EPC总承包项目采购控制管理办法Word文件下载.docx

EPC总承包项目采购控制管理办法Word文件下载.docx

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在接到正式的请购文件后，当发现原定的合格分供方不能满足技术要求时，可根据要求变更或增加合格分供方名单，但应及时向采购经理提出“合格分供方修改报告”；

（5）原则上国内采购的主要设备不允许选择没有制造实体的分供方作为合格分供方。

6.2.1.3接受请购单

为了使项目的采购部门采买的货物符合项目的技术要求，项目的采购部门就需要从项目的设计部门获得工程对所需货物的技术要求，即“请购单”。

请购单是由项目的设计部门负责编制，并提供给项目的采购部门；

采购部门的采买工程师负责接收请购单，并对请购单进行审核，看其是否满足采购询价的要求。

请购单应至少包括以下内容：

（1）技术说明书；

（2）数据单；

（3）图纸（如果需要）；

（4）对报价技术文件的要求；

（5）对报价返回时间的要求（如果需要）。

6.2.1.4编制及发出询价文件

询价文件的编制是项目采购实质性操作的开始，认真负责的编制好询价文件将为以后的采买工作打下一个好的基础。

询价文件应至少包括以下内容：

（1）询价函；

（2）项目简介；

（3）报价须知；

（4）请购单；

（5）尽可能提供的包括商务和技术的报价标准格式。

编制好的询价文件一般以函件的方式发出，并及时与对方取得联系，以确认其确实完整的收到。

简单的询价当时间比较紧张时，可以采用传真的方式。

6.2.1.5解释询价文件及变更请购单

当被询价的合格分供方收到询价文件后及编制报价文件期间，可能会以书面的形式或口头的形式提出各种问题或请求（如推迟报价截止日期的请求），这时采买工程师应会同专业设计工程师给予认真及时的书面形式的答复，并本着公平及视其是否具有普遍性的原则，决定是否同时将此答复以书面的形式通知给其它被询价的合格分供方。

在询价文件发出后及报价文件收到之前期间，当应专业设计工程师的要求需要对请购单进行变更时，应及时以书面的形式通知所有被询价的合格分供方；

当项目计划允许时，可适当推迟报价截止日期。

6.2.1.6接收合格分供方报价文件及其澄清

采买工程师在按时收到报价后应对报价文件进行初审，如文件是否清晰、完整、是否按照询价文件要求的格式填写，价格计算是否准确等，并及时向报价商澄清报价文件中的问题.

采买工程师和专业设计工程师在报价评审过程中如发现问题也应及时向报价商澄清。

采买工程师向报价商的询问应尽量采用书面形式，而报价商必须以书面形式作出答复。

6.2.1.7报价评审

报价评审是采买工程师和专业设计工程师对报价商按时提交的报价文件进行商务及技术评估，看其在商务及技术两方面是否满足询价文件的要求，并在报价商之间作出比较，最终确定供货商的过程。

报价评审分为技术评审、商务评审、综合评审三个步骤。

技术评审应由专业设计工程师来完成；

采买工程师在收到报价文件并进行必要的澄清后，即将报价文件的技术文件部分通过项目工程师提交给专业设计工程师，专业设计工程师进行完技术评审后，应将技术评审的结果经项目工程师提交给采买工程师。

商务评审应由采买工程师来完成。

综合评审应由采购经理来完成；

综合评审是根据技术评审和商务评审的结果进行综合分析，写出综合评语，推选出供货商，对于商务评审及技术评审发生矛盾时应提交项目经理裁决。

6.2.1.8厂商协调会及合同谈判

经过报价评审确定供货商后，开始进行与供货商的合同谈判及召开厂商协调会，签订合同并为以后的合同执行作出安排。

厂商协调会可分为合同前厂商协调会和合同后厂商协调会。

合同前厂商协调会主要是全面核对询价文件，核对并落实报价评审过程中在商务及技术两方面对报价文件质询，进一步落实在此之前未与厂商协调过的在询价文件基础上作出的技术变更，与会双方应确认完全了解对方的意图或要求，并形成书面备忘录。

合同前厂商协调会可以是在报价综合评审完成后与最终供货商之间双方进行的，此时可以和合同谈判安排在一起进行；

也可以是在报价综合评审未完成前与多个报价商之间分别进行的，目的是为更公正合理的选择供货商提供更客观的依据。

合同后厂商协调会可以是合同签订完后立即召开的，此时可以和合同谈判安排在一起进行，主要是对以后合同执行过程中的重要事项经双方协商作出具体安排，包括供货商针对合同货物的生产安排，双方对合同货物检验工作的安排等，并形成书面备忘录；

