秘书学概论复习思考题参考答案Word文档格式.docx

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第2章秘书工作

1．

辅助性是相对于主导性而言的。

在任何机关单位中，领导总是处于主导地位，秘书部门或秘书人员总是处于从属地位。

秘书工作是伴随着领导工作的产生而产生，依照领导活动需求的发展变化而发展变化的。

或者说，先有领导活动才有为领导活动直接服务的秘书工作，离开了领导活动，就不存在独立的秘书工作。

秘书工作对领导工作的依存性，是其它任何工作都无法比拟的。

秘书工作的辅助性具体表现在：

其一，所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及到哪里，秘书工作范围就要扩大或延伸到哪里。

其二，现代秘书人员能参加领导班子的各种会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理会议事务，要慎用发言权，无表决权，更无决定权；

其三，现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其事。

秘书部门或秘书人员的从属地位，决定了秘书所做的一切，都是对领导工作的辅助，过去有人称秘书工作是“幕后”工作，是有一定道理的。

现代秘书工作，要求秘书人员能“走到前台”来，是说秘书人员不要被动地做为领导服务的“机器”，而要正确认识和处理被动性与主动性的统一，充分发挥秘书人员在工作中的创造精神和主观能动性，在被动中寻求主动，从而把工作做得更好，但这决不是鼓励秘书上台扮主角，即便走到台前来，仍然是做参谋性助手性工作。

秘书工作的辅助性要求秘书人员必须摆正与领导的关系，任何情况下都不能越权行事。

切记只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，按照领导的授权和旨意办文、办会、办事，提供辅助性的服务，决不能代替领导决断和指挥。

2．略

3．要点：

原则

（1）遵纪守法原则

（2）求真务实原则

（3）联系群众原则

（4）维护大局原则

（5）团结协作原则

要求

（1）准确

（2）高效

（3）创新

（4）保密

4．要点：

在秘书工作实践中，对立统一普遍存在，从工作内容到运作方式，从主辅关系到工作要求，从工作投入到客观效果等，都普遍存在着对立统一关系。

正确运用对立统一规律，有利于秘书人员深入理解秘书工作各要素之间的相互关系，正确把握秘书工作的一般规律和特殊规律，从而在主辅配合近身辅助的事务中提高工作效率，优化工作效果。

