番茄工作法时间管理.docx
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番茄工作法时间管理
幻灯片1
番茄工作法——
时间管理模型
幻灯片2
目录
1、模型介绍
2、使用范围
3、方法流程
4、应用举例
幻灯片3
1、模型介绍
1.1什么是番茄工作法?
理念:
利用整个番茄时间,专注于某一段时间,减少打断,提高时间的感知和掌控。
概念:
番茄时间为25min工作+5min休息,3-4个番茄时间为一轮,之后休息10-15min。
幻灯片4
1.2番茄目标
效率
用最简单的工具和方法来提高团队的工作效率。
充满热情并一直保持。
缓解时间的压迫感与紧迫感。
番茄工作法
的目标
热情
加快学习和工作进度,提高工期预测能力,保质保量。
能力
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1.3番茄方法
番茄工作法的流程由五个阶段构成:
事件
时间
内容
计划
一天的开始
计划一天要做的事
追踪
全天时间
记录好这一天内做过的工作学习等得所有事情,作为原始数据,包括工作时间和其它感兴趣的指标
记录
一天的结束
建立一个日工作的档案,收集原始数据
分析
一天的结束
由原始数据分析出有用的信息(有用信息即能帮助你提高效率的信息)
可视化处理
一天的结束
把有用的信息用鲜明的方式表达出来,以便清楚得看到自己的进步
注:
番茄工作法的基本周期为一天,也可以更短,但这样的话,以上五个阶段的交替频率会更频繁。
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1.4番茄工具
●一个番茄计时器
●一张TODOTODAY工作计划表,每天开始时填写以下事项:
1.小标题,包括时间、地点、人物
●清单,包含今天要做的事情,并按先做和后做的顺序排列
1.表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。
这些事件是不可预期的,但又必须要处理的,当它们出现在表格中时,可能会推翻全天的计划。
●
●一份ACTIVITYINVENTORY活动清单,由以下两项组成:
●标题:
人物、事件
●想到什么要做的就记什么,随出现随记。
一天的结束时,把完成的事件划去。
●一份记录表,用于记录原始数据,写报告或制作图表时要用到。
根据需要记录的东西不同,记录表分为不同的结构。
通常情况,记录表中包含数据、摘要、完成任务所需的番茄时间。
记录表每天更新一次,通常是在一天的结束。
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2、使用范围
大任务分散番茄时间,小任务合并番茄时间
----对简单的任务进行估测会更加容易,估测的质量也会提高,把复杂的事情简单化,能鼓励自己实现目标。
将抽象的时间变成具体连续的事件,使我们能抓住时间,不再是分分秒秒地去追赶时间。
番茄时间的概念,特别是倒计时,产生了一种有利于工作的积极的紧迫感。
复杂的事情简单化
颠覆对时间的依赖
有利于自我观察和分析
放轻松
番茄工作法代表着每25分钟一次的自我观察,掌握并直接影响我们的工作进程,使效率不断提高,这能大大激发我们的兴趣,自发地完成工作和任务。
保持劳逸结合,保持大脑高效运转和思维敏捷。
每25分钟的休息,人们会从不同角度思考问题,因而能激发创造力,放松提高了连续工作的效率。
番茄工作法有利于在时间紧迫的情况下提升效率
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3、方法流程
第一阶段
第二阶段
第一阶段
减少被打断的次数
内部打断
外部打断
让打断变成任务
弄清完成某项
任务所需时间
预计---实行---记录
---分析---改进,可视化处理
番茄阶段
第四阶段
第三阶段
估测某项任务
所需时间
任务的估测值>5个番茄数---打散
任务的估测值<1个番茄数---合并
让番茄时间更有效!
