行政部采购管理制度.docx
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行政部采购管理制度
知识产权采购过程控制程序
1.0目的
为加强行政部采购工作管理，规范行政采购行为，降低行政采购成本，提高行政采购质量与经济效益，特制定本管理制度。
2.0适用范围
适用于公司所有对外物品（研发工具和材料、生产工具和材料、办公设备类固定资产及低值易耗品、校讯通设备、装修及改造、其他对外购买的产品或服务等）的采购。
3.0职责
3.1行政部
3.1.1统筹负责制定并不断优化公司采购及供应商管理等相关管理规范及流程。
3.1.2统筹负责实施、指导及监督采购及供应商管理的相关环节。
3.1.3持续提升采购专业水平，满足公司业务发展，降低采购总成本（包含质量、价格、
交付、售后等方面）。
3.2采购需求部门
3.2.1结合实际需求及市场状况，并与采购充分沟通后详细填写采购需求并发起申请。
3.2.2根据不同物品的采购周期，提前发起采购申请，以确保能满足公司办公的需要。
3.3技术或研发部门
负责新项目性采购物品的技术参数和规格的评估以及对相关技术参数和规格的确认。
3.4财务管理部门
负责核对、监督采购价格及付款报销。
4.0采购基本原则
4.1采购应当遵循公开、公平、公正、廉洁、效益的原则。
4.2采购人员要严格自律，加强法制观念，廉洁奉公、依法办事、自觉抵制不正之风，任何人不得私下收受回扣或酬金。
4.3主动拓宽采购渠道，及时掌握市场信息，尽量减少中间环节，提高效益，使采购的物料及服务质优价廉。
4.4增强服务意识，想方设法降低成本，保证所需物料及服务按时保质保量，品质不达标的包退、包换、包损失。
5.0采购需求及计划申请
所有物品的采购都必须由需求部门提前发起采购计划，经审批后报备至行政部采购实施并进行集中采购，便于议价及降低采购成本。
5.1常规性采购需求及计划管理
各单位日常已开展的工作或项目所需的物料、设备以及服务等物品的采购。
5.1.1材料采购申请：
由总经理（1000-3000的元需行政副总审批）审批后给到行政部实施采购。
5.1.2办公设备类固定资产、低值易耗品、办公场地设计、装修及改造申请：
由总经理（超过5000元需董事长审批）审批后给到行政部实施采购。
5.2.0若需求单位有指定供应商或战略供应商，需事先报备至行政部采购或在采购需求流程中特别备注说明，指定供应商或战略供应商名录需经总经理审批。
5.2.3需求单位必须评估所需采购物品的交货时限，并应事先与行政采购充分沟通；部分物品的采购周期应需将供应商送样、测试老化封存样品、行政采购开发供应商等环节计算在内。
5.2.4需求单位需对需物品的规格描述准确、清楚（使用行业通用的规格描述），必要时组织技术、研发、行政等部门讨论，并承担因描述不当所产生的一切损失。
5.2.5对于供应商提供的样品，在供应商允许的情况下，由需求部门负责封存后交予行政采购人员保存。
5.2.7需求单位应做好保密工作，不应将初步论证的结果向供应商透露。
6.0询价议价
通过货比三家模式进行操作。
6.1货比三家，是将同一批产品（或服务），同时向多家供应商询价、招（邀）标或谈判，并结合质量、服务、价格、交货周期、结算方式、合作历史记录等因素进行综合评估，最后选择性价比高的供货商落实采购。
6.2因某些产品、服务的特殊性或公司已指定供应商，须由总经理审核、可豁免货比三家手续。
此类经豁免的产品或服务，纳入《指定供应商产品/服务清单》。
该清单至少每年评估、重新审批一次，保管期限至少三年。
6.3询价采购：
除指定供应商或特殊情况下经总经理批准豁免货比三家外，对所有申购总金额大于3000元（含）且小于10万元的产品或服务采购，需采取询价采购方式，并留下书面的询价比价记录。
对于申购总金额小于3000元的采购，暂不强制要求留下书面的询价比价记录。
6.3.1申购审批环节确认为询价采购的，采购人员需在《合格供应商名册》中选择三家或以上供应商，通过询价、议价、比价（除研发阶段的小批量试产、打样允许口头询价外，其他需对方传真有盖章的报价单），填写《供应商比价表》供应商报价单作为附件，按审批权限进行审批。
审批后的《供应商比价表》的扫描件在采购人员发起“采购合同盖章申请”时以附件形式上传。
前述经审批的询价比价记录，需按日期予以编号、订装，保管期限至少三年。
供应商提供报价产品（或服务）的规格与申购规格不同时，采购人员需要与申购部门确认。
6.3.2采购人员可以根据市场价格变动频率，对需采购的常规产品或服务进行分类，并按类别设置询价比价记录的有效期限，由总经办主任审核，总经理签批后正式生效，抄送审计部门备案。
