食品企业销售内部控制存在的问题及对策研究Word下载.docx
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众所周知，许多食品企业已经建立了自己的组织结构，但仍然存在许多问题，如战略定位不明确、部门职能重叠、空缺、管理水平过高、前瞻性不足等。
组织结构、部门协调不到位、企业组织效率低下、内部制度不健全等。
如果企业没有相适应的管理流程体系，必然会导致企业内部协调能力不足[1]。
本文基于我国食品企业的内部控制，收集了国内外相关的理论数据，然后对收集到的数据进行学习，分析。
通过对内部控制的相关理论进行整理归纳，根据我国食品企业内部控制的现状，以佰益食品股份有限公司为例，分析其内部控制存在的问题，运用企业内部控制专业理论，并结合内部控制体系构建，提出佰益食品有限公司的内部控制问题的优化方案。
1相关概念综述
1.1内部控制的概念
内部控制的定义是由公司董事，高级管理人员和所有成员实施的过程，以确保业务活动合法合规，财务报告真实并符合适用的法律要求。
财政部和证券监督管理委员会联合发布的《企业内部控制基本准则》中，内部控制是指董事会，董事会的执行过程，监督机构，监督人员和所有工作人员，以实现其目标[2]。
与上述定义相比，可以看到尽管内部控制的方法和角度不同，但它们的含义基本相同。
一方面，内部控制可以保证公司资产的安全性和会计信息的可靠性，从而提高运营效率。
另一方面，内部控制可以帮助公司实现其管理和控制目标[3]。
1.2内部控制的目标
1.2.1确保公司事务的管理合法合规
公司必须按照《会计法》，《公司法》和内部控制基本标准建立健全的内部控制制度，包括管理，内部控制的权利和义务，以及公司的内部控制手段，绩效必须以系统的形式确定，特别是内部控制项目，每个部门的目标和具体内容必须科学合理[4]。
1.2.2确保财务报告及有关信息真实完整
在此，会计信息的真实性，完整性被视为内部控制目标的两个层次。
记录，总结和报告会计数据，执行业务管理任务并监督业务资产和经济活动。
其有效性反映在会计信息的完整性上，并且是内部控制的目标之一。
1.2.3提高运营效率和效益
内部控制的一般要求是提高经济效率并实现此目标，公司的内部控制系统必须避免过于繁琐并忠实地反映公司管理的效率。
通过内部控制，区分企业内部各个部门的职能作用，同时让员工明白自身的职能定位，从而达到在整个运营过程中，明确分工，防止部门之间相互干扰，权利重叠等现象的发生，合理运用企业资源，提高企业运营效率与企业内部运作效益[5]。
1.2.4促进公司发展战略
公司的发展战略与企业长期活动紧密相关。
因此，只有在科学合理的公司发展战略和有效实施的基础上，企业发展方向才不会在日常管理决策中失去位置。
通过内部控制，提高企业标准化、制度化运营，有效控制企业生产成本及生产效率，同时对于员工的制度约束得到了很好的规范化，对企业的整体生产效率及运营能力有准确的认知和数据分析，从而制定针对契合企业自身的发展策略[6]。
1.3内部控制的方法
1.3.1控制组织结构
明确每个职位的职责范围，然后根据职能部门确定职位，然后根据职位确定员工的任务。
最后，公司的组织结构可以在职责划分，分工，业务处理等方面具有相互控制和监督的作用，部门之间的协调与合作[7]。
1.3.2内部授权和批准的控制
授权和批准是规范业务活动的关键措施。
因此，公司必须划分职能和权力，以便公司各个级别的员工可以清楚地定义自己的权利，确保公司从头到尾的商业活动责任划分清晰明确，行使其职能，行使其职能并防止企业发展受到不当行为的影响例如违规授权批准等等[8]。
1.3.3会计记录的控制
建立审计制度和监察制度，不断完善会计标题，会计凭证，会计报表和账簿的控制措施。
