本质特征：

综合辅助性

3.作用

参谋助手作用；

沟通协调作用；

督促检查作用；

服务保障作用

三、国外概况

（一）各国概况

1.英国

2.美国

3.日本

（二）国外的秘书职业资格考试制度

思考题：

1、请区分行政秘书与秘书、行政秘书与行政管理者的不同？

2、如何理解行政秘书四要素？

3、了解行政秘书工作的内容、特点与作用？

第二讲行政秘书必备的素质与能力

通过本讲的学习，理解行政秘书这一角色担负的职责，了解行政秘书在开展工作时所需要具备的综合素质与能力。

一、行政秘书的角色认知

（一）行政秘书角色的内涵

行政秘书在工作中，由于时间、场合、情景、环境和条件的不同，将扮演不同的角色，它需要通过扮演各种不同的具体角色才能完成其工作。

行政秘书的角色最终实现与他所担负的工作任务有直接的关系。

（二）行政秘书角色的种类

1.助手协助领导处理行政事务，直接在领导的授权下处理组织中发生的公务的人员。

2.参谋为领导进行有效决策和管理而直接、综合、及时提供智能辅助，属于秘书部门或行政秘书更为重要的工作和深层次的活动。

3.代理人在某些场合代表领导，根据领导授予的权力自主办事和行使权力。

属于行政秘书的高级职能。

（三）行政秘书角色的特点

1.定位从属性

2.工作辅助性

3.任务多重性

（四）行政秘书权力与角色的关系

1.角色权力分类

（1）职位权力——硬性决定角色

单位内部事务管理权、执行性权力、代位性权力

（2）机会性权力——柔性决定角色

建议权、人际关系优先权、机遇多

（3）个人影响力——弹性决定角色

2.权力决定角色的特征

（1）伸缩性

（2）非强制性

（3）广泛性

二、行政秘书必备的素质

（一）政治素质

1.道德修养

2.职业道德修养

3.政治思想修养

（二）知识素质

1.基础知识

2.专业知识

3.相关知识

（三）身体素质与心理素质

1.身体素质

2.心理素质

（四）情商与智商

1.情商

2.智商

（五）礼仪修养与形象

1.礼貌、礼节

2.仪容、仪表、仪态和服饰

三、行政秘书需要具备的能力

（一）基本能力

1.日常事务管理能力

2.文书处理与写作能力

3.信息管理能力

4.会议管理与商务活动能力

5.体察判断与应变能力

6.沟通与社交能力

（二）高级能力

1.辅助决策能力

2.项目管理能力

3.知识管理能力

4.人际交往能力

5.公关能力

（三）扮演角色所需的能力

1.助手角色所需能力

2.参谋角色所需能力

3.代理人角色所需能力

（四）综合能力

1.执行能力是行政秘书完成任务的能力，是综合能力的基础

2.统筹能力是行政秘书协调工作的能力，是综合能力实现的过程

3.公关能力是行政秘书维护组织形象的能力，是综合能力提升的重要手段

4.学习能力是维持行政秘书发展的重要保障

1、行政秘书担负哪些角色？

每种角色需要具备的素质有哪些？

2、行政秘书需要具备哪些职业能力？

第三讲行政秘书的业务能力——办公室事务管理（上）

行政秘书首要的技能要求就是办公室事务管理，通过本章的学习，理解办公室事务管理的概念和能力要求，掌握办公室环境管理及日常事务管理的内容。

1、办公室事务管理的概念和能力要求

1.概念

办公室事务管理是行政秘书日常工作的重要部分，是行政秘书的基础工作。

行政秘书的办公室事务管理，包括对办公室内日常程序性事务和获得授权事务的管理，如办公室环境管理、印信管理、信息管理、日常接待等。

办公室事务管理作为行政秘书的基础工作，有效的办公室事务管理，可以：

（1）创造舒适的办公环境

（2）形成高效的日常流程

（3）培养规范的业务操作

（4）提供贴心的来客接待

2.能力要求

二、办公环境管理与维护

办公室环境是直接或间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。

从广义上来讲，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境。

从狭义上来说，办公室环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括自然环境和人文环境。

1.自然环境空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境。

2.人工美化空间布局要合理色彩搭配要相宜办公室设备的优化办公室环境的美化办公室的布置要考虑安全因素

3.安全管理包括对盗窃、火灾、泄密、意外事故等的防范和处理。

4.整理领导办公室和接待室的整理；

行政秘书办公室的布置和整理

三、日常事务管理

（一）通讯工作

1.电话接打

2.邮件处理

（二）印信管理

1.公章的样式、种类和刻制

2.公章的保管和使用

3.电子签名和电子印章

4.介绍信的保管和使用

（三）日程安排

1.日程安排的原则与要求

2.订约事宜

3.差旅事宜

（四）办公用品管理

1.办公设备管理

2.办公用品管理

（五）值班管理

1.值班工作的组织形式

