行政管理制度Word文档格式.docx

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第一条为加强公司行政管理工作，健全和完善行政管理体系，提高行政管理效率，特制定本制度。

第二章档案管理

第1条档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第2条公司档案分为以下五类：

1、文书类档案：

1.行政管理类：

行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、后勤福利等。

2.经营管理类：

经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等。

3.生产管理类：

生产调度、质量管理、基建管理、设备管理等。

2、销售类档案：

项目资料档案、客户档案资料、市场调研档案、各类协议书档案、销售日志档案。

3、财务类档案：

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、分析报告等。

4、人事类档案：

职工的招聘、履历、培训等。

5、电子类档案：

各类录音，视频、磁盘、光盘、U盘等。

第3条集团综合档案管理工作由公司办公室管理，设专人保管，每三年归档一次。

第4条档案的接收：

1、接收档案：

移交档案的需填写移交清单，双方签字后各执一份备案。

第5条档案的保管采取适当措施，要做到防盗、防光、防火、防潮、防霉、防尘、防鼠、防虫等工作，档案管理人员定期检查档案是否完整、准确，目录与实物相符，对受损的档案要及时修补和复制。

第6条档案的借阅：

1、档案一般只能在档案室查阅。

2、借阅档案必须严格履行审批登记手续。

3、凡查、借阅档案资料，必须遵守保密制度，爱护档案资料，不得转借、损毁、污染、勾抹、涂改、圈点、划道等。

未经批准不能拆卷，保证档案完整无损；

凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，必须由档案管理人员办理，属保密文件的应按公司有关保密规定办理。

4、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，档案管理人员在接受还档时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销借阅手续。

第7条档案的保密规定：

1、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案管理员的监督下阅览，不准外借；

秘密级档案的借阅必须由公司董事长批准，借阅时间不得超过三天。

2、档案管理人员要严守保密原则，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容。

3、查、借阅档案要严格执行查、借阅制度。

对保密或特别重要的档案要进行监阅，不准利用者查阅与其无关的文件。

4、档案未经许可不准复印、摘抄。

5、档案人员不得将档案内容及有关情况随意扩散，严防泄密，否则要追究责任，严肃处理。

6、档案人员要随时检查档案安全，发现问题，及时解决。

7、发生泄密事件，对责任人按有关规定严肃处理。

第8条遗失档案应立即向上级主管报告，给公司造成损失的，对责任人将严肃处理。

第三章印章管理

第1条印章分类

公司印章包括行政、人事、财务、合同章、领导私章和电子印章等。

第2条印章保管

1、印章实行专人保管、领导审批、经办人登记制度。

2、集团董事长签章由董事长指定人保管；

行政公章及其他保留印章由办公室专人保管；

财务专用章由财务部保管。

3、公章不得随意乱放，非工作时间公章要存放在带有安全锁的柜、盒或保险箱内。

第3条公章使用

1、公司文件必须经董事长或总经理签批后方可盖章，原件交档案室存档；

合同、协议必须履行分管领导审核、董事长或总经理签字的程序后方可盖章，原件交档案室存档；

其他类别材料需盖章，按董事长或总经理的授权履行审批手续。

2、集团财务专用章、银行账户印鉴由财务部保管和使用，按《资金管理办法》有关印章使用规定执行

3、公章需携带外出使用时，必须经董事长或总经理批准，指定专人携带、专人监督公章使用和登记备案。

4、公章不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。

如遇特殊情况使用时，必须经董事长或总经理同意，并登记备案，经办人在事务处理完毕后，必须报告使用情况并进行核销，未使用的一律交回。

5、公章使用必须填写《印章使用登记表》，并妥善保管好登记表，以备查核。

6、加盖公章要规范，落款单位必须与印模一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。

7、电子印章的使用按照OA系统规定的权限执行。

第4条对加盖印章审核不严，违反公章使用规定，给集团名誉、声誉造成影响、给集团利益带来损失、造成法律纠纷的，将视情节轻重及其造成后果是否严重，对相关责任人给予经济处罚和通报批评、降职、免职、辞退、除名等行政处分直至追究其法律责任。

