供应商管理doc 52Word文档格式.docx

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4.3.2供应商业务解冻15

4.3.3供应商冻结历史16

4.4历史交易查询17

4.4.1存货供应价格17

4.4.2供应商供应存货价格18

4.4.3供应商质量信息查询20

4.4.4供应商交期履约情况查询21

4.4.5供应商综合信息查询23

4.5评估基础设置25

4.5.1参数设置25

4.5.2主标准26

4.5.3次标准27

4.6评估分数设置29

4.6.1自动标准分数设置29

4.6.2半自动次标准分数设置31

4.6.3人工次标准分数设置32

4.7评估分数计算34

4.8评估报告35

4.8.1供应商排名表35

4.8.2按存货的供应商排名表37

4.8.3未评估的供应商清单38

4.8.4特定日期后未评估的供应商清单39

4.9供应商/承运商事故日志40

第5章　结论43

附录　供应商评估算法详细说明44

第1章　

功能概述

供应商管理系统是采购系统中的一个子系统，它帮助用户建立一个科学全面的供应商信息库，辅助采购系统与应付系统进行业务处理。

通过查询供应商交易历史与供应商评估，帮助采购人员选择最佳供应商，为采购订单、采购业务提供供应商选择的决策支持。

可以提高企业对供应商的监控与合作能力，从而保持企业与供应商的最佳关系。

供应商管理系统包括：

供应商—存货关系维护、供应商业务冻结、供应商交易历史查询、供应商评估和供应商/承运商事故日志。

供应商评估又分为评估基础设置、次标准分数设置、评估分数计算、评估报告四部分。

1.1维护存货关系

是定义供应商与存货之间的对应关系以及它们之间所共有的信息，包括质量等级、供货配额、发货提前期、最小订货量等，同时记载供应商－存货的价格信息，是采购管理取价规则的重要信息载体。

