新网办公自动化系统解决方案Word格式文档下载.docx
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1、简单易用
系统具有具有易用性，非常容易实施。
无须专业的技术人员就可操作、维护。
从而更易为使用者所接受，降低推广难度，减少培训的工作量，在最短的时间内让非专业人员轻松上手。
系统强调的用户界面的友好性和易用性。
2、高度灵活性与可自定义性
系统提供了高度的灵活性和可扩展性。
用户可以进行工作流设置，使所有使用人员能够按照自己的业务流程随心所欲的设置各种工作流，包括发文、收文、审批、签发等通用工作流和结合自身业务特点的业务工作流。
3、全面支持Internet/Intranet
基于B/S架构的系统，面向Intranet/Internet，具有内在的支持WWW协议的功能，能够通过该系统轻松的实现随时随地的移动办公。
同时，利用Web服务和TCP/IP协议，实现跨地区办公，整合系统的资源，实时在线办公，提高办公效率。
4、严密的多级管理权限功能
根据操作人员的等级，实现多级权限管理员，保证了多层次的系统安全等级。
三、功能模块介绍
一、日常办公
日常办公模块是各个员工共有的办公管理模块，全面真实的结合了当前单位办公中的主要事务处理的过程和内容。
1、公文管理：
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用户根据需要定制公文样式与流程；
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文档自动编号生成体系：
可让用户定义任意的文档号模式（包括缀字、年、月、流水号的任意组合）；
提供所有公文（如收文、发文、申请、呈报等），从拟稿（登记）开始直至办理完毕后自动归档全过程的自动流转管理功能；
提供催办、改发、收回等全过程实时流转监控功能；
根据本单位情况定制安全控制机制，保证文件不被未授权的人处理；
根据人员出差情况，做出提示，并提供所有工作流、文件处理的替代方案。
（1）收文管理
模块内容：
包括收文登录（包括全息信息）、收文拟办（自动形成拟办意见）、收文的跟踪运转以及办毕文件的归档处理。
可通过网络接收其他单位发来的文件，自动录入数据库，避免数据的重复录入。
提供方便、灵活、直观的文件批示处理。
模块概述：
根据单位收发公文及处理规程，来文由机要室（通过浏览器方式）登记、采集，再（通过浏览器方式）由办公室领导填写拟办意见、会办意见及阅知单位等，发送给拟办人办理。
拟办人在填写完办理意见后可以按照缺省的办理流程提交公文，也可以自己填写协办人及阅知人。
在公文的整个审批流程结束后，将被自动发送到档案室由档案员归档入库。
收文管理模块在网上实现来文的签收、批分、圈阅、批阅、承办、会办等工作，并由系统自动完成办理过程中的超期提示、催办、办结通知，以加快办理过程。
从来文登录到归档立卷，系统为您减轻工作负担，真实记载公文办理的轨迹，提高了工作效率。
同时，利用数据库自动保存整个处理流程，并提供方便的全文检索功能，既保证所有数据都记录在案，又解决了历史文档难以追朔的难题。
（2）发文管理
模块功能：
包括文件起草人拟稿、部门领导审稿、单位秘书核稿以及单位领导签发文件，可自动生成发文号，形成红头文件。
在上述发文的整个形成过程中任何人对文件的修改均记录在案，每个人修改的部分都以不同颜色显示，并可打印出修改人和修改时间。
形成的发文可作为电子公文，发往各地任何一个联网的单位。
根据单位发文规程，各处室（通过浏览器）在起草完文稿后填写公文拟稿单，在拟稿单中需填写会签处室、公文密级、附件数及拟稿人等，填写完毕后文稿将被发往会签处室或办公室（办公室一般先由秘书审稿，再由主任审核）。
会签处室或办公室填写意见，或在原稿中用不同的笔色披阅编辑，选择或填写会办人名单，将文稿发送到各会办人。
会办人会签完毕后，文稿被发送到负责领导处签发，签发后的文稿将发送到打字室打印及发送到档案室归档入库。