同时，检查会计凭证时要注意合法性原则。
1.3.4规范控制
通常，有两种方法可以控制规范化，一种是明确规章制度，另一种是相关的工作流程图。
公司应根据不同公司的特点建立相应的不同类别的标准控制程序，并使用体系进行限制和规范。
1.3.5员工素质控制
内部控制的成功与否取决于员工的素质。
为了实现公司的目标，必须提高员工的素质，否则，内部控制将事半功倍。
2佰益食品有限公司简介及内部控制现状
佰益食品开发有限公司成立于2005年，是一家集科研、生产和销售为一体的国家高新技术企业，是为黑龙江省工业发展提供服务的国家级重点工业化项目建设国家单位和“十二五”期间的哈尔滨市工业化项目重点建设单位。
公司注册资金2000万元，占地面积50000平方米。
拥有现代化的标准车间和国内一流的生产线设备。
公司的主要产品包括“地佰益”牌玉米悬浮饮料，蓝莓，沙棘汁饮料，玉米格瓦斯等产品。
其中，玉米浆系列和玉米格瓦斯饮料是国家发明专利产品[9]。
2012年，佰益食品有限公司应用企业信息管理模式，集成管理职能和信息效益等模块。
基于信息化管理平台，考虑了食品企业的业务流程，优化生产经营状况和组织结构等，对企业生产经营活动实施可持续性和动态监督管理[10]。
2.1佰益食品有限公司控制环境
佰益食品有限公司的组织结构以内部控制机制和风险管理组织结构为主，如信息化管理运行、系统管理、系统维护等，提出智能管理和任务共享，在工作职责、员工培训、员工绩效评估、岗位轮换和其他人事政策应用信息化手段。
佰益食品有限公司的控制环境反映在其组织结构、行政职位、任务分工以及人事政策等方面，详见附录表1[11]。
表1佰益食品有限公司控制环境
企业内部控制
关键控制点
组织结构
发展规划部、审计部、办公室管理、经济法律部、财务资产部等公司总部单位的设置情况；
企业内部治理机构的运行情况；
公司内部控制领导办的情况、公司内部控制工作小组得情况、公司风险管理机构情况。
职位与职能分工
内部控制工作人员配备情况
信息化管理运行、维护与管理人员情况
各部门员工情况与岗位说明书
内部管理手册编制情况
员工对岗位职责、机构设置与业务流程了解情况
员工职权与目标履行情况
人力资源管理
食品技术人员聘用、培训与流动情况
技术人员与管理人员的薪酬、考核、晋升与奖惩情况
食品系统关键岗位员工的离职限制规定
员工职业道德与职业技能培训情况等
2.2佰益食品有限公司内部控制体系现状
佰益食品有限公司选择监理制度建设和预警机制，如监理前控制点、重点控制点的定期检查和定期评价、改进后反馈、内部评价、风险控制和优化等三个关键控制点。
其中，监督重点是在佰益食品有限公司，子公司实施实时监督、业务流程和操作行为的三方面整体控制。
详见附录2[12]。
控制监督
事前控制监督
食品行业内部控制实施方案制定
企业内外部运行风险预评估
内部控制监督制度与审计制度建立
食品企业与食品系统日常监督
食品系统运行专项监督
食品设施建设预算规划监督
事中控制监督
企业内部风险评估
发展战略与企业组织结构运行情况监督
财务管理、生产管理、人事管理、物料管理、销售管理、信息管理、质量管理、客户管理等业务模块运行监督
信息化管理操作人员的业务监督
关键岗位人员的业务监督
事后控制监督
企业风险评估信息反馈情况监督
企业风险改进情况监督
企业内部控制缺陷整改情况监督
企业内部实施优化情况监督
2.3佰益食品有限公司风险评估现状
佰益食品有限公司选择财务管理、生产管理、人事管理、物资管理、销售、信息管理、质量管理、客户管理等业务模块进行风险评估和分析，对总体风险进行风险评估。
通过业务模块风险预警、信息管理和信息化管理人员的知识和技能、风险内部控制系统等新的关键控制点，识别和分析公司的风险、业务流程和整体风险应对策略。