第四章网络管理

第1条公司计算机网络由公司总经理负责管理，未经许可任何部门和个人不得私自连接网络设备，不得私自接入网络，网络管理员有权拆除用户私自接入的网络线路。

第2条计算机使用管理

1、办公电脑及其外设由办公室统一配置，员工不得擅自挪用、调换、外借和移动电脑。

每台电脑指定责任人，保持电脑设备的清洁卫生，妥善保管计算机及其附属设备。

2、计算机操作人员必须懂得正确操作和使用计算机。

3、上班时间严禁下载与工作无关的电影、软件及其他视频资料等。

4、上班时间禁止使用一些与工作无关的应用软件。

如：

网络电视、在线电影、BT下载软件等占用大量带宽的软件。

5、不得尝试不明的或不熟悉的计算机操作步骤。

6、使用者离开计算机时，及时锁定以免他人操作计算机；

如因工作原因需要操作他人计算机，应在得到计算机责任人同意的情况下使用。

7、严禁利用计算机系统上网发布、浏览、下载、传送反动、色情及暴力等信息。

第3条计算机系统安全管理：

1、任何人不得改变计算机名、IP地址，网络拓扑结构、网络设备布置、服务器、路由器配置和网络参数。

2、不得进入计算机系统更改系统信息和用户数据。

3、不得利用计算机技术侵占用户合法利益，不得制作、复制和传播损害公司利益、影响公司稳定和声誉的有关信息。

4、公司计算机系统的数据资料列入保密范围的，未经许可严禁非相关人员私自复制、拷贝，重要岗位人员定期对计算机系统数据进行备份以备发生故障时进行恢复。

5、及时清除来历不明的电子邮件或电子邮件附件，不要蓄意或恶意地回寄或转寄这些邮件。

6、定期使用杀毒程序扫描计算机系统。

对于新的软件、档案或电子邮件，进行适当的处理后才可开启使用，避免病毒感染。

7、以加密技术保护敏感的数据文件。

8、离职人员的电脑资料由相关人员做好交接，妥善保存。

第五章保密规定

第1条公司秘密是指不为公众所知悉的、能为公司带来利益、具有实用性的技术信息、经营信息及其他重要信息。

第2条公司保密工作实行积极防范、突出重点、既确保商业秘密又便利各项工作的方针。

第3条公司秘密包括但不限于：

技术、工艺、流程、设计、配方、制作方法、研发计划、进度及结果、软件程序、销售和服务信息、客户信息、营销计划与策略、采购与货源信息、招投标信息、管理诀窍、财务信息、人事薪资信息、内部通讯方式等。