发文管理模块利用网络优势，在网上实现各种公文的起草、拟稿、核稿、会稿、会签、审核、签发、文印工作，最后由系统自动完成发文的登记、编号、归档、立卷。
办公人员只须完成草拟、更改、审阅、评论等工作，系统自动记录每一个流程的责任人、时间和改动信息。
我们的研发小组经过长期的实地调查，实现了发文办理从拟稿、核稿、会签、送审、签发、编号打印、用印、登记和分发等全过程的自动化；
对多媒体信息如文字，扫描文件、图纸、声像等，均提供了妥善的处理和管理方案。
操作流程和界面环境也更加符合实际流程和协同工作环境，为单位事务的电子化处理提供了切实有效的解决方案。
（3）传真管理
传真登记、传真发送、传真查询、传真收取、传真分发、传真设置、传真归档
集中式处理大量收发的传真内容，把传真纳入标准的公文管理范畴，所有收、发传真信息都保存在数据库中，方便查询和管理。
节省话费和人力。
保证传真稿件的安全、可靠送达和收取。
（4）签名管理
功能模块：
签名录入、密码设置、信息认证、使用查询
管理领导的签名及公章，并利用数字认证技术，提供所有签名或者公章的认证查询。
通过扫描的方式将领导的手写体签名预存储在系统中，并进行加密处理，当领导签发文件时，将此数据附加在文件上；
对需加盖单位公章的文件也可按此方法，经领导电子签名后，公章管理人员输入公章使用口令方可加盖。
收文人员点击签名或者公章，利用签名认证功能确认签名和公章的有效性、日期、地点、相关人员等内容。
2、档案管理
档案管理集中处理所有办理完毕的公文和其它待归档的文件。
按照国家档案管理的有关法规，进行标准的档案管理的建档、归档、分卷、索引、查阅等工作。
由于采用了强大的数据库索引和存储管理，能够充分利用电子化文档的管理优势，使所有档案的查询、外借和归还等操作变得非常方便迅速。
系统提供简单易行的备份机制，使所有资料信息能够完整、安全的得到保存。
收发文管理模块归档过来的文件可以直接以任何方式组成案卷，其它文件在登记处理后也可进行同样的案卷操作。
丰富的组卷手段：
提供了常规的立卷，组卷、分卷、合卷、卷内文件调整等多种案卷操作，根据卷内文件的信息自动拟制案卷标题。
提供与分类表内容无关的分类组卷方式，既可以使用国家或行业颁发的分类大纲，也可以使用单位自己定义的分类表。
提供丰富的打印功能，可以打印案卷目录，卷内文件目录，案卷封面，卷内备考表以及著录卡片等。
支持档案的编研工作。
同时利用先进的全文索引技术，能够对所有档案进行非常方便的模糊检索、组合检索、分类检索和条件检索。
提供了借阅申请、借阅审批以及借阅监控等借阅功能，使得档案的价值得到充分的体现。
并可根据各种数据，比如档案来源以及按照读者借阅情况等的进行统计和查询。
利用系统集成档案管理和办公自动化的优势，档案室的档案管理与立卷部门联网，由他们将本部门的文件材料输入计算机，档案室工作人员给立卷部门编一个密码，当部门需查阅管辖范围内的档案时，输入密码即可调阅，其他部门则不能查看，既符合保密规定，又从根本上保证了部门立卷制度的落实。
2、考勤管理
明确每个人的出勤率、请假事由，同时结合出差管理、（公文流转中的）状态查询等功能。
可以使整个办公协作达到一个流畅的境界。
利用数据库查询和统计的功能，考勤结果直接和单位的工资管理系统结合起来，减少手工因素造成的错误和效率低下的问题。
所有人员上班进入系统登记，同时人员状态改为在岗。
下班退出登记，人员状态相应地改为离线。
如果请假审批通过，在请假时间内，会反映出对应状态中的请假事由、时间等内容。
如出差在外，则反映出出差地点、出差时间、联系方式等内容。
便于领导和下属了解职工的目前状态，安排相关的工作代办等事宜。
3、会议管理
会议管理实现了会务信息、会议纪要、会议资源的统一安排和管理，提供会议计划、人员、时间、地点、会议通知、会议纪要管理、会议资源网络预定等会议全过程的管理功能。
其功能包括：
会议计划：
