邮件礼仪如何写好电子邮件Word下载.docx

邮件礼仪如何写好电子邮件Word下载.docx

《邮件礼仪如何写好电子邮件Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《邮件礼仪如何写好电子邮件Word下载.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

1/10

7．答复对方邮件时，应当依据答复内容需要改正标题，不要RERE

一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不行出现错别字和不通畅之处，切

莫只顾检查正文却在发出前忘掉检查主题。

主题是给他人的第一印

象，必定要慎之又慎。

对于称号与问候

1．合适地称号收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称号收件人。

这既显得礼貌，也明确提示某收件

人，此邮件是面向他的，要求其给出必需的回应；

在多个收件人的情

况下能够称号大家、ALL。

假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；

假如不清楚

职务，则应按往常的“x先生”、“x小姐”称号，但要把性别先搞清

楚。

不熟习的人不宜直接称号英文名，对级别高于自己的人也不宜称

呼英文名。

称号全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显

得很熟络。

对于格式，称号是第一行顶格写。

2．Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或许“您

好”，开头问候语是称号换行空两格写。

2/10

结尾常有的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也

就能够了，假如长辈应使用“此致敬礼”。

注意，在特别正式的场合

应完好使用信函标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换

行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗语说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，老是好的，即使邮件

中有些地方不当，对方也能沉静的对待

正文

1.Email正文要简洁简要，行文通畅

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你

代表的公司名是一定通告的以示对对方的尊敬，点名身份应当简洁扼

要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利

地理解邮件来意。

不行呆头呆脑就是正事，他人不知道你是谁还得拉

到最后看。

但也不行过多，有些联系方式之类与正文没关的信息应在

署名档中表示。

Email正文应简洁简要的求情楚事情；

假如详细内容的确好多，正

文应只作纲要介绍，而后独自写个文件作为附件进行详尽描绘。

正文行文应通畅，多用简单词汇和短句，正确清楚的表达，不要

出现让人艰涩难懂的语句。

最好不要让人家拉转动条才能看完你的邮

件，千万不要学唐僧。

2.注意Email的论述语气

3/10

依据收件人与自己的熟络程度、等级关系；

邮件是对内仍是对外

性质的不一样，选择合适的语气进行论述，免得惹起对方不适。

尊敬对方，请、感谢之类的语句要常常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，所以对他人建议的议论一定慎重而

客观。

“邮件门”就是深刻的教训！

3.Email正文多用1234之类的列表，以清楚明确。

假如事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清楚明确的说

明。

保持你的每个段落简洁不冗长，没人有时间认真看你没分段的长

篇大论。

4.一次邮件交待完好信息

最幸亏一次邮件中把有关信息所有求情楚，说正确。

不要过两分

钟以后再发一封什么“增补”或许“改正”之类的邮件，这会让人很

讨厌。

5.尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对他人的尊敬，也是自己态度的表现。

假如是英文Email，最

好把拼写检查功能翻开;

假如是中文Email，注意拼音输入法带给你的

弱智同音别字。

在邮件发送以前，务必自己认真阅读一遍，检查行文能否通畅，

拼写能否有错误。

6.合理提示重要信息

4/10

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手

段对一些信息进行提示。

合理的提示是必需的，但过多的提示则会让

人抓不住要点，影响阅度。

7.合理利用图片，表格等形式来协助论述

对于好多带有技术介绍或议论性质的邮件，纯真以文字形式很难

描绘清楚。

假如配合图表加以论述，收件人必定会夸奖你的体谅。

8.不要动不动使用:

）之类的笑容字符，在商务信函里面这样显得比较轻浮

BusinessEmail不是你的情书，所以:

）之类的最好慎用。

只用在某

些你的确需要重申出必定的轻松氛围的场合，比方此刻－:

）

附件

1.假如邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查察附件

2.附件文件应按存心义的名字命名，最好能够归纳附件的内容，方便收件人下载后管理

3.正文中应付附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数量不宜超出4个，数量许多时应打包压缩成一个文件

5.假如附件是特别格式文件，因在正文中说明翻开方式，免得影

响使用

6.假如附件过大（不宜超出2MB），应切割成几个小文件分别发

送，

5/10

语言的选择和汉字编码

1.只在必需的时候才使用英文邮件

英文邮件不过交流的工具，而不是用来夸耀和锻炼英文水平的。

假如收件人中有外籍人士，应当使用英文邮件交流；

假如收件人是其

他国家和地域的华人，也应采纳英文交流，因为存在中文编码的问

题，你的中文邮件在其余地域可能显示成为乱码天书。

2.尊敬对方的习惯，不主动倡始英文邮件

假如对方与你的邮件来往是采纳中文，请不要自作聪慧的发送英

文邮件给他；

假如对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文答复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影

