行政办公管理制度设计文档格式.docx

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5）议论问题的会议人数一般不要超过20人。

6）无关人员不参加。

（2）选择开会地点

1）选择与会人员适中，能够在最近的地点召开会议。

2）会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于达到会议效果。

3）座位空间适宜。

4）便于停车、进出、疏散。

（3）安排会议时间

1）会前调查，保证与会人员能集中精力开会。

2）与会的最关键人员的最佳开会时间。

3）力求开短会，但又能确保效果最好。

4）把握开会时机。

时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；

需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，应留足时间让大家准备。

（4）会议议程安排。

议程由主办部门或单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。

1）重点、重要议题安排在会议前一时间段。

2）明确或控制会议中各议题的时长，不要失控。

3）控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。

4）保证与会者有备而来。

5）注意引导、归纳，提升会议议题。

6）需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。

7）连续2～3小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。

（5）会场布置。

会场布置包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排，以及音响、投影、照明、通风等设备的布置。

布置时，需要注意以下四点内容。

1）会场空间安排应便于进出、流动。

2）座位安排要方便主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录及阅读。

3）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。

4）会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿大声喧哗”、“请将手机调至振动或关闭状态”等警示牌。

（6）会议通知

1）会议通知的拟定要素为参加人员名单、会期、开始时间、地点、以及需要准备的事项及要求。

2）书写会议通知时要求文字表述明确，力求不发生误解；

全面、周到，不要漏项。

用电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿，照稿通知。

3）对参会人员的范围、对象、职务要通知清楚。

4）重要会议为保证与会人员精力集中，可分预先通知和正式通知两个步骤进行。

5）书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。

通知应尽早发出，以保证参会人员接到通知后有一定的准备时间。

6）重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。

7）对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。

4.会中管理

（1）人员签到的组织与管理

1）会议组织部门应编制“参会人员签到表”，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名，以示到会。

2）会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数以及未到者姓名，交大会主持人。

（2）会场服务

1）引导入座。

工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。

2）分发会议文件、材料。

重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。

3）内外联系、传递信息。

做好大会进行中领导对外要办的事项，做好外来人员的日程安排等，做好外来记者等接待陪同事项。

4）维护会场秩序。

保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，会议中一般不再添水。

5）处理会中临时事项。

承办主要领导或重要与会人员交办的急事。

6）其他服务。

对会中一般需用物品应留出余量，以应付个别需求。

保持通风、采光和地面干净。

会议时间长的应准备茶水。

7）需提供食宿的，应有专人负责管理。

（3）会议记录。

会议记录的内容主要包括会议组织情况，会议名称、时间、地点，出席人员情况，主持人等，重点是会议议题，讨论发言情况，形成的决议、纪要、决定等。

1）应有专用记录本。

2）会议记录人员应熟悉本会议内容，且有较快的笔录速度和较高的归纳、分析及总结能力。

5.会后工作开展管理

（1）整理会议记录并形成会议文件

1）分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲及要反映的具体事项事例等。

2）按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。

3）拟写会议纪要。

会议纪要包括以下两个方面的内容。

1会议简况：

时间、地点、参加人员、议题。

2会议成果：

会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映。

会议纪要应纪实、扼要、精炼。

（2）会议纪要的审批、下发。

会议纪要等结论性材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门，并按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。

