提高工作效率和做好保密工作.ppt

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提高工作效率和做好提高工作效率和做好保密工作保密工作王洪二八年四月第一部分谈谈工作效率问题一、与工作效能有关联的几个概念二、为什么要提高工作效率三、影响工作效率的有关因素四、提高工作效率的有关方法一、与工作效能有关联的几个概念nn效率：

效率：

nn单位时间内完成的工作量。

（量）nn泛指日常工作中所消耗的劳动量与所获得的劳动效果的比率。

（质）nn量和质的统一，速度和效果的统一nn组织：

组织：

nn指两个或两个以上的个体以一定的方式有意识指两个或两个以上的个体以一定的方式有意识地联系在一起，为达到共同的目标而按一定的地联系在一起，为达到共同的目标而按一定的规则从事活动的群体或社会单位规则从事活动的群体或社会单位11组织是一个群体，至少有两个人才谈的上组织；组织是一个群体，至少有两个人才谈的上组织；22组织有一定的结构方式，组织内的个体是有意识组织有一定的结构方式，组织内的个体是有意识地联系在一起，组织不是乌合之众；地联系在一起，组织不是乌合之众；33组织是有目的的，组织的存在是有具体意义的；组织是有目的的，组织的存在是有具体意义的；44组织是以一定的规则进行活动的。

组织是以一定的规则进行活动的。

nn管理：

管理：

nn美国管理学家H孔茨：

管理就是设计并保持一种良好环境，使人在群体里高效率地完成既定目标的过程nn管理的特征nn面向集体的面向集体的nn要为一道工作的人们创造一种良好的环境要为一道工作的人们创造一种良好的环境nn为了完成预定的使命和目标为了完成预定的使命和目标nn其他观点：

管理就是让别人同自己一起工作并通过别人来达到组织的目标的过程。

管理的实质就是使别人为组织的目标工作nn管理者：

在一个现代的组织里，如果一位工作者能够凭借其职位和知识，对该组织有贡献的责任，因而能实质地影响该组织的效能和成果，那么他就是一位管理者nn管理的基本职能：

管理的基本职能：

nn计划：

编制计划包括选择任务、目标和完成计划的行动nn组织：

管理工作的一部分，旨在建立一个经过策划的角色结构，分配给机构中的每一个成员nn人事：

给组织结构设置编制、配备人员和保持满员nn领导：

领导工作是对工作人员施加影响，使他们对组织和集体的目标做出贡献。

nn控制：

控制工作是衡量和纠正下属人员的各种活动，从而保证事态的发展符合计划要求nn领导：

领导：

nn领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确领导是指带领和指导组织中成员去实现共同确定的组织目标的各种活动过程的总和定的组织目标的各种活动过程的总和nn领导者：

领导者：

nn担负领导职责、负责实施领导过程的个人担负领导职责、负责实施领导过程的个人nn基本职能：

基本职能：

nn通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标通过领导使组织成员协调一致的工作去实现组织的目标nn设法满足组织成员的需要，帮助他们实现个人的目标设法满足组织成员的需要，帮助他们实现个人的目标nn领导艺术是管理的补充，但不能取代管理领导艺术是管理的补充，但不能取代管理二、为什么要提高工作效率11效率延长生命效率延长生命nn“剪时间尺剪时间尺”游戏游戏nn6060寸（寸（6060岁）岁）-20-20寸（寸（120120岁）岁）=40=40寸（岁）寸（岁）nn4040寸寸-13-13寸（睡眠）寸（睡眠）=27=27nn27-427-4（就餐）（就餐）=23=23nn23-2.523-2.5（交通）（交通）=20.5=20.5nn20.5-1.520.5-1.5（闲谈）（闲谈）=19=19nn19-519-5（看电视）（看电视）=14=14（年）（年）nn提高效率能相对延长人生，提高人对社会和家提高效率能相对延长人生，提高人对社会和家庭的贡献价值。