优化作息时间表
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番茄的基础与前提
●番茄工作法有三个基本原则:
●对时间要有不同的看法,即不再停留在时间的生成性阶段,转化为时间的具体连续性,能舒缓焦虑的心情,集中注意力,提高效率;
●在工作时,使大脑清醒,思路清晰,意识力高,注意力集中;
●采用简单易用原则,可利用简便的软件或者不引人注意的工具,比如铅笔、橡皮、纸等,因为简单,所以可以减轻应用工作法的复杂程度,能帮助我们把精力集中于将要完成的事情上。
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4.1烟草项目应用与软件图示
●Todotoday工作计划表
●--表示预计估测需要几个番茄时间
●--表示使用几个番茄时间,每个番茄时--间为25分钟;
●--表示内部打断
●--表示外部打断
●--表示任务完成
●计划外的紧急事件
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4.2烟草项目应用与软件图示
●当月所有表现
软件会自动生成当月完成的任务、总共花费的番茄时间、内部打断占比、外部打断占比,呈现完成图表,记录工作全程状况,为下个月更好的提高效率提供范本及参考。
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4.3项目应用与软件图示
●ACTIVITYINVENTORY
●活动清单
●记录所有需要完成的事项。
●一天的结束时,把完成的事件划去。
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4.4中心团队使用番茄模型
●番茄时间表示一个时间段,本质是时间的量度。
根据番茄时间数,我们可以说完成一项任务用了多少个番茄数,在团队上可以说用了多少个团队番茄数。
●不同人数的番茄数代表不同的工夫花费,个人或团体他们的工作方式、生产效率是不同的,他们联系不同,因而不存在任何意义上的番茄数换算。
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4.5提高个人、团队工作效率
琐碎
细节遗忘
拖延
压力…
有条不紊
高效
微微一笑
个人番茄
人浮于事
&
心烦气躁
团结一心
所向披靡
团体番茄
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4.5提高个人、团队工作效率
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4.5提高个人、团队工作效率
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4.5、提高个人、团队工作效率
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间一秒一秒过去,感觉越发强烈。
我们丢掉了精气神,我们丢掉了天人合一,结果就是成事不足,败事有余。
“两小时过去了,我还没搞定,两天过去了,我还没搞定。
”在人特别软弱的时候,就连为谁辛苦为谁忙都弄不清了。
而“连续性”则相反,它代表了时间不纠缠人的一面,而且更加描绘了一幅正常有序的图景,时间,他的步伐沉稳,生生不息。
番茄工作法的目标 番茄工作法是一套简单的工具和流程,用以提升你个人和所在团队的生产力。
它可以做到:
·减轻生成性引发的焦虑
·提升集中力和注意力,减少中断
·增强决策意识
·唤醒激励和持久激励
·巩固达成目标的决心
·完善预估流程,包括定性预估和定量预估
·改进工作学习流程
·强化决断力,面对复杂形式能够快刀斩乱麻 番茄工作法的基本流程
番茄工作法的基本流程由以下五个阶段构成:
阶段 时间 目的 规划
在一天开始 决定当天的活动
跟踪 全天 收集原始数据,
关于所投入的工夫,以及其他感兴趣的指标
记录 在一天结束 编制每日观察档案
处理 在一天结束 将原始数据转化为可用信息 观察 在一天结束
以便于理解的格式列出信息,找出如何改进
要实施番茄工作法,你需要的全部材料为:
·番茄钟一枚:
定时器
·今日待办表格一张,在每天开始,先填好以下内容:
1. 标题,包括地点、日期和作者
2. 列出当天内要做的事情,按优先级排序
3. 表格分出一段,标为“计划外紧急”,保留给某些“非常突然”又必须处理的事情,当它们出现时列在这里。
