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课内技能训练

小结、讨论

5分

70分

10分

讲解法

演示法

直观法

讨论法

多媒体教室及课件

知

识

要

点

凭证的填制、修改、审核、输出与管理等操作流程。

技

能

掌握填制凭证、修改凭证、审核凭证和常用凭证的使用方法。

教研室主任签字：

教学时间：

2006年04月03日

总账系统初始设置完成后，就可以开展日常账务处理工作了。

日常账务处理的任务是根据原始凭证编制的记账凭证或其他系统的记账凭证输入到账务系统中，经审核后，完成记账工作；

根据记账数据进行查询和打印输出各种日记账、明细账和总账，同时对部门、项目和往来辅助账进行管理。

3.3.1.1凭证处理概述

记账凭证是本系统处理的起点，是登记账簿的依据，也是所有查询数据的最主要的一个来源。

凭证管理主要完成对记账凭证的录入、修改、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。

1.记账凭证的产生途径

产生记账凭证的途径有三种:

一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；

二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；

三是计算机自动生成的机制凭证。

2.凭证的输入方式

凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。

3.凭证管理的操作流程

凭证管理的操作流程见图3-27所示。

4.记账凭证的内容和填制要求

记账凭证格式采用单一的借贷标志式或借贷金额式,主要内容分为凭证头和分录两部分。

凭证样式如图3-28所示。

图3-28凭证样式

（1）凭证头部分

①凭证类别：

总账系统初始化时已定义的凭证类别代码或名称。

②凭证编号：

分别按凭证类别按月对凭证进行顺序编号，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。

编号由凭证类别编号（或类别名）和凭证顺序号组成，如：

收款0001、收款0002等。

一般总账系统中，凭证编号由系统自动产生,并对连续性进行控制。

③凭证日期：

凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序,所以日期应随凭证号递增而递增。

采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过日历日期。

③附件张数:

指本张凭证所附原始凭证张数。

（2）凭证正文部分

①摘要:

即凭证所反映的业务内容的简要说明，要求每行都要有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。

②科目:

输入科目时,一般输入科目编码，计算机自动转换为科目名称。

输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码,不能有非法对应科目。

③方向:

每一科目的发生额均应有它的方向,即借方或贷方。

④金额:

金额不能为“零”；

红字以“-”号表示；

会计科目借贷双方金额必须平衡。

⑤辅助核算的内容:

如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”，则在输入每笔分录时,同时输入辅助核算的内容。

●当输入的科目有部门核算要求时，要求输入对应的部门代码或名称。

●当输入的科目有数量账核算要求时，要求输入数量和单价。

●当输入的科目有往来账核算要求时，要求输入对应的单位代码和业务员。

这些信息在往来账管理时使用。

●当输入的科目需要待核银行账时，要求输入对应的票据日期、结算方式和票号，这些信息在进行银行对账时使用。

●当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币数额和记账汇率。

如果一个科目同时兼有上述几个核算要求时，则同时要求输入上述有关内容。

⑥合计：

自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。

制单人签字由系统根据进入本功能时输入的操作员姓名自动输入。

3.3.1.2填制凭证

1.填制凭证的基本操作步骤

①以具有填制凭证功能的操作员登录“总账系统”。

②在“总账系统”窗口，单击【凭证】菜单下的【填制凭证】项或单击窗口左侧的【填制凭证】快捷按钮，进入【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，增加一张新凭证，如图3-28所示。

③填制凭证头部分。

首先选择“凭证类别”，再输入“制单日期”和“附单据数”。

④输入凭证正文部分。

依次输入摘要、科目代码及借方金额或贷方金额，然后按回车键，继续输入下一条分录的摘要、科目代码及借方金额或贷方金额。

若借贷方均无辅助账科目，则输入完内容后，可单击【保存】。

⑤若借贷方有辅助账科目，则要继续输入辅助核算内容，如银行结算方式、往来核算、部门核算、数量核算等内容，然后再单击【保存】。

2.填制现金与银行收付业务的凭证

因现金和银行存款科目在会计核算中地位比较特殊，所以这里以如何填制涉及现金或银行存款的凭证为例，说明这类凭证的填制方法。

例3.82006年1月4日，出纳员赵军用票号TX0001的现金支票，从工行提取现金8000元备用。

会计分录为：

借：

现金（1001）8000

贷：

银行存款----工行存款（100201）8000

操作步骤为：

①以操作员郑义身份登录“总账系统”，进入“填制凭证”窗口，单击【增加】按钮后，将光标放在左上角的凭证类别处，输入“付”或单击参照标记，双击【付--付款凭证】选项，按【回车】键。

