外贸函电课后答案文档格式.docx
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6）国家名称
当写信内名称和地址时，可以参考以下信息：
✧为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。
✧如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。
✧Messrs.（法语里先生的复数形式的简写）通常放在含有个人名字的公司名称的前面。
Messrs.White&
SonsCo.,Ltd.
Messrs.SmithFurnitureCompany
✧信内名称和地址的例子：
a）President
BeijingTengfeiBicyclesImport&
ExportCorporation
80FuxingmenwaiStreet
XichengDistrict,Beijing,10003
P.R.CHIN
b）Mr.SmithClinton
TheOrientalTextilesTradingCompany
5012MorehouseDrive
SanDiego,CA92121
USA
c）Messrs.HawkerWoodTradingCo.，Ltd.
20HighStreet
Phoenix,Arizona2011
（4）称呼
每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。
✧如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。
比如：
亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。
有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。
“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士
✧如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“DearSir”,“DearSirs”,“DearSirorMadam”,或者“ToWhomItMayConcern”。
但是美国人通常使用“Gentlemen”而不是“DearSirs”。
✧美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。
DearMissJane:
（Americanstyle）
DearMissJane,（Britishstyle）
（5）正文
这是一封信里最重要的一部分。
在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点：
写这封信的目的是什么？
呈现这封信最好的方式是什么？
写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。
你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。
（6）结尾敬语
这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。
结尾敬语适用情况
用于较正式的信函，英国人更常用。
Yoursfaithfully
Faithfullyyours
Yourssincerely
Sincerelyyours
Yourstruly
Trulyyours
Bestwishes
Bestregards
用于比较非正式的信函，美国人更常用。
（7）签名
签名是指写信人的签名或者签写信人代表的公司名。
签名通常包括以下内容：
1）写信人代表的公司名称
2）写信人手签
3）打印签名
4）写信人工作职位
例如：
Messrs.HawkerWoodTradingCo.,Ltd.
DavidSpear
Manager
2.可选部分
以上提到的七部分是商务信函的必要部分。
根据不同的目的，一封信也可能包括以下一个或几个方面：
（1）编号
编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。
它可以避免处理信件时的误解和麻烦。
编号可以采用以下三种方式：
✧当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“Ourref.”or“Yourref.”
✧编号可以作为回信首段的一部分，比如：
“Thankyouforyourletter,referenceAB01,of4May……”感谢您五月四号发来的编号为AB01的信件。
✧编号可以在主题中出现。
如：
DearSir,
YourRef:
AB01
Thankyouforyourletterof4May.
（2）注意项
当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。
它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。
可以使用“Attention:
”,“Attentionof”,or“FortheAttentionof”这样的表达方式。
然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行，避免用注意项。
TheSecretary
TheUniversalTextilesCo.,Ltd.
