中文系教学秘书工作内容.docx

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中文系教学秘书工作内容

中文系教学管理岗位人员工作常规

（试行）

中文系教学秘书工作常规

一.学期初期工作常规

1.学期预备周内完成以下工作:

①向教师发放课程表或教学任务书;学生成绩登记册;教学进度表;听课表;教师教学质量评议表;学生上课情况记录表;课程学生缺课表;班级学生缺课表;导师工作情况记录表等教学管理工作材料。

②向班主任发放学生考勤总表;学生周出勤表;教师上课情况记录表等教学管理工作材料。

③公布学分制学生专业必修课/选修课的选课/选教分班名单,并下发至班主任和任课教师。

2.学期第一周内完成以下工作:

①公布学年制学生补考名单,并下发至班主任;并安排补考事宜;

②核实学年制学生学籍异动情况，经领导审批后报送教务处；

③公布学分制学生必修课程重修名单,并下发至班主任和任课教师;

④公布学分制学生选修课程重选/改选名单,并下发至任课教师。

3.学期第二周内完成以下工作:

①汇总教学进度表并存档;

②调整、确定教师课程表,并编制中文系专业课程总表;

③汇总任课教师提供的学分制学生的课程选课/选教名单；

④正式编制学分制学生各类课程的选课/选教分班名单并发至任课教师。

二.学期中期工作常规

1.学期第十周作好期中教学检查各项准备工作：

①根据教务处期中教学检查的工作要求做好各项准备工作;

②向教师下发中文系学生学习情况调查表;

③向学生下发中文系教师教学情况调查表。

2.学期第十一周开展期中教学检查工作：

①安排学生代表座谈会相关事宜;

②按期中教学检查工作要求，逐项进行检查。

3.学期第十二周完成期中教学检查工作：

①汇总各教研室报送的期中教学检查汇报材料并存档;;

②汇总各班期中教学检查原始材料并存档；

③根据教务处期中教学检查的内容，撰写总结材料;

④向教务处报送期中教学检查工作相关材料。

三.学期末期工作常规

1.学期第十五周完成下列工作：

①公布下学期学分制学生选课/选教信息;

②向班主任下发学分制学生专业必修课/选修课的选课表/选教表。

2.学期第十六周完成下列工作：

①公布期末考试相关信息;

②安排期末考试命题工作。

3.学期第十七周完成下列工作：

①汇总下学期学分制学生专业必修课/选修课的选课/选教表;

②编制下学期学分制学生专业必修课/选修课的选课/选教分班名单。

③编制下学期教师教学任务书和课程表;