从佰益食品有限公司整体风险评估、风险预警和新风险管理三个维度进行企业风险评估。
详见附录表3[13]。
表3佰益食品有限公司风险评估管理
风险评估
整体风险评估
食品公司、下属单位与代管企业的财务管理、生产管理、认识管理、物料管理、销售管理、信息管理、质量管理、客户管理情况
食品公司、子公司与代管公司公司风险评估
佰益食品有限公司整体风险情况评估
风险预警
企业内部控制风险评估
财务管理、生产管理、人事管理、物料管理、销售管理、信息管理、质量管理、客户管理等业务模块监督
关键岗位员工的业务监督
新风险管理
企业风险评估信息反馈监督
企业内部实施优化监督情况
2.4佰益食品有限公司内部控制活动现状
佰益食品有限公司选择了信息化管理的实施、应用和维护控制点，如内部需求分析、业务流程设计、信息化管理实施、数据采集与输入、信息化管理维护等业务流程控制点，如业务模块信息筛选、数据输入、数据处理、数据反馈、三个中央控制点。
信息化管理控制点、网络安全控制点等为信息化企业提供内部控制，全面了解机构活动。
详情见表4[14]。
在佰益食品有限公司信息化管理建设之后，信息化建立了一个信息共享平台，实现了业务集成的目的，优化了整个生命周期的管理理念，优化了管理流程，细化了管理内容，保证了企业的整体竞争力。
加强和规范企业管理，进一步规范财务会计工作，加强财务管理创新。
信息化促进了企业管理理念的变革和创新，打破了以往部门管理的界限，将流程管理整合到信息化应用和表单流程管理的各个方面。
表4佰益食品有限公司控制活动管理
控制活动
信息化管理的控制活动
内部需求分析与业务流程设计
食品企业信息化引进与系统实施
信息化管理采集与录入
信息化管理维护
业务流程控制
财务系统控制的信息筛选、录入、处理与反馈
食品安全系统控制的信息学筛选、录入、处理与反馈
食品生产与食品传输系统控制的信息筛选、录入、处理与反馈
企业预算控制的信息筛选、录入、处理与反馈
绩效考评控制的信息筛选、录入与反馈
运营分析控制的信息筛选、录入、处理与反馈
企业内部信息传递、交流的控制等
网络安全控制点
信息化食品生产信息与内部控制信息的泄密控制
企业涉密文件的审批管理与外发文档管理
用户身份认证与鉴权管理
数据加密技术与端口设计
3佰益食品有限公司内部控制存在的问题及原因分析
3.1佰益食品有限公司企业内部控制存在的问题
3.1.1产权界定不清与产权结构单一
佰益食品有限公司经理和运营商，董事长兼任总经理的位置同时，直接负责公司的事务，管理由于缺乏现代管理理念的企业内部控制理论的学习和理解，主要导致了缺乏有效的内部控制，在各部门的实际工作功能，权利不能有效的制衡，没有真正意义上的内部控制治理结构能够实现责任、权利和利益的制衡。
的电流分布可以看出公司的职权，佰益食品有限公司的组织结构还很不完善，仍在线性管理在最初的阶段，人员职能管理功能仅在总经理和部门经理一级，再往下没有进行有效的授权，各部门的关键岗位多由董事长亲属担任。
3.1,2人力资源制度不健全
公司已建立了商业道德规范、客户服务规范、员工守则等制度。
人力资源部组织新员工学习公司的员工规章制度，如在工作中出现责任错误，将给予相应的处罚，处罚结果将通过公司内部电子邮件平台公布。
在人员招聘方面，由于佰益食品有限公司目前处于业务扩张时期，需要不断招聘所需人员，如财务管理人员、市场营销人员、售后服务人员、物流管理人员等。
相关人员招聘，往往是因为他们没有足够的时间进行招聘产生一系列的问题，如粗筛选候选人，研究者选择规模较小，缺乏全面的研究的申请者，等等，会导致招聘人员只能招聘符合当前位置的基本要求的人员。
3.1.3缺乏合理的薪酬体系
