企业档案管理业务外包可行性研究文档格式.docx
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2•有助于提高企业核心竞争力。
业务外包是企业管理的一种创新管理理念与管理方法,它的一个重要目标就是集中企业内部资源,着力提高企业核心竞争力。
目前,市场竞争日趋激烈,对企业的快速、健康和持续发展造成巨大压力,要求企业必须在各个环节上都不能出现任何差错,而企业由于在注意力分配上不可能面面俱到,也就不可能在每一方面都做到完美,他们需要更多专业性的组织在各个薄弱环节对其进行帮助。
同样,企业也有需要档案中介机构能对其档案管理进行专业性帮助的需求。
档案管理业务外包可以使企业从具有低附加值的日常的事务性档案管理业务中解放出来,能够更有效地运用其核心竞争力,把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。
3•可以减少众多企业在档案管理工作中的重复投入现象,降低企业管理风险。
档案管理是一项技术性、专业性较强的工作,它需要一定的投入,这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。
而在现实工作中,或是出于认识上的问题,或是出于经济上的原因,我国大多数企业,尤其是中小型企业和民营企业对档案管理的基础性投入明显不足。
随着办公自动化程度和企业信息化程度的不断提高,电子文件和电子档案大量产生,这些数字化的文献对管理基础设施、管理技术和人员素质的要求比纸质文献的要求要高得多。
尤其是在网络环境下,为确保电子文件信息的持续可读性,必须不断地对文件进行适时迁移,以适应新的计算机网络通讯技术,这些都需要大量的投入。
这些投入对大多数企业来说,都是一笔相当大的开支。
软件与设备的不断升级,使企业已购置设备和软件有逐渐被淘汰的风险。
各企业在档案管理工作中的重复性投入对企业档案管理工作水平的提高并未起到决定性作用,反而增加了企业管理的成本与风险。
企业将档案管理业务外包出去,既可以享受到高技术、高水准的档案管理服务,又可以减轻企业因在档案管理技术设施投入方面产生的风险。
哈佛大学经济学教授Jorgeson认为,业务外包可以使企业的科技投资效率提高20%,因为用户只需为自己在一定时间内真正用到的部分技术设备付费,结果是节省了庞大的固定成本投入。
4•可以有效利用企业外部人员、技术及其它资源。
档案管理业务外包可以满足企业对档案专业管理人才的弹性要求,可以借助外部人力资源来满足企业不断变化的需要,节省用于人才招聘与培训的费用和时间,增加人力资源配置的灵活性。
档案管理业务外包还可以充分利用企业所不具备的档案专业技术和特定的资源,准确把握档案管理技术的发展趋势,享受高质量和高稳定性的档案管理服务。
5•有利于促进企业档案信息化建设。
信息化是档案工作的发展趋势和方向,档案信息化建设需要大量地投入,要有专门的人才和设备。
然而,在现有条件下,我国企业把主要的资金都投入到企业的生产和经营上,对企业档案信息化建设的投入非常有限,这在很大程度上制约着企业档案信息化的发展。
实行企业档案管理业务外包,可借助于档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势,加快企业档案信息化建设,促进企业档案信息化进程。
6•进一步落实企业档案信息资源社会化服务。
企业档案信息同其它类型的档案信息一样具有双重价值,即为企业服务的第一价值和为社会服务的第二价值。
目前,绝大多数企业十分重视档案工作,其档案信息的第一价值得到了较好的发挥,但真正实现企业档案信息的第二价值却有相当大的难度,究其原因主要是企业档案信息产生于企业自身的管理活动,在来源上具有单一性,在归宿上也不向国家综合档案馆移交,同时由于企业档案部门在工作中或多或少存在本位主义的思想,使得企业档案信息无法发挥其全部价值。
对企业档案实行外包,可以将分散在各企业的档案信息集中于外包服务机构,如档案寄存中心、档案托管中心等中介服务机构,在维护企业利益和保密的前提下,由这些机构开发被管档案的第二价值,实行企业档案信息资源的社会化服务,特别是可以使企业科技档案中的信息得到有效推广,加速科技档案信息成果商品化的进程。
二、企业档案管理业务外包的可行性