（3）会议要求的落实与跟踪

各相关部门按纪要等会议决定要求，逐项落实，以期真正达到开会的预期目的。

（4）会务工作情况总结。

由会议主持单位对会务情况进行总结，不断自身提高主持会议的能力。

其总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归入档案。

6.附则

（1）本制度由行政部拟定，经总经理批准后实施。

（2）本制度自年月日起执行。

二文件管理制度

1.总则

（1）为了规范公司对文件资料的管理，防止公司的受控文件及密级文件资料的外流，提高文件的利用效率，特制定本制度。

（2）本制度适用于公司各种文件的起草、报批、保密、销毁等事项。

2.文件的起草与报批

（1）本公司文件分为公司文件、行政文件、部门内部文件、请示、报告等。

（2）公司各级领导对送来的文件须及时批阅。

急件，当天批复；

一般文件，三天内批复。

各级领导审批文件应认真，阅完后要签名并注明阅批日期，对于需要签署具体意见的，所签意见要明确、具体。

（3）公司文件由行政部负责起草、校对，经行政经理部审核后，呈公司总经理批准后方可发文。

（4）公司须上报的审批文件（含请示），应由公司相关部门起草，行政部修改、校对、经分管领导审核后，呈总经理审批。

（5）公司各部门在报送文件时，应在“文件传递备查表”中详细登记文件内容、报送日期部门、接件人等事项，避免文件遗失。

3.文件的日常管理

（1）公司的文件资料由行政部负责统一收集、保管、控制，其他部门协助行政部的工作，为其提供支持。

（2）公司文件资料的密级分为绝密、机密、秘密及普通文件四类，其参阅全限如下。

1）绝密类，总经理、副总经理级别的人员可参阅。

2）机密类，各部门经理及以上级别的人员可参阅。

3）秘密类，各部门主管及以上级别的人员可参阅。

4）普通类，普通职工及以上级别的人员可参阅

5）经总经理特别授权的人员可参阅任何级别的文件资料。

（3）行政部应按照资料文件的密级、内容、大小、使用部门等要素将文件资料归档并加盖密级印章，妥善保管，方便查询。

（4）公司的文件资料禁止外传、外流，发现后将进行查处。

（5）各部门在使用文件时应妥善保管，不得在文件上乱写乱画，否则给予严厉处罚。

（6）负责文件保管的人员在离职前要做好文件的交接工作，否则不予办理离职。

4.文件、公函的收发

（1）行政部收到外来文件后做好登记工作并交给行政部经理参阅，行政部经理拟写出待办事项，经总经理批准后方可办理。

（2）行政部经理应从总经理的批示中筛选出代办事项并下发到各执行部门，由各执行部门进行办理。

（3）行政人员应催促各执行部门办理文件，在其办理完后，要及时将文件注销并归档。

（4）行政部拟写的准备发放的文件中涉及到的相关部门，应由其经理进行会签，行政人员根据会签的意见进行修改后方可报行政部经理审核、总经理审批。

（5）行政人员对总经理批示过的文件行政部应对其进行登记、盖章，根据需要将其分给或投寄给相应的有权参阅的人员手中。

（6）行政部收到外来公函时，应将其登记并分类整理。

（7）对于没有明确收函人的公函，由行政人员根据需要参阅后回复。

5.文件借阅管理

（1）公司文件资料涉及公司大量内部机密，行政部需指派专员对公司的文件资料进行保管。

（2）公司的文件资料一律不允许外借，行政部人员复印文件资料时必须得到行政部经理的审批同意。

（3）员工需要借阅相关文件资料时，经部门经理审核同意后向行政部提出借阅申请，经行政部经理审批同意后方可办理借阅手续。

（4）行政部经理应根据文件资料借阅申请人的权限谨慎审批。

（5）行政人员必须做好文件资料的借阅登记工作，借阅到期后要及时将文件资料收回、存档，若因行政人员的工作失误造成文件资料的外流，由当事人承担全部责任。

6.文件换版与销毁

（1）各执行部门的文件因自然耗损需要更换时，可向行政部提出申请。

（2）行政部确认文件需要更换后，先经旧文件收回，然后可以发给新文件。

（3）收回的旧文件应及时销毁，以以免外流，

（4）行政人员应定期整理文件，将不需要、过时的、用过的文件资料进行造册登记，准备销毁。

（5）销毁文件资料的目录必须得到行政部经理的批准，严禁XX颤自销毁文件资料。

7.文件资料的奖惩

（1）凡报送文件都应进行校对、审核。

如有错别字，将对责任人处以20元/字的罚款。

（2）凡未按规定进行文件签收而造成文件遗失的，对责任人处以人民币50元的罚款。

如因机密文件被泄露，给公司造成损失的，视其造成损失的大小，给予行政记过处分，直至解聘。

（3）对随意泄露机密文件内容的，视其对公司造成损失的大小，对责任人给予行政记过处分，直至解聘。

（4）对于外来文件若因未及时传送到相关部门而给公司造成损害的，对责任人给予行政记过处分。

若造成经济损失的，相关责任人应承担损失部分的70%。

（5）对外报送文件，若未经分管领导审批，对责任人处以人民币50元的罚款。

若给公司造成损害的，视其情节轻重，给予行政记过或行政记大过处分。

8.附则

（1）本制度由行政部负责制定，其解释权及修改权归行政部所有。

（2）本制度由总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实施。

三档案管理制度

1.总则

（1）为规范公司档案的管理工作，使档案管理有章可循，特制定本制度。

（2）本制度适用于下列具有保存价值的各种载体形式的文件资料（简称文件）。

1）管理文件。

指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文件。

2）立项文件，包括项目可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。

3）证照文件，指经营活动中产生的各类证、照文件等。

4）资信文件，指验资、审计、评估、权属报告文件等。

5）合同文件，指经营活动中产生的各类合同文件等。

6）征地建设文件（含图纸）。

7）规划报建文件（含图纸）。

8）竣工验收文件（含图纸）。

9）技术设备文件，指设备技术资料等。

10）声像信息类文件，指公司具有重要价值的或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。

（3）公司所有档案由行政部门设立专门的档案室，并指定专人负责档案管理工作。

2.档案管理基本要求

（1）凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存。

（2）工程项目或设计成果文件在形成过程中各阶段，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏、不丢失，保证全套资料真时、完整、齐全地向行政部移交归档。

（3）以公司、项目名义发出的日常文件、各类会议纪要、往来函件和传真件等由行政部门负责收集、整理、按年度立卷归档。

（4）为避免归档档案的遗漏或混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。

经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明，并办理签收手续。

各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。

3.档案的分类、立卷与保存

（1）档案的分类编号

1）档案室应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行。

2）档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。

（2）档案的立卷

1）为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合。

档案室文书档案员负责组卷、编目。

2）案卷质量总的要求如下。

1遵循文件的形成规律和特点。

2保持文件之间的有机联系。

3区别不同的价值。

4便于保管和利用。

3）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全、完整。

4）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多种文件形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；

绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

5）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；

没有复文的，放在请示年立卷；

跨年度的规划放在证对的第一年立卷；

跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

6）卷内文件材料应分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；

证件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

7）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。

8）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字迹要工整。

卷内目录放在卷首。

9）有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上，以示负责。

备考表应置卷尾。

10）案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。

11）案卷的装订与案卷各部分的排列格式。

①案卷的装订。

案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

②案卷各部分的排列格式。

软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，至于档案柜内保存。

（3）档案保存

1）档案室需做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保证档案完好无缺。

一旦出现险情，须立即向公司行政部经理报告。

2）严禁无关人员进入档案室。

非档案管理人员无故不许在档案室逗留。

3）资料档案发生损毁丢失时，根据给公司造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。

4.档案借阅

（1）公司人员借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。

（2）公司人员借阅非机密性文件（包括复印件），须经各部门负责人批准。

借出原件时，需报行政部经理（含）以上级别人员审批。

（3）公司人员办理相关政府事务所需的资料或银行贷款按揭所需的项目报建文件，办理产权所需项目资料时，未经行政部经理批准不得借出。

（4）公司人员借阅机密性文件（包括复印件），须经行政总监批准；

绝密性文件（包括复印件），须经总经理批准。

（5）下列文件资料复印件未经行政部经理批准不得借出。

1）国有土地使用权出让合同。

2）建设用地批准书。

3）建设用地规划许可证。

4）规划设计要点、方案批复。

5）建设工程规划许可证。

6）固定资产投资许可证。

7）报建图。

8）报建审核书。

9）建设工程施工许可证。

10）商品房预售许可证。

11）产权证。

（6）外单位人员来查询资料，应出示其单位证明，并经行政总监（含）级别以上领导批准，方可查阅。

（7）任何人借阅档案原件，原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；

不准在文件上做记号、涂改、污损。

却因工作需要摘抄、复制，须经行政部经理批准。

如需要修改图纸必须按文件修改权限规定另行办理手续。

（8）借阅档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。

因泄露机密而给公司造成损失者，将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。

（9）档案借阅权限。

短期使用资料借阅期不超过一周，长期使用资料不超过15天，如确需延期，应提前办理续借手续。

5.档案的移交与销毁

（1）档案移交。

如档案须向政府部门如城建档案馆移交时，档案管理人员需将有关规定及档案材料报行政部经理或其级别以上领导批准，方可移交。

（2）档案销毁

1）对需要销毁的档案，由档案管理员登记造册，经行政部经理或档案形成部门领导共同鉴定，报行政总监批准后，按规定销毁。

2）经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时再行销毁，以免误毁。