此外，公司还有权根据研发、生产和经营的需要，特别指定权利归属自己的商业秘密。

第4条公司秘密按以下标准分为“秘密”、“机密”、“绝密”：

“秘密”是一般的商业秘密，泄露会使集团利益遭受损害；

“机密”是公司重要的商业秘密，泄露会使公司利益遭受严重损害；

“绝密”是公司的核心商业秘密，泄露会使公司利益遭受特别严重的损害。

第5条包含以下内容的，应列为公司秘密：

1、与公司相关的、达到国内领先水平或者可在核心技术领域实现重大突破的技术信息；

2、可为公司带来巨大经济效益的采购、销售等方面的经营信息；

3、不应公开的，对公司利益有特别重大影响的财务信息；

4、公司高级管理人员和重点员工的薪酬等人事信息；

5、对公司利益有特别重大影响的其它信息。

6、与产品的生产、研发有重要关系的技术信息；

7、可为公司创造重大经济效益的采购、销售等方面的经营信息；

8、不应公开的，对公司利益有重大影响的财务信息；

9、公司员工的薪酬状况，入职、离职档案等人事信息，本办法另有规定的除外；

10、对公司利益有重大影响的其它信息。

第6条属于公司秘密的文件、资料，根据其重要程度设定密级，由专人负责收发、传递、保管。

第7条未经批准，不准拷贝、复印、摘抄或通过网络传送秘密文件、资料。

第8条关键岗位的员工、涉密员工应签订《保密合同》，不得向他人泄露秘密；

非接触公司秘密的员工，不得打探公司秘密；

员工入职和离职时，应以书面方式提醒其所负的保密义务。

第9条工作人员应严格遵守公司的保密制度，涉密的废弃资料要及时销毁，不得泄露工作中接触到的公司秘密，不能带人进入保密场所，严格门禁管理和来客接访制度，禁止无权人员进入限制区域，防止在接访过程中泄露公司秘密，否则发生因外人进入造成泄密，将追究工作人员的责任。

第10条加强办公电脑和网络的管理，防止通过移动电子存储设备和电子邮件等途径泄密。

第11条重大项目要制定保密制度，确保重大项目的参与各方及相关员工均承担相应保密义务。

第12条公司全体员工均负有保守公司秘密的义务，严禁任何故意侵犯公司秘密的行为，违者将追究法律责任。

第13条泄密处罚：

1、员工故意实施侵犯公司秘密行为的，无论是否以获取非法利益为目的，无论是否造成损失或泄密后果，均为严重违反劳动纪律和规章制度，应与其解除劳动合同关系，造成损失的，追究其法律责任，构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