②在“制单日期”处输入2006.01.04或单击“日历参照

”选好日期后按【确定】按钮，日期输入完毕按【回车】键，系统自动分配给一个凭证号。

③在“附单据数”处，输入附单据张数，也可直接按【回车】键，不输入单据数。

此时光标自动移到“摘要”栏。

④在“摘要”栏输入摘要内容或单击参照标记弹出如图3-29所示【常用摘要】窗口，将光标移到【赵军去工行提现】

（需要提前定义常用摘要）处，单击【选入】按钮，选取凭证摘要。

⑤在“摘要”栏，按【回车】键后，在“科目名称”栏出现“1001”，也可直接输入“1001”或单击参照标记选取“现金”科目，按【回车】键后，光标移至“借方金额”栏。

⑥在“借方金额”栏输入“8000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑦摘要自动复制过来，也可修改摘要，形成多摘要，按【回车】键。

⑧在“科目名称”栏中，直接输入“100201”或输入“银行存款/工行存款”或单击参照标记选取“工行存款”科目，按【回车】键，弹出【辅助项】对话框。

单击【结算方式】参照标记，双击【现金支票】，按【回车】键；

在【票号】栏输入“TX0001”，按【回车】键；

在【发生日期】栏输入“2006.1.4”或使用参照输入日期，如图3-30所示；

单击【确认】按钮，在凭证的右下角显示辅助项的内容。

图3-29常用摘要图3-30结算方式辅助项

⑨按【回车】键，将光标移至“贷方金额”栏，输入“8000”，单击【保存】按钮，系统提示“凭证已成功保存”，单击【确定】。

3.填制涉及往来业务的凭证

在“总账系统”中，往来核算是对要求进行往来核算的个人、客户和供应商等内容进行的核算。

用户在设置会计科目时，若在“辅助核算”框中，选择了个人往来、客户往来和供应商往来选项，则在录入涉及该科目时，系统会弹出相应的辅助项对话框，要求输入辅助信息。

辅助信息应完整、准确输入，以利于辅助核算，使企业更好地掌握各项往来业务的发生情况，促进企业加强往来管理。

往来辅助信息一旦录入，将在凭证下方的备注中显示。

双击所要修改的辅助项内容，即可弹出辅助信息录入窗口，进行修改。

（1）填制涉及个人往来业务的凭证

企业与企业内部职工之间发生的经济往来业务，属于个人往来业务，如职工出差借款等。

例3.92006年1月4日，总经理办公室张伟出差，借款5000元，票号为JK0001。

其他应收款（1191）5000

现金（1001）5000

操作步骤：

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“付款凭证”、输入日期“2006.1.4”和“附单据数1”，按【回车】键，付款凭证序号为0002，光标移至摘要栏。

②在“摘要栏”输入摘要“张伟出差借款”。

③在“科目名称栏”输入“1191”，按【回车】键，系统弹出个人往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

在【部门】栏输入“总经理办公室”或单击参照标记选择“总经理办公室”，按【回车】键。

在【个人】栏输入“张伟”或单击参照标记选择“张伟”，按【回车】键。

在【票号】栏输入“JK0001”，按【回车】键。

在【发生日期】栏输入“2006.1.4”或单击参照标记选择日期，按【回车】键。

如图3-31所示，再单击【确定】按钮。

图3-31个人往来辅助项

④在“借方金额”栏输入“5000”，按【回车】键。

⑤在下一条分录的“科目名称”栏输入“1001”，按【回车】键；

在“贷方金额”栏输入“5000”，按【回车】键。

⑥单击【保存】按钮，保存凭证。

（2）填制涉及单位往来业务的凭证

单位往来是指企业与其他企业之间发生的经济往来业务，包括客户往来和供应商往来。

在填制凭证过程中，涉及单位往来业务的科目时，系统自动提示用户输入辅助信息，包括“客户”、“供应商”、“业务员”及“票号”等信息。

其中“客户”或“供应商”可输入代码或简称，“业务员”可输入该笔业务的销售员或采购员，“票号”可输入往来业务的单据号。

例3.102006年1月6日市场部李明收到阳光电子技校转来的转账支票（票号ZZ0001）1张，面值为50000元，用以归还欠款。

其分录为：

银行存款—工行存款（100201）50000

应收账款（1131）50000

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“收款凭证”、输入日期“2006.1.6”和“附单据数1”，按【回车】键，收款凭证序号为0001。

②在“摘要栏”输入摘要“阳光电子技校还款”。

③在“科目名称栏”输入“100201”，按【回车】键，系统弹出结算方式【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

单击【结算方式】参照标记，双击【转账支票】，按【回车】键；

在【票号】栏输入“ZZ0001”，按【回车】键；

在【发生日期】栏输入“2006.1.6”或使用参照输入日期；

④在“借方金额”栏输入“50000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑤在“科目名称”栏输入“1131”，按【回车】键，系统弹出客户往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