佰益食品有限公司目前只有销售部门实施绩效考核，员工绩效评估主要是基于企业目标任务完成量，没有科学的评估和评价机制，缺乏有效的激励机制，员工激励制度单一，只有依靠金钱和物质激励，不采取非物质激励，激励效果较差。
3.1.4采购业务缺乏计划性
佰益食品有限公司是一家高科技食品企业。
整个业务以产品为中心，更注重与产品相关的采购、生产、研发和销售，而其他与产品相关较弱的方面，如人员、物流等则关注度不够。
佰益食品有限公司的控制活动主要集中在两个关键点上：
一个是产品，另一个是资金。
采购的原材料主要是由生产部门制定生产计划根据销售订单清单，根据生产需求由生产部门经理和总经理签署的规划部门生产计划，根据生产计划订单原材料用量和库存等相关数据，交付周期计算采购量。
佰益食品有限公司需要的一些原料需要从国外进口。
进口原材料采购周期长，经常受到国际政治形式的影响。
导致原材料价格上涨，公司生产的产品成本增加，销售利润下降。
3.1.5采购价格管理能力不强
从信息化的角度来看，虽然采购管理系统拥有对供应商及相应厂商的管理，但佰益食品有限公司还没有对这方面进行具体管理措施，对目前供应商的管理仍处于一种不积极的放任状态。
为了及时获取企业供应源信息，企业的采购活动将受到不利影响。
3.1.6客户信息管理薄弱
客户信用评估是企业分析索赔是否可以收回的重要依据，但现阶段佰益食品有限公司在信息化管理下不提供客户查询，不区分客户信息，只提供清单。
根据不同的信用等级，每隔一段时间对客户进行一次信用评估，如果对客户信息处理不好，将不利于公司和买家的信用评估，影响索赔的分析和评估。
公司顾客信息管理不完善，顾客需求和信用等级的记录没有区分。
顾客需求分析可以判断市场供应关系，对生产部门的计划和生产起重要的领导作用，此外，客户信用评级的差异性不足，会影响客户信用估值的不准确，也会影响部分应收款的收回基础的缺乏，从而导致时间延误、整体利润的减值。
3.1.7缺乏有效的客户关系维护体系
目前公司还没有建立详细的客户关系档案，只记录了客户企业的基本信息，没有明确的销售管理管理，如价格优惠、信用评级等，客户关系维护相对缺失。
3.1.8仓储业务管理不到位
产品由生产车间组长填写，品管部检验，检验员签字后交给仓管员，仓管员办理成品入库手续。
仓管员应按销售订单办理入库手续，但在实际操作过程中，存在先办理产品交付后补办手续的情况。
目前仓库保管员每月月底盘点，财务部门每年年底组织盘点，管理制度执行不到位。
3.1.9内部监督体系不完善
目前佰益食品有限公司内部监督主要体现在公司制度的管理和评价上。
由于公司规模、人员等原因，没有设立专门的审计机构，每年只聘请专业的会计师事务所进行一次年终审计，重点是财务收支和业务营收。
在这种情况下，会计记录和账簿在企业资源规划系统中的管理不佳，因为企业资源规划系统内部没有具体的审计日期和内容，有些文件错误输入企业资源规划系统，导致企业资源规划系统信息错误。
例如，在与A公司的交易过程中，单据被错误的记录在B公司，导致期末应收款项和应付款两项指标的明细与实际不符，此外，由于缺乏有关指标的统计数据，例如企业资源规划系统设计的精确性和审计的及时性，导致会计工作中的缺陷，延误系统审查，无法及时发现错误纠正。
3.1.10风险控制不足
佰益食品有限公司目前的主要业务活动相关的控制体系，在企业资本控制方面没有建立科学的融资和投资计划，没有严格的授权审批管理系统，对资本使用授权审批只有总经理唯一授权，这个权力过于集中将直接影响到工作效率和热情的下属部门。
佰益食品有限公司的融资渠道主要来自银行贷款。
目前，企业还没有根据资金的需要来规划贷款，这不利于资金的有效利用。
3.2佰益食品有限公司企业内部控制存在问题的原因分析
3.2.1控制环境方面
产权结构问题主要是由于佰益食品有限公司是家庭成员在合资公司的早期发展，所有者和经营者为一体，虽然当时提高决策效率，降低监督成本，但目前企业发展到一定规模，模糊的定义家庭成员财产与企业资产，容易引起产权纠纷。