也可以是在合同执行过程中，由于某种原因使合同的实际执行情况与合同的规定出现较大的偏差，如制造进度严重迟后，出现较大的质量问题等，这时就需要及时组织召开厂商协调会，双方共同研究找到解决问题的办法，以使合同的执行回到正常状态。

厂商协调会是否需要召开及召开的时间应根据所采购货物的具体情况作出安排。

合同谈判的主要工作是合同双方讨论并确认合同的各项条款，明确双方的权利和义务，因此在合同谈判前，采买工程师应将合同文件的初稿编制好，主要议题至少应包括：

（1）确认合同文件包括的内容；

（2）确认合同订单规定的供货范围及数量；

（3）讨论并确认合同条款中规定的权利和义务；

（4）讨论并确认合同货物的单价及总价；

（5）讨论并确认合同货物的交货时间及地点；

（6）确认合同货物的交货条件；

（7）确认合同货物的运输方式；

（8）确认合同货款的付款方式；

（9）确认合同货物在交货时同时交付的文件清单；

（10）涉外合同还应确认法律上的有效解释文字及本合同适用的法律；

（11）其它双方商定的特殊事项。

合同谈判一般由采买工程师组织进行；

厂商协调会一般由采买工程师或检验工程师负责召集；

必要时请采购经理直至项目经理参加。

6.2.1.9编制合同文件及签订合同

合同文件是买卖双方共同认可的，规定双方在此经济行为中的权利和义务的，涉及双方经济利益的，具有法律效力的文件；

因此，采买工程师在编制合同文件时，应本着认真负责、全面详尽的原则。

合同文件主要应包括以下文件（按解释效力的优先顺序）：

（1）订单；

（2）请购单；

（3）合同基本条款；

（4）供货商报价文件；

（5）厂商协调会形成的备忘录；

（6）其它经双方确认的文件等。

合同的签订是表示双方已认可并接受其中的权利和义务，并使其生效具有法律效力；

一般买卖双方在合同文件上签字盖章即表示合同已签订，但合同是否生效要根据双方在合同中的约定而定。

一般买卖双方应在所有合同文件上签字，并在《订单》上加盖公章；

如果《订单》中的“供货一览表”是单独页的，也应在“供货一览表”上加盖公章。

对于初次接触的供货商，应以恰当的方式确认签字人的合法身份；

最基本的要求是应具有《法人代表委托书》。

6.2.1.10调整采购计划

合同签订后，采购综合管理工程师应根据合同的实际情况对采购的计划安排作出适当的调整。

6.2.1.11催交

催交工作主要是督促供货商能按合同规定的期限提供满足工程设计和施工安装的要求技术文件和货物，所以催交工作将贯穿于合同签订后直到货物具备装运条件的全过程。

催交工作的要点是要及时的发现问题，采取有效的控制和预防措施，有效的防止进度拖延。

催交工作的基本步骤：

（1）确认供货商是否接到合同；

（2）向供货商索要制造进度计划；

（3）制订催交计划；

（4）督促供货商及时交付应先期交付的技术文件资料；

（5）了解并督促供货商按时完成制造进度计划；

（6）当发现供货商的制造进度有较大的拖延时，应及时的与供货商协商，找出原因及解决办法，必要时应访问供货商的工厂并召开厂商协调会。

6.2.1.12监造及工厂检验

监造及工厂检验是检验工程师按照监造及工厂检验计划，定期的访问供货商的工厂，监督及检验货物的制造是否符合合同的规定及制造标准的要求。

监造及工厂检验的范围：

（1）重要的设备应有专人进行全过程监造；

（2）比较重要的设备应进行重点工序的监造，其他工序可设置停止点进行定期的检验；

（3）一般设备可按设置好的停止点进行定期的检验；

或按时参加制造商的检验；

监造及工厂检验的基本程序：

（1）合同签订后立即与供货商召开协调会，索要供货商的制造计划，协商监造及检验计划；

（2）编制监造及检验计划并提供给供货商；

（3）熟悉合同中的技术文件及相关的制造标准；

（4）当需要监造及检验的货物比较集中时，应制定月检验计划；

（5）提前通知制造商做好检验的准备工作；

（6）按要求进行监造或检验；

（7）必要时召开厂商协调会；

（8）写出监造及检验报告；

报告中应包括制造商整改措施报告及厂商协调会备忘录。

6.2.1.13运输

货物的运输是指从制造商的工厂到施工现场这一过程中的包装、运输、保险等事项。

货物运输是运输工程师的职责。

运输基本程序：

（1）编制运输计划；

（2）落实或审核运输单位；

（3）检查供货商的运输计划和货运文件的准备情况；

（4）检查供货商对货物的包装是否符合运输条件的要求；

（5）督促供货商向现场及时提供接货通知书；