在前述有效期限内，如有相同产品或服务的采购，可以直接复印前次《供应商比价表》，按审批权限进行审批并实施采购。
6.4招（邀）标采购：
除指定供应商或特殊情况下经公司总经理批准豁免货比三家外，对所有申购总金额大于10万元（含）的产品或服务采购，需采取招（邀）标采购方式确定供应商。
6.5采取何种采购方式，由采购人员在申购审批环节按上述规定进行对应选择，并按审批权限进行审批。
如因特殊情况（如采购需求时限紧急等），不能按上述指定方式采购，采购人员需在申购阶段注明原因，并按特别授权处理，即由正常审批权限的上一级领导进行审批。
7.0供应商管理
行政部门统筹负责供应商的管理，定期进行供应商的评估。
7.1供应商开发
7.1.1采购人员负责供应商开发工作。
7.1.2需求部门、技术部负责协同进行对供应商及其产品的鉴定和评价。
7.2供应商选择标准
公司指定供应商筛选标准包含如下：
7.2.1质量水平。
包括：
（1）物料来件的合格率；
（2）质量保证体系；（3）样品质量；（4）对质量问题的处理。
7.2.2交货能力。
包括：
（1）交货的及时性；
（2）扩大供货的弹性；（3）样品的及时性；（4）增、减订货的批应能力。
7.2.3价格水平。
包括：
（1）优惠程度；
（2）消化涨价的能力；（3）成本下降空间。
7.2.4技术能力。
包括：
（1）工艺技术的先进性；
（2）后续研发能力；（3）产品设计能力；（4）技术问题的反应能力。
7.2.5后援服务。
包括：
（1）零星订货保证；
（2）配套售后服务能力。
7.2.6公司实力。
包括：
（1）公司规模；
（2）公司资质；（3）经营团队；（4）员工素质。
7.2.7现有合作状况。
包括：
（1）合同履约率；
（2）合作年限；（3）合作融洽关系。
7.3供应商选择办法
7.3.1对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出3-6家候选供应商名单。
7.3.2经对各候选供应商逐条对照10.2标准打分，并计算出总分排序后决定取舍，提
供《供应商资料》和《供应商基本调查表》。
7.3.3确定候选供应商后，由采购人员，必要时连同上级领导对候选供应商进行实地调查。
7.3.4调查通过的供应商需建立合格供应商名录。
7.3.5对选定的供应商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双赢互惠条件。
7.3.6采购人员负责组织每半年对列入供应商名录中的供应商进行评估，不合格的解除长期供应合作关系。
11.1《供应商比价表》
供应商比价表
日期：
序号
供应商
是否通过合格供应商评审
联系人及电话
产品名称
规格型号
数量
单价金额
税率
含税总金额
备注
综合评估：
注：
无法货比三家的理由：
A、《指定供应商名册》上的产品或服务；B、公司董事长批准豁免货比三家；C、《合格供应商名册》内以及周边市场无法找到三家或以上的供应商。
制表（采购人员）：
__________________审核（部门负责人）：
__________________审批（总经理）：
__________________
日期：
__________________日期：
__________________日期：
__________________
11.2《开标、评标记录表》
招标项目：
开标时间：
序号
投标单位名称
企业资质审核（A）
技术、服务能力审核（B）
是否建议
（打“√”）
建议的原因
1
标准1：
标准2：
标准3：
……
标准1得分：
A1
标准2得分：
A2
标准3得分：
A3
标准1：
标准2：
标准3：
……
标准1得分：
B1
标准2得分：
B2
标准3得分：
B3
……
2
标准1：
标准2：
标准3：
……
标准1得分：
A1
标准2得分：
A2
标准3得分：
A3
标准1：
标准2：
标准3：
……
标准1得分：
B1
标准2得分：
B2
标准3得分：
B3
……
3
标准1：
标准2：
标准3：
……
标准1得分：
A1
标准2得分：
A2
标准3得分：
A3
标准1：
标准2：
标准3：
……
标准1得分：
B1
标准2得分：
B2
标准3得分：
B3
……
注：
（1）本表需评标人每人一份。
（2）评标标准需在编制招标文件时拟订，由招标小组组长最终确定。
评标人签名：
__________________小组组长签名：
__________________
日期：
