新采购管理制度与表格.docx
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新采购管理制度与表格
采
购
管
理
制
度
与
表
格
范
本
CGGL-05-01采购控制程序
采购控制程序
1目的
为对采购过程进行控制，以保证所采购的物资符合规定的要求，特制定本程序。
2适用范围
适用于生产所需物资的采购。
3职责
3.1技术部负责生产所需A、B类采购物资技术标准的制定；负责凹印版、凹凸版、烫金版、模切版的采购。
3.2采购部负责物资采购的计划安排与实施。
3.3品管部负责采购物资的检验。
3.4设计部负责制版菲林的采购
3.5设备部负责协助采购部进行设备零配件的采购并负责验收。
4作业程序
4.1物料的分类
4.1.1生产物料
A类物料：
对产品质量有直接影响，且价值高的物料，包括构成产品的直接物料，如纸张、油墨、电化铝等。
B类物料：
对产品质量和成本影响较大的辅助物料。
如PS版、丝网、橡皮布、洗车水、设备零配件、凹印版、凹凸版、烫金版、模切版、包装材料等）。
C类物料：
其它低值易耗物料。
4.2采购文件
4.2.1采购文件以技术图纸、技术文件、采购协议书、采购计划、请购单、采购合同等方式体现，应清楚地说明对采购物资的要求：
如物料名称、规格、订购数量、交货日期、地点和方式、供应商、价格等；
4.2.2本公司发给供应商的采购文件的更改应与本公司同步进行。
4.3采购计划
4.3.1A、B类物资：
物控员根据生产订单、打样通知单、请购单及库存情况编制“采购计划”，经审批后实施。
4.3.2C类物资：
由相关部门填写“请购单”经审批后实施。
4.3.2如为紧急请购的应在“请购单”上说明，经审批后，采购部先行办理。
4.3.3审批的具体要求按《请购、费用审批办法》执行。
4.4采购合同
4.4.1A类物资：
采购部必须与合格供应商签订“采购合同”，其内容包括物资的质量要求、交付方式、结算方式、违约责任等。
4.4.2采购合同由采购部主管与合格供应商签订，双方签字盖章后生效。
4.5采购执行
4.5.1采购员根据经审批的“请购单”或“采购计划”进行采购，A、B类物资须从《合格供方名录》中选择合适供应商。
4.5.2采购员可在授权的范围内以电话、传真订货等适当的方式订购物资。
4.5.3采购员应做好采购物资的进度跟踪工作，如采购不能按要求完成时，应及时通知有关部门。
4.5.4采购员应将采购物资的到货情况作记录。
4.6例外采购：
所有物资必须从合格供应商处采购，如因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，经总经理审批后，可实行例外采购。
4.7采购事项的变更：
当采购需求有变化时，相关部门应及时通知采购部，并按本程序之规定重新审批。
4.8采购物资的验证
4.8.1采购物资的验证按《来料检验控制程序》执行。
采购部根据IQC的检验报告对供应商提供的产品的质量情况进行统计，形成相应的记录，做为供方评审的依据。
4.8.2以下情况应注意：
（1）当需要在供应商货源处对所采购的产品进行验证时，应在采购文件中就验证的安排和产品的放行办法作出说明。
（2）当顾客要求在本公司或供应商处对供应商的产品进行验证时，公司有关部门应予以协助。
顾客的验证不能免除公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。
5支持性文件
5.1《供方评审程序》。
5.2《来料检验控制程序》。
5.3《采购工作制度》。
5.4《合同管理办法》。
6记录
6.1月采购计划。
6.2请购单。
CGGL-05-02采购作业指导书
采购作业指导书
1.目的
为了完善采购制度，以最合理的价格在适当的时间购进符合要求的品质及适当的数量或物品，特制定本指导书。
2.适用范围
本公司外购的零配件（含原材料、产品均适用）。
3.职责
3.1生产部经理:
根据订单及材料的库存状况，制定并审批采购计划表。
3.2采购主管:
3.2.1将生产部下达的采购计划进行消化，根据采购的难易程度分类，制定采购计划，确定订购数量、交期，发到各采购员，进行订购。
3.2.2对采购合同进行审核，内容包括数量、交期、价格、质量、检验方式等。
3.2.3根据订单交期，对采购进度进行调控。
3.3采购员：
3.3.1根据采购计划进行采购。
3.3.2填写采购单，联系供应商；确定订单交期并做好记录。
3.3.3跟进所订购的产品的交期、质量反映给供应商。
3.4销售部提供客户要求标签、商标、包装等样板。
3.5技术部提供样品、图纸。
3.6品质部提供检验标准或质查。
4.作业规定
4.1采购部应从技术部门取得厂内自行估算的底价资料，进行询价、比价、议价；最后定价必须经总经理批准。
4.2采购部应按照生产计划适时进料，对于只有订购一两种物料的供应商，必须在预定的交货期前5天进行提示，直到交齐为止。
