档案实体分类方案内容详细Word文档下载推荐.docx

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1、各门类档案的二级类目均把管理性材料列于专业性材料前，即在首类都设有综合类“11”。

2、党群、行政类的档案主要产生于各个职能部门。

这种职能是通过不同的机构和内容体现的，因此，其二级类目从内容考虑，按职能设置。

党群类设党务综合、纪检监察、宣传教育、组织、统战、工会、团委等7个二级类目；

行政类设行政综合、人事、审计、武装保卫、后勤、图书档案、教育研究等7个二级类目。

3、教学档案是教师进行教学，学生进行学习，教务部门进行教学管理活动时自然形成的有机整体。

因此，从学院教学工作实际出发，考虑到教学档案的涉及面广，二级类目主要按教学活动过程设置，设综合、专业设置和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教育和教学实践、毕业生工作、教材管理等7类。

4、科研、基建、设备类档案二级类目的设置，考虑到其形成档案材料具有成套性，主要按项目、单项工程、仪器设备的种类或型号设置。

5、出版类档案是由学院出版管理活动过程中形成的文件材料组成。

根据学院出版活动的实际情况，二级类目的设置按类型设：

综合、报纸、刊物3个类目。

6、外事类档案是指在外事工作管理和外事实践活动中形成的文件材料，其二级类目按形成结合活动过程分类设置，主要设综合、出国（境）、聘请外籍专家和教师、国际合作与会议4个二级类目。

7、财会类档案包括财务管理和会计活动两部分内容，由于其专业性强，具有严密性的特点，因此，二级类目的设置根据类型和其活动过程设综合、凭证、账簿、报表、工资等5个二级类目。

8、声像、实物、底图、人物类档案二级类目设置具体见“第二章主表”。

（三）三级类目的设置

教学、财会类档案是学院档案中数量最多的两个门类档案，为了便于管理和利用，分类延伸到三级类目，其余档案均设置到二级类目。

教学档案在招生、学籍管理2个二级类目下设三级类目，并按办学类型设全日制专科生、成人教育2个三级类目。

财会类档案按职能管理部门，并兼顾具有独立经济核算部门设置三级类目。

四、档号

档号是存取档案的代号，排架的依据。

（一）档号的结构

档号=年度号+分类号+案卷号

1、年度号：

是指归档材料形成的年度。

一般要以某项工作最后完成年度作为归档年度，编写年度号。

年度号的确定方法如下：

（1）各类档案中综合管理内容的档案均指的是自然年度；

（2）党群、行政类档案是指自然年度；

（3）教学类档案是指教学管理内容的采用自然年度。

其余可采用教学年度。

（4）科研、基建和设备类档案分别是指科研项目通过鉴定、项目竣工验收和设备购置的年度；

（5）产品生产和科技开发类档案是指产品投入生产和科技开发的自然年度；

（6）出版类档案是指出版年度；

（7）外事类档案只是自然年度；

（8）财会类档案是指会计年度；

（9）声像档案、实物档案是指自然年度；

2、分类号即代表各级类目的标识符号，使用到哪一级就标识至哪一级。

3、案卷号即案卷顺序号的最下类目内，对该类内的案卷编制的顺序号。

（二）档号的模式

OOOO——XXOO·

OO——1～N

案卷号

三级类目

二级类目

一级类目

年度号

注：

“X”代表一个汉语拼音字母

“O”代表一个阿拉伯数字

（三）档号的标签

档号的标签，采用三线四格的形式（规格为长60MM，宽为20MM，30MM，40MM，60MM等4种）；

第一格填写全宗号，第二格填写年度号，第三格填写分类号，第四格填写案卷号（或件号）。

五、档案的实体排架

档案的实体排架从体现各类档案内在联系和逻辑性的科学体系出发，结合本校档案的具体情况组织排架，全部档案采用横向、纵横、纵纵相结合的排架方法，具体方法如下：

（一）各类档案间（除党群、行政类档案外），即一级类目的排列按纵向排列；

（二）由于党群、行政类档案总括全局、统率业务，因此它们之间采用横向排列；

（三）各类档案内（除财会类档案），即二级类目的排列按横向排列；

（四）财会类档案案卷量多，且凭证、账簿、报表其保管期限不同，采用纵纵排架的方法，这样可减轻档案销毁后的工作量，有利于管理。

六、说明

（一）声像档案、实物档案和底图档案同是高等学院档案的重要组成部分，其内容不超出十大类，但由于载体和画幅尺寸（类型）不同，保管要求不同等原因，拟单独列出，单独编号排架，作为十大类档案的补充。

1、声像载体档案包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。

其档号结构为：

声像档案代号（SX）+载体代号（二级类目）+保管单位号

保管单位采用卷、册、盒。

2、实物档案包括奖状（证书）、奖章、锦旗、奖杯、印章、各类礼品和样品等实物。

其档号结构分为：

（1）奖状、奖章采用：

年度号+实物档案代号（SW）+实物代号（二级类目）+保管单位号

（2）锦旗、奖杯、印章、各类礼品和样品采用：

年度号+实物档案代号（SW）+实物代号（二级类目）+保管单位号，保管单位采用件。

（3）底图档案是与基建档案相关联的，其编号模式：

底图档案代号（DT）+单项工程代号（二级类目）+保管单位号，保管单位采用张。

（二）人物档案编号模式：

人物档案代号（RW）+姓名（二级类目）+保管单位号

（三）本方案从2015年1月起执行。

第二章主表

DQ党群

11党务综合

党群类统计报表和院（系、所、中心）党群综合材料入此

12纪检、监察

13组织

离休干部、党校工作材料；

党总支、直属党支部综合材料入此

14宣传教育

学生思想政治工作材料入此

15统战

民主党派材料入此

16工会

教代会、工代会和妇女工作材料入此

17团委

学生社团工作材料入此

XZ行政

11综合

行政类统计报表和院（系、所、中心）综合材料入此

12人事

师资培养、退休教职工材料入此

13审计

14武装保卫

安全工作材料入此

15后勤

16档案、图书

17教育研究

JX教学工作

11综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此

12专业设置、实验室建设（教学管理）

13招生

12全日制专科教育

13成人教育

14学籍管理

（此三级类目按招生三级类目划分）

15课堂教学和教学实践

16毕业生工作

17教材管理

KY科学研究

专业建设、教育科学研究文件材料入此

12～N按科研（课题）项目设置二级类目

CP产品生产与科技开发

12～N按产品项目设置类目

JJ基本建设

12～N按单项工程项目设置二级类目

SB仪器设备

（国有资产管理的材料入此）

12～N按仪器设备项目设置二级类目

CB出版

12报纸

13刊物

WS外事

12出国（境）

13聘请外籍专家、教师

14国际合作与会议

中外合作办学、合作科研、校际交流入此

CK财会

12会计报表

12财务处

13基建

14工会

16产业

13会计账簿

（三级类目同会计报表）

14会计凭证

15工资清册

奖金、助学金入此

附：

SX声像档案

12照片

12党政活动类

13教学类

14科学技术类

15校园建设类

16外事活动类

17文化、艺术、体育类

18人物、奖状、奖品类

19其它

13照片底片

14录音、录像带

15幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

SW实物档案

12奖状

11综合

12科研

13教学

14设计

15各类证书

13奖章

14锦旗

15奖杯

16印章

17其它

12礼品

13字画

14样品

DT底图档案

11按单项工程设置二级类目

RW人物档案

按人物姓名设类