庭的贡献价值。

22效率降低成本效率降低成本nn每小时工作的货币价值nn国外会议成本的粗略算法：

会议成本=2A*B*TA:

每小时单位薪金的3倍（等于附加价值，劳动产值比工资高）B:

参加会议的人数T:

时间（以小时计）33效率赢得机会效率赢得机会nn贝尔与格雷研制电话44效率影响履职效率影响履职nn我们履职的效果和成绩如何，与我们的工作效率非常有关nn我们每一个人的工作效率高低，直接影响着我们所在组织的效率高低，影响着组织的成效55效率转变校风效率转变校风nn校风主要是由管理人员的工作作风、教师的教风、学生的学风所构成。

nn管理人员的工作效率和工作作风，对引领学校风气，对于管理育人和服务育人功能的发挥，对于培养高素质的学生，都具有重要作用66效率克服陋习效率克服陋习三、影响工作效率的有关因素三、影响工作效率的有关因素个人因素个人因素个人因素个人因素工工作作意意愿愿动动机机责责任任心心思思维维方方式式工工作作方方法法工工作作能能力力时时间间利利用用知知识识储储备备团团结结精精神神工工作作压压力力个个人人性性格格健健康康状状况况家家庭庭状状况况工工作作情情绪绪任务因素任务因素任务因素任务因素任任务务的的复复杂杂性性明明确确性性连连续续稳稳定定性性工工作作量量和和质质的的要要求求度度任任务务与与能能力力的的匹匹配配性性管管理理体体制制激激励励机机制制管管理理制制度度领领导导者者行行为为物物理理环环境境办办公公设设备备信信息息资资源源组组织织文文化化组织因素组织因素组织因素组织因素环境因素环境因素环境因素环境因素对有关因素的一点分析对有关因素的一点分析nn时间时间nn管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己nn长时间工作也会影响工作效率长时间工作也会影响工作效率nn诺斯科特诺斯科特帕金森：

帕金森定律帕金森：

帕金森定律nn日常事务日常事务nn思想观念思想观念nn知识知识nn人们在实践中获得的认识和经验的总结人们在实践中获得的认识和经验的总结nn能力能力能力能力nn我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效果的心理特征的总和果的心理特征的总和nn心智能力（智力）和躯体能力心智能力（智力）和躯体能力nn性格性格性格性格nn人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式行为方式nn遗传和环境塑造的合成物，并且在具体的情景中生成遗传和环境塑造的合成物，并且在具体的情景中生成各种变式各种变式nn分类分类nn从理性的成分看：

理智型、情绪性从理性的成分看：

理智型、情绪性nn从活动的倾向看：

外向型、内向型从活动的倾向看：

外向型、内向型nn从独立的程度看：

独立型、依赖型从独立的程度看：

独立型、依赖型nn人际关系人际关系nn主要是指组织内外人与人之间的关系。

这里面包括上下级关系，同级关系，与组织外部人员的关系nn组织内外人员关系协调、通畅与否，工作互相配合、支持与否，人与人之间心情顺畅与否，和谐气氛如何，对工作效率具有很大的影响nn工作压力工作压力nn工作压力对工作动机的激发具有双面性nn耶基斯多德森法则的倒U型曲线四、提高工作效率的有关方法nn一般来说，大家普遍才智较高，想象力丰富，并具有较高的知识水准。