包括按存货维护供应商、按供应商维护存货两部分。

1.2业务冻结

主要是对供应商进行冻结或解冻已冻结的供应商同时记录冻结记录，包括冻结、解冻和冻结记录查询。

1.3历史交易查询

是对供应商交易的历史情况进行查询，提供用户进行供应商管理的依据，包括：

存货供应价格查询、供应商供应存货价格查询、供应商质量信息查询、供应商交期履约情况查询、供应商综合信息查询五部分。

1.4评估基础设置

是供应商评估的一部分，对供应商评估中需要的参数、评估标准进行设置，是供应商评估的基础，包括参数设置、主标准设置、次标准设置。

1.5评估分数设置

是供应商评估的一部分，对设置的评估标准的分数进行设置，是进行供应商评估分数计算的基础。

在进行供应商评估分数计算时，自动次标准的分数是由系统根据采购记录和自动次标准分数范围设置自动计算的，半自动次标准和人工次标准的分数都是人工设置的。

在供应商评估时如果需要考虑半自动次标准和人工次标准，则应该对它们的分数进行手工设置，否则在进行评估时将不考虑未设置分数的半自动次标准和人工次标准。

系统包括自动次标准分数设置、半自动次标准分数设置、人工次标准分数设置三部分。

1.6评估分数计算

供应商评估分数计算是根据已设置的供应商评估的主标准、次标准并根据采购记录对供应商进行评估并得出评估分数的过程。

1.7评估报告

主要是对供应商的评估情况进行查询，用户可以根据供应商的评估情况来选择供应商。

可以查询供应商的整体评估分数，也可以查询供应商在某个存货或存货分类上的评估分数情况；

可以查询哪些供应商未进行过评估，还可以查询在特定日期后有哪些供应商未进行评估，这样可以提醒用户及时进行评估，保证供应商评估分数的及时性和完整性。

包括供应商排名表、按存货/存货分类的供应商排名表、未评估的供应商清单、特定日期后未评估的供应商清单四部分。

1.8供应商/承运商事故日志

记录供应商/承运商异常反馈情况，包括事故的原因、负责人、处理意见等。

第2章　

与其他产品的接口

2.1接口关系图

图2.1-1

2.2接口说明

1、供应商管理与客户化主要接口

●提供公司、地区分类、客商属性、物料属性、物料分类、计量单位换算等基本档案数据。

●模版管理、预警平台等。

2、供应商管理与采购管理主要接口

●采购订单和到货单为供应商评估提供供应商的价格、质量、交货信息，用于计算供应商在自动次标准价格历史、价格水平、合格情况、按时交货、数量可靠性上的分数；

●采购订单、到货单、采购发票为供应商历史交易查询提供供应商订货及其执行情况信息；

●为采购订单提供有效的供应商报价信息作为采购的价格依据；

●参照请购单生成采购订单时，提供供应商的评估分数信息，为采购员确定供应商提供条件；

●价格审批时提供供应商的评估分数信息，使采购员在价格审批时除供应商报价外可以综合考虑供应商的整体表现；

●价格审批确认后的供应商报价要记录在供应商存货关系表中。

3、供应商管理与应收应付管理主要接口

●为供应商综合信息查询提供供应商的付款信息。

第3章　

应用流程

3.1总体应用

3.1.1流程图

图3.1.1-1

3.1.2流程说明

我们将在以后章节中，按照流程图中描绘的操作顺序，逐步介绍如何进行供应商管理的具体应用流程。

3.2业务流程

3.2.1供应商评估流程

图3.2.1-1

说明：

1、启用供应商管理时需要进行供应商评估的基础设置，包括预警条目设置、评估参数设置、评估标准设置、自动次标准分数设置；

2、系统自动按月进行供应商统计月评估，计算出供应商在自动次标准上的分数；

3、评估前确定供应商在半自动次标准和人工次标准上的分数；

4、执行供应商评估，得到供应商总分、主标准分数、次标准分数。

3.2.2供应商评估分数计算方法

图3.2.2-1

1、供应商评估分数包括三层：

总分、主标准分数、次标准分数。

次标准分数加权平均后得到主标准分数，主标准分数加权平均后得到总分；

2、系统内置了价格、质量、供货、服务、付款条件、返利条款、可持续改进能力七个主标准，用户可根据企业的需要自定义其它主标准；

3、在主标准下可以定义次标准，包括自动次标准、半自动次标准和人工次标准；

4、自动次标准是系统内置的，包括价格历史、价格水平、合格情况、按时交货和数量可靠性，不能手工增加，供应商的自动次标准的分数由系统自动计算；