__________________日期：
__________________
11.3《综合评分汇总表》
招标项目：
开标时间：
序号
投标单位名称
投标单位法人或委托代理人（需授权）
企业资质审核得分（A）
（占15%）
技术、服务能力审核得分（B）
（占25%）
总报价（元）
总报价得分（C）
（占60%）
加权得分
中标排序
1
标准1得分：
∑A1/N
标准2得分：
∑A2/N
标准3得分：
∑A3/N
……小计：
A=（∑A1+∑A2+∑A3）/N
标准1得分：
∑B1/N
标准2得分：
∑B2/N
标准3得分：
∑B3/N
……小计：
B=（∑B1+∑B2+∑B3）/N
C
15%A+25%B+60%C
2
标准1得分：
∑A1/N
标准2得分：
∑A2/N
标准3得分：
∑A3/N
……
标准1得分：
∑B1/N
标准2得分：
∑B2/N
标准3得分：
∑B3/N
……
C
15%A+25%B+60%C
3
标准1得分：
∑A1/N
标准2得分：
∑A2/N
标准3得分：
∑A3/N
……
标准1得分：
∑B1/N
标准2得分：
∑B2/N
标准3得分：
∑B3/N
……
C
15%A+25%B+60%C
4
备注：
∑A1为各位评标人对A项中标准1评分的分值之和；N为参与评标的人数。
参评人员联合签名：
__________________
采购人员签名：
________________评标小组组长签名：
__________________审批人：
_________________
日期：
_________________日期：
__________________日期：
_________________
11.4深圳市阳光博睿教育技术有限公司
采购订单（模板）
供应商：
XXXXXXXXXXX
订单编号：
XXXX-XXXXXX
联系人：
XXX
订购日期：
XXXX/XX/XX
电话：
0755-XXXXXXXX
电话：
0755-XXXXXXXX
传真：
0755-XXXXXXXX
传真：
0755-XXXXXXXX
序号
物品名称
规格
单位
数量
单价
总价
备注
1
XXX
XXXXXXXXXXX
张
170
2.65000
¥450.50
合计（含17%增值税）
¥450.00
货款总额（大写）
肆佰伍拾元
交货日期
X年X月X日前交货
交货地点
深圳南山高新中四道龙泰利科技大厦6楼601室
付款方式
月结30天
服务承诺
按照样品生产。
违约责任
如果质量有问题阳光博睿公司有权要求退货，换货。
参数
按提供的《设计源文件》的要求生产。
供方：
XXXXXXXXXXXXX
需方：
深圳市阳光博睿教育技术有限公司
地址:
XXXXXX
地址：
深圳南山高新中四道龙泰利科技大厦6楼601室
联系人：
XXX
（签字盖章后回传）
联系人：
XXX
11.5《采购合同盖章及预付款流程》
说明：
请将采购申请流程关联此流程一同发起。
序号
供应商名称
物料/物品名称
数量
税点
总金额（元）
付款条件
备注
付款方式：
_________，付款方式为预付款时，请填写预付比例：
________，合计_____元
部门领导
分管领导
总经理
财务会计
财务中心
法务
董事长
印章管理员
流程设置如下，详细请参照OA系统的模板流程《采购合同盖章及预付款流程》：
1、未超过3000元：
发起人-->部门负责人-->总经理-->会计-->财务中心->法务-->印章管理员、出纳
2、超过3000元：
发起人-->部门负责人-->总经理-->会计-->财务中心-->法务-->董事长（超过10000元或未按已审批的请购计划）-->印章管理员、出纳
11.6《反商业贿赂协议书（模板）》
甲方：
深圳市阳光博睿教育技术有限公司
乙方:
为了维护甲、乙双方正常的业务关系和市场秩序，加强廉洁合作，确保合作业务高效优质完成，甲、乙双方除严格遵守中华人民共和国国家工商行政管理局《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》、《中华人民共和国反不正当竞争》、《中华人民共和国刑法》等有关禁止商业贿赂行为规定外，经充分协商，双方达成如下协议，以资共同遵守：
一、甲方责任
1、甲方有责任对甲方人员进行防范和处理商业贿赂的教育。
2、若甲方员工要求乙方给予其任何形式的不正当利益，乙方必须及时投诉，并提供相关证据给甲方，经甲方查实后作出处理，并为乙方保密。
对于乙方的协助，甲方将根据情况给予乙方更多的商业合作机会。
3、对于乙方举报甲方人员违规的情况，甲方应及时进行调查、处理和反馈。
二、乙方责任