同时，企业缺乏人才储备规划，导致企业人才运用跟企业发展脱节，没有相应的人才储备，往往是“当场招聘”，导致临时寻找一些几乎不合格的人才供各部门选择。
同时目前佰益食品有限公司在薪酬政策的制定上缺乏长期的战略规划，仍然存在很大的随机性和偶然性。
年终奖采用“老板决策模式”，对为企业做出特殊贡献的员工给予特殊奖励，但同时也会加深企业管理者与员工之间的冲突。
3.2.2控制活动方面
佰益食品有限公司扩展之前的采购、销售、仓储和其他业务系统，没有针对其公司具体发展方向，进行全方位的分析及评估，缺乏完善的销售管理系统，日常相关管理要求不到位等。
由于企业的不断发展，企业规模逐渐增加，采购、销售、存储方面的问题逐渐显现。
其中最明显的是采购管理责任分配不明确。
在企业资源规划系统的采购单元中，工作人员的责任分配不明确，项目批准与合同批准之间存在差距。
例如，由于在签署和修改合同时没有严格的批准程序，采购信息出现不完整和不对称的情况。
在采购过程中再度出现错误。
在采购付款和财务管理之间没有明确的分工程序，这会造成资金安全风险。
采购方面的问题不仅会对正常的采购程序产生不利影响，而且还会对销售和利润核算产生不利影响。
3.2.3内部监督方面
佰益食品有限公司成立之初，主要依靠家族成员进行管理，对内部审计的重视程度不高。
公司于2012年投入运行，主要是由公司高层进行公司管理决策。
由于管理层老龄化，对于信息化不了解，仍然采用学习旧的办公手段及设备，导致企业财务管理模块的使用率低，加上信息化管理推广宣传不强，信息化的使用意识不强，一些领导人仍在纸制办公，信息化管理不能应用到实处，因此在财务管理模块中缺少数据、流程不完整等问题。
3.2.4风险评估方面
佰益食品有限公司的风险评估一直没有得到足够的重视。
首先，由于公司的大部分关键职位都是由家庭成员控制的，以个人忠诚为管理纽带的传统管理模式，由于内部结构问题，企业存在很大内部风险。
其次，公司仍处于重经营轻管控的理念。
第三，企业重视有形资产和短期效益，较少关注品牌、企业文化等无形资产和长期效益。
最后，在企业发展的过程中，管理层职权存在盲目放权现象，没有相应控制机制。
4佰益食品有限公司企业内部控制总体优化方案
4.1佰益食品有限公司内部优化方案
4.1.1控制环境的优化
倡导诚信守法、客户服务的道德价值观，制定符合公司发展的战略规划，不断完善企业文化体系，树立企业形象，全面提升企业软实力。
公司领导层可以通过员工守则、公司年会、公司网站等渠道传达公司的企业文化和价值观。
逐步完善环境治理模型，建立一个规范性的公司治理结构和明确规定政府决策、执行、监督等方面的责任和责任的议事规则，并建立一个有效的公司治理科学机制任务分配和权力平衡。
目前，佰益食品有限公司急需来自社会的人才，“近亲繁殖”虽然给企业的发展提供了稳定性，但随着公司的发展，可供选择的员工越来越少。
同时，这种通过血缘关系建立的信任关系也会产生对其他员工的不信任。
人才保留环境的缺乏必然会导致大量的人才流失，这将严重制约公司的发展。
未来，企业必须将人力资源管理提升到战略高度，并结合自身条件。
在企业内部控制制度建设过程中，各部门要有明确的责任和权利，总经理根据内部控制框架分层授权，充分调动各部门的领导人的热情，公司总经理也逐渐从琐碎的事务控制公司的发展方向，协调解决的主要问题。
4.1.2控制活动的优化
公司根据内部控制管理的需要，结合相关法律法规，将实际经营过程进行整合，采用商业周期的方法对内部控制所涉及的控制活动进行规划。
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