PrincetonDrive
Phoenix,Arizona,AE35BE
FortheAttentionofMr.SmithClinton
DearSir:
（3）标题
有两种类型的标题：
主标题和段落标题。
✧主标题
这种标题放在称呼语的下面并标下划线。
它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门。
如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。
如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。
Re:
YourOrderNo.101
✧段落标题
标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。
段落标题都用大写字母，其后用句号（有些人更喜欢用冒号或者破折号）来将标题和内容间隔开。
段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。
我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。
付款条款：
通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证付款，信用证必须在装运期前一个月到达我方。
装运条款：
必须在六月底之前装运，禁止转运和分批装运。
包装条款：
货物包装在纸箱里，用柔软材料衬着,每箱装10小包。
（4）代理人签署
“PerPro.”是拉丁语perprocurationemde的缩写，意为“代理”。
严格来说，只有合伙人有权签他公司的名，但是为了方便，也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员，不过授权签署也有来自习惯的。
在任何一种情况下，代理人可用“perprocurationem”或者“perpro.”,有时直接缩写为“p.p.”的形式进行签署。
PerPro.ChinaNationalImport&
Signature
（5）经办人代号
经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。
首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。
这两部分由冒号或斜杠分开。
DS/alDS:
al
（6）附件
如果信件里含有附件，在左下方标注“Enclosure”或简写“Enc.”or“Encl.”如果不止一份附件，最好标注附件的数量，下面是几个例子：
Enclosure
Encls.2pricelistsand1catalogue
Enc.BillofLading（5copies）
（7）抄送
有两种类型的副本标记，第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“cc”or“cc:
”标注。
因为现在大多数副本都是影印的，许多人使用CX（Xeroxcopy）orPC（photocopy）来标记。
这种标记打印在原件和副本上。
Thesecondtypeofcopynotationisspecifiedonthecopyonlybytheabbreviation“bcc”（blindcarboncopy）andtherecipient’sname.Nooneotherthantherecipientofthe“bcc”andyouwillknowheorherhasreceivedacopyoftheletter.第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“bcc”加上收信人姓名，这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。
抄送在信中可采用以下形式：
ccThesalesmanager
CXMissJones
bccMr.SmithClinton
（8）附言
附言通常用于以下情况：
1）补充说明信件中被疏忽的内容，应该尽量避免出现这种情况。
2）许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。
3）在写销售信时，作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。
附言……7月12日在年度销售会议上与贵方见面。
附言……这种玩具很畅销，在2008年顾客评价中知名度最高。
当写商务信函时，你需要将信中所包含的内容按正确的顺序一一列出。
下面的例子说明了一份信的结构是如何安排的。
请注意每一部分与其他部分的相对位置。
根据写信的目的，斜体部分可选择使用。
HawkerWoodTradingCo.,Ltd.
20HighStreet,Phoenix,Arizona2011,USA
Tel:
......Fax:
......E-mail:
......
Ref.No.0901
March16,2009
YantaiHopeImport&
ExportCorporation
100HopeBuilding
YantaiEconomy&
TechnologyDevelopmentZone
Yantaicity
ShandongProvince,264000
CHINA
DearSirs,
YourOrderNo.101forCannedMushroom
ThankyouforyourletterofMarch1andwearegladtoknowthatyouareinterestedinourcannedmushroom.
Wearelookingforwardtoyourreply.
Yourssincerely,
PerPro.Messrs.HawkerWoodTradingCo.,Ltd.
DS/al
Encl.
CC:
Thesalesmanager
P.S….toseeyouattheAnnualSalesMeetingonJuly12.
注意项
编号
日期
称呼
标题
正文
结尾敬语
代理人
签名
经办人代号
附件
抄送
附言
3.边距
边距对于给读者留下好的视觉印象非常重要，边距应该产生好的画面效果，左右边距通常为30毫米，简要的信函的边距可以宽至34毫米。
4.第二页的写法
除了销售信以外，商务信函通常只写一页，但是有时信息太复杂也可包含两页或多页。
当你需要写的内容超过一页时，第二页的信头可采用如下形式，内容包括收信人姓名，日期，页码。
