销售订单工作流程.docx
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销售订单工作流程
销售订单管理工作流程
一、定义
1、订单
包括正式订单、计划订单、备货等三种类型。
●正式订单：
公司与客户已经正式签订销售合同（或协议后客户下达的采购订单，下同）后下达的订单。
●计划订单：
公司计划与客户正式签订销售合同，为了尽快满足客户要求（如交期等）而下达的订单。
●备货：
针对标准配置产品，公司为了快速满足客户要求（如交期等）而提前下达的订单。
备货数量应结合市场情况加以确定并适时调整。
2、合同
合同分为（尚未签订但具有强烈合作意向的）意向性合同、（已经签订的）正式合同；还可以分为常规合同、特殊合同、重大合同等三种类型。
●常规合同：
客户购买的产品符合本公司企业标准的产品（无特殊的技术要求、付款要求或供货要求等）。
●特殊合同：
客户购买的产品不符合本公司企业标准（有特殊的技术要求，或供货期短，检验标准高，付款方式差等）。
●重大合同：
销售合同额超过一百万元的合同。
二、职责
●市场营销部负责合同形成前对客户需求评审的组织。
●财务部负责客户需求中有关数量、价格、付款方式与付款期限、开票内容等的评审。
●技术部门负责客户需求中有关技术标准、技术要求（含配置清单）及（技术方面）验收标准等技术实现的评审。
●采购部负责客户需求中物料采购能力、采购周期的评审。
●生产部负责客户需求中生产周期、品质检验要求/周期的评审。
●仓储部负责客户需求中货物包装、运输方式/周期的评审。
●计划部负责结合公司实际情况（资金、现有物料、产能等）对客户需求中的交期等的评审。
●营销总监、总裁负责客户需求评审结果的最终审批。
三、客户需求确认
1、客户需求内容：
产品（如COD分析仪、CEMS烟气在线监测系统等）、服务（如运营维护、方案设计、第三方检测等）。
2、客户需求来源：
市场营销部销售部、各分支机构（子公司、办事处）商务部门。
3、客户需求提交：
市场营销部销售部、各分支机构（子公司、办事处）商务部门分别填写相应的《客户需求表》表单，经过各自负责人审批后，以PDF格式扫描件、电子邮件方式提交给市场营销部营销管理专员（客户提供的相关资料可以作为附件一并提交）。
4、客户需求确认：
市场营销部组织对客户的需求进行识别和评审，并安排相关人员积极与客户沟通，以尽量满足客户需求并确保客户满意。
（1）需求分类
A、本公司提供给客户并完全符合公司现有产品或服务的各种要求。
B、本公司提供给客户，不完全满足客户要求但通过努力可以满足的产品或服务。
C、客户提供给本公司的产品或服务要求（如规范书、招标文件、“准”销售合同等）。
（2）需求评审
“产品/服务需求评审”，又称客户需求确认或合同评审（以下简称为：
合同评审）。
合同评审应达到以下目标：
A、产品或服务要求得到规定或明确；
B、与公司“标准配置”产品或服务不一致的要求得到解决或明确；
C、公司通过努力能够满足客户的要求。
在公司进行“合同评审”前，市场营销部营销管理专员（针对市场营销部本部的客户需求）、分支机构指定的商务人员（针对分支机构的客户需求）应积极与客户沟通，准确了解客户对于包括商务和技术在内的真实需求。
必要时，由公司或分支机构的技术人员、商务人员与客户详细讨论并准确把握客户的技术、商务需求。
5、合同评审的形式
A、召开会议集中讨论。
B、按照一定的流程进行表单流转（签批）两种方式。
无论何种方式，最终均应提交《合同评审表》。
6、合同评审的内容
主要包括：
产品名称、规格/型号、数量、价格、付款方式与付款期限、开票内容、技术参数（指标）、数据传输要求（如各种通信协议等）、外观结构/颜色/丝印、包装、运输方式、交货期、技术支持与售后服务要求、质保期、发货标准配置资料、违约责任等。
7、合同评审的组织：
市场营销部组织相关部门进行评审。
8、合同评审的流程
（1）常规合同的评审由市场营销部按照表单流转方式进行。
（2）特殊合同和重大合同的评审流程：
A、市场营销部营销管理专员收到客户需求后,应识别客户的要求，并填写《合同评审表》，签名确认后送交各相关部门。
