企业合同管理制度及流程Word格式.docx
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集团办公室负责管理合同授权委托书，根据董事长的决定，办理出具授权委托书事宜。
第九条
代理人必须忠实履行职责，维护本公司的合法权益，对本公司负责，对法定代表人或者总经理负责。
第十条
代理人实施损害本公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各公司有权随时终止委托代理关系。
终止委托代理关系的，由董事长做出决定，办公室负责收回授权委托书。
第五节合同的日常管理
第十一条
本集团实行二级合同管理，集团办公室全面负责重要合同的管理；
各公司行政办公室负责本公司的合同管理。
（一）集团办公室负责资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同，以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理合同的审查、备案和归档工作。
（二）集团办公室负责合同标的额在二十万元以上（含二十万元）
的合同审查、备案和归档工作，各分公司签署合同标的额二十万元以上（含二十万元）的合同必须先经集团办公室审查，公司总经理批准后方可签订，并报集团办公室进行归档备案。
（三）各分公司行政办公司负责合同标的二十万元以下合同的审查和归档备案，各公司负责人批准后方可签订。
在合同签署后，以扫描文件并加密的格式发电子邮件于集团办公室***邮箱进行电子文件合同备案。
第十二条
公司的合同专用章专人管理，公司办公室负责保管。
公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司总经理批准。
合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗
失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
第十三条
已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；
重要资料应将原件交集团办公室随合同保管。
第十四条
合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料
及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。
合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关
单位。
第六节合同具体要求
第十五条合同的主体
（一）订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
（二）订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
（三）公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合
同，应经公司总经理同意。
第十六条合同的形式
（一）订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
（二）“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，
公司一般要求采用正式的合同书形式。
第十七条合同的内容
（一）当事人的名称、住所：
合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
（二）合同标的：
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级、技术标准和品质描述等
内容；
服务合同应约定详细的服务内容及要求；
对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
（三）数量：
合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
（四）质量：
有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；
化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；
凭样品支付的应约定样品的产生方
式及样品存放地点。
（五）价款或报酬：
价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；
价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；
价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
（六）履行期限、地点和方式：
履行期限应具体明确定，无
法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；
合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司
仓库或本公司的住所地；
约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。
（七）合同的担保：
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
（八）合同的解释：
合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
（九）保密条款：
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
（十）合同联系制度：
履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
（十一）违约责任：
根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
（十二）解决争议的方式：
解决争议的方式可选择仲裁或诉讼，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。
（十三）合同管辖权的约定：
在合同中应将合同管辖权约定明确，本公司所署合同一般情况下将法院诉讼管辖约定于榆林市人民法
院进行管辖，国家法定管辖的情形除外。
第七节合同的签订程序
第十八条合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
（一）对方当事人主体资格审查。
包括：
企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。
（二）对方当事人资信情况及履约能力审查。
资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
（三）对方合同承办人员资格审查。
包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。
（四）合同签订时要求对方公司提供营业执照复印件（需在复印
件加盖公司红章）、法定代表人身份证复印件、银行账号；
有代理人的需提供代理人身份复印件和授权委托书。
第十九条合同应按下列程序办理签订、审批手续：
（一）草拟会签：
合同承办单位应就商谈约定的内容草拟合同文本，填写“合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在当日内完成会签，并将会签意见及合同文本交承办公司办公室。
（二）审查修改：
承办公司办公室于2日内就合同文本的合法性，
有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，
相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由承办公司办公室进行协
调定稿。
（三）最后签订：
经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批后，由承办公司办公室加盖合同专用章。
第二十条
合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：
（一）合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；
（二）财务部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责；
（三）技术研发部门应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。
（四）承办公司办公室对合同的合法性，主要条款是否完备，文
字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。
第二十一条
法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由承办公司办公室依法及时办理。
第二十二条
合同正式签订后，应当随合同审查会审表交存承办公司办公室备案；
同时送公司财务部门入卷，方便执行。
第八节合同的变更、解除
第二十三条
在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合
同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。
本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
第二十四条
存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：
（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；
（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
（五）法律规定的其他情形。
第二十五条变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
第二十六条
变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。
法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
第九节合同的履行
第二十七条
公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
第二十八条
在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做
好记录并经对方确认。
（一）履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。
向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
（二）履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。
第二十九条
在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据