说明货物到达现场时的状态及装卸要求；

（6）大型设备比较复杂的运输还应考虑制定货物运输追踪程序；

（7）通知现场接货的确切时间。

附1：

国内贸易通常交货方式：

工厂交货；

现场交货；

工厂交货代办运输；

发运港（站）交货；

目的港（站）交货。

附2：

国际贸易通常交货方式：

EXW：

EXWORKS工厂交货

FCA：

货交承运人

FAS：

FREEALONGSIDESHIP船边交货

FOB：

FREEONBOARD装运港船上交货

CFR：

COSTANDFREIGHT成本加运费

CIF：

COST，INSURANCEANDFREIGHT成本加保险费加运费

CPT：

运费付至

CIP：

运费保险费付至

DAF：

边境交货

DES：

目的港船上交货

DEQ：

目的港码头交货

DDU：

未完税交货

DDP：

完税后交货

6.2.1.14现场接收、检验及移交

现场接收、检验及移交的工作应由采购经理派住现场的采购现场代表、住现场的仓储工程师、业主的现场工程师及供货商的代表等共同进行。

现场接收、检验及移交工作包括：

（1）货物到场之前的准备；

（2）运输车辆的进场安排；

（3）货物的装卸；

（4）送货清单的核对；

（5）货物的清点；

（6）交货文件的清点；

（7）包装箱及货物的外观检查；

（8）对货物进行合理的储存或暂存；

（9）向供货商开出收货单；

（10）填写货物验收检验记录；

（11）填写不合格品控制记录；

（12）填写货物入库单。

现场接收、检验及移交的准备工作应包括：

（1）根据订单填写预收货物的收货清单；

（2）准备预收货物的相关数据单；

（3）准备货物验收检验记录、不合格品控制记录及货物入库单；

（4）准备符合预收货物装卸条件的卸货及搬运机具；

（5）准备符合预收货物储存条件的储存或暂存场地；

（6）准备符合预收货物条件的开箱检验机具及人员；

（7）现场的接收、检验及仓储人员在接到运输工程师的到货通知后，应及时的与运输工程师保持联系，随时掌握货物运输的进展情况，并做好相应的准备工作。

6.2.1.15供货商的现场服务

供货商的现场服务，首先在签订采购合同时应尽可能详尽在合同条款中给出明确的说明；

包括服务范围，服务时限，服务费用等。

供货商的现场服务的协调由采购现场代表负责。

采购现场代表应及时了解工程进度，并根据供货商提供现场服务的难易程度，供货商接到现场服务通知的反应时间等因素，制订供货商现场服务计划，及时通知供货商做好准备工作。

采购现场代表应在及时了解工程进度的基础上，及时的预见工程可能需要的服务，并准备在急需情况下的应急措施。

采购现场代表应或通过项目的施工管理部门负责供货商的现场服务人员与施工分包商之间的协调，从工程的全局出发，有责任帮助供货商的现场服务人员解决实际困难，以使其顺利完成服务工作。

供货商的现场服务完成后或阶段性的完成后，应填写服务记录。

6.2.1.16供货商的后续评价报告

供货商的后续评价是项目的采购部门对供货商在采购过程中的各个环节的表现作出评价，包括在询报价过程中的表现；

并作出综合评价，为以后工程中供货商的采用及评审提供依据。

供货商的后续评价的主要内容至少应包括：

（1）报价的工作质量；

（2）合同价格；

（3）工厂的质量管理体系；

（4）提供货物的质量；

（5）在质量出现问题时的处理能力；

（6）交货是否及时；

（7）合同外事物协助处理的能力；

（8）现场服务的能力。

6.2.1.17项目（采购）总结报告

项目采购总结报告是项目的采购部门对项目采购工作的经验及教训的总结，在项目结束时，由各专业工程师向采购经理提交自己负责范围内的工作的总结报告，采购经理应向项目经理及工程建设部提交整个项目采购工作的全面总结报告。

6.2.2采购文件及质量记录

采购文件和质量记录是采购跟踪及控制的依据，因此采购工作的每个环节均应做好相应的记录或报告，并且这些文件应由采购综合管理工程师或采购经理指派专人进行管理。

这些文件应在相应的工作结束后，原件不作任何取舍的、原封不动的上交。

这些文件一般包括：

（1）设计提供的请购文件；

（2）完整的询价文件；

（3）完整的报价文件；

（4）评审记录；

（5）合同谈判记录；

（6）完整的合同文件；

（7）请购文件变更单及合同修改议定书；

（8）厂商协调会记录；

（9）催交记录；

（10）检验记录；

（11）不合格品控制记录；

（12）供货商的现场服务记录。