本草纲目新GSPG3操作说明文档之欧阳数创编Word文件下载.docx
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图1-8
审批后该商品会在“待采购部审核”界面显示,示例如图:
图1-9
在待采购部审批的商品,同样勾选后单击首营商品审批,可进入上述一致的流程进行审批。
每审批完一个环节,商品会自动显示进入到下一个环节。
流程为:
待采购申请→待采购部审批→待质管部审批→待质量副总审批→已首营审批商品。
采购申请填入并确定后,系统会自动填入首营品种审批表中。
双击商品,可查看首营品种审批表,示例如图:
图1-10
其他功能按钮说明:
[退出]:
关闭当前窗口,退出当前界面。
[最上]:
单击光标跳至最上一行记录。
[最下]:
单击光标跳至最下一行记录。
[查询]:
单击查询按钮弹出查询窗口,可输入查询条件进行筛选。
[电子表]:
将界面显示的商品信息以电子表的形式导出。
[打印]:
对商品信息等进行打印。
[全选]:
将当前界面显示的商品全部勾选。
[反选]:
反向选择当前勾选的商品,即取消当前勾选的商品选择,勾选其他未选的商品。
[全部商品]:
查看系统的全部商品。
2、首营品种申请
选择GSP管理-首营品种审批-首营品种申请,示例如图:
图1-11
进入首营品种申请界面,示例如图:
图1-12
点选未申请、已申请、全部商品,可查询对应的商品。
在未申请处,勾选要维护的商品,单击【首营商品审批】按钮,系统弹出“GSP首营品种申请”窗口,示例如图:
图1-13
操作方式和上一节描述的完全相同,这里不过多赘述。
选择或者手动输入采购申请,单击审批按钮进行审批;
如不需要则单击退出按钮关闭窗口。
输入采购申请并审批后,维护的商品会在“已申请”中显示。
维护的商品901902,示例如图:
图1-14
同时会写入首营品种审批表中的申请原因,示例如图:
图1-15
3、业务审核意见
选择GSP管理-首营品种审批-业务审核意见,示例如图:
图1-16
进入业务审核意见界面。
已在上一个流程维护好,并未填写采购审核意见的商品,会显示在“未填写”界面,示例如图:
图1-17
勾选要维护的商品,单击【首营品种审批】按钮,在系统弹出的窗口中,选择或者输入采购审核意见,并单击审批按钮进行审批。
图1-18
维护好的商品会在“已填写”界面显示,维护好的内容会自动写入首营品种审批表-采购部意见中。
图1-19
4、质管审核意见
选择GSP管理-首营品种审批-质管审核意见,示例如图:
图1-20
进入首营品种质管审核意见界面。
已在上一个流程维护好,并未填写质管审核意见的商品,会显示在“未填写”界面。
勾选要维护的商品,单击【首营品种审批】按钮,在系统弹出的窗口中输入质管审核意见,并单击审批按钮进行审批。
图1-21
维护好的商品会在“已填写”界面显示,维护好的内容会自动写入首营品种审批表-质管部意见中。
图1-22
5、质量副总审批
选择GSP管理-首营品种审批-质量副总审批,示例如图:
图1-23
进入首营品种质量副总审批界面。
已在上一个流程维护好,并未填写质量副总审批的商品,会显示在“未填写”界面,示例如图:
图1-24
勾选要维护的商品,单击【首营商品审批】按钮,在系统弹出的窗口中,选择或者输入质量副总审批,并单击审批按钮进行审批。
图1-25
维护好的商品会在“已填写”界面显示,维护好的内容会自动写入首营品种审批表-质量副总意见中。
图1-26
6、总经理审批
选择GSP管理-首营品种审批-总经理审批,示例如图:
图1-27
同上述流程操作方式一致,进入界面后,在“未填写”中,勾选要审批的商品,单击【首营商品审批】按钮,输入或选择审批意见并单击【审批】按钮进行审批。
上述流程分别审批完成后,商品资料中自动生成GSP编号。
经过GSP首营审批的商品,可以进行采购销售等操作。
图1-28