在【客户】栏输入“阳光电校”或单击参照标记选择“阳光电校”，按【回车】键。

在【业务员】栏输入“李明”或单击参照标记选择“李明”，按【回车】键。

在【票号】栏输入“ZZ0001”，按【回车】键。

在【发生日期】栏输入“2006.1.6”或单击参照标记选择日期，按【回车】键。

如图3-32所示，再单击【确定】按钮

图3-32客户往来辅助项

⑥在“贷方金额”栏输入“50000”，按【保存】按钮。

例3.112006年1月6日市场部吕强以支票归还灵川电子公司部分欠货款60000元（支票号为:

ZZ0006）。

应付账款（2121）60000

银行存款—工行存款（100201）60000

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“付款凭证”、输入日期“2006.1.6”和“附单据数1”，按【回车】键，付款凭证序号为0003，光标移至摘要栏。

②在“摘要栏”输入摘要“还灵川公司款”。

③在“科目名称栏”输入“2121”，按【回车】键，系统弹出供应商【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

在【供应商】栏输入“灵川”或单击参照标记选择“灵川”，按【回车】键。

在【业务员】栏输入“吕强”或单击参照标记选择“吕强”，按【回车】键。

在【票号】栏输入“ZZ0006”，按【回车】键。

如图3-33所示，再单击【确定】按钮

图3-33供应商往来辅助项

④在“借方金额”栏输入“60000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑤在“科目名称”栏输入“100201”，按【回车】键，系统弹出结算方式【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

在【票号】栏输入“ZZ0006”，按【回车】键；

⑥在“贷方金额”栏输入“60000”，按【保存】按钮。

4.填制涉及部门核算内容的凭证

部门核算业务是指企业内部涉及部门核算业务的凭证。

当输入涉及部门核算业务的科目时，系统弹出辅助项窗口，要求输入部门信息，以加强部门核算与管理。

例3.128日总经理办公室张伟出差回来，报销差旅费4000元，交回现金1000元。

管理费用—其他费用（550303）4000

其他应收款（1191）4000

借：

现金（1001）1000

其他应收款（1191）1000

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“转账凭证”、输入日期“2006.1.8”和“附单据数1”，按【回车】键，转账凭证序号为0001，光标移至摘要栏。

②在“摘要栏”输入摘要“张伟报差旅费”。

③在“科目名称栏”输入“550303”，按【回车】键，系统弹出部门核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

可直接输入“总经理办公室”或单击参照标记选择“总经理办公室”，按【回车】键，如图3-34所示。

单击【确认】按钮。

图3-34部门核算辅助项

④在“借方金额”栏输入“4000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑤在“科目名称”栏输入“1191”，按【回车】键，系统弹出个人往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

依次输入“总经理办公室”、“张伟”、“2006.1.8”等信息。

⑥在“贷方金额”栏输入“4000”，按【保存】按钮。

⑦单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“收款凭证”、输入日期“2006.1.8”和“附单据数1”，按【回车】键，收款凭证序号为0002，光标移至摘要栏。

⑧在“摘要栏”输入摘要“张伟报差旅费”；

在“科目名称栏”输入“1001”，按【回车】键；

在“借方金额”栏输入1000，按【回车】键。

⑨在下一条分录的“科目名称”栏输入“1191”，按【回车】键，系统弹出个人往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

⑩在“贷方金额”栏输入“1000”，按【保存】按钮。

例3.138日市场部李明以支票方式支付业务招待费1000元，支票号码为ZZ0008。

管理费用—其他费用（550303）1000

银行存款—工行存款（100201）1000

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“付款凭证”、输入日期“2006.1.8”和“附单据数1”，按【回车】键，付款凭证序号为0004，光标移至摘要栏。

②在“摘要栏”输入摘要“李明支付招待费”。

可直接输入“市场部”或单击参照标记选择“市场部”，按【回车】键，如图3-35所示。

图3-35部门核算辅助项-市场部

④在“借方金额”栏输入“1000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

依次在【结算方式】中输入“转账支票”、在【票号】中输入“ZZ0008”、在【发生日期】中输入“2006.1.8”等信息。

⑥在“贷方金额”栏输入“1000”，按【保存】按钮。

5.填制涉及数量核算业务的凭证

例3.142006年1月9日，市场部李明向阳光电校售出电阻20000支（出库票号为ZZ0003），单价1元。

货税款尚未收到。

（适用税率13%）

应收账款（1131）21300

主营业务收入—电阻收入（510101）20000

应交税金─应交增值税─销项税（21710102）1300

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“转账凭证”、输入日期“2006.1.9”，按【回车】键，转账凭证序号为0002，光标移至摘要栏。

②在“摘要栏”输入摘要“李明出售电阻”。

③在“科目名称栏”输入“1131”，按【回车】键，系统弹出客户往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

