行政人事制度暂行Word格式.docx
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最后离开办公室的人员须将空调、打印机、复印机、碎纸机、饮水机、照明灯等公用设备关闭；
最后离开公司的人员须将走廊灯等公共区域照明设备关闭。
第八条 员工在上班时间内应自觉保持办公场所的环境清洁，不得在办公室及公共区域内抽烟，不得乱扔烟头、纸屑等杂物，违者每次罚款20元。
第九条严禁员工在上班时间内利用办公电脑进行私人聊天、玩游戏等与工作无关的事情，违者每次罚款20元。
第十条 员工应保持办公环境的安静，不得大声喧哗、聚众闲聊或追逐嬉戏，影响他人正常办公，违者每人次罚款20元。
第十一条 员工因工作需要到其他办公室时，应先敲门征得同意后，方可进入，严禁在上班时间无故脱岗或串岗。
第十二条因使用不当致使办公设施损坏的，以财务核算残值为标准照价赔偿。
第十三条 行政人事部不定期对各办公室的办公环境进行检查和督促，并将检查结果予以通报，对违反相关规定的将予以处罚。
二、工装管理规定
一、为树立和保持公司良好的公众形象，规范公司员工工装管理，制定本规定。
二、行政人事部为工装管理的归口管理部门，负责工装的计划、采购、发放、穿着等管理。
三、工装发放范围及配置标准
本规定所指工装发放范围是指公司全体员工，试用期员工不在发放之列，待转正之后再进行工装制作。
春夏装的配置标准：
1200元以内/套/人；
秋冬装：
2000元以内/套/人。
员工工装配置标准如下：
男装：
春夏装
秋冬装
服装类别
短袖衬衫
西装裤
长袖衬衫
西装上衣
领带
件数
2
1
女装：
西装裤/裙
各1
四、工装着装要求
1、所有员工工作时间内、公司各种会议及公司有要求时，必须穿着工装，着装要保证整洁、得体、大方，保持良好的精神风貌，树立良好的公司形象。
2、试用期员工在工作期间及试用期结束后、工装尚未定制完成的，应着相近款式、颜色的职业正装上班。
3、季节性换装时，各部门应按照公司通知统一换装，避免出现春秋装与夏装混穿现象。
4、要求着工装时间未着工装或着装不符合公司要求的员工，每次罚款20元，并由该员工部门负责人或行政人事部提出整改要求。
五、工装管理
1、新入职员工原则上不直接定制工装，待试用期满后留用的再行定制。
2、工装在使用过程中，员工提出补做要求的，需向行政人事部提出申请，待批准后，由行政人事部负责采购制作；
因员工个人使用不当造成的，费用由员工自行承担。
3、工装原则上两年更换一次，由行政人事部按时上报公司领导，统一安排下单制作。
六、工装更换
1、根据时令，原则上每年四月份完成夏装配置工作，夏装更换时间为每年五月份。
2、原则上每年九月份完成秋冬装配置工作，秋冬装更换时间为每年十月份。
3、具体换装时间视气候变化情况而定，遵照公司相关通知执行。
三、员工胸卡佩戴管理规定
一、佩戴胸卡的目的：
树立企业形象，标示XX实业YY公司员工的身份，增强员工的企业荣誉感和归属感。
二、全体员工在上班时间内、公司各种会议和集体活动以及公司有要求时，必须按规定佩戴胸卡。
三、胸卡的佩戴要求：
（一）新进人员于胸卡下发第一天开始佩戴胸卡，所有人员离职时应缴回胸卡，否则，每枚折价赔偿50元。
（二）胸卡一律佩戴在上衣左胸前，不得遮盖，违者以未佩戴胸卡处理。
（三）如胸卡有遗失或损坏，应立即通报公司行政人事部办理补发，每枚胸卡将扣缴工本费50元。
四、凡有下列情形之一者，视情节轻重予以行政处分、解雇：
（一）本人利用胸卡在外作不正当的事情者。
（二）胸卡借给非本公司人员，而在外破坏本公司名誉或肇事者。
五、各部门负责人负有督促所属员工佩带胸卡的责任，行政人事部负责对员工胸卡佩带情况进行监督；
未按规定佩带公司胸卡者，每次罚款20元。
四、商业机密管理制度
第一条 为保守公司秘密，保障公司合法权益不受侵犯，维护公司正常管理秩序，制定本制度。
第二条 商业机密的定义：
商业机密是指不为公众所知悉、能为所有者带来经济利益、具有实用性的技术信息和经营信息，包括构成一个公司竞争优势的任何机密的商业信息。
第三条 商业机密的范围包括但不限于：
1、所涉及经营信息主要包括：
发展规划、经营策略、管理诀窍、薪资结构、商业模式、客户名单、供应商名单、合作单位名单、营销策略、财务状况、投融资计划、标书标底、谈判方案以及各类合同文件等；
2、所涉及技术信息主要包括：
土地规划设计方案、园林景观设计方案等；
3、所涉及公司内部文件主要包括：
内控流程、薪酬考核办法、预算成本控制、采购计划、销售计划、销售方法、财务会计报表、分配方案、企业内部管理制度等；
4、其它涉密文件包括公文、函件、图纸、磁盘、胶片、幻灯片、录音、会议纪要、培训资料等资料。
第四条 密级的划分
公司密级划分为：
绝密：
一旦泄密会使公司利益遭受特别严重损害。
机密：
一旦泄密会使公司利益遭受严重损害。
秘密：
一旦泄密会使公司利益遭受较大损害。
内部资料：
一旦泄密可能会使公司利益遭受损害。
公开资料：
公开有助于公司利益。
第五条 密级的确定
公司各部门对其产生或接收的文件资料提出定级意见，由公司行政人事部确认，确定后均在文件右上角注明。
第六条 密级变更及解密
因工作需要或环境变化，需要变更密级或公开已不再对公司利益构成影响的文件，须由原核定密级的单位提出申请，报行政人事部确定并经总经理签批后执行。
保密期届满，除要求继续保密的事项外，其余文件自行解密。
第七条 保密管理
1、对公司员工的要求：
