电子表格数据导入科怡方法Word格式.docx

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黄冈市档案局程小琴

电子表格Excel数据不能直接导入到世纪科怡，但可以通过两种数据库软件来进行。

一种是通过MicrosoftOfficeAccess（以下简称Access）来导入，一种是通过MicrosoftVisualFoxPro（以下简称FoxPro）来导入。

下面分别介绍这两种方法的操作。

　　一、通过Access导入

（一）从Excel导入到Access

　　1、打开Excel，确保目录的“备注”项之后的“全宗号”、“年度”、“类别”、“分类号”、“保管期限”、“档号”等项目的数据无遗漏，并删除第一行标题如“归档文件目录”、取消合并单元格、撤销手动换行、去掉空格和空行。

　　2、从开始—程序—MicrosoftOffice—MicrosoftOfficeAccess启动Access，单击工具栏上的“新建”按钮。

　　3、在“新建文件”任务窗格中的“新建”下，单击“空数据库”。

　　4、在“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的位置和名称，然后单击“创建”。

　　5、在“数据库”窗口，单击“文件”菜单，指向“获取外部数据”，然后单击“导入”。

　　6、在“导入”对话框的“文件类型”框中，选择“MicrosoftExcel”，单击“查找范围”框右侧的箭头，选择工作表文件所在的驱动器和文件夹，然后双击相应的Excel表。

　　7、在“导入数据表向导”对话框，单击第一个“下一步”后，勾选“第一行包含列标题”。

单击第四个“下一步”后，选择“不要主键”，再单击“完成”。

　　8、在“设计”视图中，在窗口上部单击需要设置“字段大小”属性的字段。

在窗口下部“常规”选项卡，单击“字段大小”框的下拉箭头，选择与科怡软件一致的字段类型（如：

科怡软件中，归档文件的件号、年度、页数均为数字整型），单击工具栏上的“保存”按钮，退出Access数据库。

（二）从Access导入到科怡软件

　　1、打开科怡软件，鼠标指向“数据管理”，单击“数据导入”。

　　2、在“数据导入”主界面，选择右侧“目标表”的“表选择”下拉列表中的目录表，单击左侧“源表”列表框中的“源库连接”按钮。

　　3、在“数据库连接”列表框中，选择ACCESS，然后再按“下一步”按钮。

　　4、单击“数据库路径”右旁的“…”铵钮。

　　5、在打开的“确定”对话框中，找出想要的数据库并双击它。

　　6、在“数据库连接”列表框中，单击“完成”。

　　7、在“数据导入”主界面，用鼠标将目标表中的字段名直接拖到源表相应的目标列中，并与源表字段名相对应，点击“导入”按钮。

　　8、窗体底部出现一个蓝色进度条，表示导入工作正在进行。

　　9、点击“退出”按钮，退出当前数据导入窗体。

　　10、鼠标指向“档案管理”或“检索”，单击“档案录入”或“档案检索”。

　　二、通过FoxPro导入

（一）将Excel数据另存为DBF数据格式

　　1、打开Excel，确保目录格式无换行、空格和空行和合并单元格。

　　2、在“文件”菜单中单击“另存为”，出现“另存为”对话框。

　　3、在“另存为”对话框的“保存类型”框中选择DBF，在“保存位置”框中选择一个路径，再单击“保存”并退出电子表格。

　　4、打开刚才保存的以“.dbf”为后辍的表（当鼠标停留在图标上出现“MicrosoftVisualFoxPro表”），在表的“显示”菜单中选择“表设计器”。

　　5、在表设计器中，选择与科怡软件一致的字段类型（如：

全宗号、目录号、案卷号为“字符型”，顺序号、年度、页数为“整型”），单击工具栏上的“保存”按钮，然后退出FoxPro表。

（二）从FoxPro导入到科怡软件

　　3、在“数据库连接”列表框中，选择DBF，然后再按“下一步”按钮。

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