B、财务部负责负责对《合同评审表》中的数量、价格、付款方式与付款期限、开票内容等进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。
C、技术部门负责对《合同评审表》中的技术标准、技术要求（含配置清单）及（技术方面）验收标准等技术实现等进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。
D、采购部负责对《合同评审表》中的物料采购能力、采购周期进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。
E、生产部负责对《合同评审表》中的生产周期、品质检验要求/周期进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。
F、仓储部负责对《合同评审表》中的货物包装、运输方式/周期进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。
G、计划部负责结合公司实际情况（资金、现有物料、产能、生产计划、交期等），并综合上述各评审情况在《合同评审表》上提出明确的是否接受该订单的意见并签名确认。
H、当《合同评审表》中存在不同的评审意见时，由营销总监报请总裁进行最终裁决。
四、合同签订
合同评审结果经由营销管理专员与客户沟通并确认后，市场营销部按照合同签订及规范化管理等要求安排与客户正式签订销售或服务合同。
合同原件各留存一份于财务部、计划部，市场营销部留存1份复印件。
五、订单下达
合同签订后，营销管理专员负责填写《下单通知书》（《合同评审表》以附件形式下达，作为下达《下单通知书》的依据），经过市场营销部负责人审批后，以PDF格式扫描件、电子邮件方式发给计划部（计划员），同时抄送给计划部负责人、市场营销部负责人、技术部门负责人、财务部负责人、总裁。
计划部计划员将《下单通知书》转化为《生产任务单》，经过计划部负责人签署后，以PDF格式扫描件、电子邮件方式下达给采购部（需要物料采购时）、生产部，同时抄送给营销管理专员、计划部负责人、市场营销部负责人、技术部门负责人、财务部负责人、总裁。
六、订单执行
采购部（需要物料采购时）、生产部依据《生产任务单》分别实施物料采购、组织生产、产品检验等工作。
计划部计划员应及时跟踪物料采购、生产、检验等状况，及时了解交期。
一旦物料采购、生产或品质检验等环节出现异常而可能影响订单执行时，相关环节的负责人应第一时间填写《异常信息联络单》，反馈异常情况给计划部计划员、营销管理专员，同时抄送给计划部负责人、市场营销部负责人、技术部门负责人、总裁。
此时，营销管理专员应将实际情况及时反馈给需求提出部门（最终与客户沟通）。
计划部负责人应及时调整计划。
七、发货与物流跟踪
当具备发货条件（生产、检验等环节正常时），计划部计划员应及时通报财务部负责人，由财务部负责人按照合同约定审查客户的付款情况，并给出明确的是否发货结论。
当财务部负责人因客户的回款不符合合同的约定而不同意发货时，由计划部计划员报请总裁批准可以安排出货。
经过计划部负责人签署后，由计划部计划员以PDF格式扫描件、电子邮件方式给仓储部发货员下达《出货通知单》，同时抄送给生产部负责人、计划部负责人、营销管理专员及其负责人、技术部门负责人、财务部负责人、总裁。
仓储部发货员依据《出货通知单》安排进行丝印、发货资料（至少包括：
使用说明书、合格证、出厂检测记录等）准备、打包、联系物流公司（收货信息由营销管理专员事先提供）等工作。
发货后，仓储部发货员应及时将发货信息知会客户，提醒客户注意查收。
若未能及时发货或货物运输过程中出现异常情况，仓储部发货员应采用电子邮件及时知会计划部计划员、计划部负责人、营销管理专员及其负责人，说明原因及后续的发货时间、发货周期。
必要时，由营销管理专员直接或通过需求提出部门及时知会客户。
针对计划订单（必须是标准配置产品），若存在提前发货（后补签正式销售合同）的特殊情况，由需求部门（市场营销部销售部、各分支机构）有关负责人提交包括市场情况说明、后续签订合同的时间等内容的申请，由营销总监审核，报请总裁批准后，按照前述的出货流程。