证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报集团办公室处理，并报总经理及法律顾问。
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
第三十条
在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
第三十一条
在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
第一十节 合同公证
第三十二条在签订下列合同时按双方约定，总经理批示进行合同公证：
（一）房产类：
办理房产买卖、转让、赠与、交换、拍卖、租赁；
办理合作建房、土地使用权有偿出让转止、房屋拆迁补偿协议和保全证据；
办理房产代销、包销协议以及其他有关房地产事项。
（二）经济类：
办理产权、股权转让、企业承包租赁经营、联营、
中外合资、合作、建设工程承包、加工承揽、购销、科技协作等各种经济合同；
办理股东大会、董事会会议、招标、投标、办理资信证明、专利、商标权证明、提存、境外投资委托协议等。
（三）金融类：
借（贷）款合同、融资租赁合同；
商品房产、土地使用权、楼花、机器设备、股权，股票及其它有价证券、权益等的抵押、质押合同；
保证合同；
与上述合同相关的委托书、声明书、担保书、承诺书等。
第十一节无效合同
第三十三条有下列情形之一的，合同无效：
（一）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；
（二）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益；
（三）以合法形式掩盖非法目的；
（四）损害社会公共利益；
（五）违反法律、行政法规的强制性规定。
第十二节
合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
第三十四条
合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
第三十五条
合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致处理意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和集团办公室，并拟定处理意见，报总经理决定。
对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告集团办公室、总经理及
法律顾问，会商处理。
第三十六条
公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报集团办公室。
第十三节
考核与奖惩
第三十七条
公司全体职员应当严格遵守，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。
公司行政办公室负责执行情况的监督考核。
第三十八条
对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
第三十九条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
（一）XX批准或超越职权签订合同；
（二）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
（三）应当签订书面合同而未签订书面合同。
第四十条
合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗；
（二）公司履行合同未经对方当事人确认；
（三）遗失重要证据；
（四）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
（五）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；
（六）其他违反公司相关制度的。
公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
第十四节
附则
第四十一条本规范解释由集团办公室负责。
第四十二条
本规范自二OO八年十二月一日开始执行。
附件一：
法定代表人授权书
致：
兹委托先生/女士作为本公司的合法代理人，以本公司名义进行合同的协商和签订。
委托期间：
本授权书自年月日至年月日有效。
委托人名称（公章）：
受托人（签章）：
法定代表人（签章）：
住所：
委托人注册地/营业地：
身份证号码：
邮政编码：
电话：
传真：
附件二：
***集团合同审查会签表
合同名称
合同编号
合同主体
我方：
对方：
合同金额
承办部门
承办人及电话：
对方签约人是否经过授权（承办人打勾）
是
否
委托代理人姓名：
部
门
意
见
承办
部门
签名：
年月日
技术研发
行
政
办
公
室
分管
领导
意见
年月日
总
经
理
签
批
年月日
董
事
长
附件三：
***集团合同管理流程图
附件四：
***集团合同履行情况汇总表
填报部门：
填报时间：
序
号
约定的履行期间
公司履行合同情况
公司是否履行
完毕
他方履行合同情况
他方是否履行完毕
备注
履行
时间
方式
数量
公司合同管理制度范本
一、合同管理总则
1、目的和依据
为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。
3、合同管理原则
合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
4、保守商业秘密
管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
二、合同管理职责
1、企业合同管理部门（法务部）的主要合同管理职责
1）、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。
2）、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。
3）、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。
4）、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。
5）、做好合同统计、归档、保管工作。
6）、监督、检查本公司合同签订、履行情况。
7）、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。
8）、依法处理本公司的合同纠纷。
9）、制止公司或个人利用合同进行违法活动。
10）、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。
2、供销部门的主要职责
1）、依法签订、变更、解除本部门的合同。
2）、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。
3）、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。
4）、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向法务部通报。
5）、本部门合同的登记、统计、归档工作。
6）、协助法务部对合同纠纷的处理。
3、财务部门的主要职责
1）、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。
2）、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。
3）、配合法务部做好合同管理工作。
三、合同审签管理
1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。
XX，任何人不得以公司名义对外签订合同。
2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。
介绍信的存根应当保存五年，以备核查。
3、除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本；
合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。
4、所有合同都应按顺序由法务部统一编号。
5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
6、订立合同，必须完备合同条款。
合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。
8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。
对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。
严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。
单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
四、合同审签程序
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
◆对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有最近年检章）。
◆对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。
对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。
◆对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
◆代理人职务资格证明及个人身份证；
◆被代理人签发的授权委托书；
◆代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。
对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。
◆名片；
◆厂家介绍、产品介绍等资料；
◆各类广告、宣传资料；
◆各类电话、BP机等通讯工具号码；
◆对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。
五、合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
1）、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。
合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2）、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。
如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
3）、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。
对不符合制度和合同约定的标的应
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