2.值班工作的基本任务

3.突发事件的处理

4.值班工作的制度与要求

思考题：

1、办公室事务管理的概念。

2、应该如何进行印章管理？

3、办公用品管理有哪些要点？

第四讲行政秘书的业务能力——办公室事务管理（下）

除了基本的办公室日常事务管理外，信息管理、办公自动化、接待工作、信访工作等也是行政秘书经常接触到并需要熟悉的办公室管理工作。

通过本讲的学习，了解并掌握上述行政秘书工作的基本常识及操作方法。

1、信息管理

（一）信息的内容、特征、表现形态与分类

信息是关于事物运动的状态和规律的表征，用符号、信号或消息所包含的内容，来消除人们对客观事物认识的不确定性。

简单来说，信息就是人们对客观世界认识的反映。

政府机关和企事业单位需要的信息在内容、性质、层次、要求等方面都有特定的要求。

行政秘书应收集的信息包括政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息和未来信息等。

2.特征

客观性、时效性、开发性、传递性、共享性

3.表现形态：

文字形态、声像形态、记忆形态

4.分类方法和分类原则

（1）分类方法：

载体内容形成时态传递方向传递范围作用对象层次

（2）分类原则：

适用性原则综合性原则渐进性原则相似性原则并置性原则

（二）信息管理工作的基本程序

收集信息→审核信息→整理信息→利用信息→存储信息

（三）信息保密工作

口头信息的保密书面信息的保密电子信息的保密

二、办公自动化

1、我国电子政务发展概况

2、秘书工作自动化

传统办公系统与现代办公自动化系统

OA办公系统

3、秘书工作网络化

4、现代办公常用设备

三、接待工作

（一）接待工作的意义

扩大交往合作；

传播本单位文化；

塑造本单位的“形象品牌”；

获得效益，架起合作的桥梁

（二）接待工作的基本原则

一般原则；

外事接待工作的基本原则

（三）接待工作的礼仪

1.基本礼仪（一般接待礼仪）：

有约、无约

2.涉外接待礼仪

（四）接待工作流程

四、信访工作

（一）信访与信访工作

在我国，信访是指人民群众依照我国宪法赋予的权利和义务，采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级组织及其领导人反映个人或集体的愿望和要求，批评和建议的政治交往活动。

它是人民群众向社会组织求助的一种形式，也是行使民主权利，参与国家管理的一种形式。

信访是信访工作的前提和基础，它决定了信访工作的存在。

信访工作，是指各级领导机关依照政策法规受理信访事项，调整信访关系的全部活动。

2.五要素

信访人、信访受理者、信访事项、信访工作方式、信访工作效果

3.信访工作的特点

群众性、经常性、政策性、思想性

4.信访工作的原则和作用

（二）来信处理

1.来信处理的程序和要求

2.要求

（1）一般来信的处理（基本要求）

及时拆封，详细阅读，认真登记，准确交办，妥善处理，及时复信

（2）异常来信的处理：

联名信、匿名信、涉外信、其他异常来信

（三）网上信访

网上信访具有便捷、高效、经济的诸多特点，是非常便捷的信访方式，它不受时间、空间、人数的限制，是传统信访方式的重要补充。

（四）来访接待

1.来访接待的程序和要求

2.对群体上访事件的处理

3.对上访老户的处理

（五）案件查办

1.信访案件查办的基本要求：

手续完备；

案情清楚；

定性准确；

处理恰当；

善后工作落实

2.信访案件办理的程序

（六）企业的信访工作

五、办公效率与时间管理

（一）提高办公效率

1.制定工作计划

（1）原则

（2）计划安排的变更与调整

2.优化机制

（1）职权划分合理

（2）体制合理

（3）日常制度建设

（二）时间管理

1.充分利用时间

2.快速的行动力

3.掌握现代化的办公手段

1、信息管理工作在行政秘书工作中的地位如何？

2、简述OA办公系统的基本特征和主要功能？

3、办公室接待工作的流程是什么？

4、如何正确认识和处理匿名信？

第五讲　行政秘书的业务能力——文书与档案工作

文书和档案工作是行政秘书工作的重要内容之一，对文书和档案的处理和管理的能力是行政秘书的重要基本技能。

通过本讲的学习，掌握文书拟写、文书处理、档案工作的基本原则和方法。

1、文书与档案工作的概念

（1）文书

文书，是人类社会活动中由于处理事务的需要，直接形成并使用的具有规范格式和法定效用的信息记录。

文书工作就是以文书为工作对象的公务活动，行政秘书的文书工作主要包括文书的拟写和文书的处理。

2.文书的要素

事由对象时间主人

3.文书的特征

务实性针对性时效性固定性

4.文书的分类

（二）档案

1.概念

档案，是国家机构或其他社会组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。

档案工作，又称档案管理，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供服务的各项业务工作的总称，是国家档案事业的基础。