根据特定主题和需要，发起一个会议计划，安排参加人员、时间、会议资源、会议材料等内容，形成会议申请，呈请相关领导审批。
会议审批：
有关领导审批会议申请，进行回复。
会议通知：
根据审批通过后的会议申请，自动生成会议通知，发送给与会人员。
会议安排：
根据被通知人员的反馈，形成会议安排，加入到待召开会议列表中。
同时，自动在所有与会人员、领导的日程安排中添加相关内容。
会议室管理：
根据会议安排情况，对每个会议室进行会议室大小，相关资源（比如幻灯机，麦克风，投影仪等资源）、相关负责人、后勤支持等方面的管理和设置。
避免会议冲突、会议资源冲突等引起会议延迟、取消等情况。
同时，向会议发起人员和领导报告会议室情况。
会议记录：
由会议秘书记录会议情况，会议形成的决议、草案、备忘录、共识等内容，输入到会议信息中。
会议决议审核：
会议记录在会议秘书起草后经过拟稿、核稿等工作流程报领导审批，形成会议决议并下发有关人员。
会议记录归档：
会议记录归档，由档案室统一存放管理。
会议统计：
统计所有会议情况、与会情况、形成的决议情况。
会议查询：
查询所有历史会议情况、相关决议和记录、待召开会议情况。
4、出差管理在企事业单位的公文流转过程中，对人员的管理是一个关键部分。
人员出差管理系统不仅完善了系统的管理机制，而且避免了由于人员的变更或出差而引起的文件流转的不畅。
出差申请
经费预估
出差目的
出差结果报告
出差期间的事务处理
出差审批
在公文管理系统中，无论是收发文还是签报，在确定分送前，系统首先要检查出差管理库，查看该接收人员是否有出差单未注销，根据出差单判定该人员是否在岗。
若出差单未注销，系统将根据出差单上指定的工作代理人员，提示分送人员出差情况，并询问是否将公文递交代理人员办理。
5、日程管理
可以安排每日的工作日程，每天、每周、每年的工作日程，使您能够轻松掌握自己的日程安排，充分利用时间，做好最重要的事情。
权衡好紧迫的和重要的事情的时间安排，未雨绸缪，降低失误，合理安排。
同时提醒您最重要的日子和具有纪念意义的日子。
活动和预约管理
时间冲突警告
提前提醒设置
长期任务安排
定期提醒设置
6、公文流转
利用Internet轻松的实现上下级单位、兄弟单位之间的公文流转。
流转内容包括：
需协同处理的公文，如请示、指示、申请等。
下级单位上报的各类简报、报告、统计报表、内参等。
上级单位下发的精神、讲话、通知、通报等内容。
7、工作流管理
工作流是企事业单位办公中最重要的模块之一，它的功能完备与否是整个系统应用的关键。
为了实现信息共享互动，按照国际标准的工作流建模原则并结合实际办公流程，自主开发了一套基于关系型文档描述结构的工作流模型。
按照此开发模型，再结合形象化的工作流设置界面，所有使用人员均可按照自己的业务流程随心所欲的设置各种工作流，包括发文、收文、审批、签发等通用的工作流和结合自身业务特点的业务工作流。
在本模块中，可以按照自身的业务特点，利用简单的点击式设置，按照传统办公习惯设置工作流的每个环节，包括：
工作流建模
工作流设置
工作流状态查询
工作流统计
工作流更改
工作流总结
工作流审核
二、领导办公
领导办公模块充分考虑到单位领导工作量大、工作时间、地点的流动性较强、日常应酬繁多等具体情况，为领导提供一个完善的日常性事务处理和个人资料管理系统。
该模块的使用者主要是领导的秘书或助理，模块下分日程管理、重要电话纪录、重要讲话管理、单位综合信息管理、重要人员来访登记等基本功能条目，将领导日常涉及的诸多事务整理的井井有条。
1.领导办公
功能概述：
为领导提供各种决策辅助信息：
各类报表信息、各类会议和决议信息。
将待批公文、信件、来电内容、日程安排、会议通知、报表等以统一的入口提供给领导，免去信息多路查找，给领导办公提供最大的方便。
具体内容：
内部参考信息管理
下级报表信息管理
会议和决议信息
待审批文件
待处理的来电信息
2.领导活动
记录、管理领导的活动日期安排，并将重要活动生成大事记。
