商务英语的10种抱怨信函写作.doc

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商务英语的10种抱怨信函写作

Complaints&Claims（抱怨和索赔信函）

抱怨、索赔信函的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。

它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：

货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

书写抱怨、索赔信函时，不妨开门见山出原先双方同意的条件，然后列举事实以表示有何不满，以及为什么不满，最后提出解决的方法。

内容应明确、清楚、有理，语气要简洁、坚决。

避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞（除非你所抱怨的问题反复发生，且多次投诉而毫无结果）。

1）ForDelayinShipment（由于发货延迟而抱怨）　　

DearSirs,　　

Thefurnitureweorderedfromyoushouldhavereachedusaweekago.Needlesstosay,thedelayindeliveryhasputustogreatinconvenience.Itisthereforeimperativethatyoudispatchthemimmediately.Otherwiseweshallbeobligedtocanceltheorderandobtainthegoodselsewhere.　　

Pleaselookintothematterasoneofurgencyandletushaveyourreplyasearlyaspossible.

Yoursfaithfully,XXX　　

亲爱的先生们：

我方从贵方订购的家具应于一星期前收到。

不用说，发货的延迟给我方带来了很大的不便。

因此，贵方必须立即发货，否则我们将被迫取消订单，到另处订货。

请紧急处理此事，并尽快告知结果。

2）ForPoor-Packing（由于包装不妥提出索赔）　　

DearSirs,　　

WearewritingtoinformyouthatthetoyscoveredbyourorderNo.519arrivedinsuchanunsatisfactoryconditionthatwehavetolodgeaclaimagainstyou.Itwasfounduponexaminationthat10%ofthemarebrokenandsomearebadlyscratched,obviouslyduetotheimproperpacking.Therefore,wecannotofferitforsaleatthenormalpriceandsuggestthatyoumakeusanallowanceof20%ontheinvoicedcost.Thisistheamountbywhichweproposetoreduceoursellingprice.Ifyoucannotaccept,Imafraidweshallhavetoreturnthemforreplacement.

Sincerelyyours,XXX　　

亲爱的先生们：

我们写信通知贵方，519号订单玩具已收到，但货物状况很不令人满意　，故我们不得不提出索赔。

经检查，我们发现有10％的货物破损，而且一些也有严重磨损现象。

很明显，这是由于包装不妥造成的。

因此，我们无法以原价售出货物。

　建议贵方依照发票金额给予20％的折扣，这是我们所建议降低的售价额度。

如果贵方无法接受，我们将不得不退货，要求替换。

3）ForDamageofGoods（由于货物损坏而抱怨）　　

DearSirs,　　

OurorderNo.JT-8Theglasswareyousuppliedtoourorderof3rdJulywasdeliveredbytheshippingcompanythismorning.The160cartonscontainingthegoodsappearedtobeinperfectcondition.ButwhenIunpackedthemwithgreatcare,Iregrettoreportthat10cartonsofglasswarebadlycracked.　　

Wetrustyoucanunderstandthatweexpectthecompensationforourdamagedgoods.　　

Yoursfaithfully,XXX　　

亲爱的先生们：

订单JT－8号我方于7月3日从贵处订购的玻璃器皿已于今早货运公司送到。

装有货物的160个纸箱完好无损。

但当我们小心打开检查时，发现有10箱玻璃器皿严重破损。

相信贵处能理解我方要求对损坏货物进行赔偿。

4）ForIncomformity（由于货物不符而抱怨）　　

DearSirs,　　

OnMarch12,weordered1,200shirtssize42.Butunfortunately,wereceivedcompletelydifferentarticles-childrenclothestoday.Wecanonlypresumethatamistakewasmadeandthechildrenclotheswereforanotherorder.　　

AsIhaveseveralcustomerswaiting,pleasearrangeforthereplacementsatonce.　　

Faithfullyyours,XXX

亲爱的先生们：

三月十二日我订购了一千二百件四十二号男式衬衣。

但不幸的是，今天我们收到了完全不同的货物――儿童服装。

我们想贵方一定搞错了，儿童服装是另一份订单。

由于有几位客户在等货，故请贵方立即安排更换货物。

5）ForUnacceptableSubstitute（由于无法接受替代物而抱怨）　　

DearMr.Cliff,　　

DuringthepastthreemonthsIhaveplacedtwosizableordersforTheHandyDeskCompanionbyRoy.specifyingthehardbackbinding.Butbothtimeyousentmepaper-backbindingbecauseyouwereoutofstockonthehard-back.　　

Fortunately,Iamstillsellingafewofthepaperbacks,butmoreandmorecustomersaskforthehard-backones.（Atleasttwoofourcompetitorshavethisreferencebookinhard-backinourcities）.　　

Enclosedismyorderfor75copiesofTheHandyDeskCompanioninhard-back.Pleasedonot,underanycircumstances,sendmeanythingelse.Ihaveplentyofthepaper-backinstock.　　　

Verysincerelyyours,XXX　　

亲爱的克里夫先生：

在过去的三个月中，我两次向贵方订购了相当数量的由罗伊所著的《便利的办公伙伴》一书，指定需要精装本。

但贵方由于精装本缺货，两次寄给我的都是平装本。

值得庆幸的是，我仍卖出一些平装本，但越来越多的顾客索要精装本。

（本对少有两家竞争者出售此书的精装本）。

随信寄上订单，购买75本《便利的办公伙伴》精装本。

请无论如何，不要寄给我其它替代物。

我现已大量平装本的库存。

6）ForShortweight（由于短重而要求索赔）　　

DearSirs,　　

WehavejustreceivedtheSurveyReportfromShanghaiCommodityInspectionBureauevidencingthatalldrumsofapplejuiceweighshortbyform1to5kilogram,totaling300kilogram.Asthedrumswereintact,itisobviousthatapplejuicewasshortweightbeforeshipment.Undersuchcircumstances,wehavetofileaclaimagainstyoutotheamountofRMB850plusinspectionfee.　　

weareenclosingtheSurveyReportNo.TE（95）115andlookingforwardtoyoursettlementatanearlydate.　　

Yoursfaithfully，XXX　　

亲爱的先生们：

我方刚刚收到上海商检局的栓验报告，证明所有苹果汁每桶少一至五公斤,总共减少三千公斤。

由于果汁完好无损，显而易见，苹果汁估装运前就不够重量。

在这种情况下，我方不得不向贵方提出八百五十元人民币的索赔，另加检验费用。

现随信附上第TE（95）115号商检报告，希望早日解决这一问题。

7）ForOver-Shipment（由于到货数量过多而抱怨）　　

DearSirs,　　

WethankyouforpromptnessindeliveringtheChinawareweorderedon20thDec.Thenumberofcartonsdeliveredbyyourcarrierthismorningwas360,whereasourorderwasforonly320.　　Unfortunately,ourpresentneedsarecompletelycoveredandwecannotmakeuseoftheextragoods.Pleaseinformusbyfaxwhatwearetodowiththeextragoods.　　

Yoursfaithfully,XXX　　

亲爱的先生们：

对于我方12月20日订购的瓷器，非常感谢贵方及时发货。

然而，今早贵方承运人送来360箱货物，而我方只订购了320箱。

很不