集中采购管理文档格式.docx

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■集中订货、分开收货、集中开票模式

分公司提出采购申请，由总部进行汇总、调整，并根据调整结果下达采购订单给供应商，同时发出收货通知单给分公司。

分公司根据收货通知单或采购订单进行收货及入库，再由集团总部汇集分公司的入库单与供应商结算货款，并根据各分公司的入库单与分公司进行内部结算。

■集中订货、集中收货、内部调拨、集中开票模式

集团总部负责管理供应商及制定采购政策，并且负责采购订货工作。

分公司提出采购申请，集团总部进行汇总、调整，并下达采购订单给供应商，供应商送货至总部，由集团总部完成后续的收货、入库、外部货款结算处理。

集团总部根据各分公司采购申请，制定调拨订单并调拨出库，后者根据调拨订单作入库处理，最后由集团和分公司进行内部结算处理。

集团供应链应用架构图

集团集中采购管理解决方案

1.关键目标

本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：

1） 

如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；

2） 

如何对供应商进行统一规范、准确评估；

3） 

如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；

4） 

如何获得合理采购价格，有效控制采购成本；

5） 

如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；

6） 

如何有效地规范和控制集中采购业务流程；

7） 

如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。

2.解决方案

以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购管理应用平台。

图注：

集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；

主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控；

下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；

集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单；

供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨到各工厂；

根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部集中结算，也可以由各工厂分别与供应商结算。

2.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式

2.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨

主要特点：

总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；

供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；

总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资；

总部与供应商统一结算；

总部和下级公司进行内部结算。

2.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付

总部负责统一向供应商下达采购订单；

下级公司分别进行收货质检与入库业务；

集团总部与供应商统一结算；

总部与下级公司内部结算。

2.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用

总部负责统一向供应商下达订单任务；

下级公司各自进行收货质检与入库业务；

下级公司分别与供应商结算。

2.1.4.统签合同集采模式

总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。

总部统一与供应商签订采购合同；

下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；

下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。

2.2.建立工业企业采购管理模式，规范采购业务流程

2.2.1.大宗原材料类物资的采购业务

工业企业中，大宗原材料类物资占用了企业的主要采购资金，主要包括：

生产使用的直接原材料和主要的辅助原料，还有一些燃料等；

例如：

钢铁企业的矿石类原料，化工行业的化工原料，烟草行业烟叶，机械行业的钢材、纺织行业的原棉、食品行业的最初农产品等；

生产辅助性的材料、燃料：

如煤、汽油、包装物、添加剂等。

企业质检部门：

定义该类物资每一种原料的检验项目和优质优价标准，定义哪些检验项目与结算数量和价格相关；

大宗原料采购通常与供应商签订合同，依据合同采购，合同中具体定义该类物资与这个供应商的优质优价计算标准；

采购员依据采购合同向供应商下达采购订单；

大宗物资通常是火车或汽车运输，通常需要进行过磅计量，毛重减去皮重得到净重；

质检部门根据质检标准抽样进行质量检验，仓房进行验收入库；

根据质检结果进行扣吨计算，主要是除水、除杂计算，得到结算数量；

采购部门依据质检结果进行结算价格计算，生成价格结算单与供应商确认，供应商依据确认的数量和价格开具发票；

8） 

财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；

9） 

财务部依据应付情况进行付款。

2.2.2.备品备件类物资的采购业务

工业企业备品备件类物资主要包括：

设备维修备件、工模具、通用五金配件等。

工厂和车间用料部门提出物资需求申请，采购部门进行物资需求汇总，库存平衡，计算需要采购的数量进行请购；

根据用户管理要求，可以直接从请购或采购订单开始进行采购业务；

备品备件类物资通常使用采购询价、报价、比价的方式选择供应商采购；

采购员进行询价、报价、比价，确定供应商，由采购主管在比价结果中进行供应商选择；

采购员依据审批结果向指定供应商下达订单；

仓储部门验收入库；

2.2.3.依据生产计划进行物资需求运算的采购

离散制造工业企业特别是装配型的生产企业，主要原料的采购是依据物资需求计划进行采购的；

企业通常制定每月的主生产计划，根据生产计划、BOM进行MRP计算，平衡库存，计算出净采购量进行采购。

企业生产部门按月制定主生产计划；

采购计划员根据主生产计划运行MRP计算采购净需求，产生请购单；

采购员依据请购单向供应商下达采购订单采购，主要原料通常有采购合同的控制；

该类物资通常要进行严格的质检；

质检合格后库房进行验收入库；

2.2.4.消耗类物资采购业务

办公用品等消耗性采购业务特点：

采购完成通常即被消耗掉，记入企业经营或管理费用，一般无库存管理，也有企业进行实物管理，不进行存货成本核算；

如办公用品采购、购买劳务等。

2.2.5.供应商寄存采购方式

供应商寄存方式的采购主要见于一些“核心、优势”企业，对其上游的供应商采取的一种采购策略，从而实现核心企业的零库存管理，转移库存风险，减少资金占用。

通常企业与供应商签署协议，协商采购、库存管理及结算方式，系统定义为“供应商寄存”核算规则的业务类型和“外寄仓”的仓库进行管理；

采购计划、订单、到货、质检、入库等流程与其他流程基本一致，可依据用户要求进行流程配置；

采购入库后不进行采购结算，不记采购成本，物资所有权归供应商；

企业根据生产需要从库房领料；

企业定期进行物料领用消耗汇总，并与供应商确认，供应商根据确认的数据开票，价格通常根据协议价格执行；

企业根据消耗汇总清单和发票进行采购结算，确认成本及应付款；

2.3.建立商业企业采购管理模式，规范采购业务流程

2.3.1.普通销售的商品采购

请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；

采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；

根据采购订单进行到货签收，生成到货单；

库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；

结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；

结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。

2.3.2.受托代销方式的采购业务

受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。

请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；

采购结算：

查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；

根据采购发票确认应付，向厂家付款。

2.3.3.直运销售方式的采购业务

企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；

结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。

直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；

请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；

直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；

可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；

直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；

直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。

2.3.4.多配送中心收货方式的采购业务

跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；

企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。

通常销售部门根据销售计划制定采购计划；

采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；

采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；

采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；

配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；

供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款。

2.4.供应商统一规范、准确评估

建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；

设置供应商评估标准，以标准评估供应商；

查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况；

冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；

供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。

2.5.获得合理采购价格，有效控制采购成本

1）计划员提出请购申请；

2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；

3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；

4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；

5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；

2.6.掌控集团全局库存，合理控制库存水平；

为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

包括现存量查询、动态库存查询、多物料属性库存查询等。

2.7.有效地规范和控制集中采购业务流程

⏹ 

规范流程：

建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性；

流程可控：

企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制；

流程可调：

根据企业业务发展需要，实现业务流程及时调整。

2.8.及时、准确地掌控集团采购业务执行情况

为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。

3．应用效果

● 

协助企业建立了集团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；

充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；

通过集中掌控主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；

实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；

采购业务处理流程更加规范、合理，采购漏洞逐渐减少。