3.来宾来访
管理所有来访的来宾，谈话内容，预约的来宾登记，时间安排等信息。
有条不紊地安排领导的时间，所有事务都能够预先排定并做好所有记录，便于以后查询和复查。
4.领导讲话
提供所有领导的讲话记录，讲稿，讲话安排以及讲话背景材料等的记录，归档和查询管理。
讲稿撰写提供丰富的素材库功能，整个单位可以通过机要室和文档室，建立一个庞大的素材库，内容涉及：
1）历年的国务院、上级单位工作报告，上级下发的各种文件（信函，密函，文件，内部通报，内部参考等）；
2）党报、新华社等编发的专题、评论员文章、领导人讲话；
3）部门相关的各类文摘性信息等等。
便于拟稿人员在拟稿时参考最新的信息，文件，上级指示，最新精神等等。
同时，该素材库可以通过信息平台进行整个单位的共享，并按照严格的权限管理系统进行等级规划和访问控制。
讲稿归档
所有领导采用过的稿件，已使用过的讲稿等都可以直接归入档案管理模块，由档案室相关人员进行归档，立卷处理。
讲稿搜索
利用最新的全文索引引擎，轻松实现模糊信息的查询，几秒钟内找到需要的信息。
讲话安排
结合领导的活动安排模块，所有活动准备好对应的讲稿，并提供讲话精神、讲话内容、讲话时间等内容的查询和设置。
三、公用信息
公共信息是用于企事业单位内部进行信息发布、信息共享的场所。
1、公告栏：
公告栏模块为用户建立了一个电子公告栏，使用户可以发布通知、通告和各种消息，并提供方便地浏览公告牌的手段。
可设定审批人，由审批人审批通过后才能发布；
可设定发布范围，只有发布范围内的用户才能看到此公告信息；
可设定有效时间，过期公告将自动从公告栏上删除。
2、信息平台
信息平台是一个复合式的信息库系统，配合当前国际流行的知识库管理形式，能够通过信息平台提供各类需要的政策法规、单位公报、事务信息、文件、机构信息、人事信息、国内外新闻、列车时刻表、航班信息以及其他各种需要随时查看和调阅的信息。
系统利用了当前多媒体数据库的最新技术，提供了所有文件信息的存储和检索。
包括多媒体、视频、音频、图像等各种格式的文档信息、扫描文件和电子出版物，使一个包涵海量信息的电子图书馆存在于每个系统中，为领导和职员的办公和决策提供了充分的参考信息。
同时，还可以在信息平台中共享各种信息，提供了一个汇总各方面的数据的平台。
所有人都可以在信息平台中发布自己的信息，提供各种资料。
可以说，信息平台也是一个所有人交流的桥梁。
模块通过一套完整的权限管理系统，提供了两层、共六种细致完备的权限管理。
每个文件都能够具体到每个人的读写，修改和只读权限，使信息的安全性得到非常好的保护。
信息平台可以根据特定的需要把系统划分成如下几个部分，分门别类的进行相关的信息采集和发布。
事务信息：
主要由信息处负责，收集全国各地县市的最新上报信息，包括经济形势，市场动态，地方民情，突发新闻等，用于本地相关政策，制度制定的参考。
单位公告：
通过电子刊物的形式，及时向职工和外界（通过网站发布端口）传递单位最新动态，领导活动，重大事件等。
提高单位工作的透明度，加强政策法规，政务等的宣传。
办公指南：
提供了单位简介，领导分工，机构分布等信息。
并能够通过单位网站向外发布审核过的信息。
使网上办公和群众反馈可以有路可循。
社会公用信息：
国内外新闻，列车时刻表，航班信息以及其他各种需要随时查看和调阅的社会公用信息
单位内部的各种管理制度：
通过电子化的形式，便于相关人员进行查询，并按章办事。
减少出错率同时提高办事效率。
本单位人员通讯名录
3、电子论坛
为用户提供一个相互学习和交流的场所，用户可以随时进入感兴趣的话题，参加讨论和交流。
可以设定讨论范围，实现讨论组功能，还可以建立新的讨论话题。
按照话题内容划分讨论区，设置讨论区主管，监管讨论区内的文章。
设置精华区，可以把有意义的套路内容摘录到精华区中。
以便于大家查看。
内容查询：
按照日期、发表人、内容全文索引等进行组合模糊查询。
4、新闻管理
新闻采编人员每天可以利用该模块编辑每日要闻，供网上的所有用户查阅利用。