2.档案的分类

按年代分类；

按内容分类；

按载体分类；

二、文书与档案工作对行政秘书的能力要求

1、能够识别并理解文书和公文

2、能够识别文书处理流程并完成简单的办文任务

3、能够识别并运用行文规则

4、能够识别并运用办文格式

5、能够识别并表达文书的基本知识、基本结构与写作要领

6、能够完成文书起草任务

7、能够理解档案和档案管理

8、能够掌握档案管理原则

9、能够基本掌握纸质档案与电子档案的管理

三、文书的拟写与处理

（一）常用文书拟写

1.公务文书

（1）公务文书是机关、团体、企事业单位等行为主体在处理公务、实施管理、联系事项，即在活动过程中形成、使用的文字材料。

※中办发〔2012〕14号《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发<

党政机关公文处理工作条例>

的通知》

这是自新中国成立以来首次统一党政机关公文处理标准，更是党政机关公文走向统一要求、统一规范、统一实施的重要举措。

对推进党政机关及社会团体、企事业单位公文处理工作科学化、制度化、规范化发挥重要的作用。

《党政机关公文处理工作条例》将公文规定为15种

（2）公务文书拟写原则

合“法”、合“实”、合“理”、合“格”

（3）公务文书的格式

（4）公务文书的分类

按行文方向分类；

按性质作用分类；

按保密程度分类；

按办文时限分类

举例：

决定、通知、请示、报告、批复、函、纪要等

2.事务文书

事务文书是机关、团体、企事业单位或个人等行为主体，为处理工作事务、传递相关信息而形成和使用的文书，是对法定公文的补充。

主要有调查报告、计划、总结、简报、规章制度、讲话稿等。

3.商务文书

商务文书是指广泛使用于商务领域中的各种专用文书。

主要包括市场调研报告、可行性研究报告、招标书、投标书、商务广告、商务函件、意向书、协议书、合同等。

（二）文书的处理

1.处理原则：

及时、高效；

准确、周密；

精简、求实；

安全、可靠

2.行文关系：

隶属关系和非隶属关系

3.行文方式：

主要有逐级行文、多级行文、直达行文、公开行文、越级行文、横向行文、联合行文、对口行文、转发行文、授权行文等十种行文方式

4.处理程序

（1）发文处理程序

（2）收文处理程序

四、档案管理

（一）内涵

1.定义

档案是政府部门和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、影像等各种形式的历史记录。

档案管理，又称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

2.档案的特点

3.档案的作用

4.档案管理的性质

（二）档案管理的基本原则

1.统一领导，分级管理

2.维护档案的完整与安全

3.便于社会各方面的利用

（三）档案管理工作的内容

档案管理工作的主要内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、提供利用、统计等。

1.纸质档案整理

2.电子档案管理

1、什么是公文？

常见的指导性、告知性、报请性公文有哪些？

2、文书与档案工作对行政秘书的能力要求有哪些？

3、电子档案的管理有哪些注意事项？

第六讲　行政秘书的业务能力——会务管理

会议是党政机关、企业实施管理活动的重要形式之一，行政秘书的会务工作在保障会务活动的顺利进行、推进全局工作上起着重要的作用。

通过本讲的学习，理解会议的分类、要素、管理规范等，熟悉并掌握会议的基本常识和实际操作技能。

1、会务管理的概念、分类及构成要素

1.会议

会议是会务管理的工作对象，它是指三个人以上聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决的一种多向沟通方式。