八、合同评审重新组织
在销售订单执行过程中，若客户需求发生变化，或者公司内部某个环节出现异常而无法满足客户要求时，市场营销部应按照上述流程重新组织有关部门进行合同评审。
若合同评审结果可行，则应与客户重新签订合同。
九、计划管理
市场营销部、各分支机构应按照相关的计划管理流程及时上报销售计划，作为备货的依据。
计划部还将结合市场情况，定期组织相关部门进行标准产品、常规物料的备货准备工作（以“备货”名义下达《生产任务单》）。
附件一各种表单样式
各种表单样式参见附件。
保存期限：
3年。
1、《客户需求表》
2、《合同评审表》
3、《下单通知书》
4、《生产任务单》
5、《出货通知单》
6、《异常信息联络单》
客户需求表
（一）
表单编号：
需求单号：
20110101A
需求提出单位
提交日期
年月日
提交人
需求类型
正式订单（）计划订单（）备货（）
客户需求
产品名称
1、
产品型号
1、
订购数量
2、
2、
3、
3、
要求到货日期
年月日
技术参数（指标）要求
数据传输要求（通信协议等）
（结构/颜色/丝印）外观要求
包装、运输方式/周期要求
备品备件要求
客户其它要求
审批意见
部门负责人
日期
营销总监
日期
备注：
此表适用于市场营销部销售部。
客户需求表
（二）
表单编号：
需求单号：
000－××-20110101A
需求提出单位
提交日期
年月日
提交人
需求类型
正式订单（）计划订单（）备货（）
客户需求
产品名称
1、
产品型号
1、
订购数量
2、
2、
3、
3、
要求到货日期
年月日
技术参数（指标）要求
数据传输要求（通信协议等）
（结构/颜色/丝印）外观要求
包装、运输方式/周期要求
备品备件要求
客户其它要求
审批意见
商务部门
负责人
日期
分支机构
负责人
日期
备注：
此表适用于各分支机构（子公司、办事处）。
合同评审表
表单编号：
评审单号：
000－20110101A
评审日期
年月日
评审次数
第次
需求类型
正式订单（）计划订单（）备货（）
需求提出单位
客户名称
客户需求
产品名称
1、
产品型号
1、
订购数量
2、
2、
3、
3、
订货日期
年月日
要求交付日期
年月日
技术参数（指标）要求
数据传输要求（通信协议等）
（结构/颜色/丝印）外观要求
包装、运输方式/周期要求
备品备件要求
客户其它要求
评审结果
技术部门
（评审技术标准、要求及技术方面验收标准等技术实现能力）
签名：
日期：
年月日
财务部
（评审数量、价格、付款方式与付款期限、开票内容）
签名：
日期：
年月日
采购部
（评审物料采购能力、采购周期）
签名：
日期：
年月日
生产部
（评审生产、检测/检验能力与能力）
签名：
日期：
年月日
仓储部
（评审包装、运输方式/周期、发货资料）
签名：
日期：
年月日
计划部
（评审交期）
签名：
日期：
年月日
存在异议时的判定结论
营销总监
意见
总裁
意见
《下单通知书》
表单编号：
下单编号：
基本信息
需求提出单位
订单类型
正式订单（）计划订单（）备货（）
客户名称
客户编号
合同签订日期
年月日
客户需求信息
序号
产品名称
规格型号
数量
出货日期
备注
1
年月日
2
3
4
5
营销总监审批
日期
年月日
《生产任务单》
表单编号：
生产单号：
客户名称
合同编号
订单类型
正式订单（）计划订单（）备货（）
生产任务信息
序号
产品名称
规格型号
数量
计划出货日期
备注
1
年月日
2
3
4
说明
计划部审批
审批日期
年月日
《出货通知单》
表单编号：
出货单号：
客户名称
合同编号
订单类型
正式订单（）计划订单（）备货（）
收货信息
地址：
收货人：
联系电话：
出货通知信息
序号
产品名称
规格型号
数量
出货日期
备注
1
年月日
2
3
4
说明
计划部审批
审批日期
年月日
营销总监
审批
审批日期
年月日
总裁审批
审批日期
年月日
《异常信息联络单》
主题
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