档案管理规则Word格式文档下载.docx

档案管理规则Word格式文档下载.docx

《档案管理规则Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理规则Word格式文档下载.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

2适应、阅读范围

2.1公司生产经营和管理等一切活动。

2.2.事业部全体员工。

3职责

3.1档案管理工作人员负责公司档案资料的接收、保管、借阅、整理、鉴定和销毁，公司其他各部门相关责任人应积极配合，按照档案整编要求和规定及时提交完整的文件资料到档案室。

4档案管理内容

4.1资料归档工作标准

任务名称

任务程序、重点及标准

责任人

考核人

时限

相关资料

资料归档

程序

归档范围

将公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入各部门工作计划和有关人员岗位职责

各部门负责人

计划制定时

生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和维修负责人指定专人负责积累、整理后随时归档

项目负责人

项目责任部门负责人

项目进行中和项目竣工后

生产、技术、经营管理工作中形成的文件材料，由业务部门按其管辖范围，指定专人负责积累、整理后定期归档

项目完成后

重点

归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、光盘等必须同其详细的文字说明材料一起归档

项目监理工程项目责任部门

资料移交审核时

归档材料经过系统整理，准确反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律

项目负责人

归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留—份，以备查考。

档案管理员

资料移交时

归档的文件材料，其制成材料必须利于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等书写材料

技术负责人、项目监理

案卷质量符合国家《科学技术档案案卷构成一般要求》

工程项目资料员

标准

资料收集齐全率、完整率均达95%

部门负责人

不定时

4.2档案整理工作标准

任务名称

整理

《分类大纲》、《国家科学技术档案案卷构成一般要求》

分类排序卷内文件装钉（图纸折叠）

档案管理员

档案专责

每个工作日

编页号、档号编制卷内目录

编制备考表编制案卷封面排架

整理的过程均为重点

符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求

4.3档案利用工作标准

资料借用

填写借阅审批单

借阅者

审批

部门负责人或相关领导

调卷

部门负责人

填写借（查）阅登记表

归还注销

入库归位

图纸、资料借出时间不得超过十五天

借阅登记本

严禁涂改或拆剪，损坏图纸资料

四分钟内查找到档案，查找准确率95%，完整率95%

4.4档案库房管理

4.4.1未经许可，严禁非工作人员进入档案库房。

4.4.2阅档桌上不准摆放墨水等有可能污染档案的物品，不许将私人物品、其他废弃

物带进或丢弃在档案室。

4.4.3定期进行卫生清理工作，保持室内清洁卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作，档案资料按要求确定存放位置，做到安全保管，便于查找。

4.4.4档案库房温度应尽量控制在14℃～24℃之间，相对湿度控制在45％～65％之间。

4.4.5档案室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

4.4.6档案资料要经常抽样检查，如发现破损、霉变或不完整、不准确的案卷应查明

原因，并及时修补或复制。

4.4.7每天上、下班前后，应做好档案库及办公室门窗的关闭及电气设备电源的检查

工作，以防盗窃、失密和失火。

4.5档案保密

4.5.1档案工作人员必须自觉保守机密，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守机密，又积极提供利用。

4.5.2外单位要求查阅或索取档案时，应严格执行审批手续，借阅者必须持有单位介绍信或证明，并报公司领导批准，方可进行。

4.5.3正确确定本单位所保管档案的密级。

密级档案和文件材料不能带回家，严禁向亲友和无关人员泄漏其内容、存放位置及保密措施。

4.5.4禁止私自随意更改档案内容。

4.5.5档案管理人员变动时，必须办理交接手续。

4.5.6未经档案工作人员许可，任何人不得私自动用档案室电脑，外来人员禁止进入档案库房，办完公事不许在档案室逗留。

4.6档案鉴定及销毁工作标准

鉴定与销毁

依据保管期限表，对档案进行鉴定

每年二次

《档案保管期限表》

编制《销毁清册》

报主管领导审批

主管领导

监销人监销

保安

企管部

档案鉴定

鉴定准确率100%

销毁时失密率为0

5检查与考核

5.1严禁将绝密档案、禁止将机密档案、不许将秘密档案遗失、泄露、涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁、擅自复制或据为己有。

5.2不许借阅档案到期不归还。

5.3禁止不按照要求或标准收集、整理、鉴定、保管、移交、销毁档案。

5.4禁止非档案管理人员擅自进入档案室。

6相关记录清单

6.1附表一:

图纸、资料借阅登记表

6.2附表二:

图纸、资料查阅登记表

6.3附表三:

资料借/查阅审批单

6.4附表四:

资料移交清单

6.5附表五:

销毁清册

文件编号

文件名称

份数

借阅人

借阅日期

归还日期

利用效果

查阅人

查阅日期

时间

部门

资料内容

利用目的

借/查阅人

部门负责人审批

序号

资料编号

资料名称

移交人

移交单位

移交日期

接收人

接收日期

销毁清册

编制单位

题名

页数

编制日期

销毁原因

备注

审批人：

销毁人：

监销人：

年月日年月日年月日