2.会务管理

会务管理是对会议的相关事务所进行的管理活动。

它包括会议的会前筹备、会间的组织和服务以及会后的善后工作等。

3.会议的分类

按会议的性质、内容、人数规模、会议时间、会议形式等方式划分

（二）会议构成六要素

与会者、主办者、会议议题、会议名称、会议时间和会议地点

2、会务管理对行政秘书的能力要求

1、能够识别并理解会议功能和会议组织者的职责

2、能够理解并掌握会议组织的一般程序、相关制度及会议筹备方案的拟写和实施

3、能够为领导策划参加各种商务活动和应酬

三、会务管理的制度规范

（一）会务管理办法

（二）会议活动的审核流程

范围、内容、要点

（三）会议活动发文审核

类型、预算、计划内会议审核、计划外会议审核

四、会务管理的主要流程

（一）会前筹备

1.会议目标、议题的确定

2.会议预案、计划的制定

3.会议议程、日程的确定

4.会场布置

5.会议文件的准备

6.会议通知的拟写和发送

7.会前检查

8.沟通会议信息

（二）会间组织与服务

1.与会者的接站、报到及签到

2.会议记录工作

3.会间调度和服务工作

4.会议文件的编写

（三）会议善后工作

1.与会者的离会工作

2.会议的传达和催办

3.会议文书立卷及会后总结

五、特殊会务活动的管理

（一）新闻发布会

（二）签约仪式

（三）庆典活动

（四）宴请

（五）电话、电视会议

1、行政秘书的会务管理有哪些内容？

2、为何开会一定要明确议题？

分析议题不明的会议可能导致哪些弊端？

3、会务管理对行政秘书的能力要求有哪些？

4、如何做好电话、电视会议工作？

第七讲　行政秘书的社会活动与人际关系

行政秘书的工作重心是为领导提供服务，其协调和处理各种公共关系的核心就在于与领导关系的处理，同时还会涉及与领导相关的人际关系的处理。

通过本讲的学习，了解并掌握根据不同的情况和人际关系对象的特点，选择合适的方法进行沟通和处理，以达到辅助领导工作的效果。

一、行政秘书的社会活动和社会地位

（一）行政秘书社会活动的特点和要求

（二）行政秘书的社会地位

1.先赋地位与后成地位

2.行政秘书社会地位的特点

二、行政秘书与领导关系的处理

（一）行政秘书与领导关系的定位

1.以保证平等人格为前提的主从关系

2.以端正自身态度为保障的双向沟通关系

3.以实现工作目标为目的的绩效一体关系

（二）领导风格与领导情绪

1.领导风格的类型：

专制型、民主型、放任型、多变型

2.协助调整领导情绪

（三）处理与领导关系的原则

1.领会工作意图的原则和技巧

2.执行领导意图的原则和技巧

（四）对领导合理谏言的方法

三、行政秘书与领导相关关系的处理

（一）行政秘书在人际关系中的定位

1.非权力性

2.职责非限定性

3.地位非确定性

（二）行政秘书人际关系对象的特点

情意性；

社会性；

层次性；

变动性；

复杂性

（三）行政秘书人际关系的处理方法

1.内部沟通与关系处理

上级；

平级；

下级

2.外部沟通与关系处理

群众；

兄弟单位；

客户；

媒体

1、行政秘书在处理领导关系时需要进行怎样的自我定位？

2、行政秘书如何为领导挡驾？

3、行政秘书如何处理好与同事之间的关系？

第八讲行政秘书的职业规划、职业风险及防范

行政秘书作为一种职业，要想使其成功发展，必然要做好职业规划，当然也伴随着相应的职业风险。

通过本讲的学习，了解如何通过角色转换做好职业规划，了解行政秘书工作中常见的职业风险、风险源以及特征，学习风险防范的一般流程、常用技术和整体措施。

1、行政秘书的职业规划

（一）行政秘书职业的障碍

1.潜在的年龄界限

2.缺乏专业技能

3.易被新人代替

（二）行政秘书的晋升途径

行政类；

助理类；

人事类；

公关类；

业务类

（三）职业规划的影响因素

1.能力拓展是职业规划的坚实基础

2.领导对秘书职业规划的影响

3.修养提升是影响行政秘书职业规划内在根基

（四）职业规划的步骤与方向

1.步骤

（1）自我评估

（2）路线选择

（3）制定计划与实施

2.方向

（1）由初级能力向高级能力方向发展

（2）专业化发展方向

（3）晋升为管理人员

二、行政秘书的职业风险

（一）职业风险的界定

行政秘书的职业风险是指行政秘书在从事该职业时可能会遇到的各种有害的不确定因素，主要表现为各种或然性的、突发性的、危害性的状态、事件及影响。

（二）职业风险的种类

1.法律风险

2.政治风险

3.道德风险

4.业务风险

5.人身风险

6.性别风险

（三）职业风险的特征

1.风险种类的多样性

2.风险来源的交互性

3.风险等级的层次性

4.风险结果的危害性

5.风险发生的可控性

三、行政秘书职业风险的防范

行政秘书职业风险防范是指行政秘书通过一定的技术与流程，防范其职业风险的发生，阻止潜在的威胁变成实际的危害，从而避免风险给自己带来损失。

（一）职业风险防范的流程

识别风险种类→评估风险后果→判定风险等级→采取方法措施

（二）职业风险防范的技术

1.环境风险评估

2.行为风险评估

3.风险案例学习

（三）职业风险防范的措施

1.法律风险：

遵守法律法规，避免腐败行位

2.政治风险：

明确角色定位，不犯领导忌讳

3.业务风险：

增强业务能力，做好本职工作

4.道德风险：

注意言行作风，维持良好形象

5.人身风险：

重视休息锻炼，确保身心健康

6.性别风险：

关注性别隐患，做好自我保护

（四）常见职业风险及其防范

1.职务犯罪及其防范

2.过劳死及其防范

3.职场隐形性别歧视及其防范

4.职场性骚扰及其防范

1、行政秘书的职业发展途径有哪些？