4.学期第十八周完成下列工作：

①编制期末考试日程表，并安排监考教师、考试考场、巡考等工作；

②按时到教务处领取本专业试卷，并组织人员分装试卷；

③准备考试工作所需的各种材料。

5.学期第十九周完成下列工作：

①做好考试期间的试卷分发和存档工作；

②安排各教研室的期末评卷工作；

6.学期第二十周完成下列工作：

①汇总学生成绩册存档,并将原件报送教务处；

②安排各教研室按教务处要求规范装订试卷并存档；

③核实统计学年制学生专业课程的补考课程名单,并寄发补考通知书；

④核实统计学分制学生的专业课程的重修学生名单，并报送教务处；

⑤汇总、清理所发各种教学工作材料并存档；

⑥核实统计教师听课量、导师工作量；

⑦备齐下学期所需下发的各种教学管理工作材料。

四.学期其他工作常规

1.每周汇总并检查教师上课情况记录表,对违纪情况写出书面报告。

2.每周星期一汇总上周各班学生出勤表和学生上课情况表。

3.每月上旬统计上月教师绩效津贴,报系主任审批，交行政秘书发放。

4.每学期公共英语、普通话、计算机等级考试的报名及相关工作。

5.每年春季/秋季专业课程的教材征订的相关工作：

①安排各教研室征订下学期专业课程的教材；

②核实上学期所征订教材的到位情况；

③及时办理教材补订、增订相关工作。

6.协调各学期教师变更授课工作：

①核实教师变更授课情况，填报教师变更授课情况登记表、申请表；

②将教师变更授课情况及时通知相关教师和班主任/学生。

7.完成实习学期的相关教学工作安排：

①实习学期第二周内备齐实习所需各种材料；

②安排实习编班分组工作；

③安排实习教师所授课程的代课相关工作。

8.安排毕业生职业技能鉴定的报名及相关工作。

9.按学院档案编目结合中文系实际，编制中文系教学档案细目并建立档案。

10.按规范健全中文系学生的学籍、课程成绩管理系统。

11.按教务处要求受理并报送个人/集体教学成果奖申报材料。

12.拟订中文系教学工作规章制度、总结材料和教学类公文。

13.负责提供/核实年度教师履职考核的课时量情况，并填写评分。

14.及时向主管宣传工作的领导提供教学工作宣传材料。

中文系科研秘书工作常规

一.科研规划工作常规

1.按年度安排个人、集体年度科研规划工作。

2.按学期/年度安排科研项目/科研课题的规划工作。

3.按年度编制中文系年度科研规划书。

4.按期组织课程建设规划工作，编制中文系课程建设规划书。

5.按期组织学科建设规划工作，编制中文系学科建设规划书。

6.及时通报科研规划工作情况。

二.科研申报工作常规

1.按年度报送个人、集体年度科研规划书。

2.按学期/年度报送科研项目/科研课题规划书。

3.按年度报送中文系年度科研规划书。

4.按科技处要求报送中文系课程建设规划书。

5.按科技处要求报送中文系学科建设规划书。

6.按科技处要求报送个人/集体科研立项/课题申请书。

7.及时通报科研申报工作情况。

三.科研监管工作常规

1.按期检查个人/集体年度科研规划执行情况。

2.按期检查科研项目/科研课题的规划执行情况。

3.按期检查中文系年度科研规划执行情况。

4.按期检查中文系课程建设规划执行情况。

5.按期检查中文系学科建设规划执行情况。

6.按期检查个人/集体在研课题/项目进展情况。

7.按科技处要求开展科研工作专项检查。

8.及时通报科研工作检查情况。

四.科研成果管理工作常规

1.核实个人/集体所申报的科研成果。

2.每月上旬受理科研成果申报登记工作，填写中文系教师科研成果登记表。

3.每月下旬报送个人/集体所申报的科研成果至科技处。

4.每学期末汇总科研成果，填写中文系教师科研成果汇总表。

5.每学期初公布上学期个人/集体的科研成果情况。

6.每月上旬受理个人/集体的科研成果奖申报材料。

7.每月下旬报送个人/集体所申报的科研成果奖申报材料至科技处。

8.每学期末填写中文系教师科研成果获奖情况登记表。

9.每学期初公布上学期个人/集体的科研成果获奖情况。

10.每学期末发放并汇总中文系学生发表文章/获奖励情况登记表。

五.科研档案管理工作常规

1.按学院档案编目，结合中文系实际，编制中文系科研档案细目。

2.建立中文系教师个人科研档案。

3.建立科研项目/课题申报情况档案。

4.建立课程建设、学科建设情况档案。

5.建立科研成果获奖励情况档案。

6.建立科研工作检查情况档案。

7.建立中文系学术活动档案。

8.及时将学院及科技处下发的文件和各种科研工作材料按规范归档。

9.确保档案保管的安全和完整。

六.其他科研工作常规

1.拟订科研工作各种总结汇报材料

①各类科研工作检查和调研情况的总结汇报材料；

②学期/学年科研工作的总结汇报材料。

2.拟订科研工作各种文件

①科研工作的各种规章制度；

②科研工作的各种公文。

3.协调与科技处的工作关系

①科研项目/课题信息咨询、信息搜集和信息反馈；

②科研工作的协商与沟通。

4.中文系毕业生考研工作的组织

①调查中文系毕业生考研意向信息；

②安排中文系毕业生考研指导工作和专业考试课程的辅导工作。

5.安排学生毕业论文工作

①第七学期第十五周安排毕业生毕业论文撰写事宜；

②第七学期第十七周汇总毕业生毕业论文选题，并安排指导教师；

③第七学期第十八周将毕业论文指导名单公布并发至指导教师；

④第八学期第一周学生提交毕业论文提纲至指导教师。

6.联系安排学术活动，并填写学术活动情况记录表和汇总表。

7.每学期科研工作量核实、统计、报批工作。

8.按期办理科研奖励和科研工作经费开支报销等工作。

9.负责提供/核实年度教师履职考核的科研成果情况，填写评分。

10.及时向主管宣传工作的领导提供科研工作宣传材料。

中文系行政秘书工作常规

一.财物管理工作常规

1.分学期编制经费使用预算报告。

2.分学期/年度编制经费使用决算报告。

3.每月提交经费使用情况报告。

4.及时办理各学期办公用品的购买和分发工作。

5.按期办理办公/教学设备的购买及其管理工作。

6.专职办理各种费用的报帐工作。

7.核实、统计并发放系内各种财物。

8.每周核查中文系办公设备、教学设备/设施的使用情况。

9.及时向相关部门报告中文系教学设施受损情况，并督促维修。

10.严格遵守财务管理规范，廉洁自律。

11.及时通报财物管理工作情况。

二.行政事务工作常规

1.管理日常行政工作，处理日常行政事务。

2.学院内部与其他部门的行政事务的联系与沟通。

3.学院外部与其他单位的工作联系的具体事务。

4.公务接待的相关事务。

5.系务公开的相关事务。

6.节假日值班工作的安排。

7.办理中文系教师集体活动/会议的具体事务。

8.中文系教师的考勤统计与报送。

9.定期安排办公室、会议室等办公场所的清洁工作。

10.严格遵守各种行政事务的办理程序，及时规范地处理各种行政事务。

11.及时办理学院行政部门安排的各种临时性工作。

12.及时通报行政事务办理情况。

三.行政建档工作常规

1.按学院档案编目，结合中文系实际，编制中文系行政档案细目。

2.学院下发的各种行政文件按规范及时归档。

3.中文系制定的各种行政文件按规范及时归档。

4.定期清理档案，经主管领导核准，销毁过期无用的档案。

5.严格遵守档案保密工作规章。

6.确保档案保管的安全和完整。

7.严格遵守档案查阅的审批、核验工作制度。

8.建立中文系教师基本情况档案。

四.其他行政工作常规

1.拟订中文系行政规章制度。

2.拟订中文系各种行政类公文，并报送相关部门。

3.办理中文系年度报刊、杂志征订工作。

4.主动协调与学院行政部门/计财处/监审处的工作关系。

5.及时向主管宣传工作的领导提供行政工作宣传材料。

中文系教研室主任工作常规

一.教学管理工作常规

1.审核本教研室教师填报的教学进度表，于学期第二周内报送。

2.审核本教研室教师专业课程考试卷的命题规范、命题质量。

3.组织本教研室各类课程教学大纲的编制和审订。

4.认真监督本教研室教师的教学工作的实施和教学规范的执行。

5.组织本教研室教师公开课活动，每学期不少于一人次。

6.核实认定本教研室教师教学事故责任人，并提出基层处理意见。

7.认真落实中文系关于教学管理的各项工作要求。

8.深入了解并及时反映本教研室教师的教学工作情况。

二.教学研究工作常规

1.定期组织本教研室的教学研究活动，每两周不少于一次。

2.研究本教