（1）事务与政务

（2）被动与主动

（3）综合性与专业性

（4）维持与适应

（5）听命与劝谏

（6）宣传与保密

（7）谋划与执行

（8）全面与重点

（9）规范性与随机性

（10）间接性与直接性

第3章秘书部门

（1）精简、合理、高效的原则

（2）分工合理、职责分明的原则

（3）灵活机动、适应领导原则

（1）辅佐决策地位

（2）具有中介关系的枢纽地位

（3）具有组织关系的相对独立地位

（1）中介性的参谋助手职能

（2）沟通协调的枢纽职能

（3）协助领导的“耳目”职能

（4）领导授权的“喉舌”职能

（5）展示形象的服务职能

一般来说，秘书群体结构的优化包括两个方面的内容：

秘书机构的结构设置优化和秘书群体人员素质的优化。

秘书机构的结构设置优化

◆原则

（1）整体性原则

（2）动态性原则

（3）高效性原则

◆途径

（1）面向实际，按需设置

（2）整合资源，发挥优势

秘书群体的人员素质优化

（1）秘书群体人员选拔、任用的优化

（2）秘书群体角色意识的优化

（3）服务意识和综合能力的优化

5．略

第4章秘书人力资源管理

（1）秘书人力资源管理是秘书部门管理实践本身发展的需要

（2）秘书人力资源管理是秘书核心能力的需要

（3）秘书人力资源管理是完善秘书规章制度的保证

（1）对秘书工作成果的评估

（2）对秘书行为的评估

（3）对秘书特性的评估

（1）新进秘书自然而然会胜任工作

（2）现用什么就培训什么

（3）高层秘书管理人员不需要培训

（4）培训是一项花钱的工作

（5）培训时重知识、轻技能、忽视态度

（1）正确理解秘书人员的权利与义务，是贯彻执行辞职、辞退制度的前提

（2）建立较为完善的规章制度，是贯彻执行辞职、辞退制度的保证

（3）认真执行绩效考核与评估工作，是贯彻秘书辞职、辞退制度的关键

（4）建立相关的配套措施，是贯彻秘书辞职、辞退制度的保障

5．要点：

（1）确立志向

（2）自我评估

（3）环境评估

（4）设定目标

（5）制定行动计划与措施

（6）重审修订

6．要点：

（1）秘书人力资源的需求分析

（2）制定培训计划

（3）具体实施培训

（4）测定培训效果

第5章秘书的职业素质

（1）服从领导和组织的工作安排与指派，对领导交办的工作要认真去完成，对领导的询问，应如实回答

（2）工作中严格按领导和组织意图办事，决不能自作主张，自行其是

（3）遇到超出工作职责权限的事，一定要及时请示领导，而决不能擅自处理，越俎代庖

（4）要从关心爱护领导的角度，拾遗补缺，善意地提出意见和建议，帮助领导改正错误，克服缺点

（5）要维护领导在群众中的威信

（6）以适当的方式关心照顾领导

（7）要维护领导之间的团结，不乱传闲话

（1）在秘书部门从业者中大力弘扬中华民族传统美德

（2）坚持不懈地加强职业道德建设，增强秘书部门从业者的职业道德意识，提高增强职业道德修养的自觉性

（3）通过制度建设来强化职业道德规范

（4）完善监督，实行激励机制

3．略

（1）勤于苦中求进

（2）善于苦中求乐

（1）勤学

（2）多思

（3）善积

第6章秘书的知识与能力

秘书的知识结构就是指秘书人员为适应秘书工作的需要而应具备的全部知识的门类及其组合方式。

◆秘书应具备的基础知识

（1）科学文化基础知识

汉语知识、科学知识、历史知识、外语知识

（2）政治经济理论基础知识

马克思主义基本理论、经济学方面的知识、党的基本政策

（3）法律法规基础知识

法律基础知识

基本法律法规

与秘书工作有关的法规

◆与秘书工作相关的知识

（1）管理学知识

（2）心理学知识

（3）领导科学知识

（4）公共关系学知识

（5）社交礼仪知识

（6）社会学知识

（7）传播学知识

（8）其他相关学科知识

◆秘书的专业知识

（1）秘书的职业知识

普通秘书学和分支秘书学、文书学、秘书写作学和公文写作学、档案管理学、秘书的其他职业知识

（2）秘书所在单位的业务知识

所属行业的总体知识构成和知识门类；

所属部门工作的内容、任务和特点；

工作中使用频率较多的行业知识；

所属行业的管理知识

◆秘书的基础能力

（1）观察能力

（2）记忆能力

（3）思维能力

（4）想象能力

（5）注意能力

◆秘书的专业能力

（1）阅读能力

（2）表达能力

（3）办事能力

（4）协调能力

（5）调研能力

（6）管理能力

（7）社交能力

（8）应变能力

◆秘书的职业技能

（1）文字处理技术

（2）文件印制与装订技术

（3）现代通讯技术

（4）网络办公技术

（5）现代办公设备的使用与保养技术

（6）汽车驾驶技术

（7）书法和速记技术

◆特点

（1）独创性

（2）预见性

（3）全面性

（4）怀疑性

（5）敏捷性

（6）联想性

◆培养

（1）要不断解放思想，更新观念

（2）要有开拓进取的工作热情

（3）要有争先求效的使命感

（4）要有科学务实的态度

（5）要有广博的知识和实践经验

（6）要有丰富的想象力和联想力

（7）要有不畏艰辛刻苦钻研的勇气

（8）要有积极竞争的意识

第7章秘书的心理素质

意志是人自觉地确定目的，并根据既定目的来支配自己的行动，克服困难，排除干扰，从而实现既定目的的心理过程。

良好的意志品质不但是秘书人员进行自我修养的重要条件，更是秘书人员克服困难、战胜挫折、最终获得成功的动力。

秘书工作繁重复杂而且难度大，每天要面对来自上下、左右和内外的诸多压力，如果没有良好的意志品质，是难以胜任工作需要的。

因此，要想顺利地完成各项工作任务，不仅需要秘书人员掌握各种知识技能，更需要秘书人员不断提高自己的抱负水准，扩大自己的活动范围，同时不断地强化自我激励以使自己具有坚强的意志品质，这样才能不断克服工作中出现的困难，始终保持乐观进取的态度，从而毫不畏惧、充满信心地迎接来自各方面的挑战。