1、乙方保证乙方及其员工不以金钱方式（包括但不限于支付现金，赠与银行卡，赠与有价证券，如购物卡、提货单、娱乐场所会员卡、打折卡、代币券证券）贿赂甲方的业务人员、高管人员等与合同履行相关的人员（下称“合同履行相关人员”）。
2、乙方保证乙方及其员工不以实物方式（包括但不限于赠送或出借录像摄像设备、家电设备、健身器材、汽车、住房等实物）贿赂甲方的合同履行相关人员。
3、乙方保证乙方及其员工不以消费方式（包括但不限于宴请、娱乐消费、旅游、国内或国外考察等方式）贿赂甲方的合同履行相关人员。
4、乙方保证乙方及其员工不以其他任何方式（包括但不限于以朋友名义提供各种好处、活动抽奖、赌博中故意输钱、性贿赂等方式）贿赂甲方的合同履行相关人员。
三、违约责任
若乙方违反上述任一约定，甲方有权随时解除与乙方的一切合同业务且不被认为是违约行为。
在赔偿甲方实际损失的同时，甲方有权要求乙方支付合同总金额的300%且不低于人民币1万元的金额作为乙方的违约金，并保留随时向法院诉请乙方赔偿甲方的一切名誉及商业损失的权利。
同时，在10年内，乙方不得参与甲方及其关联公司的业务。
四、其它事项。
本协议一式二份，双方各执一份，自签字盖章之日生效。
本协议作为甲、乙双方自愿签订的法律文件，在签订协议之日起10年内，甲乙双方对相关贿赂行为有权追究。
不论双方业务合同是否签订、生效或履行完毕或被宣布无效，均不影响本协议的效力。
甲方：
深圳市阳光博睿教育技术有限公司乙方：
法定代表人/授权代表人签字：
法定代表人/授权代表人签字：
日期：
日期：
11.7
《新项目性采购需求审批表》
申请人：
XXX部门：
XXXX日期：
XXXX-XX-XX单据编号：
XXXX
项目名称：
项目概况：
测试单位（需求单位）填写
项目需求采购清单（包括品牌、技术参数、规格型号、数量、预算金额等）：
采购物品总预算：
要求交货时间：
其它情况说明：
申请部门负责人
技术部门
总经理
采购
总经办
董事长
备注：
发起此申请单时请附上经审批后的新项目立项方案。
11.8
《新项目性采购样品测试报告》
测试责任人：
部门：
时间：
单据编号：
项目名称
供应商名称
供应商技术对接人和联系方式
序列号/型号/版本号
详细配置
测试开始时间
测试结束时间
测
试需求
主要测试目的
测试单位填写（需求单位）
主要测试内容
系统
应用
数据库
其他
测试过程中其他情况简述：
（如一切正常可以只填写正常）
测试结论：
（若测试不达标，应具体说明原因）
测试验证日期：
最终判定结果：
□合格□不合格
测试结果确认
测试部门负责人
技术部门
测试部门分管领导
备注：
在测试完毕后，由测试负责人在2个工作日内发起《新项目性采购样品测试报告
》（固定模板），总经理审批通过后由总经办采购实施后续采购环节。
新供应商所提供资料
需提供资料：
营业执照扫描件、税务登记扫描件、组织机构代码证扫描件、股东及主要成员名单盖章版扫描件（附件一）、相关项目合同扫描件、独家供应商或品牌所有者资料（如果有的话请提供）、供应商基本情况调查表盖章版扫描件（附件二）。
附件一：
证明（样板）
兹证明××先生（女士）、××先生（女士）两位为我司股东；××先生（女士）为我司监事，××先生（女士）为我司执行（常务）董事，××先生（女士）为我司总经理。
特此证明。
公司名称（盖章）：
××有限公司
日期：
××年××月××日
附件二：
供应商基本情况调查表
编号：
考察公司
经办人
考察时间
年月日
考察对象办公地址
考察对象负责人确认（签名盖章）
考察对象情况
（1）企业类型及法人代表:
注册资金:
（2）营业执照年检情况:
产品生产许可证情况:
（3）公司办公规模及员工数量:
厂区规模及生产能力:
（4）上一年度产值（营业额）:
今年当前订货量及存货量:
（5）厂区设备情况:
现场质量表现:
（6）主要原材料或外购件来源:
社会信用等级:
（7）ISO管理体系认证
（8）公司资质:
（9）售后服务机构设置情况:
全国分支机构设置情况:
（10）公司技术研发能力:
（11）下订后到货时间及供货区域：
（12）企业主要荣誉：
（13）产品主要业绩及获奖情况:
工程实例考察
工程案例或合同：
供货规模及质量状况:
综合评述
参与考察部门
考察人意见及签名
说明：
考察人员要认真、公正，填写字迹端正，考察结果真实可靠；综合评述要确定是否合格，并请考察对象负责人确认；附被考察单位提供的相应资料（加盖被考察单位公章并注明与原件一致）
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