这些活动甚至可能推翻全天的计划。
·
活动清单表格一张,其中包括:
1. 标题:
作者姓名
2. 多行不同的活动记录,随出现随记。
在一天结束时,勾掉已完成的活动。
·记录表格一张:
为制作相关数据图标,所收集的原始数据集合。
视问题不同,它可以容纳不同的数据集合。
通常情况下,此表格包括日期、说明、以及完成每项任务所需番茄数,即花了多少功夫。
此表至少每天更新一次,通常在一天结束时做。
番茄工作法基本流程
按照惯例,一个番茄钟长度为30分钟:
25分钟工作加5分钟休息。
在每一天的开始,从活动清单中选出你要处理的事情,排列优先程度,填写在今日待办表格中。
番茄钟:
应该始终能看清剩余时间。
一个番茄钟不能中途打断,它标志着25分钟纯粹的工作。
一个番茄钟不能分割,不存在有半个番茄钟、四分之一番茄钟这样的事情
时间的原子单位是一个番茄钟。
(规则:
番茄钟不能分割。
)
如果番茄钟被某人某事打断,则该番茄钟视为无效,就像从未开始过,然后你应当重新开始一个全新的番茄钟。
番茄钟走到响铃时,在你正在做过的工作旁边标出一个X,然后休息3~5分钟。
当番茄钟响铃的时候,则表明当前的工作被强制完成了(当然是暂时的)。
继续“再做几分钟”是不允许的。
即使你觉得再多几分钟就可以完成手头的任务,也不行。
每四个番茄钟,停下你正在做的活动,休息一段稍长的时间,15到30分钟左右。
继续工作,一个番茄接着一个番茄,直到手头的任务完成,然后在今日待办表格里划掉它。
记录:
使用番茄工作法,跟踪每项活动或每个番茄钟的开始时间并非必要。
重要的是跟踪世界完成的番茄钟数:
真材实料的工夫。
这一点是充分理解番茄工作法的关键。
改进:
记录是一件有效工具,供使用番茄工作法的人士进行自我观察、制定决策,以实现流程改进。
学着做事后诸葛亮。
对于特定情况,应按原则处理:
·如果任务已完成,而番茄钟依旧咔咔作响,
则应用规则:
一旦番茄钟启动了,就必须走到响铃。
可利用此机会,精益求精,锦上添花,做一些过度学习。
使用当前番茄钟的剩余部分,检查或重复你坐过的事,做一些小改进,并记下你所学到的,直到番茄钟响铃。
·如果在番茄钟的前5分钟,你就把事情做完了,而且经过之前的番茄钟,这项活动已经确实完成得很好,再改只会画蛇添足。
做为规则的例外情况,这一番茄钟不一定要包括在番茄计数内。
一旦当前活动圆满完成,继续进入列表中的下一项,一项接一项,并且在每个番茄钟和每四个番茄钟之间进行休息。
番茄钟标志着时间的推移,因此它本身就是一个时间的度量单位。
在使用番茄工作法中,有两种类型的中断:
内部中断–我们打断自己 处理内部中断,我们必须坚守两条阵线:
·使这些中断清晰可见。
每当潜在的中断出现时,标一个撇号(’) 在工作表上要记录番茄的位置。
然后执行下列操作之一:
1. 假如这事确实迫在眉睫,不可拖延,把它记在今日代办表格的“计划外紧急”区。
2. 将这事记在活动清单里,标上一个U(计划外),如果需要的话给它一个期限,当然,不能是一万年。
·强化你的决心,完成当前番茄钟。
在标上撇号后,继续完成给定工作,直到番茄钟铃响。
接受这样的事实,需要做的事既然出现,就不应该被忽视。
客观看待他们,有可能的话,将它重新安排到其他时间。
番茄工作法的目标是:
确保当前的番茄钟不被这些活动打断。
作为替代,可以有下列选项:
·它们可以在下一个番茄钟完成,顶替其他活动的位置。
·它们可以重新安排在今天某个时候完成,顶替其他活动的位置。
·尽可能地将它们的番茄钟向后排,直到一天的结束。
这样有助于学习识别,什么才是真正的紧急。
如果你必须终止番茄钟,无论是因为屈从于诱惑,还是真除了急事,那就只有一个办法:
当前番茄钟无效,即使它快响铃了。
(规则:
番茄钟不可分割)然后在该完成的地方标一个撇号,保持对中断番茄钟的跟踪。
但你不能用X标记为完成的番茄——它真的没有响铃呀。
然后哦休5分钟,开始一个新的番茄钟。
下个番茄会更好:
头一个台阶就是要识别内部中断的数量和类型。
观察它们,接受它们,并且根据情况,规划或删除它们。
外部中断–我们被人打断 对于外部中断的处理机制,则与内部中断一样;扭转对中断的依赖,让中断为我们所控制。
根据经验来说,真正火烧眉头要立即处理的事,在实际生活中寥寥无几。
那些所谓紧急的活动,通常可以推迟25分钟或2小时(4个番茄)。
处理内部中断,我们必须坚守两条阵线:
·使这些中断清晰可见。