2、员工过失泄露公司秘密，根据给公司造成的损失责令其赔偿经济损失，并给予行政处罚。

第14条公司尊重他人知识产权，禁止员工在工作中侵犯他人商业秘密。

员工如因侵犯他人商业秘密引起法律纠纷的，自行承担责任。

因此给公司造成经济损失或商业信誉损害的，还应当对公司承担损害赔偿等法律责任。

第六章车辆管理

第1条公司车辆由公司总经理统一管理，公务车辆由总经理统一调度使用，未经批准任何人不得擅自动用。

第2条用车人填报车辆申请，按审批流程提交给司机，司机按轻重缓急规划路线。

第3条出车前，司机要检查车辆状况，确保车辆性能良好；

要保持车辆整洁；

完成出车任务后，车辆要停放在指定的场所，未经许可不得擅自使用。

第4条车辆必须按时年检，按规定购买保险，保证各类证照齐全。

第5条行车违章罚款、扣分由当事人自行处置。

第6条维修保养：

公务车辆维修保养，由司机提出维修保养要求，经总经理核准，填写车辆维修保养申请单，经董事长批准实施。

如车辆在出车途中发生故障需要修理，可电话请示报修，归车后补办手续。

第7条车辆因意外事故造成损坏，由司机（或使用人）通知保险公司到现场，并告知总经理事故原因，视事故程度及处理情况，及时上报，视责任情况对责任人做出处理意见。

第8条车辆加油实行持卡加油，一车一卡，对车牌号加油，，总经理每月核对加油记录。

第9条车辆洗车实行定点洗车，由洗车点登记车号，司机签名确认。

第七章固定资产管理

第1条固定资产的定义

固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的使用寿命超过一个会计年度的有形资产。

固定资产主要包括房屋、建筑物、机器设备、运输工具和工具器具（含电子设备）。

第2条固定资产的主管部门

固定资产由公司总经理统一进行管理，职责包括：

1、掌握固定资产的使用状况，要求设置固定资产实物台帐。

2、负责监督做好固定资产的使用和维护，确保固定资产完好，提高利用率，并定期组织对固定资产的清点，保证帐、物相符。

3、指定人员负责固定资产的管理，做好固定资产的分类，负责办理审批手续和验收、调拨、报废、封存、启用等事项。

4、根据公司的使用情况，组织编制固定资产维修计划，编报固定资产更新计划。

5、对违反固定资产管理制度，擅自赠送、变卖、拆除固定资产和人为破坏、丢失固定资产的，要严格追查责任，视情节给予处罚。

第3条固定资产的使用人

各使用固定资产的使用人的职责包括：

1、负责本人的固定资产管理工作，正确使用、保管、维护。

2、严格执行固定资产操作规程和维护保养制度，确保固定资产的完好、清洁和安全使用。

第4条固定资产的核算部门

公司财务为公司固定资产的核算部门，核算部门的主要职责包括：

1、财务部设置固定资产总帐及明细分类帐。

2、财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理。

3、财务部会同公司总经理对固定资产进行盘点，做到帐实相符，保持帐、物一致。

第5条固定资产的购置

购置固定资产时，由使用部门填写“固定资产购置申请单”，经分管领导批准，报董事长审批后，由公司统一购置。

第6条固定资产使用与维修

使用部门平时应注重固定资产的保养，记录固定资产的使用状况，出现异常状况需要修理时，应填写“固定资产维修单”，经分管领导批准后，报公司总经理组织维修，如属于人为原因造成的损坏，应追究相关责任人赔偿责任。

第7条固定资产报废与封存

公司的固定资产报废由使用部门填定“固定资产报废申请单”，经分管领导批准后，提交公司总经理，公司总经理经调查后，会同财务部提出处理意见，报公司董事长审批后办理。

凡符合下列条件的固定资产可申请报废：

1、超过使用年限，主要结构陈旧，精度低劣，生产率低，耗能高，运行费用高，而且不能改造利用的固定资产。

2、因办公室搬迁或布置改变必须拆除的不能动迁的设备。

3、腐蚀严重无法修复或继续使用要发生危险的设备。

4、绝缘老化，磁路失效，性能低劣无修复价值的设备。

5、因事故或其他自然灾害，遭受损坏无修复价值的固定资产。

第8条固定资产的盘点与清查

为了保证固定资产的安全与完整，公司财务必须对固定资产进行定期清查、盘点。

公司办每年至少盘点一次。

在清查或盘点时应掌握固定资产的实有数量，查明有无丢失、毁损或未列入账的固定资产，保证账实相符。

如发现固定资产毁损和盘盈、盘亏，要查明原因，由责任人写出书面情况报公司董事长，由公司董事长审批，由财务部门作相应的账务处理。

第八章办公设施和用品购置、使用

第一条办公设施和用品：

1、办公设施指：

办公桌椅、保险柜、文件柜、饮水机、空调、电脑等；

2、办公用品指笔、纸、油墨、碳粉等易耗用品。

第二条办公设施和用品购置：

办公设施和用品的购置由公司统一办理，办公设施由使用人提出申请，报董事长签批，由公司采购。

办公用品采购由行政文员每月根据申请计划列出采购清单，报总经理审批购买。

办公设施和用品办理验收、入库、登记手续，办公室建立台账，进行统一的登记管理。

第三条办公用品领用：

1、每月30日前，员工应填写下月办公用品领用计划单，报行政文员核实。

2、管理人员对每个员工的需求计划进行认真审核，对于申报情况不合理的应予纠正。

3、原则上办公用品每月一集中领用一次。

4、员工离职时，行政文员应将剩余的办公用品收回，并及时办理入库登记。

第四条办公用品管理：

1、易耗办公用品按在编人员实行费用定额管理方式，定额按公司的相关规定执行。

2、管理人员对办公用品合理调配，对使用寿命较长的办公用品更换时，必须以旧换新，对于丢失或人为损坏的须照价赔偿。

3、文印设备严格按要求操作和保养，发现故障及时清除或报修；

办公电脑发生故障必须由电脑管理员维修和处理，不得擅自拆卸、换件、改装；

配置给个人使用的办公设施不得擅自调换。

违者一经发现将严肃处理。

4、各部门领用办公用品应厉行节约，杜绝浪费，严禁将办公用品带回家私用。

第九章附则

第一条本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

第二条本办法由公司办公室负责解释。