5、半自动次标准和人工次标准是用户自定义的，每个主标准下可以定义多个半自动、人工次标准，而且供应商的半自动和人工次标准的分数需要用户手工维护。

3.2.3自动次标准分数计算方法

图3.2.3-1

供应商自动次标准的分数由系统自动计算，通过事先设置好的预警条目（供应商统计月评估），系统按月自动计算截止到上月的供应商自动次标准的分数。

供应商的每个自动次标准的分数计算都需要经过以下步骤：

1、首先为供应商上月关闭的每条采购订单记录计算出自动次标准的分数；

2、然后将计算出的分数按供应商+存货分别汇总，算术平均后得到上月供应商+存货的自动次标准分数；

3、然后将计算出的上月供应商+存货的自动次标准分数按供应商分别汇总，算术平均后得到上月的供应商自动次标准分数；

4、最后将供应商自动次标准的上月分数与历史分数按照平滑因子进行加权平均，得到供应商自动次标准的最新分数，计算公式：

最新分数=上月分数*平滑因子+历史分数*（1-平滑因子）。

下月进行供应商统计月评估计算供应商的自动次标准分数时，此最新分数作为历史分数参与计算。

注：

进行供应商评估时，取评估时供应商自动次标准的最新分数和手工维护的半自动、人工次标准的分数进行计算，得到供应商的评估分数，包括总分、主标准分数和次标准分数。

第4章　

操作说明

4.1应用准备

通过前面的描述您已经初步了解了供应商管理，供应商管理是进行采购业务的基础，同时又控制着采购业务。

而在进行这部分工作之前必须在客户化中作好参数设置、基本档案设置、流程配置等，下面我们将逐一列举需要做的准备工作。

4.1.1参数设置及说明

集团级参数和公司级参数中定义好公共参数即可，本模块中需要进行供应商评估的参数设置。

供应商评估包括如下参数：

（1）评分范围：

是指供应商评估分数的最小值和最大值，默认为0-100。

◆供应商的评估分数均在评分范围之内；

◆评估分数设置中设置的分数不能超出评分范围。

（2）最小交货百分比（%）：

默认为零，不能大于100，小于0。

◆在某些情况下，供应商交货时虽然其交货数量不足，但因为交货时间准确，供应商在“按时交货”上就会得到一个比较好的分数，为了避免这种情况的出现，可以使用参数“最小交货百分比（%）”来过滤供应商的交货记录，这样在计算“按时交货”次标准的分数时就不会计算这些交货数量不足的交货记录的分数；

◆如输入最小交货百分比，则计算“按时交货”的分数时不能将实际到货数量与订货数量的比值小于此最小交货百分比的交货记录统计在内，如不输，即最小交货百分比为零，则计算“按时交货”的分数时将所有的交货记录均统计在内。

（3）交货时间偏差标准值（天）：

默认为零。

◆是指用户认为在预计交货时间前后多少天之内的交货为正常交货，即用户所能允许和承受的不准确交货的天数。

相同的交货记录，这个天数越长，评分越高，对供应商越有利；

相反，这个天数越小，则对供应商越不利；

◆交货时间偏差标准值越大，同样的交货偏差天数，“按时交货”的分数越高，因而供应商的得分高；

交货时间偏差标准值越小，同样的交货偏差天数，“按时交货”的分数越小，因而供应商的得分低。

因此如果“按时交货”是考核供应商的一项重要指标，不应该将交货时间偏差标准值定义的过大；

◆如果将交货时间偏差标准值定义为零，则在计算“按时交货”的分数时，将所有不按时到货的交货算为自动次标准“按时交货”的分数设置中分数的最小值，将所有按时到货的交货算为自动次标准“按时交货”的分数设置中分数的最大值。

（4）价格历史平滑因子：

默认为10，不能大于100，不能小于0。

◆系统按月进行供应商统计月评估，计算自动次标准“价格历史”的分数；

◆平滑因子相当于权重，可以将计算出的上月的“价格历史”的分数与历史分数进行加权平均，得到截止到上月末的新的“价格历史”分数；

◆计算公式：

新“价格历史”分数=上月“价格历史”分数*平滑因子+历史分数*（1-平滑因子）。

（5）价格水平平滑因子：

说明同“价格历史平滑因子”。

（6）合格情况平滑因子：

（7）按时交货平滑因子：

（8）数量可靠性平滑因子：

供应商评估算法的详细说明见附件1。

4.1.2基本档案的设置及说明

需要在客户化中定义存货分类、计量档案、存货档案（包括存货基本档案和存货管理档案）、地区分类、客商档案（包括客商基本档案和客商管理档案），以保证供应商管理中各项功能的正常使用。