7、审批权限设置
选择系统-操作员权限设置,示例如图:
图1-29
在基本权限-GSP菜单下,勾选设置审批权限。
包括:
首营品种审批表、首营供商审批表、首营客户审批表,分别控制GSP管理界面对应的下拉菜单。
图1-30
二、首营供商审批
说明:
首营供商审批的流程和上述首营品种审批流程一致,这里简述。
新增供商资料:
选择信息中心-供商资料-供商资料维护,弹出供应商资料维护窗口。
输入供商代码和供商名称,其他资料根据需要输入。
图1-31
维护完成后单击保存按钮进行保存。
没有经过审批的供商,在采购开单时不能使用。
新增的供商进入GSP审批流程。
选择GSP管理-首营供商审批,可以看到界面上的首营供商四个审批流程,分别为:
首营供商申请、业务审核意见、质管审核意见、质量负责审批、总经理审批。
图1-32
依次进入审核意见界面,在“未填写”处勾选要维护的供商,单击上方的【首营供商审批】按钮,在弹出的窗口中输入审核意见并单击审批按钮进行审批。
示例首营供商业务审核意见界面如图:
图1-33
在弹出的窗口中输入审核意见,并单击审批按钮进行审批,示例如图:
图1-34
审批完成后系统会提示:
已成功审批。
输入的审核意见,系统会自动记录到首营供商审批表中,示例如图:
图1-35
上述流程都审核完成后,系统自动产生一个GSP编号。
进行GSP审批后的供商,可以在采购开单时进行选择使用。
图1-36
三、首营企业审批
首营企业审批的流程和操作方式,和上述首营品种审批一致,这里不过多赘述。
选择GSP管理-首营企业审批,首营企业审批的流程包括:
首营企业申请、业务审核意见、质管审核意见、质量副总审批、总经理审批。
图1-37
依次进入各审核意见界面,勾选商品后,单击【首营企业审批】按钮,在弹出的窗口中输入审批意见,单击审批按钮进行审批。
上述审批流程都完成后,系统自动生成GSP编号。
进行GSP审批后的企业,可以在销售开单时进行选择使用。
第二章购进流程
购进流程:
进货订单(采购记录)进货收货验收人员进行GSP验收验收过程中有拒收则录入拒收数量验收后的数据进入进货单中(自动减去拒收数据)。
有关二类精神药品可以管理双人双验,验收人员进入自动记录验收人,不允许手工修改及选择。
一、进货订单
选择进货管理-进货订单-进货订单录入,示例如图:
图2-1
进入订单录入界面后,选择经手人、供商,输入商品。
所有订单内容录入完成,单据维护完成后保存。
采购订单和销售订单增加审核流程,增加808,809号参数控制。
808号参数:
进货订单使用审核流程;
809号参数:
出货订单使用审核流程。
打开对应参数后,系统会在采购订单和销售订单处,增加菜单项。
示例采购订单的下拉菜单增加“进货订单审核”和“进货订单反审核”,如图:
图2-2
在进货订单审核界面,双击要审核的订单进行,单击审核按钮进行审核。
如审核后需反审,则选择进货订单反审核,进入界面后双击单击,单击反审核按钮即可。
图2-3
进货订单的审核:
打开审核流程后,进货订单必须要审核以后,才能进行收货管理。
二、采购收货
1、收货管理
选择进货管理-收货管理,示例如图:
图2-4
单击采购收货管理浏览界面的新增按钮,进入药品收货单录入窗口。
可选择运输单位,如:
邮政EMS,或者顺丰公司等。
也可以本单位运输选择司机、跟车人。
输入收货人员、摘要、运输方式、温控方式、发运地点、摘要一、摘要二。
示例如图1-4所示:
图2-5
选择辅助-调采购订单,弹出选取窗口,显示采购订单。
示例如图1-5所示:
图2-6
双击要调的采购订单,回到收货单录入界面,提示:
调进货订单完毕。
示例如图1-6:
图2-7
维护单据的启运日期、启运时间、运达日期、运达时间、备注、温控状态等信息,示例如图:
图2-8
维护完成后,单击保存按钮,单击审核按钮进行审核。
审核时会提示:
审核后单击不能再更改,是否继续?