（1）富有责任感

（2）自信诚实

（3）谦虚随和

（4）冷静沉着

（5）开朗幽默

（6）坚毅自制

（7）大度宽容

（8）敏捷稳健

（1）嫉妒心理

（2）焦虑心理

（3）自负心理

（4）压抑心理

（5）厌倦心理

（6）依赖心理

（7）急躁心理

（8）畏上心理

（9）讨好心理

（10）自卑心理

秘书人员每天都要面对各种繁杂的工作和各种复杂的人际关系，而由于过度疲劳很容易产生各种生理上的疾病和心理上的障碍。

所以，一个合格的秘书人员只有做到身心健康，才有可能形成积极乐观、宽容谦让的人生态度，才有可能消除内心的紧张，缓解心理上的压力，从而在工作中充分发挥出自己的聪明才智。

第8章秘书的人际关系

（1）领导的助手和参谋

（2）公司的高级管理人员

（3）增长才干的理想职位

（1）必须培养和强化高度民主的责任意识

（2）必须培养和树立强烈的服从意识

（3）必须树立配角意识与主角意识

（1）尊重

（2）礼貌和礼仪

（3）乐于助人

（4）赞美他人

（5）宽容与体谅

（6）公允

（1）主动配合、适应

（2）服从，但不盲从

（3）委婉提醒，适时规劝

（4）维护上司间的团结

（1）了解同事

（2）与同事打成一片

①与同事合作

②对同事一视同仁

③注意并欣赏同事的优点

④关心同事

（3）做好领导与同事之间的意见沟通工作

①真诚地关心别人

②同等友好

③维护团结

（1）广结良缘

（2）区分主次

（3）一视同仁，以礼相待

（4）发挥微笑的魅力

（5）记住别人的姓名

第9章秘书的工作艺术

（1）尊重而不奉承吹捧

（2）主动而不越位脱轨

（3）服从而不盲从附和

（4）补台而不挖角拆台

（5）沟通而不封闭堵塞

（6）挡驾而不阻拦干涉

（7）分工而不分家自立

（8）掌握协调的艺术

（1）握秘书工作方法，秘书人员才能掌握协助领导实现领导工作既定目标的正确手段。

（2）掌握秘书工作方法，秘书人员才能以自己的优质工作使领导人员进入最好的发挥状态，优质地行使领导职权。

（3）掌握秘书工作方法，秘书人员才能有效地对基层工作人员进行合理有效的联络、组织、协调。

（1）调查方法

（2）研究的方法

（3）进言方法

4．要点

（1）受权受意方法

（2）为领导工作做准备的方法

（3）对领导工作予以补充、贯彻的方法

（4）与领导公务活动辅助配合的方法

（5）秘书为领导合理挡驾的方法

（1）多用赞美语言

（2）多用鼓励语言

（3）宜多用陈述语气表达

（4）要注意说话的不同语调，注意吐字清晰

（5）掌握时机，注意分寸

（6）要注意语言的逻辑性

（7）运用幽默的语言艺术，提高表达效果

（8）要注意语言的委婉含蓄

第10章涉外秘书工作

（1）工作性质的商务化

（2）管理模式的本土化

（3）服务对象的个人化

（4）工作语言的国际化

（5）工作人员的女性化

（1）整理办公室

（2）电话事务

（3）信息的基础性处理

（4）接待工作

（5）会务的操持工作

（6）草拟信函文件

（7）上司工作日程的安排

（8）总务管理

（1）良好的职业道德修养

（2）要有强烈的效率意识

（3）有一定的对公司（企业）宏观发展和微观信息处理的能力

（4）科学合理的知识结构

涉外秘书工作要由事务型向智能型转化，要具备：

（1）参与意识

（2）主动意识

（3）全局意识

（4）超前意识

（5）谋略意识

（6）创新意识

（1）从心理学上分析，秘书作为一项服务性职业，要求从业人员有良好的心理素质。

相对来说，女性的心理资质更符合服务性职业的要求。

（2）从生理学上分析，女性的特长更适合秘书工作的技术要求。

（3）从审美角度看，女性的魅力容易使之与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际吸引因素。

说明：

各章后都附有案例分析训练，要求学生能够运用所学基础理论知识，并结合自己的体会去分析，并不强求答案的一致性，即使学生暂时分析的不完全正确，也是允许的，教师更应当做好相应的引导，以训练学生对秘书职业、秘书工作的认识。

为避免机械的记忆所谓的标准答案，故案例分析不再给出参考答案。