公文处理注意事项.docx

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公文处理注意事项

一、 发文管理应注意的事项：

（一） 拟稿

1. 公文拟稿要注意用A4纸，WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2. 公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。

公文正文用仿宋体三号字。

如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。

段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。

例如：

“二四年十月十二日”。

4. 人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。

例如：

“《绍兴市国家税务局关于2004年XXXXI作开展情况的通报》

（绍市国税办〔2004）444号）”。

5. 草拟公文结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

6. 公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时间之前注明附件顺序和名称。

并把附件放在附件栏中。

例如：

“附件：

l.XXXXXX2.XXXXXXXX3.XXXXXXX”

7. 成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

8. 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

上报的公文，标题中不标发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

9. 转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文号代替。

10. 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

11. “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

12. “报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。

13. 抄送多个单位，中间用逗号隔开，结尾用句号。

例如：

“抄送：

XXX,XXXX,XX。

”

（二） 审批

1. 签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。

2. 公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名后，送办公室审核。

其中涉税规范性文件经部门负责人初审后一律先送市局法规处复审，再送办公室审核。

办公室核稿时发现未经法规处复审的涉税规范性文件应及时退回拟稿部门。

二、 普通收文处理

1. 办公室应及时提出拟办意见。

2. 办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传阅。

对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示，并按领导批示办理。

3. 承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理，并在文件注办栏内明确处理意见或办理结果,同时签名。

阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。

对内容涉及面广，问题较复杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。

对需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。

其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕，可以不签名。

计算机公文处理中的流程及要点

一、收文处理收文登记、收文扫描后进入公文处理系统。

拟办。

由办公室专人处理，填写拟办意见转交收发人员信箱。

批办。

局领导阅批文件在个人信箱中处理，在阅批并签名后转回办公室。

办公室收发人员根据局领导意见将文件分送有关部门。

凡局领导有重要批示内容的文件，文书人员应及时抄送办公室领导，以便加强督查。

注办。

各部门具体承办人员要根据文件办理要求和局领导批示及时办理。

办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结果，并签名。

注办时应注意查看拟办意见和局领导批示意见。

各部门负责人要经常对本部门阅办文件的办理情况进行检查，确保文件及时正确办理完毕。

二、发文处理

拟稿。

各科室、单位拟稿人在拟稿时，必须先正确填写“文头纸”栏下的各个项目，标注主题词可使用“自动标引”功能，并根据主题词标引的规定进行调整。

进入“正文、附件”栏后，先编辑正文，再编辑附件，与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，建立关联，以便审核、签批参阅。

正文和附件的编辑原则上应由拟稿人输入，拟稿人经检查确认起草完毕后，将文件发送本部门负责人初审。

拟稿人起草的文件凡可以公开的，应设定为共享文件,以便其它工作人员查询。

审稿。

部门负责人负责“初审”。

初审公文，应通过“编辑”功能进入计算机文稿，认真审阅，并产生初审版本后在“领导审批”栏明确签署意见，审批意见的详细内容写入“审批内容”栏。

审批后，审批人应在“签名”栏用密码签名，按“确认”键退出。

需其它部门会签的文件，应在会签栏中选择会签部门，在送办公室核稿前发送给有关部门。

会签部门在会签时应通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生会签版本后在文件稿头纸上用密码签名，并发回拟稿部门。

拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件按规定发送办公室审核。

如需外单位会签的文件应由主办部门负责。

外单位会签完毕后，主办部门应先将外单位会签文稿送局领导审阅确认，然后将外单位会签意见输入计算机文稿，按规定程序送办公室审核后报局领导签发。

送外单位会签的纸质文稿应送办公室归档。

核稿。

公文经部门负责人初审后，应根据文件的类型分别发送法规部门复审或办公室秘书初核。

凡涉税规范性文件应先送法规部门复审，其余文件直接送办公室核稿。

法规部门复审后，应发回主办部门。

办公室秘书初核后，根据局领导分工发送签发。

重要文稿由办公室负责人复核后再发送局领导签发。

办公室核稿后，必须产生相应的会签版本、初核版本和复核版本，并在“文头纸”上相应的审核栏内，用密码签名。

对不需发文或需作较大修改的文稿应在写明意见并签名后退回主办部门。

各单位每个工作日必须打开本单位的部门信箱,注意接受发来的电子文件。

各单位接到电子文件后要及时按办文程序处理，不得延压。

公文处理常识

【公文排版规格是怎样定的?

】

公文排版的规格：

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。

【如何确定行文关系？

】

各级各类行政机关应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

【哪些部门、机关和单位可以联合行文?