选择是审核或者否取消。
如果启运时间或到货时间没有维护,审核时不能通过,会弹出提示,示例如图:
图2-9
运输方式和温控方式在资料-字典维护中维护。
选择信息管理-其他-字典维护,示例如图:
图2-10
在字典维护窗口,选择运输方式,单击新增按钮,输入编号、名称,单击存盘进行保存。
图2-11
2、冷链管理品种特殊说明
增加采购收货和销售运输,可分冷链管理品种,非冷链管理品种,全部品种进行更新运输时限。
设置说明:
在商品资料-GSP/GMP-管理级别处设置,勾选“属于冷链管理品种”后,进行保存,商品即设置为冷链管理品种。
图2-12
在进货管理-收货管理中,药品收货单录入界面,选择辅助-运输情况;
以及在销售管理-运输管理中,出货运输单录入界面,选择辅助-运输情况,可调出运输情况窗口。
示例,药品收货单录入界面,辅助-运输情况,如图:
图2-13
系统调出的运输情况窗口,如图:
图2-14
选择“冷链管理品种”,单击【整单相同运期】按钮,可以更新单据中设置维护为冷链管理品种的商品;
选择“非冷链管理品种”,单击【整单相同运期】按钮,可以更新单据中未设置维护为冷链管理品种的商品;
选择“全部品种”,单击【整单相同运期】按钮,会更新单据中的全部商品。
如果单击的是【更新运期】按钮,会仅更新当前的一行商品明细。
销售运输与采购运输的冷链管理品种,操作说明一致,下面不做赘述。
三、验收人员进行GSP验收
1、验收管理
选择进货管理-验收管理,示例如图:
图2-15
进入采购验收管理浏览界面,单击新增按钮新增单据。
在采购验收单录入界面,选择辅助-调采购收货单,示例如图:
图2-16
系统弹出进货单选择窗口,可在模糊查询处输入单号,单击查询按钮进行查询。
选择收货单,单击确定按钮进行选择。
图2-17
选择收货单后回到验收单录入界面,提示:
调进货收货单完毕。
图2-18
维护单据信息,输入生产日期、拒收数量、拒收原因。
选择辅助-GSP验收,弹出验收结论窗口。
图2-19
验收日期:
默认为验收当天,可以选择向下的箭头选择日期修改。
验收开始时间:
格式示例07:
00:
00,如为整点时间可直接输入数字按回车,示例直接输入7回车;
如果不是整点时间,示例08:
30:
30,可直接输入083030,按回车即可。
验收完成日期:
记录验收完成的日期。
验收完成时间:
记录验收完成时间,整点时间可直接输入数字按回车即可。
验收人:
默认为当前登录的操作员,如鼠标单击右侧“…”图标,弹出的窗口也只能选择当前操作员,即为GSP验收人不能修改。
如需二次验收,右侧第二个位置显示二次验收的验收人。
验收结论:
根据实际情况输入验收结论,系统默认为合格,可根据实际情况修改。
更新全部单据明细:
如果勾选,则验收整单商品;
不勾选,则只验收当前商品。
确定:
保存设置的内容。
取消:
关闭当前窗口。
单据维护完成后,单击保存按钮进行保存,单击审核按钮审核。
审核后的单据不可修改,如需再进行修改等操作,可单击反审核按钮取消审核状态再操作。
说明1:
如果整单拒收,则不生成进货单。
说明2:
采购验收时,可处理一个商品多个批号,如图:
图2-20
说明3:
双人验收人员不能一样,如果第二个验收人和第一个相同,系统会弹出提示,如图:
图2-21
采购验收单录入界面,如果单据没有进行GSP验收,在单击审核按钮时系统会弹出提示,且不能审核。
提示如图:
图2-22
2、双人双验特殊说明
采购销售增加特殊药品双人验收控制。
进货单会走审核流程,如果特殊药品没有进行双人验收,则在审核时,会出现提示,如果打开900号参数,则不能审核。
选择商品资料-GSP/GMP-剂型检查3,在下拉菜单中选择“特殊药品”,设置完成后进行保存,即可把商品设置成需要进行双人双验的【特殊药品】。
图2-23
如设为特殊药品的商品,没有进行双人双验,在进货单在入账时会提示,系统提示如图:
图2-24
走订单-收货-验收流程的特殊药品,如没有进行双人双验,采购验收单在审核时会弹出提示,提示如图:
图2-25
如果打开900号参数,则系统弹出提示后,不能审核或入账;