（1）TheOrientalTradingCo.,Ltd.June6,2008p.2
（2）-Page2-TheUniversalTradingCo.Jan.7,2009
“-tobecontinued-”（待续）这一短语可以加在第一页页尾的右侧，第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。
第2节商务信函的格式和信封的写法
有几种可接受的商务信函写作格式，其中三种格式是最常使用的：
缩格式、平头式和半平头式（或混合式）。
1.商务信函的格式
（1）缩格式
信内名称地址部分每行都比上一行缩进3到5个空格，正文部分每一段的第一行也要缩进3到5个空格。
第二章中Letter-2
（1）就是采用这种格式。
（2）平头式
在这种形式下，每一行都从左边空白边缘写起，但是有时信头可以放在中间。
段落之间有加一空行。
这种风格更加受欢迎，因为它使信件看起来更加平衡，更容易打字。
第二章中Letter-2
（2）就是采用平头式。
（3）半平头式（混合式）
它是上述两种风格的混合形式。
信内名称和地址部分用平头式，正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。
第二章中Letter-2（3）就是采用这种混合格式。
2.信封地址的写法
通常来说，发信人的姓名和地址放在信封的左上方，收信人的姓名和地址放在信封中央。
信封上的地址可以用两种形式来写：
缩格式和平头式。
内容和风格要与信内名称和地址相一致。
平头式:
缩格式:
以下几种情形下，信封地址需要加入特别标记：
✧如果信件是通过中间人而不是邮政系统传递给收信人，中间人名字后需加“Kindnessof”,“Bycourtesyof”,“Byfavorof”or“Withfavorof”类似的语句。
DrWilliamBrown…………………收信人名字
KindnessofProf.WaterSnow….…中间人名字
✧如果信件是先邮寄给中间人，然后由中间人转交给收信人时，中间人的姓名和地址前需加“C/O”类似的语句。
Mr.ParkDavis……………………收信人名字
C/OMr.Wood…………………….中间人名字
200DoswellAvenue………………中间人的地址
…
✧当要寄介绍信时，信封的左上方会注明“IntroducingMr.（Mrs.,Miss,etc.）…（name）”,“Tointroduce…（name）”或者“Recommending…（name）”等类似的语句。
✧诸如“个人的”、“机密的”、“私人的”、“立即”、“紧急的”等词语也可标注于信封左下方来表明信函的性质。
第3节商务信函的写作原则
一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。
因此，掌握商务写作技巧非常重要。
你必须牢记以下几个原则，这些原则可以总结为7C，就是清楚，简洁，具体，正确，礼貌，完整和周到。
1.清楚
要确保你的信足够清楚而不被误解，模棱两可的信息可能给双方带来麻烦，而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。
因此，当你能确定需要表达什么时，要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。
2.简洁
简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。
一方面，应该避免使用长句，多使用简短的词和句子。
另一方面，应该避免使用过时的词和行话。
不当用法正确用法
atthistimenow
inviewofthefactthatbecause
priortobefore
withouttheleastdelayverysoon
acknowledgereceiptofthankyoufor…/Ireceived…
uptothiswritingsofar
instthismonth
attachedheretoenclosedis/are
有时你要写一封长信，好的做法是把信分为几段，每一段表达一个主要观点。
3.具体
商务写作应该具体明确而不应该笼统概括，特别是当作者需要回信，解决问题，发盘或接受时。
你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。
4.正确
正确的语法，标点和拼写是商务写作中基本的要求。
另外，当你要给出涉及日期、规格、价格、数量、折扣、佣金、单位和数字时，更需要注意。
这些方面一个微小的错误就意味着你将失去盈利甚至亏损。
5.礼貌
首先，礼貌指要及时回复来信，及时回信可以取得不想等待的顾客的好感。
第二，礼貌还指尽量有礼貌地解决问题。
商务往来中分歧不可避免，但是，通过聪明机智的办法不仅可以解决分歧而且不给双方带来负面影响。
6.完整
一封商务信函应该包括所有的必要信息和数据，并详细地传递给读者，还要回答读者提出的所有问题和要求。
不完整的信息可能增加沟通成本，丢失信誉，失去销售机会。
此外，当所有的必要的成分比如信头，日期，称呼，结尾敬语和签名都包括时，一封商务信函才算完整。
因此，发信前要仔细检查所有信息。
7.周到
周到是指作者要更多考虑“你”而不是“我”或“我们”。
这就是说，采取“以你为中心”的态度而不是“以我们为中心”的态度。
你应该站在对方的立场，考虑对方的观点，理解对方的问题，强调对方的利益并采取积极的态度进行书面沟通。
第14单元贸易方式
近年来国际贸易的概念变得更广了，它可以定义为国际商务活动，包括进出口，服务，产品制造，人员和技术在两国间的流动，资本投资，对其他国家企业的所有权，来料加工或装配，合作生产，补偿贸易，租赁贸易，招标等。
当一个公司要拓展自己的市场时，它经常寻求代理商的帮助。
代理商受雇于代表公司进行该公司商品在某地区的买卖，而这一地区往往太远，公司无法有效控制。
代理主要有两种：
一般代理和独家代理。
补偿贸易是发展中国家经常使用的另外一种方式。
它通常包括加工、装配以及货物交换，事实上这是一个复杂的项目。
因此在进行补偿贸易时，必须十分小心以确保操作成功，而且有必要签订一个协议。
建立合资企业能够使中国学习先进的科学管理、提高产品质量，以此来提高中国产品在海外市场的竞争力。
合资企业指的是不同国家的投资者为了赚取利润而建立并经营的企业。
主要有两种：
合股式合资企业和契约式合资企业。
在中国，合作开发也属于合资企业。
信函样例
Letter-14
（1）（要求成为独家代理）
CROMBONGOFOODCO.,LTD.