但一个人的工作效率高低，与他的智力、想象力或知识之间，并不是有直接的关联。

nn一个人的才能，只有通过有条理、有系统的工作，掌握提高效率的方法，才能产生效益。

11有效管理时间有效管理时间nn彼德彼德.德鲁克：

德鲁克：

“不能管理时间，便一切也不能不能管理时间，便一切也不能管理。

管理。

”nn有效管理时间两个步骤有效管理时间两个步骤nn要记录时间要记录时间nn管理时间管理时间nn找出什么事情根本不必去做找出什么事情根本不必去做nn记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果nn我们不要浪费别人的时间我们不要浪费别人的时间nn有效管理时间，还必须将我们能够利用的时间有效管理时间，还必须将我们能够利用的时间集中起来使用，集中处理若干件工作集中起来使用，集中处理若干件工作22明确工作岗位的主要职责明确工作岗位的主要职责33制定工作计划制定工作计划nn根据我们的工作职责和上级领导的工作要求，根据我们的工作职责和上级领导的工作要求，对工作任务在完成的时间、达到的目标、人员对工作任务在完成的时间、达到的目标、人员分配、资源分配等方面，进行系统的分解和安分配、资源分配等方面，进行系统的分解和安排排nn工作计划可以分为长期、中期和短期等工作计划可以分为长期、中期和短期等nn一般我们可按照年度、学期、月、周、天等时一般我们可按照年度、学期、月、周、天等时间断来安排工作计划，以便于逐次实现小计划间断来安排工作计划，以便于逐次实现小计划（小目标），中计划（中目标），最终达到大（小目标），中计划（中目标），最终达到大计划（大目标）计划（大目标）44按照按照“要事优先要事优先”的方法处理工作的方法处理工作nn将工作按照重要程度和紧急程度，进行分类排序，重要的、紧急的工作优先处理nn帕累托法则：

nn生活中生活中80%80%的结果的结果几乎源于几乎源于20%20%的活动的活动20%的效果80%的效果80%的非重要工作20%的重要工作事情轻重缓急排序事情轻重缓急排序重要但重要但不紧急不紧急重要且重要且紧急紧急重要重要紧急紧急AABBCCDD既不紧既不紧急也不急也不重要重要紧急但紧急但不重要不重要nn例子：

例子：

nn麦肯锡30秒电梯理论nn艾维.李六点优先工作法nn摆在你面前有4样东西：

一个瓶子，石块，鹅卵石和沙子。

怎么样才能让这个瓶子最大容量的装载东西呢？

55将工作进行分类处理将工作进行分类处理nn按工作的相关性和工作的属地性进行分类按工作的相关性和工作的属地性进行分类nn相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待nn工作属地性是指将工作地点相同的业务尽量工作属地性是指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成时间浪费变化造成时间浪费66思考出效率思考出效率nn磨刀不误砍柴工nn勤于思考出效率77沟通协调沟通协调nn沟通协调是管理工作的核心nn“法约尔桥”原理88常规工作案例化常规工作案例化99提高管理技能提高管理技能nn罗伯特.卡茨三种基本的管理技能nn技术技能：

我们从事所担负的工作必须具备技术技能：

我们从事所担负的工作必须具备的专门知识和技能的专门知识和技能nn人际技能：

我们无论是独自一人还是在群体人际技能：

我们无论是独自一人还是在群体中与人共事、理解别人、激励别人的能力中与人共事、理解别人、激励别人的能力nn概念技能：

管理者必须具备一定的心智能力概念技能：

管理者必须具备一定的心智能力去分析和判断复杂的情况去分析和判断复杂的情况1010重视对外界的贡献重视对外界的贡献nn管理者是否做到工作有效率、有成效，必须最后体现在工作的结果上。

这个结果，必须是对组织和他人有贡献，没有贡献，就谈不上工作有成效、有效率。

第二部分重视做好保密工作一、保密的概念和意义一、保密的概念和意义二、当前我国保密工作面临的形势和二、当前我国保密工作面临的形势和挑战及存在的问题挑战及存在的问题三、如何进一步做好保密工作三、如何进一步做好保密工作一、保密的概念和意义

（一）保密和保密工作

（一）保密和保密工作nn保密：

nn大至国家、政党、集团、小至单位、家庭、大至国家、政党、集团、小至单位、家庭、个人，出于某种需要或者由于相关之间的利个人，出于某种需要或者由于相关之间的利害关系，以及其他种种原因，总有些不愿意害关系，以及其他种种原因，总有些不愿意公开或不宜让外界知悉的事项，需要在一定公开或不宜让外界知悉的事项，需要在一定范围和时间内加以保守和隐蔽，这种行为一范围