】

以下部门、机关和单位可以联合行文：

一是同级政府、同级政府各部门可以联合行文；二是上级政府部门与下一级政府可以联合行文；三是政府与同级党委和军队机关可以联合行文；四是政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；五是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

【联合行文有些什么规则？

】

联合行文有两条规则：

一是必须是涉及两个以上部门职权范围内的事；二是必须明确主办部门。

【"请示”性公文应注意哪些问题?

】

给上级机关的”请示”性公文应注意四个问题：

一是"请示”应当一文一事；二是一般只写一个主送机关；三是需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关；四是不得将"请示”夹带在”报告”里，因”请示”必须批复，而”报告”则不必批复。

【单一发文的印章怎么盖?

】

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期（成文日期标识位置前已述），加盖印章应上距正文1行字之内，端正、居右下压成文时间，就是说上不压正文，下要骑年盖月。

当印章下孤无文字时，采用下套方式，即仅以下孤压在成文日期上；当印章下孤有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

印章用红色。

【两个单位联合行文的印章怎么盖?

】

当联合行文需盖两个印章时，落款处不署发文机关名称，主办机关印章在前，两个印章横排均压成文日期。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。

【三个以上单位联合行文的印章怎么盖?

】

当联合行文需加盖3个以上印章时，落款处应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列署在相应位置,再把印章加盖或套印在其上。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不能超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章上下、左右之间不能相交或相切。

【公文最后一页不能容下印章位置时怎么办?

】

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法加以解决，务使印章与正文末尾同处在一页上，不得采取标识”（此页无正文）”的方法解决。

【什么是主题词？

】

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。

标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。

公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。

【怎样标识主题词？

】

这里说的主题词是指全角冒号后边的内容。

按照《国务院公文主题词表》规定，依次以类别词、类属词和文种三部分标注，一般不超过5个，不少于3个。

如省政府转发国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知一文，标注的主题词是”文秘工作公文办法通知”。

”文秘工作”是类别词，"公文办法”是类属词，"通知”则是文种。

在通常情况下，类别词在《国务院公文主题词表》里面都有，只有一些特殊内容的公文没有类属词，需要办文的部门自己编写。

凡是自己编写的类属词，必须在词的后边加一个三角符号，以说明这是自己编写的类属词。

【公文用纸的幅面尺寸是怎么规定的？

】

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mmX297mm,尺寸的允许偏差为±3mm。

【公文页边与版心尺寸是怎么规定的？

】

我国公文用纸由长期以来一直沿用的16开型改为国际标准纸型A4型后，公文的页边与版心尺寸也作了新的规定，具体是：

公文用纸天头（上白边）为37mm±lmm。

公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm

版心尺寸为156mmX225mm（不含页码）。

行政公文处理有关常识及要求

一、公文种类及其适用范围

主要行政公文划分如下：

上行文：

｛请示、报告｝

下行文：

｛指令类：

命令批复｝

｛告知类：

公告布告通告通报｝

｛泛用类：

通知决定决议纪要｝

平行文：

函和某些通知，纪要

1、 决定用于学校领导对重大事项、主要事项做出安排。

例：

《XX学校关于设立XX奖学金的决定》

2、 通知用于任免干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关公文，发布要求下级机关需和有关单位共同执行或者周知的事项。

批转性通知：

可批转或转发，批转要表明态度，提出要求。

转发一般不表态，但可补充规定，或提出具体贯彻意见。

事项性通知：

告知有关科室及教职工使全体人员知照。

例：

《关于XX节日放假的通知》《关于召开XX会议的通知》

3、 通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

例：

《关于表彰XX同学的通报》《关于学校治安情况的通报》

4、 报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

报告可以一文多事。

工作报告：

由做了什么工作，取得什么成绩和今后有什么打算三个部份构成正文。

情况报告：

由介绍情况，指出问题和提出建议三个部份构成正文，重点在介绍情况。

建议报告：

常用于业务主管部门向行政机关提出工作建议和制订具体措施，其结语用“以上报告如无不妥，请批转”。

5、 请示下级就某个具体问题或某项工作，直接向上级领导或业务主管部门提出请求，予以解决和答复的公文。

请示的正文包括请示理由，要求一文一事，一头请示，不送个人，不得抄送。

（请示若背景材料较多，可将其作为附件）结尾一般要写”以上请示当否请批示”或”特此请示，请批复”。

报告和请示的区别：

C1）从发文目的看，报告不要求上级给予回复，而请示带有祈请性。

（2） 从发文的内容看，报告是为了反映情况或答复询事以陈述