如果关闭900号参数,提示后可以审核或者入账。
四、进货单
图2-26
选择进货管理-进货浏览,进入进货单浏览窗口。
示例如上图1-15。
上面已进行GSP验收的单据变为未入账的进货单,示例如图:
图2-27
双击单据进入,在摘要二处会显示:
由验收单RJ***生成的进货单。
示例由RJ00000006生成的进货单。
单据的商品数量为采购订单的数量减去验货拒收的数量。
图2-28
维护进货单,进行正常的入账等操作。
五、进货退货GSP复核
1、退货计划转进货退货
选择进货管理-退货计划-进货退货计划录入,示例如图:
图2-29
在进货退货计划录入窗口,单击新增按钮新开单据。
选择部门、经手人,输入商品代码、供商代码、数量、单价等信息,维护完成后单击存盘按钮保存,单击审核按钮进行审核。
审核后的单据,可单击【转退货】按钮,转成进货退货单。
图2-30
在系统弹出的“进货退货计划转进货退货单选择”窗口,选择退货明细后,单击【转单】按钮。
如图:
图2-31
转单后,回到进货退货计划录入界面,在明细处显示关联的退货单号,如图:
图2-32
2、进货退货GSP复核
选择进货管理-其他-进退复核,示例如图:
图2-33
进入进退复核浏览界面,双击要维护的单据进入,选择辅助-GSP复核,系统弹出复核窗口,示例如图:
图2-34
在复核结论窗口,根据实际情况维护复核日期、复核开始日期(系统都默认为服务器当天日期)、复核开始时间、复核完成日期、复核完成时间、复核人、复核结论。
复核人处按【空格】调用当前操作员。
如勾选“更新全部单据明细”则更新全部明细,如不勾选则只更新当前一行明细。
维护完成后,单击确定进行确定。
复核完成后的单据可进行入账。
六、进货退货运输
在进货退货单进行审核后,方可在购进退回中查找到该单据,否则不能显示该单。
选择进货管理-其他-购进退回运输管理,如图:
图2-35
在购进退回单录入界面,选择辅助-调采购进货退货单,如图:
图2-36
在系统弹出的窗口中选择要维护的进货退货单,单击确定按钮,即可调出单据,进入运输记录维护并保存、审核即可。
第三章销售流程
销售流程:
录入销售单---GSP出库复核--销售运输登记。
一、销售单及GSP出库复核
图3-1
选择销售管理-销售出货-出货单录入,示例如上图。
进入出货单录入界面,选择经手人、客户,输入商品代码或双击商品代码的位置,在弹出的窗口中选择商品。
由865参数控制,是否需要维护摘要二。
如果865参数关闭:
则销售和出货退货录入界面,摘要二要分别选择<
销售可GSP复核>
,及<
销退可GSP验收>
方可在销售或销退验收管理中查询出。
在摘要二处注明<
,单击摘要二右侧的字典图标,选择<
,示例如图:
图3-2
如果865参数打开:
则销售和销退,不需要维护摘要二,单据保存后可以在对应的验收管理处查询出来。
销售单维护完成后,退出单据,选择销售管理-出库复核。
在出库复核的浏览界面,双击要维护的单击进入后,选择辅助-GSP复核,弹出GSP复核窗口,示例如图:
图3-3
复核日期:
默认为复核当天,可以选择向下的箭头选择日期修改。
复核开始时间:
格式示例08:
00,如为整点时间可直接输入数字按回车,示例直接输入8回车;
复核完成日期:
记录复核完成的日期。
复核完成时间:
记录复核完成的时间。
复核人:
默认为当前登录的操作员,如鼠标单击右侧“…”图标,弹出的窗口也只能选择当前操作员,即为GSP复核人不能修改。
如需二次复核,右侧第二个位置显示二次复核的复核人。
复核结论:
根据实际情况输入复核结论,系统默认为合格,可根据实际情况修改。
勾选则更新全部单据明细,不勾选则更新当前明细。
信息维护完成后单击确定按钮进行保存。
取消设置退出该窗口。
复核人按【空格】调用当前操作员。
出货单维护完成后正常入账即可。
单据中如有重复商品销售,系统会提示,提示后可以进行入账。
系统提示,示例如图:
图3-4
说明3:
销售的双人双验和进货的操作一致,详见上述“双人双验特殊说明”一节,这里不做赘述。
二、销售运输管理
图3-5
选择销售管理-运输管理,示例如上图所示。