此系统包含了单位内部信息的采集、整理、编辑、送审、发表，它处理的信息分为六个部分：
重要决策情况
内部参阅
单位工作动态
业务信息
其它信息
一般用户可以查询、卸载、本地打印。
单位内部使用此系统后，不再印发纸质的务信息刊物。
内容加工审核完毕后，可以通过信息平台发表，也可以通过Internet信息发布功能发表在单位网站上。
四、人事管理
企事业单位的组织人事管理千头万绪，牵扯到诸多方面和利益，做好这方面管理工作意义重大，组织人事管理模块通过对人员和部门的设置、修改、编辑，协助企事业单位建立本单位的动态组织结构树，用于人员信息管理和配置。
经营决策者可以通过查看组织结构树，了解企事业单位从宏观部门配置直到每个部门人员的详细情况，从而通过对组织结构和构成人员的调整，实现机构的最合理配置和人力资源的最大限度合理利用。
本功能模块包括：
人员管理
人员调动
岗位安排
部门设置
职位设置
部门权责
公务移交
五、个人办公
个人办公模块充分体现了每个人日常办公中的方方面面的管理。
不仅仅是工作内容，该模块的设置可以帮助员工可以从制订全年工作计划入手，直到实现对每天每件事务的全程处理和跟踪。
系统除了帮助您完成必需的任务以外，还提供了许多人性化的功能，让日常办公不再枯燥闭塞。
个人办公模块主要包括的内容有：
1、电子邮件
电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发送电子邮件，浏览接收到的电子邮件并分类存档，可以实现各类信息在单位各部门及个人之间进行快速、高效、安全的传递，此外还可以连接国际互联网实现全球化通信。
2、电子传真
电子传真系统通过传真服务器实现计算机到传真机之间的双向收发，使信息的交流与合作延伸到了尚未建立网络环境的单位和部门。
电子传真系统还为大量发送长途传真的用户提出了可节省大量长途电话费的方案和手段。
3、电子名片
电子名片实际上就是通讯录，详细记录了单位及个人的通讯地址、邮件地址等信息，是办公过程中进行信息交流的基本工具。
4、个人日程
用于安排个人的各种活动。
日程安排主要用于提供活动时间表，确保按时参加各项活动。
可以根据安排自动提醒今日要进行的各项活动，可以总结并打印出本人在任意时段的活动大事记。
5.个人日记
记录个人工作中的一些心得体会，同时兼备忘录的功能。
6.人员在线交流
通过本模块，单位人员之间可以随时进行查询和交流。
通过查询相关人员的目前状态（出差、请假、在岗、离线等），可以随时得知对方的情况。
同时，利用在线实时发送消息，避免了电话的唐突和对周围的影响，也可以进行一些单对单的信息交流。
六、物资管理
物质管理主要对单位单位内部的各类固定、流动资产等进行管理，帮助单位单位实现最快捷有效的内部管理。
上至物业、车辆、大型办公设备，下至低值易耗品的申、批、购、折旧、报废等工作均由固定资产管理模块来完成，随时可以做出的固定资产统计、分析资料让单位进行成本预算时省时省力。
图书管理模块适应当前数字化图书馆的趋势要求，为单位图书管理提供了一个方便易用的工具。
可以针对用户的行业特点和具体要求，对已有管理模块进行修正和完善，或者提供各种专业管理模块，灵活机动地满足用户的需要。
主要功能模块有：
固定资产管理
办公用品管理
登记办公用品的购入、领用情况，对库存情况及时更新方便领用，清晰审批流程，记录工作人员领用情况
请购管理
车辆管理
对车辆进行登记分类，对用车进行调度，如登记、审批、记录出车情况进行管理，为考核驾驶员业绩和掌握每辆车出车情况率提供依据。
包括：
车辆资料、空闲车辆、出车安排、用车申请、批准申请、车辆调度、出车统计、用车申请、批准申请、车辆调度、出车统计、发车、还车、出车查询等10个功能模块。
图书管理
报刊杂志管理
七、系统管理
系统管理主要提供对系统的配置和设置，以
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