1•业务外包已成为一种企业管理的重要手段,档案管理业务外包是企业业务外包的题中应有之意。
业务外包是源于20世纪80年代工业企业的一种经营管理方法,自1997年以来,欧美企业的业务外包蓬勃发展,到2000年,已形成席卷欧美,波及全球的业务外包浪潮。
一些西方经济学者认为,信息时代的业务外包充分调动了知识和革新的力量,使现代商业组织发生了根本性变化,业务外包成了经济成功的核心动力。
据美国《财富》杂志1998年7月20日的一篇报道披露,全世界收入5000万美元以上的公司,都普遍开展了业务外包。
美国著名的管理家家彼德•德鲁克曾预言:
“在10-15年之内,任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去,任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包的形式。
”④声名显赫的美国思科公司就将70%的业务外包出去。
⑤档案管理作为企业产业链的一个环节,并不是企业所擅长的,它只对企业创造经济效益起间接支持作用,而不能直接创造经济效益,因而在企业进行业务外包过程中,档案管理应属于企业业务外包范畴。
尤其在信息技术迅速发展的今天,企业电子文件档案大量产生,电子文件与电子档案的管理需要更高的管理技术与管理设备,企业管理电子文件档案的成本较纸质档案更高,规模化管理电子文件与档案的优势更显突出。
因而档案管理业务外包的迫切性更为显现。
2•网络技术的发展给企业档案管理业务外包提供了技术上的有利条件。
随着网络技术的发展,信息传输成本大幅下降。
据国际数据公司（IDC）统计,利用国际互联网,信息传输成本可下降60%~80%。
⑥这既给档案管理业务外包提供了技术上的保障,也给档案管理业务外包提供了可能性,它使实行档案管理业务外包的企业能够方便、快捷、安全地利用本单位外包出去的档案信息。
3•档案中介机构正在不断成长与壮大,档案中介服务市场正在不断健全与规范,为企业档案管理业务外包提供了可靠的保证。
企业档案管理业务外包必须有可靠的外包承接机构,有管理规范、制度健全、技术力量雄厚的外包服务市场,我国档案中介服务市场的逐步形成使企业档案管理业务外包成为可能。
目前,我国档案中介机构已有了一定规模的发展。
据不完全统计,截止20世纪90年代末,全国已有一百多家档案中介机构。
⑦这些档案中介机构既有国营的,也有民营的,本世纪初甚至有国外资本进入我国档案中介服务市场,成立合资或独资档案中介服务公司,不同所有制档案中介服务机构之间形成了激烈的竞争关系,这种竞争导致档案中介服务的规范化和服务质量的不断提高,形成了具有一定规模的档案中介服务市场,为企业档案业务外包提供了客观条件。
4•档案界理论上的探索、企业档案管理实践中的尝试为企业档案管理业务外包奠定了一定的理论基础、积累了丰富的实践经验。
在企业档案工作理论研究中,档案界一些有识之士早已对企业档案管理业务外包进行了大胆的探索。
苏州大学周毅、吴品才在《档案学研究》1999年第2期发表《建立商业化档案中介机构的理论与实践》一文中指出:
“为了实现企业对利润最大化目标的追求,企业无疑可以采取多种策略。
仅从档案管理的角度来看,企业无疑可以采取两个切实可行的办法。
一是让商业化的档案中介机构来承担过去只能由企业自己负责的一部分管理职能,这种社会分工的细化,不仅可以提高企业档案的管理水平,而且可以提高企业的管理效益。
……二是让商业化的档案中介机构承担起为企业有偿转让部分企业档案,特别科技档案的职能。
”如果说周、吴二人的文章只是对档案管理业务外包一种含糊表述的话,那么河北大学卞昭玲、范宗斌、顾宏革在《档案学通讯》2001年第4期发表的《关于企业档案托管机构的设想》一文就明确提出企业档案托管（外包）给档案托管机构是可行的。
文章很快就引起企业档案工作者的注意,郑州市热力总公司王力艰在《档案学通讯》2002年第3期发表了《市场经济条件下企业档案托管机构究竟能走多远》一文与卞昭玲等商榷,提出了不同的看法。
卞昭玲又于《中国档案》2002年11期发表了《企业档案的托管机构》一文,回应了王力艰提出的一些问题,并再次讨论了企业档案管理业务外包问题。
这一系列的学术争议与争鸣,解决了一些关于我国企业档案管理业务外包理论上的问题,对企业档案管理业务外包在理论上做了有益的尝试。