每当某人某事打断了番茄钟,画一个减号(-)在记录番茄的位置旁边,应用告知-协商-回电策略。
然后执行下列操作之一:
1. 在今日待办表格的计划外紧急区域,记下新的活动,在左手边空格内,填上与对方商定的最后期限。
2. 在活动清单表格记下它,标一个“U”(计划外),如果需要,在左边填上最后期限。
·强化你的决心来完成当前番茄钟。
画了减号后,就继续工作,直到番茄钟铃响。
如果你绝对必须要终止番茄钟,无论是因为面热心软,还是真出了急事,那就只有一个办法:
当前番茄钟无效,即使它快响铃了。
(规则:
番茄钟不可分割。
)然后在该完成的地方标一个减号,保持对中断番茄钟的跟踪。
并且在计划外紧急区记下活动说明以及最后期限。
然后为紧急活动开始第一个番茄钟。
下一个番茄钟会更好:
第二个台阶就是要识别外部中断的数量和类型。
通过协商,根据真正的紧急程度安排它们。
应用番茄工作法时,为了系统化处理内部和外部中断,会有一些番茄钟出现,专为处理有组织有计划的活动(电子邮件,电话,会议等)。
最自然最常见的决定是,每天拨出1番茄钟(或更多,如果需要的话),来处理紧急中断。
预估完成活动所需的功夫 预估必须基于完整番茄钟,弄个小数比如5.5番茄钟是不允许的,要是这样就算成6个番茄钟。
如果预估某个活动花费大于5~7个番茄钟,说明该活动过于复杂。
最好将其拆分成几项活动,分别预估这些活动,并分成几行记在在活动清单中。
(规则:
超过5~7番茄钟就拆分。
)这样不仅单个活动减少了复杂性,预估也可以更精确。
当拆分不只是减小了活动,也增加了活动数量时,这种效应就被放大了。
(活动的增长会带来几分积极价值。
)
如果预估不到一个番茄钟,类似的活动应当合并,累加到够一个番茄钟的工夫为止。
规则:
不够1个番茄钟就合并。
因此对于预估不到一个番茄的活动,有两个选项。
·在活动清单中找出类似活动合并,直到够一个番茄钟为止
·不给该活动预估,也就标示着,你要在填写今日待办表格时将它与其他活动合并。
促进今日待办活动的选择,是活动清单的职能之一。
如果活动性质类似,或者互补,则采取第一选项;留下其他活动不做预估,等到稍后再合并。
在任何情况下,活动清单中可用的活动数目越多,在选择策略合并多个活动的时候,就越简单。
并非每项活动都可以预估。
在一个新项目或学习活动的开始,花时间做一些探索,是特别有好处的:
寻找新的资源、对你要学习或查询的内容有一个清晰的脉络、定义你的目标使其更清晰。
为了指导探索行为,时间盒的概念必不可少。
划分一定数量的番茄来完成探索。
当这些番茄钟完成后,开始真正的工作计划,或开始某项特定的活动,或决定是否要继续探索,以及探索方向。
使用番茄工作法,计算浪费了多少时间并不重要,完成了多少个番茄才是重要的。
番茄不是万能的 番茄工作法的主要缺点是,要有效地达到目标,你需要请一个小小的机械物件帮忙。
中断番茄工作法的使用,会严重剥削前述大部分积极影响。
虽然你还保留有拆分活动的能力,可能还会坚持短暂休息,然而,维持高效率的关键,似乎仍然是番茄钟的记录保证。
用不着番茄的时候 番茄工作法不应用于空闲时间的活动。
事实上,使用番茄钟会让这些活动进入规划,变为目标导向,那就不叫空闲时间了。
如果只是想读一本闲书,则不应该使用番茄工作法,被划为番茄钟的时间,注定与松散、自由、随意无缘。
番茄钟代表一个时间的抽象,一个能抓牢和限制时间生成性的盒子,进而可以决定时间。
这正好打破和逆转了我们对生成性的依赖,看待时间的新视角就此出现。
通过在有限的时间抽象(番茄钟)内,衡量我们自己,我们可以成功地打破自己对生成性概念的直接依赖。
番茄工作法的基本规则:
·一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成
·每4个番茄钟一组,之后有15~30分钟休息时间
·番茄不可分割。
没有一半或四分之一番茄钟
·一旦番茄钟启动,就必须走到响铃:
1. 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效,和没开始过一样,不能标X
2. 如果番茄钟开始后,一项活动提前完成了,继续检查同一个活动,直到番茄钟响铃
·保护番茄钟。
有效告知、快速协商,重新安排中断,遵守约定,回电给中断者。
·超过5~7番茄,就拆分。
复杂的活动应拆分为几个活动。
·不够1番茄就合并。
简单的任务可以合起来做。
·一个一个番茄钟之后,结果就会出现。
·下一个番茄钟会更好。
今日待办表格:
今日待办
计划外紧急
活动清单表格:
活动清单