3）销毁文件必须在指定地点进行，并由行政部指派专人监销，严禁将销毁的文件作为他用，或做废纸出售。

文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

（1）本制度由行政部制定并负责解释。

（2）本制度经总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实施。

四．印章管理办法

1.总则。

（1）为规范公司印章管理，维护公司利益，防止因印章管理的失误给公司造成不必要的损失，特制定本办法。

（2）本办法适用于印章的刻制与使用管理。

（3）本办法中所指的印章包括公司公章、法人章、公司章、财务专用章、部门章、人名章及各种事项章等。

2.印章的刻制

（1）公司印章是公司经营活动的主要凭证，任何人禁止私刻公司印章，否则公司将追究其法律责任并由其赔偿造成的经济损失。

（2）需要刻制印章时由行政部出具申请并附上需刻制的印章图案报总经理审批。

（3）申请经审批同意后由行政部负责准备呈送公安机构的申请材料，材料包括公司《营业执照》复印件、公司代码证、公司法人身份证复印件、公司开具的证明材料、需刻制印章草案的复印件两份。

（4）行政部人员应到公安机构指定的刻印机构进行刻印，并携带公安机关签署的“刻制印章通知单”与“刻印委托书”等材料。

（5）刻印机构可好印后，行政部负责人员应认真检查其是否符合公司对印章的要求。

（6）刻好的印章需要在刻印机构留下印模。

（7）行政部刻印负责人员需对新刻印章进行登记，并留下印模，然后依据公司章程交由相应的负责人保管并做好记录。

3.印章的使用审核

（1）公司员工使用印章时需要填写印章使用申请单，将其与所需用印的文件一同上交行政部进行审核。

（2）一般的印章使用由行政部经理负责审核，如部门章：

重大印章使用由总经理进行审核，如公司章、公司法人章等。

（3）涉及到法律方面的文件使用印章，必须经由法律顾问审核签字。

（4）印章保管人在用印前应仔细审核需要用印的文件，确定使用印章的正确性。

4.印章的使用

（1）用印申请批准后，行政部员工应登记用印情况并通知用印。

（2）用印员工需在用印保管人的监督下使用印章，禁止其单独使用印章。

（3）印章使用完后，用印凭据由印章保管人负责保存，定期交行政部存档。

（4）公司财务部使用财务的各种印章时，可不必遵守本办法中的规定。

（5）公司总经理有权使用公司的一切印章。

（6）公司的印章原则上不允许带出公司使用，情况特殊的，必须得到行政部经理及总经理的审批，并有两个人共同使用。

（7）违反本办法的条款给公司造成损失的，公司将对其进行惩处，造成严重后果的，移交司法机关处置。

5.附则

（1）本办法由行政部负责制定，其解释权与修改权归行政部所有。

（2）本办法经总经理办公会议审议通过后，自颁布之日起实施。

五．工作服管理办法

1.为加强对员工工作服的管理工作，提升企业形象，特制定本办法。

2.本办法适用于本公司员工工作服的使用与管理，但保安、电工等特殊工种所穿的工作服除外。

3.本办法中所指的工作服，是指在公司业务中穿着的由公司统一制作的服装。

4.工作服分为夏装与冬装，具体穿着时间如下所示。

（1）夏装穿着时间为5月1日～10月15日。

（2）冬装穿着时间为10月16日～4月30日。

5.除特殊场合外，员工上班时必须穿工作服。

各部门的主管与经理有指导与监督员工穿工作服的责任。

6.工作服基本要求

（1）不得擅自改变工作服的样式。

（2）不得典卖、让渡、转借工作服。

（3）工作服应保持整洁。

如有污损，应自费清洗或修补。

（4）工作服丢失或破损不能穿用时，应直接报告主管上级。

（5）工作服一人配发一套，分夏装和冬装两式。

（6）工作服的配发期间原则上为一年，自配发日算起。

但未到换发期工作服便破损不能穿用时，不在此列。

反之，到换发期，工作服尚可穿用时，应继续使用。

（7）新员工从正式上班起，可配发工作服。

员工更换工作服时，应填写“工作服申请表”，与旧工作服同时经主管上级交办公室。

工作服丢失或严重破损时，不再上交。

7.员工在辞职或被辞退时，必须交还工作服。

8.工作服管理

（1）员工对配发的工作服有保管、修补的责任。

（2）尽量减少工作服在非工作时间的损耗。

（3）工作服清洗由个人负担费用。

（4）工作服丢失、被盗或破损时，如系个人原因，应由本人全部或部分赔偿。

（5）食堂工作人员的工作服配发适用于以上规定。

9.本办法由行政部制定，经总经理办公会议审议后，自颁布之日起实施。

六．办公用品管理制度

（1）为加强对本