在【客户】栏输入“阳光电校”或单击参照按钮选择“阳光电校”，按【回车】键。

在【业务员】栏输入“李明”或单击参照按钮选择“李明”，按【回车】键。

在【票号】栏输入“ZZ0003”，按【回车】键。

在【发生日期】栏输入“2006.1.9”或单击参照按钮选择日期，按【回车】键。

如图3-36所示，再单击【确定】按钮

④在“借方金额”栏输入“21300”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑤在“科目名称”栏输入“510101”，按【回车】键，系统弹出数量核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

依次输入“20000”支”、“1”元/支等信息，如图3-37所示。

图3-36客户往来辅助项图3-37数量核算辅助项

⑥在“贷方金额”栏输入“20000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑦在“科目名称”栏输入“21710102”，按【回车】键。

⑧在“贷方金额”栏输入“1300”，按【保存】按钮。

例3.152006年1月9日，市场部吕强从华光公司购入电子监控器100台，单价500元，货税款暂欠，商品已验收入库。

（发票号YF1001）（适用税率13%）

库存商品─电子监控器（124102）50000

应交税金─应交增值税─进项税（21710101）650

贷：

应付账款（2121）50650

①在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“转账凭证”、输入日期“2006.1.9”，按【回车】键，转账凭证序号为0003，光标移至摘要栏。

②在“摘要栏”输入摘要“吕强购电子监控器”。

③在“科目名称栏”输入“124102”，按【回车】键，在“借方金额”栏输入“50000”，按【回车】键，系统弹出数量核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。

依次输入“100”台、“500”元/台等信息，单击【确认】按钮，如图3-38所示。

再按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

④在“科目名称”栏输入“21710101”，按【回车】键；

在“借方金额”栏输入“650”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。

⑤在“科目名称”栏输入“2121”，按【回车】键，系统弹出供应商往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息，如图3-39中所示，单击【确认】按钮，按【回车】键。

⑥在“贷方金额”栏输入“50650”，按【保存】按钮。

图3-38数量核算辅助项图3-39供应商往来辅助项

6.填制凭证的其他功能说明

（1）定义常用摘要

在日常填制凭证的过程中，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时随时调用，就可提高业务处理效率。

调用常用摘要可以在摘要栏直接输入常用摘要代码或按【F2】键或参照输入。

定义常用摘要的步骤如下：

①在“总账系统”，单击【凭证】菜单下的【常用摘要】项，出现【常用摘要】窗口。

②单击【增加】按钮，输入摘要编码、摘要内容和相关科目等信息。

③依次增加完毕，单击【退出】按钮。

常用摘要的编码是调用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。

如果某条常用摘要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，在填制凭证时，会自动调入。

（2）生成和调用常任凭证

在日常账务处理中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。

①如何定义常用凭证

单击总账系统主菜单中【凭证】下的【常用凭证】，即进入本功能，屏幕显示【常用凭证】对话框，单击【增加】按钮，如图3-40所示。

录入常用凭证的主要信息：

编号、说明，凭证类别。

编号是调用常用凭证的依据。

按【删除】按钮即删除当前行的常用凭证。

按【详细】按钮或按【F8】键可对常用凭证的凭证分录内容进行定义，如图3-41所示。

3-40常用凭证定义窗口图3-41常用凭证分录定义窗口

②生成常用凭证

定义常用凭证比较麻繁，也可以在填制凭证中随时将填制好的凭证生成为常用凭证，这样即方便，又适用。

其操作步骤如下：

单击【填制凭证】窗口的【制单】菜单中的【生成常用凭证】项，输入凭证代号，单击【选入】按钮，即完成生成凭证操作。

图3-42常用凭证生成菜单图3-43常用凭证生成窗口

③调用常用凭证

方法一：

在制单时用鼠标单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，系统提示您输入常用凭证的编号，您输入要调用的常用凭证的编号，即可调出该常用凭证。

若调出的常用凭证与您当时的业务有出入或缺少部分信息，您可直接将其修改成所需的凭证。

方法二：

在制单时用鼠标单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，在输入常用凭证的编号处按参照按钮或按【F2】键，屏幕显示常用凭证定义窗口，将光标移到要调用的常用凭证，用鼠标点【选入】按钮或按【F3】键，可选入要调用的常用凭证。

3.3.1.3修改凭证

凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证是难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。

为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。

当然，财务会计制度和审计对错误凭证的修改有严格的要求，根据这些要求，电算化总账系统中，对不同状态下的错误凭证有不同的修改方式。

1.错误凭证的“无痕迹”修改

无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。

下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改:

（1）对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除（但操作员只能修改自己填制的凭证,且凭证编号不能修改）；

（2）已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,可先行取消审核，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。

外部系统的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

修改的操作步骤为：

在【填制凭证】窗口，通过【查询】功能找到需要修改的凭证；

将光标直接定位在需要修改的地方，直接修改即可；

单击【保存】按钮，保存修改结果。

如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。

2.错误凭证的“有