在企业档案管理实际工作中,许多企业（尤其是中小型企业）由于受人员、技术、设备等条件限制,将档案整理工作委托给地方有关档案馆或档案中介机构完成,从严格意义上说,这还不属于档案管理业务外包,或者说只是企业档案管理业务外包的一小部分,但至少这种实际的操作方式说明企业档案管理外包是可行的,而且对外包者和外包业务承接者双方都是有益的一种“双赢”做法。
事实说明,企业档案管理外包不仅有利于企业自身的发展,也有利于档案中介服务机构规范化地发展。
“会计档案外包”业务或将兴起
多数对于私营企业和外资企业在实行破产清算后档案如何处置表示了困惑：
这些档案应该“保留还是丢弃”？
企业会计档案管理工作细小而繁琐，然而通过调查发现，这项最容易被人忽视的工作，背后其实隐藏着许多问题。
会计档案是留还是扔
“我们是一家外资企业，刚刚完成破产清算，但是不知道这些会计档案该怎么处理？
”张林（化名）给某省财政厅会计处打来电话咨询求助。
从1999年1月1日起施行的《档案管理办法》中第十三条规定：
单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
法律、行政法规另有规定的，从其规定。
对于外资企业而言，由于其在中国没有业务主管部门，而且不能携带档案出境，所以其档案只能移交当地档案馆代管。
而档案馆相关工作人员表示：
“我们档案馆工作人员有限，管理成本高，而且各单位会计档案如此繁多，全部交由档案馆来保管显然不切实际。
”“这样一来，往往中外合资企业被注销后，公司相关人员就把档案分掉，移交中方合资者，后来就慢慢散失了。
”一位知情人士这样告诉记者。
面临这种困境的不只是外资企业。
随着经济的快速发展，市场竞争日趋激烈，很多企业的存续时间越来越短，留下一个会计档案管理的乱摊子。
会计档案“是留是扔”的问题在业内也是众说纷纭。
一位在外资企业工作的会计主管认为，公司经清算后在工商部门完成注销，公司的一切法律权利义务终止，失去了法律意义上的责任还有什么可追溯？
而另一位会计主管反驳道：
“会计档案里面有重要的税收信息，很多房地产开发公司成立两三年后，做完项目就把项目公司进行注销，以至于税务局无从收到这个项目公司的土地增值税。
”
电子档案中哪些要纸质备份
会计档案管理的方式，也是不少会计人员所面临的困惑。
尽管很多会计人员都知道纸质档案和电子档案应该并存，但是由于实际操作上存在诸多困难，目前的焦点就集中在会计档案中到底哪些需要纸质存档、哪些需要电子存档？
多长时间备份一次？
通过什么介质进行备份？
按照《档案管理办法》第十二条规定：
采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
一位企业的会计主管就向记者抱怨道：
“我们单位电子档案每周一用光碟进行备案，现在光碟多得没地放了，专门申请了一间房还是放不下。
如果把它们都打印出来，更是劳神费力，同样没地方。
”据本报记者调查，同样是央企，有的央企不打印明细账，仅凭证发票采用纸质保存。
但是有的央企就是严格按照要求用服务器每周对电子档案进行AB备份，全部明细账和会计凭证都要打印出来进行纸质保存。
关于如何保存电子档案，央企尚没有统一，更何况私营企业。
不过，对于那些完全通过光盘或者服务器备份的单位而言，他们对于税务局查账是否承认电子档案也心存疑虑。
有些单位的做法是，接到税务局查账通知后，连夜把需要的会计年度的会计档案全部打印出来。
但是有的单位又反映部分税务局只看手工账本，打印的账本都过不了关。
其中的原因不外乎税务局担心企业提供的电子档案有被修改的可能，尤其是国内一些记账软件可以复制好几个账套，并可以进行反复撤销修改，甚至有的企业能够针对银行、税务局、工商局和会计师事务所各做一个账套。
这对于税务稽查工作人员来说，也是一个不小的挑战。
会计档案外包或是发展方向
现行的《档案管理办法》毕竟是10年前的产物，已经不适应现在企业的发展和需要。
关于会计档案管理，上述会计处的工作人员建议，在电算化形势下，大型企业至少要建立“灾难恢复中心”，以保证在任何情况下不会丢失，而中小企业则应该有一个关于会计档案管理的规范手册，让企业按照自己的实际情况开展相关工作。
记者从一位接近政策制定者的知情人士了解到，会计档案管理属于会计基础工作的一部分，对于外资企业和私营企业破产清算后在会计档案保管、电子档案的备份保存等方面已经发现了的问题，目前正在寻找适当的解决办法。