TelegraphicAddress:
P.O.BoxNo.204
CROMBONGOLagos,Nigeria
2009年3月3日
烟台希望进出口公司
中国，烟台
敬启者：
我们在尼日利亚有一个完善的销售组织，并在全国各地拥有大批职员代表着我们公司。
根据他们的报告，这里对你们的罐头食品有良好的需求。
我们认为你们在尼日利亚没有直接代表，为此我们给你们写信，想成为你们的独家代理。
你们的产品在此利润颇丰的市场有着良好的前景。
如果条款能谈妥，我们认为我们已有的经营这些商品15年的经验必定能与你方发展十分满意的业务。
鉴于我们有幸拥有广泛的关系，我们想在销售净额上给予5%佣金是相当合理的。
我们也愿意保证支付所有货款，对此我们要求2.5%的保付佣金。
你们必定想知道有关我们的情况，对此你们可向花旗银行尼日利亚分行以及拉格斯海外贸易公司联系，他们已同意答复你们提出的有关我们财务情况等的咨询。
希望得到你们的佳音，并相信我们能够就有关条款达成协议。
您真诚的，
Crombongo食品有限公司
ColinBrown
经理
Letter-14
（2）（拒绝有关独家代理的请求）
2009年3月15日
CrombongoFoodCo.,Ltd.
Lagos
Nigeria
敬启者:
我们感谢你方询问有关在尼日利亚销售我们罐头食品的独家代理一事。
经认真考虑之后，我们认为在现阶段交易量并不大的情况下来表示我们的承诺为时过早。
请不要误解我们的上述意见，这绝不意味着我们有什么不满意的地方。
事实上，我们对你方业已促成的业务量是满意的。
但我们认为必须做到较大的营业额后再建立代理为好。
鉴于上述原因，我们认为，当你方今后的销售达到值得这样做时再讨论此事较为适当。
希望你们同意我们的观点，并盼继续予以合作。
JamesWang
Letter-14（3）（拒绝购买成套机器）
烟台希望进出口公司
中国，烟台
2008年12月8日
SwissIndustrialProductsSuppliersLtd.
Zurich
SWITZERLAND
我们已经收到你们寄来的有图片说明的小册子，并仔细研究了你们要出售的那台机器的性能。
按照小册子中的说明，整套机器是3年前在瑞士制造的。
它设有自动控制系统和自动润滑系统。
它能生产各种橡胶制品的功能具有很大吸引力。
我们已同技术工程师们讨论过是否要进口这台机器来更新我们生产的问题。
最近我们得出的结论是：
在目前我们正急需资金重建厂房之际去购买这台机器似乎代价太高。
在这种情况下，我们无力购买任何新的东西，只得将此事留待以后考虑。
尽管如此，我们仍感谢你方和我们保持联系，希望在不久的将来我们能做一些有成效的业务。
Letter-14（4）（回复：
建议按月分期付款）
SwissIndustrialProductsSuppliersLtd.
zurich,switzerland
2009年12月14日
敬
升级会员 