响邮件所波及问题的解决。

4.选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，

字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最合适在线阅度的字号和

字体。

不要用稀罕怪异的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公事

邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉转动条是很麻烦的事

情；

也不要过小，劳神又伤眼睛。

结尾署名

6/10

每封邮件在结尾都应署名，这样对方能够清楚的知道发件人信

息。

固然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这

样的工作。

1.署名信息不宜过多

电子邮件信息末端加上署名档是必需的。

署名档可包含姓名、职

务、公司、电话、传真、地点等信息，但信息不宜行数过多，一般不

超出4行。

你只要将一些必需信息放在上边，对方假如需要更详尽的

信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的署名的一部分是可行的，比方你的座右

铭，或公司的宣传口号。

可是要分清收件人对象与场合，牢记必定要

得体。

2.不要只用一个署名档

对内、对私、对熟习的客户等集体的邮件来往，署名档应当进行

简化。

过于正式的署名档会让与对方显得疏远。

你能够在OUTLOOK中

设置多个署名档，灵巧调用。

3.署名档文字应选择与正文文字般配，简体、繁体或英文，免得成出现乱码。

字号一般应选择比正文字体小一些。

答复技巧

1.实时答复Email

7/10

收到他人的重要电子邮件后，马上答复对方一下，常常仍是必不

可少的,这是对他人的尊敬，理想的答复时间是2小时内，特别是对一

些紧迫重要的邮件。

对每一份邮件都立刻办理是很占用时间的，对于

一些优先级低的邮件可集中在一特准时间办理，但一般不要超出

24小

时。

假如事情复杂，你没法实时切实答复，那起码应当实时的答复

说”收到了，我们正在办理，一旦有结果就会实时答复，云云”。

不

要让对方苦苦等候，记着：

实时作出响应，哪怕不过确认一下收到

了。

假如你正在出差或休假，应当设定自动答复功能，提示发件人，

免得影响工作。

2.进行针对性答复

当回件答复问题的时候，最好把有关的问题抄到回件中，而后附

上答案。

不要用简单的，那样太僵硬了，应当进行必需的论述，让对

方一次性理解，防止再频频交流，浪费资源。

3.答复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只答复“是的”、“对”、“谢

谢”、“已知道”等字眼，这是特别不礼貌的。

怎么着也要凑够

10个

字，显示出你的尊敬。

4.不要就同一问题多次答复议论，不要盖高楼

8/10

假如收发两方就同一问题的交流答复超出3次，这只好说明交流

不畅，说不清楚。

此时应采纳电话交流等其余方式进行交流后再做判

断。

电子邮件有时其实不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人屡次答复，发布见解，把邮件

越RE越高，这将致使邮件过于冗长蠢笨而不行阅读。

此时应即是对以前议论的结果进行小结，删减瘦身，突出实用信息。

5．要划分Reply和ReplyAll（划分独自答复和答复全体）假如只要要单唯一个人知道的事，独自答复给他一个人就行了

假如你对发件人提出的要求作出结论响应，应当replayall，让大家都知道；

不要让对方帮你达成这件事情。

假如你对发件人的提出的问题不清楚，或有不一样的建议，应当与

发件人独自交流，不要当着所有人的面，不断的RE来RE去，与发件

人议论。

你们议论好了再告诉大家。

不要向上级屡次发送没有确立结

果的邮件。

点击“答复所有”前，要深思熟虑！

6.主动控制邮件的来往

为防止无谓的答复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回

复，或在文末添上以下语句：

“所有办好”、“无需行动”、“仅供

参照，无需答复”。

正确使用发送，抄送，密送

9/10

要划分To和CC还有BCC（划分收件人、抄送人、秘送人）

1．To的人是要受理这封邮件所波及的主要问题的，理应付邮件予

以答复响应。

2．而CC的人则不过需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，自然假如CC的人有建议，自然能够回Email。

3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。

这

个可能用在特别规场合。

4．TO，CC中的各收件人的摆列应按照必定的规则。

比方按部门排

列；

按职位等级从高到低或从低到高都能够。

合适的规则有助于提高

你的形象!

5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

6、转发邮件要突出信息

在你转发信息以前，第一保证所有收件人需要此信息。

除此之

外，转发敏感或许机密信息要当心慎重，不要把内部信息转发给外面

人员或许未经受权的接收人。

假如有需要还应付转发邮件的内容进行

改正和整理，以突出信息。

不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人

摸不着脑筋。

不发送垃圾邮件或许附带特别链接。

10/10