注意

●定义供应商时，将客商从客商基本档案中分配到客商管理档案时，默认的客商属性是“客户”，此时需要到客商管理档案中将其属性改为“供应商”或“客商”。

4.1.3平台组件的配置说明

预警平台配置说明

供应商管理已提供的预警信息条目：

（注意需要使相应的预警条目启用，需要进行预警条目配置，具体配置说明请阅览客户化使用手册预警平台配置说明）

一、供应商统计月评估：

系统自动按月计算供应商的自动次标准的分数。

配置说明：

1、启用供应商管理时必须配置，否则供应商评估后的分数中不包含自动次标准的分数。

2、“预警方式”页签下的“产生方式”要选择“定时”，“预警方式”必须选择“自动调用”。

3、设置定时时间时，“发生频率”必须选择“每月”，然后设置日期，建议选择每月的前几天；

发生时间建议选在服务器比较空闲的时间，如午夜12点。

4、供应商统计月评估的预警条目设置好以后，每月在设定好的时间系统会为上月关闭的采购订单记录自动计算价格历史、价格水平、合格情况、按时交货、数量可靠性五个自动次标准的分数。

5、另外，在第一次执行供应商统计月评估时会进行初始化操作，即会计算上月及上月之前关闭的所有采购订单记录的五个自动次标准的分数。

五个自动次标准分数算法详见附件1。

二、供应商合作期限到期预警：

查询出合作期限将要到期的供应商进行预警。

阈值为“预警天数”，表示要提前几天进行预警。

此预警可以将所有截止到预警时间，客商档案中的“合作结束日期”—预警日期≤“预警天数”的供应商查询出来进行预警，并且预警信息中应包含合作期限已到的供应商。

4.2维护存货关系

可以很方便的定义供应商与存货之间的对应关系以及它们之间所共有的信息，包括质量等级、供货配额、发货提前期、最小订货量等。

主要作用：

1）为存货建立货源档案，即定义某个存货可由哪些供应商供应，或者是某个供应商可以供应哪些存货；

2）建立供应商与存货之间的供货规则，为在多个供应商间进行配额分配提供支持；

3）记录有效的供应商报价，为向供应商的采购提供价格依据。

供应商存货关系维护包括按供应商维护存货和按存货维护供应商，二者均可以维护供应商与存货之间的关系，其结果是一致的。

4.2.1按存货维护供应商

按存货维护供应商是定义存货与供应商的对应关系，以及关于存货供应商所共有的信息如质量等级、供货配额、发货提前期、装运提前期、最小订货量等，还是采购询价价格的存储地，可以说是采购价格的一个重要的信息载体。

在主菜单中单击【供应商管理】-【维护存货关系】-【按存货维护供应商】，系统将弹出“按存货维护供应商”的浏览窗口。

如图4.2.1-1所示。

图4.2.1-1

（1）如何增加供应商—存货关系

单击〖增加〗按钮，生成并显示一张新的存货—供应商对应关系表，用户可以在此界面定义存货与供应商之间的对应关系及其相关信息，表体行信息可以通过〖行操作〗中的增加、删除、复制、粘贴功能进行输入，输入完毕后，单击〖保存〗按钮，将增加内容保存；

如果不想保存输入的内容，单击〖取消〗按钮，返回到增加前状态。

（2）如何修改供应商—存货关系

选中需要修改的存货—供应商对应关系表后，单击〖修改〗可以对其执行修改操作，表体行信息可以通过〖行操作〗中的增加、删除、复制、粘贴功能进行修改，修改完毕后，单击〖保存〗按钮，将修改内容保存；

如果您不想保存修改的内容，单击〖取消〗按钮，返回到修改前状态。

（3）如何作废供应商—存货关系

选中需要作废的存货—供应商对应关系表后单击〖作废〗并确认系统提示后，可以对当前存货—供应商对应关系表执行作废操作。

（4）如何查询供应商—存货关系

单击〖查询〗按钮，弹出查询条件对话框，输入查询条件并确认后，将符合条件的存货—供应商对应关系表显示出来。

如果符合条件的存货—供应商对应关系表比较多，可以通过〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗等翻页按钮找到您想操作的存货—供应商对应关系表，也可以单击〖定位〗按钮，输入存货编码，系统直接显示相关的存货—供应商对应关系表。