进入销售运输管理浏览界面后,单击新增按钮,进入药品运输单录入窗口。
图3-6
与上述采购收货窗口的操作一致。
输入运输单号,选择运输单位,本单位运输的话,选择司机、跟车人,输入运输方式、温控方式等信息。
选择辅助-调出货单,系统弹出选取窗口。
图3-7
选择上方操作的销售单,示例CH00000008,双击单据后回到运输单录入界面,系统提示:
调出货单完毕。
图3-8
在单据的右侧维护启运日期、启运时间、运达日期、运达时间及温控状态等内容。
也可以选择辅助-运输情况,在弹出的运输情况窗口中,输入启运日期、时间等信息,示例如图:
图3-9
整单相同运期:
更新整张运输单为相同的运期。
更新运期:
更新当前销售单的运期。
关闭:
退出该窗口。
运输单数据维护完成后,单击保存按钮进行保存,单击审核按钮审核。
已审核的单据不允许修改,如需再次对运输单做修改,需单击反审核按钮,取消单据的审核状态。
第四章销售退货
一、销售退货
销售退货时没有在此系统中销售过的品种,系统自动提示的界面,有销售过的进行退货的流程,开具销售退货单,选择品种后,击F4调出原来的销售记录,在原销售记录上击ATL+W后会自动将原销售数据取到销售退货单据中,根据要求输入退货数量,且在此备注中自动关联显示了原销售单号。
选择销售管理-销售出货-出货退货录入,进入出货退货录入界面。
图4-1
在出货退货录入界面,单击新增按钮,选择经手人、客户,输入商品及编号。
如果在系统中没有对该客户销售过该批号的商品,则系统会弹出提示:
客户没有该商品批号的销售明细。
图4-2
单击确定后,入账时会再次弹出提示:
没有该商品批号的销售明细,请授权后再入账。
图4-3
如确实需要退货入账,则在弹出的授权窗口输入密码,如不需要则在授权窗口单击取消按钮。
对于有过销售记录的品种,可单击F4,调出商品销售明细窗口,示例如图:
图4-4
在原销售记录上击ATL+W,或者鼠标双击后,会自动将原销售数据取到销售退货单据中,根据要求输入退货数量,且在此备注中自动关联显示了原销售单号。
ALT+W取的原销售单号,显示在商品明细的备注一项。
图4-5
单据数量等信息维护完成后,正常入账即可。
二、销退原因录入
900号参数控制,销售退货单辅助增加退货原因录入功能,填写后并可在GSP销售退货记录处显示,如在做销售退货单时没有填写,则在销售退货入帐前会弹出窗口须填写原因。
900号参数打开,在出货退货录入界面,选择辅助-销售退货原因录入,示例如图:
图4-6
系统弹出销售退货原因登记窗口,在该窗口输入退货原因后,单击确定按钮。
如不输入,系统会提示,且不能入账。
图4-7
关闭900号参数,辅助菜单下没有销售退货原因录入,不录入退货原因可以入账。
三、销售退货GSP验收
在销售管理-其他-出退验收管理,如图:
图4-8
进入出退验收浏览界面,双击要维护的单据进入,在销退验收单浏览界面,选择辅助-GSP复核,弹出验收结论窗口,进行维护及确定即可。
图4-9
在验收结论窗口,根据实际情况维护验收日期、验收开始日期(系统都默认为服务器当天日期)、验收开始时间、验收完成日期、验收完成时间、验收人、验收结论。
出货退货单据,摘要二要选择<
,方可在销退验收管理中查询出。
图4-10
第五章运输及验收时限控制
一、运输时限控制
示例,单据JH00000086,进货商品010000A3,数量1000件。
在菜单:
进货管理-收货管理,示例如图:
图5-1
在采购收货管理浏览窗口,点新增按钮。
示例如图所示:
图5-2
在弹出的药品收货单录入窗口,单击新增按钮,新增单据内容。
在运输单位、司机、跟车项目的右侧,单击小字典形状的图标,在弹出的窗口中选择需要的项,双击即可。
根据实际情况,输入收货人员和摘要。
单击第一行右侧的按钮,调进货单,或者调进货订单。
示例,调新开的单据JH00000086,选中双击即可。
图5-3
双击后,会弹出窗口,提示:
调进货单完毕。
单击确定按钮。
图5-4
调出单据后,在单据后对应的位置,选择启运日期、运达日期,输入启运时间、运达时间。
输入时间的格式