4.3如订货较多的供应商需每周（日）将订货交期予以整理，并以书面形式提示供应商。
如供应商实在无法依期交货，采购则应及时通知生产部并告知可靠的交期，必要时可用同类其它供应商物料替代。
4.4生产部可重调生产计划。
采购部根据合同条款，追究供应商责任。
4.5采购部必须根据物料的质量要求或图纸要求，进行订购，保证所购物料符合文件要求。
4.5.1对新配件的订购必须提供图纸或样品。
由供应商先做样，送回我方，由技术部和品质部共同确认，符合要求后由采购部通知供应商生产。
4.5.2采购合同签订时，必须说明，进货的检验方式，质量要求。
4.5.3采购人员应依采购计划购买，并依计划来控制时间、品质及数量。
仓管人员依订购单的品名、数量、交货期作为收货的依据。
厂商交货，不可超送；数量不足的应及时通知采购员，追供应商速补足。
4.6采购部应合理选择适地的供货源，提高机动性和降低联系与处理费用。
5.采购步骤：
5.1首先由主管根据定点清单、采购文件、采购计划、整理、分类、填写《订购计划表》发送到各采购员。
5.2由专职采购员根据任务资料，填写《专用订购合同》，经主管审核后传真给供应商。
订购单上应注明该产品的质量要求，检验方式、参考图纸，必要时要附上技术指导资料。
5.3对于我方一般要求的外购件的具体要求可附采购合同一起发给供应商。
对于特殊要求或要求比较高的零配件，应由采购员联系供应商。
要求：
附上图纸和技术部提供技术指导资料。
5.4对订单交期数量的变动应由采购主管及时通知各有关采购员，立即对供应商作出书面通知交期、数量的调整。
6外发加工图纸的控制
6.1对于外发加工的零配件图纸必须加盖“外部受控文件”印章，并注明发放登记号及发放日期。
6.2对于外发加工的图纸必须进行文件（资料）的发放登记。
6.3对于由于技术要求而更改技术数据的图纸，必须由技术部出具《技术文件更改通知单》，同时，原发放图纸自行销废，以新发放的图纸为技术标准。
7.使用表单
7.1《选择供应商综合评价表》。
7.2《采购计划表》。
7.3《合格供应商名录》。
7.4《专用订购合同》。
7.5《采购选点质量调查表》。
7.6《供应商供货情况历史统计表》。
CGGL-05-03供应商管理程序
供应商管理程序
1．目的
选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其为公司提供合格的产品与服务，特制定本程序。
2．适用范围
本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。
3．权责
3.1采购部、质量部、设计开发部负责对供应商的评价。
3.2质量部、采购部负责对供应商的考核。
3.3总经理负责合格供应商的批准。
4．工作程序
4.1供应商登录与初步评价
4.1.1由采购部、设计开发部及其它部门视公司实际的需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写《供应商基本资料表》。
4.1.2由采购部对《供应商基本资料表》进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门及质量部、设计部门相关人员，对供应商进行现场评审。
现场评审时使用《供应商现场评审表》。
4.1.3采购部采购人员在对供应商进行初步评价时，需确定采购的材料是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。
4.2现场评审
4.2.1公司根据所采购材料对成品质量的影响程度，将采购的材料分为关键、重要、普通材料三个级别，不同级别实行不同的控制等级。
（1）关键材料：
固定支架、转盘、齿轮、轴承；
（2）重要材料：
漆包线、电线、有等级要求的标准件，螺纹胶、有电流通过的连接件。
（3）普通材料：
普通标准件、包装材料、粘接材料、其它未列入关键、重要材料的零件、组件。
4.2.2对于提供关键与重要材料的供应商，由采购部组织质量部、设计开发部对供应商进行现场评审，并由质量部填写《供应商现场评审表》，采购部、设计开发部门签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分。
4.2.3对于普通材料的供应商，无需进行现场评审。
4.3《供应商质量保证协议》的签订
4.3.１采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。
4.3.2《供应商质量保证协议》一式二份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。
4.4样件需求与供应商送样
4.4.1如公司有样件需求，由采购部采购件，采购人员需对样件提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。