部分企业的会计主管或者财务经理建议，由于会计档案管理是项重要而繁琐的工作，因此可以委托给一个服务外包公司。
其中一位会计主管曾经做过相关的尝试，给各个公司扫描存档会计信息，很遗憾没有获得成功，原因是“国家没有相关立法规定，很多公司担心信息外泄。
”还有一些担心是，会计档案外包服务可能会形成高度垄断。
“因为在云计算环境上，一个省一家这样的公司就能消化掉整个市场的容量。
”不过，很多会计人员表示，目前通过外包服务公司帮助企业管理会计档案的物质条件已经具备，只差软环境和法律方面的认可，将会计档案进行“外包”应该是未来的发展方向。
档案馆业务外包的风险控制分析
丁丽鸽
（周口师范学院图书馆，河南周口，466000）
【摘要】本文探讨了档案馆业务外包的特点与相应的风险，提出了针对这些风险的控制策略。
【关键词】档案馆业务外包风险控制
业务外包，这一现代企业经营管理方法已经在企业外的很多领域得到了广泛的运用。
对于业务外包这种管理形式，档案馆管理者如果能够运用得当，必将促进档案馆更好地利用外部资源，加快自身发展，使之更好地为国家和社会保存有价值的档案，最大限度地提供档案利用，充分发挥档案馆的社会效益和经济效益。
档案馆业务外包是一种新型的管理理念与方式，它促进了档案馆资源的合理配置，提高了档案馆的工作效率。
业务外包工作在档案馆中的广泛推广和应用，将会不断增强档案馆的“柔性”，提高档案馆的“核心竞争力”，以不变应万变，使档案馆在愈来愈激烈的竞争中立于不败之地。
尽管外包被称为“战略联盟”，但是参与方之间仍然存在利益冲突，因此我们有必要对档案馆业务外包中的风险进行分析并提出控制策略。
这样不仅有利于对外包绩效做出全面客观的评价，而且也便于引导和规范档案馆业务外包工作。
1档案馆业务外包的内容
目前档案馆业务外包可以从以下几个方面进行：
（1）特藏档案维护外包。
包括特殊文种档案文献的编目、翻译；
古籍档案文献的考订、处理、编目、修裱与维护；
特殊载体档案的保管、修复与维护。
（2）到期档案的销毁外包。
（3）档案数据库建设外包。
（4）馆藏资源开发利用外包。
与一些单位和部门联合汇编公布档案资料，编辑出版档案馆史。
（5）物业管理外包。
包括档案馆内及周围环境卫生，阅览室清洁消毒，库房温湿度调节、消毒杀菌；
档案馆安全保卫。
（6）档案馆人员教育培训外包。
包括档案馆工作人员的岗前培训和继续教育。
总之，档案馆业务外包的内容涉及多个方面，不同的档案馆应根据主要工作目标和自身的情况确定外包的范围，制定个案，不可走外包极端，从而导致馆藏档案文献的失密和档案馆公益性的减弱，最终导致档案馆保存文化遗产功能的丧失。
2档案馆业务外包中的风险分析
2.1合作双方经营目的存在差异
业务外包以省钱为目的，对于经费向来拮据的档案部门来说更是如此。
在外包过程中，档案馆关心的是如何省钱，而外包企业关心的是如何获得持续稳定的收入，双方在业务外包中存在着观念差异和经营矛盾。
作为委托方的档案馆，必然最大限度地降低外包的成本，把外包业务以最低价格委托给企业，如果价格过低，将使企业难以获得合理的利润，导致企业千方百计地降低外包业务的生产成本，带来外包业务质量下降。
如果一旦出现成本上涨等经营环境的改变，企业在无法完成外包业务或无法获得相应利润时，可能不愿意履行外包合约，导致档案馆业务外包失败。
2.2档案人员学习和创新能力的削弱
档案馆的业务外包使档案馆对外包企业的依赖增大，有可能削弱内部的学习能力和创新能力。
档案馆业务外包不仅包括事务性工作，还包含了部分传统的基础工作和档案信息化工作，档案馆将一些现代化开发技术外包之后，虽然弥补了本部门人员在技术上的不足，获得了高质量的产品，但同时也失去了获得关键技能和构建未来核心能力的机会，有可能会助长档案人员不求上进、不钻研业务的惰性。
业务外包将限制内部人员的实践机会，因而可能会阻碍内部人员不断学习的热情和意识，这可能与档案馆最初实行业务外包的初衷有所不同。
提高档案馆的活力和创新能力，最终提高其核心竞争力，才是最终目的。
如果档案馆过分依赖业务外包，虽然可以获得短期的效益和优势，但从长远来看，会丧失创新能力和核心竞争能力，这对于档案馆的发展是极其不利的。
2.3忽视业务外包的冲击
在实际工作中，档案馆的业务外包给业务工作带来相当大的冲击和改变，而许多档案馆并未对这些冲击和改变做出相应调整和准备，使原有顺畅运作的工作流程造成混乱。