（5）如何查询供应商供应存货的价格

选中存货—供应商对应关系表中的行记录，单击〖辅助〗按钮下拉框中的“价格查询”，可以查询选中供应商供应当前存货的价格，包括各种外币价格。

（6）项目说明

◆存货编码：

必须输入，可以参照存货档案输入，也可以直接输入存货编码。

◆存货名称/规格/型号/主计量单位：

根据输入的存货编码自动携带，不可修改。

◆供应商编码：

必须输入，可以参照供应商档案输入，也可以直接输入供应商编码。

◆供应商名称：

根据输入的供应商编码自动携带，不可修改。

◆是否主供应商：

必须选择，默认为“否”。

供应商存货关系记录保存时会将此主供应商自动更新存货管理档案中的主供应商。

◆是否免检：

如果选择为“是”，此供应商供应的货物到货后默认为全部是合格品；

如果选择为“否”，此供应商供应的货物到货后需要经过质检才能得到合格品信息。

◆是否冻结：

勾选框，默认不勾选。

勾选冻结标志表示对存货的某个供应商进行冻结。

可用于采购订单的“存货冻结供应商检查”组件。

◆质量等级：

可输可不输，输入内容只是参照质量管理中定义的与存货关联的质量等级。

◆优先级：

可输可不输。

◆发货提前期：

可输可不输，是指从供应商发货到实际到货所需要的天数。

◆装运提前期：

可输可不输，是指从装运到实际到货所需要的天数。

◆报关提前期：

可输可不输，是指从报关到实际到货所需要的天数。

◆出关提前期：

可输可不输，是指从出关到实际到货所需要的天数。

◆最小订货量：

可输可不输，默认为零，是指此供应商一次供应此存货的最小订货数量。

◆订货批量：

可输可不输，供应商每次供货时的数量应为订货批量的整数倍。

◆供货配额：

可输可不输，是当同一存货由不同供应商供应时，在供应商之间进行分配的依据。

◆批量能力：

可输可不输，是指此供应商一次稳定供应此存货的数量，在供应商之间进行分配时，每个供应商一次分配的数量注意应不大于批量能力。

◆对应存货编码：

可输可不输，是指供应商在其系统中所使用的存货编码。

采购订单中可以自动携带出供应商的对应存货编码。

◆对应存货名称：

可输可不输，是指供应商在其系统中所使用的存货名称。

采购订单中可以自动携带出供应商的对应存货名称。

◆配额基数：

●增加时如果输入的存货已定义了与供应商的对应关系，则将其已有的存货--供应商记录显示出来，这时可以对这些内容进行增加、修改、作废操作。

●一个存货只能有一个主供应商。

●发货提前期、装运提前期、报关提前期、出关提前期应该依次减少。

●修改时表头存货编码不可修改。

●如果表体行中已记录了此供应商供应此存货的价格记录，则行记录不能被删除。

●可以在本界面按存货定义和查询供应商存货对应关系，也可以在“按供应商维护存货”界面中按供应商定义和查询供应商存货对应关系，两边的结果是完全一致的。

4.2.2按供应商维护存货

按供应商维护存货是定义供应商与存货的对应关系，以及关于供应商存货所共有的信息如质量等级、发货提前期、装运提前期、最小订货量等，还是采购询价价格的存储地，可以说是采购价格的一个重要的信息载体。

在主菜单中单击【供应商管理】-【维护存货关系】-【按供应商维护存货】，系统将弹出“按供应商维护存货”的浏览窗口。

如图4.2.2-2所示。

图4.2.2-2

参见“按存货维护供应商”说明。

4.3业务冻结

业务冻结是对供应商进行冻结或解冻已冻结的供应商同时记录冻结记录，包括冻结、解冻和冻结记录查询。

当供应商管理未启用时，可以手工维护客商管理档案中的冻结标识，即可以手工冻结和解冻供应商，供应商管理模块已启用后，只能通过供应商业务冻结和解冻功能来维护客商管理档案中的冻结标识。