4.4.2样件应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于2件。
4.5样件的确认
4.5.1样件在送达公司后，由设计部门、质量部完成样件的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验，并填写《样件确认表》。
4.5.2经确认合格的样件，需在样件上贴《样件标签》，并注明合格或不合格，标识检验状态。
4.5.3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，为供应商进行生产的依据，一件留在质量部为今后检验的依据。
4．6合格供应商名单
4.6.1在《供应商基本资料表》、《供应商现场评审表》、《供应商质量保证协议》和《样件确认表》四份资料完成后，采购部将供应商列入《合格供应商名单》，交总经理批准。
4.6.2原则上一种材料，需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
4.6.3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入《合格供应商名单》。
4.6.4如果顾客提供供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。
顾客提供的供应商名单直接列入《合格供应商名单》，如需从非顾客提供的供应商处采购时，必须事先得到顾客的工程部门的书面批准。
4.6.5《合格供应商名单》在每次的供应商考核结果得出后修订，删除不合格供应商，修订后的《合格供应商名单》由经理批准生效。
4.7采购
4.7.1对于关键、重要材料，采购人员需先进行小批量的试订单采购，如连续两批合格，则可进行大批量采购。
4.7.2对于提供关键材料的供应商，采购需明确其在第一批送货前提交产品批准资料，如供应商不能提交，质量部有责任帮助培训供应商，以使供应商的质量管理水平与公司处于同一平台。
4.7.3对于提供重要材料的供应商，在时机成熟时逐步实施产品批准。
4.8供应商的考核
4.8.1考核对象：
列入《合格供应商名单》的所有供应商。
4.8.2考核方法：
对供应商实行评分分级制度，满分为100分。
（1）100～90分为一级供应商
（2）89～80分为二级供应商
（3）79～70分为三级供应商
（4）69分以下为不合格供应商
4.8.3计分项目和评分
（1）质量状况：
60分×（不合格批数／总交货批数）
（2）交付情况：
20分×（迟交批数／总交货批数）
（3）服务质量：
10分（配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费）
（4）价格水平：
10分（偏高3分、居中6分、居下9分）
4.8.4采购人员需要求供应商准时交货，同时应记录由于供应商原因引起分批发运造成的超额费用。
4.8.5考核频率：
关键材料、重要材料和普通材料的供应商每月考核一次。
4.8.6考核结果的处理
（1）考核结果在90分以上的供应商，优先采购。
（2）考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。
（3）考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否对其采购，还是减少采购量。
（4）对考核结果在69分以下的供应商，需从《合格供应商名单》中删除，并终止对其采购。
（5）考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。
CGGL-05-04物料需求申请表
物料需求申请表
序号
物料名称
型号
规格
数量
到货日期
备注
1
2
3
4
5
制表：
审核：
批准：
CGGL-05-05请购单
请购单
请购部门：
日期:
年月日
NO
名称
规格
单位
数量
请购量
库存量
核准量
请购用途
原因
交期
预估单价
备注
经手人
审核
核准
采购处回答
物料处回答
第一联存根（白）；第二联采购处（黄）；第三联物料处（红）；
CGGL-05-06合格供应商名单
合格供应商名单
序号
供应商名称
供应产品
地址
联系电话
传真
联系人
审核:
更新日期:
CGGL-05-07供应商交期调整一览表
供应商交期调整一览表
提出时间:
年月日
料号
品名
厂商
采购单
交期
采购
单号
订单原
数量
变更后
数量
变更后
交期
采购/确认
备注
采购会签：
核决：
审核：
经办：
CGGL-05-08交货达成管制表
交货达成管制表
订购日期
厂商
品名
规格
数量
应交
日期
追综管制
实交
日期
备注
1
2
3
4
制表人：
日期：
升级会员 