03 圈层活动操作规范指引Word下载.docx

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七、执行圈层活动验收流程

八、执行圈层活动报销流程

九、查看全部圈层活动

十、查看圈层活动共享资源

十一、查看活动自助清单

十二、查看信息公布，查阅近期的具体活动安排、费用审批、自助清单

1、权限人：

项目第一负责人。

2、时间要求：

项目某个时间段的圈层活动费用预算经总部审批后24小时内。

3、操作方式：

在【圈层营销】-【圈层活动】-点击“增加方案”，如下图：

·

点击【上传方案】上传营销中心总部审批的圈层营销活动方案，包括审批版。

在据此录入相应内容，包括方案的时间段，如下图的双月方案，是2013年5月1日至2013年6月30日。

总部审批小组/个人圈层总预算费用是23万元。

点击“保存”完成方案的建立。

【本节完】

二、分配及导入圈层活动预算至小组/个人

圈层活动预算整体方案后24小时内。

项目营销第一负责人根据各小组及个人拓展能力的差异，圈层资源的大小等把总费用预算按不同额度相应划分到小组/个人。

让小组/销售顾问根据预算进行活动的筹划。

具体操作如下图：

点击图标，进入方案中。

在【活动预算】中，点击【导出】，系统会生成一个excel模板。

如下图，在小组活动预算，销售顾问活动预算中，填入预算金额。

本例子中AB两组小组活动预算各15000元。

每个销售顾问的活动预算各3000元。

保存好excel后，点击“导入”，把excel文件内容导入系统

系统完成导入，勾选预算记录，系统会显示对应的预算合计金额。

销售板块（含销售顾问、销售主任、销售组长）、项目第一负责、区域拓展板块（含区域拓展专员、区域拓展经理、区域拓展总监）、区域营销总经理。

不作硬性要求，一般至少在活动举办前3天申请。

项目营销第一负责人分配好预算后，销售顾问或小组可以根据各自的预算额度，安排活动计划，在系统中发起申请。

注：

针对0费用的圈层活动，也需在系统中进行申请、执行、验收、报销等环节。

在【圈层营销】-【圈层活动】，点击图标进入方案。

在【活动计划】-【活动申请】点击“个人活动”。

销售顾问或小组在活动申请中，填写详细资料，包括活动名称、活动计划日期、预算费用、邀请人数、活动时段、客户身份、举办地点等等。

点击添加客户，可以添加邀约客户的名单。

点击【附件文档】，可以添加活动方案文件。

回到申请资料，点击保存。

点击【审批流程】，在【活动审批】中，选择下一审批人审批，点击提交，完成操作。

项目第一负责人、区域营销总经理。

项目第一负责人在销售顾问/小组申请活动后24小时内完成审批；

如需由区域营销总经理审批，则区域营销总经理需在项目第一负责人通过活动审批后24小时内完成审批。

在【活动计划】-右上角【已申请未审批】视图，勾选活动计划，点击“审批”。

具体如下图：

审批人在操作类型中选择相应的审批操作，然后填写审批意见，点击“提交”。

销售顾问或者销售小组。

申请活动的计划时间。

在【活动计划】-【已审批未执行】的视图中，看到申请的审批情况，

申请经审批后，可以实施该活动计划。

活动实际执行后3天内。

活动结束后，需要汇报活动实施情况，在系统中进行执行总结。

在【活动计划】-【已审批未执行】的视图，勾选活动计划，点击“执行总结”。

在执行总结中，录入实际活动日期，实际费用，实际参与人数和总结，添加实际参与的客户名单，和现场活动的图片，然后点击“执行总结”，完成活动汇报。

要执行活动总结，必需填写实际活动日期、实际活动费用、实际参与人数、实际参与客户以及活动图片，否则不能执行活动总结。

执行“谁审批谁验收”的原则。

项目第一负责人在销售顾问/小组执行活动总结后24小时内完成验收；

如需由区域营销总经理验收，则区域营销总经理需在项目第一负责人通过活动验收后24小时内完成最终验收。

在【活动计划】-【已执行未验收】视图，勾选活动计划，点击“验收”。

在【活动验收】对话框中，填写“同意报销金额”，选择“操作类型”和“审批人”，输入“验收评语”，点击“提交”，完成验收。

财务管理员。

报销申请人向财务管理员交接完整的相关活动发票及报销单后24小时内。

项目营销第一负责人或区域营销总经理最终验收活动后，销售顾问可以根据审批人“同意报销金额”进行报销。

销售顾问准备好活动发票、填写好的《员工费用报销单》、圈层系统中打印的活动审批流程表，到负责审核报销的财务管理员中，交接发票单据等材料。

由财务管理员员检查，点击系统中的“接收报销”。

圈层系统中打印的活动审批流程表

4、备用金支付：

（1）审核发票，账务管理员审核活动发起人提交的报销材料，包括：

实际执行的活动及费用是否与报批的方案一致（实际费用可少于申请费用），《员工费用报销单》、发票类型及金额、在圈层系统中打印的活动审批流程表。

经审核无误，填上项目第一营销负责人的备用金帐户作为受款帐户，并在《员工费用报销单》的【经手人】处签名确认，连同方案、发票提交项目营销第一负责人、区域营销总经理审批。

（2）审批备用金支付，项目营销第一负责人审批《员工费用报销单》并在【部门主管】处签批，由区域营销总经理审批《员工费用报销单》并在【总经理】处签批。

（3）支付费用，资金管理员凭已通过账务管理员审核、项目营销第一负责人、区域营销总经理审批完毕的《员工费用报销单》及附件资料，以转账方式从备用金帐户向活动发起人支付费用，成功支付费用后在《员工费用报销单》的【证明人】处签名确认后交由账务管理员，在《圈层活动备用金台账》作记录。

备用金支付费用，按照碧桂园集团员工报销管理规范，原则上全部以转帐形式支付，并保留转账凭证（网上转账记录）为记录备用金台帐的凭据，对不能提供收款银行帐号的个别员工报销单，特殊采用现金（人民币100元以内）进行付款，并需进行书面签收。

9、查看全部圈层活动

全体同事。

任何时候。

在【活动计划】界面的视图选择界面中，下拉选择“全部活动计划”即可查看全部活动计划。

1、设立目的：

在开展圈层活动过程中，同事们会物色到一些有价值的资源，可以供同事们分享。

例如某名车4S店的老板，愿意免费提供场地举办活动。

某银行行长，愿意提供场地和讲师，联合举办VIP理财讲座。

楼盘的策划、销售顾问同事可以在系统中查阅该部分的资源，以便开展优质活动。

2、权限人：

3、时间要求：

任何时间。

4、操作方式：

在【资源共享】中，可以查看共享清单。

若需新增资源共享，点击右边“增加”按钮。

为帮助各项目的策划、销售顾问更好开展圈层活动，营销中心市场部整理了一份优质活动清单，是众多项目的优秀活动经验总结，供同事参考，筹备自己的活动。

点击【自助清单】可以查阅活动的信息。

可以点击“引用”图标，把该优秀活动案例，引用到自己的活动申请中

为分享同事之间成功经验，系统提供信息公布功能，展示各小组、各同事的活动情况和费用审批情况。

不仅可以相互促进，而且可以相互监督费用的使用情况。

在【信息公布】中，实时展现楼盘的最新活动情况。

除了可以供用户在系统中查看，也可以安排在休息室、办公区的LED电视进行公示。