对供应商的每一次冻结或解冻都会记录在案，可以通过查询冻结历史查询供应商的冻结记录。

4.3.1供应商业务冻结

完成对供应商冻结的功能，冻结后客商管理档案中供应商的状态为“冻结”，不能进行新增采购业务处理，而且会将冻结供应商的处于自由状态的采购订单冻结，但被冻结供应商的处于审核状态的已有历史单据可以做后续处理。

被冻结的采购订单在审批订单节点中“解冻”后，可以进行后续处理；

在主菜单中单击【供应商管理】-【供应商冻结】的子菜单【供应商业务冻结】，系统将弹出“供应商业务冻结”的浏览窗口。

如图4.3.1-1所示。

图4.3.1-1

（1）如何冻结供应商

选中需要冻结的供应商，输入冻结原因后单击〖冻结〗按钮，弹出对话框要求确认冻结，确认后将选中供应商冻结，放弃后返回到冻结前状态。

选择供应商时可以使用全选、全消功能，全选是将界面上的供应商全部选中，全消是将选中的供应商全部取消。

供应商被冻结后不能进行业务处理。

（2）如何查询供应商

单击〖查询〗按钮，弹出查询条件对话框，输入查询条件并确认后，将符合条件的供应商显示出来。

●供应商业务冻结后，与供应商有关的各种单据不允许填制和进行相关处理，而对该被冻结供应商的处于审核状态的已有历史单据可以做后续处理，供应商冻结会向客商档案回写冻结标志。

●对供应商的每一次冻结操作系统均记录在案。

4.3.2供应商业务解冻

完成对供应商解冻功能，解冻后会将客商管理档案的冻结标志去掉，供应商可以继续进行相关的业务处理。

在主菜单中单击【供应商管理】-【供应商冻结】的子菜单【供应商业务解冻】，系统将弹出“供应商业务解冻”的浏览窗口。

如图4.3.2-1所示。

图4.3.2-1

（1）如何解冻供应商

选中需要解冻的已冻结供应商，输入解冻原因后单击〖解冻〗按钮，弹出对话框要求确认解冻，确认后将选中供应商解冻，放弃后返回到解冻前状态。

供应商被解冻后可以继续进行相关的业务处理。

（2）如何查询冻结供应商

单击〖查询〗按钮，弹出查询条件对话框，输入查询条件并确认后，将符合条件的已冻结供应商显示出来。

●对供应商的每一次解冻操作系统均记录在案。

●供应商业务解冻主要完成对供应商解冻功能，供应商解冻后可以继续进行相关的业务处理。

即由于某些原因被冻结的供应商又与企业重新恢复业务往来，供应商解冻后可以继续进行相关的业务处理。

供应商解冻也会向客商档案回写。

4.3.3供应商冻结历史

完成对供应商的历史冻结记录的查询，包括冻结时间、冻结人、冻结原因、解冻时间、解冻人、解冻原因等信息。

在主菜单中单击【供应商管理】-【供应商冻结】的子菜单【供应商冻结历史】，系统将弹出“供应商冻结历史”的浏览窗口。

如图4.3.3-1所示。

图4.3.3-1

（1）如何查询供应商的冻结记录

单击〖查询〗按钮，输入查询条件，将符合条件的供应商的冻结记录显示出来。

（2）查询条件说明

供应商编码：

可输可不输，不输则查询全部的供应商冻结记录，输入时可以参照供应商目录输入或直接输入编码。

●一个供应商可能会有多条冻结记录。

4.4历史交易查询

是对供应商交易历史情况进行查询，包括存货供应价格查询、供应商供应存货价格查询、供应商质量信息查询、供应商交期履约情况查询、供应商综合信息查询五部分。

4.4.1存货供应价格

存货供应价格查询是对各存货的供应商供货的价格情况进行统计，查询一定时间范围内每一