此外，一些技术业务工作的外包使原来从事该项业务的人员丧失了原有工作地位，感到长期掌握的知识和技巧不再受到重视而倍感失落，引起他们对自身地位和未来发展的焦虑，从而丧失工作热情，影响档案馆服务工作质量。
2.4双方信息不对称可能导致的风险
档案馆在与外包企业建立业务联系之前并无任何关系，双方并不了解对方的具体情况。
但作为向档案馆提供服务的外包企业而言，他们在业务外包活动中占据着一定的优势地位。
外包企业比档案馆更加了解自己的资源、真实的技术实力、人员实力，并可能向档案馆提供不充分或者不真实的信息，由此形成了两者在业务外包活动过程中的信息不对称。
在外包业务展开之后，一旦开展外包的企业在经营过程中出现风险，档案馆不可能在第一时间掌握风险的发生以及造成的损失情况，也就无法在第一时间采取相应的措施来弥补风险造成的损失。
而且，由于双方的这种信息不对称，在业务活动展开之前，特别是对于软件开发而言，双方沟通得不完善也会导致最后产品开发的不完善。
由此，可能会造成以后的反复修改，不仅浪费了大量的时间，也浪费了大量的人力资源。
而这一切，如果双方在事前已经有了充分的信息交流和沟通，完全可以避免。
2.5外包决策失误
在业务外包过程中，档案馆的决策失误主要有两方面：
一是业务外包范围决策的失误。
二是外包企业选择的失误。
外包企业的技术水平良莠不齐，有些档案馆将价格高低、规模大小作为选择标准，忽视外包企业的技术、信誉，以及该企业是否适合成为本馆的外包合作伙伴等因素，这些决策的失误将不可避免地成为档案馆业务外包的风险隐患。
2.6沟通不畅的问题
在外包过程中，双方的沟通也存在一定的风险。
档案馆和外包企业是两个独立的个体，二者之间在战略目标、管理理念等方面都存在差异。
这往往造成沟通障碍，容易产生误会。
而此时如果没有共同的利益为基础，没有权责明晰的合作合同为约束，合同的双方就会互不信任、相互推诿、相互指责，那么有效的合作将难以持续进行，外包执行成本和实施成本将激增，甚至导致业务外包最终流产。
2.7缺乏监督管理
在业务外包过程中，档案馆难以参与外包企业的运作，难以对外包企业作适当的管理和约束，在外包企业自我管理的情况下，外包业务的质量、进度等对档案馆影响较大的结果均难控制和把握。
另外，有些档案馆误以为把业务外包给了企业即可一劳永逸，不对外包业务的质量、数量予以验收、监督和管理。
2.8可能会改变档案馆的主体性质
档案馆的主要业务是馆藏档案的保管和提供利用，无偿地为读者提供信息服务，因而档案馆在开展业务外包时要把握好外包的度，不可偏离公益服务的宗旨。
如果业务整体外包，或实施档案馆的全面委托管理，这将直接导致档案馆主体性质的根本改变，这就需要引起档案馆的高度重视。
3档案馆业务外包的风险规避策略
总的来说，档案馆实行业务外包，是为了实现效率的优化、降低成本以及获取最大的效益。
通过对目前档案馆业务外包的风险分析，我们可以发现其中存在的一些问题，但是应该说，档案馆业务外包还是具有一定的实际应用意义的。
如何避免一些风险问题的发生，更好地实现预期的目标，将是在今后档案业务外包工作中值得关注的问题。
3.1建立与外包企业双赢的合作理念
为了避免恶性竞争和双方互不信任，参与外包的双方特别是档案馆方面应当在明确双方合作关系的前提下，尽可能消除双方的观念差异和经营矛盾。
根据博弈论观点，档案馆与外包企业均可从双方合作中获益，并且合作所得利益大于不合作所得利益。
为了使业务外包实现预期目的，档案馆需要协调与外包企业之间的关系，充分考虑外包企业的利益，做到利润、知识、技术及其它资源的共享，与外包企业形成利益共同体；
在合作过程中着力营造相互信任与合作的文化氛围，相互间的坦诚与信用有利于信息的有效沟通，增进相互间的理解与支持，从而有利于相互间的有效协作，达到最有效地实现内外部资源的整合；
这样双赢的合作才能长久，才能使双方真正获益。
3.2营造学习型气氛
档案人员必须不断学习，勇于创新，才能不被时代淘汰。
此外，档案馆管理层也应不断创造机会，为档案人员的职业生涯发展创造条件，协调因业务外包而引发的内部冲突，围绕战略发展目标塑造学习氛围，在馆内形成一种创新的紧张感，鼓励员工扩展知识基础，改变他们的行为方式
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