（1）凡公司员工入职后必须与公司签订保密协议；
（2）公司于员工入职培训中明确加入保密教育内容，并进行考核，确保公司机密不被泄露；
（3）健全员工人事档案资料，如员工的学历、专长及有无发明、职务范围等资料；
（4）对接触过商业秘密、即将离职的人员，要进行离职检查，要履行相应的交接手续，点收员工所领借物品，并重申员工在离开本公司后要继续履行保护商业秘密的义务；
对于有必要的员工须再签订一份详细、具体的保密协议；
（5）公司严格禁止员工与同行业内企业、其它相关行业企业在任何场合私自透露或谈论有关公司商业秘密的行为；
（6）定期检查相关保密设备、防盗设施、消防器材的完好状态，确保安全；
（7）公司各类档案由专人管理，对机密文件专项入册，定期检查，防止丢失和错漏；
各项资料借阅严格按档案管理制度执行；
（8）保密文件严格按照领导批准的数量打印，不得擅自多印多留；
草稿视同原件，打印的废页要及时销毁；
（9）传阅保密材料要由专人送递，不得让无关人员阅看，要控制文件的行踪，以防丢失；
（10）外出工作须携带保密文件，要经相关领导批准；
（11）注意在通讯和办公自动化中的保密；
（12）公司禁止各部门或员工未经批准公开发表包含公司商业机密的学术著作、演讲或进行广告宣传。
2、供应商和客户等第三人管理：
（1）企业商业秘密经常涉及供应商、客户、以及向公司提供产品或服务的建筑师、工程师、顾问、会计师、审计师、律师、承销商等第三人，要求与有必要得知商业秘密的第三人签订适当的保密协议；
（2）公司禁止其它企业及外来人员在未经批准的情况下学习、参观本企业涉及商业秘密的内容。
第八条 商业机密侵权后的保护：
公司商业秘密被侵权后给公司造成经济、信誉等损失的，公司将依据法律规定向有关部门申请仲裁或向人民法院提起诉讼，追究其侵权人的经济及法律责任。
第九条 本制度与档案管理制度、公文管理办法、通讯管理规定、合同管理制度等配套使用，对上述管理制度在保密方面具有指导性。
五、档案管理制度
第一条 为进一步规范公司的档案管理，使档案管理工作做到科学化、规范化，根据《中华人民共和国档案法》并结合公司实际，制定本制度。
第二条 公司档案工作实行二级管理。
一级管理是指行政人事部管理；
二级管理是指各部门的档案资料管理。
行政人事部是公司档案管理的职能部门，负责公司档案管理制度的制定、检查和落实。
第三条 本制度所称档案是指过去和现在公司从事日常工作、经济等活动中直接形成的对公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括：
文书档案、人事档案、工程档案、会计档案、声像档案等。
存放地点如下：
1、各类批文、经济合同、协议、证照存放在行政人事部。
2、行政档案、人事档案原件存放在行政人事部。
3、工程施工图纸及其它工程项目档案存放于工程部。
4、公司的各种财务资料、税务资料存放在财务部。
5、售房合同存放在营销部。
第四条 归档资料包括已承办完毕，具有查考作用的文书、项目、声像等资料，归档时应分类立卷，及时归档。
第五条 归档资料要进行登记，编制归档目录。
第六条 各部门须指定专人做好文件材料的收集、整理归档工作，并将该项工作内容列入有关人员的职责范围。
立卷归档的文件一律要求原件，部门需要者可存复印件、复制品。
第七条 立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。
各部门向档案室移交档案时办理移交手续，填写移交单，一式两份并签名盖章，档案员接收档案后，认真复查并登记入册。
第八条 音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。
音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。
第九条 案卷需要注明标题及保管期限。
卷首为卷内文件目录。
卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。
卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。
案卷所有文字均应工整清晰。
第十条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第十一条 机要档案的保管：
1、机要档案分为：
绝密、机密、秘密三级。
2、机要档案的界定标准：
绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元（含1000万元）以上的重大合同。
机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料、金额在100-1000万元的合同。
秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。
3、以上机要档案须由行政人事部保存管理。
第十二条 任何单位和个人应按借阅制度，严格履行审批、签批手续方可借阅。
第十三条 档案管理人员必须严格遵守商业机密管理制度。
第十四条 本公司内部人员借阅，须履行借阅手续；
外单位人员不得借阅、查阅。
第十五条 行政人事部根据档案的使用范围，适当复印部分档案，供各业务部门使用。
第十六条 各部门因工作需要，查阅（借阅）不在本部门存放的档案时，凭（借阅）联络单到有关部门查阅（借阅）有关档案。
所有档案借阅手续须经分管领导批准。
第十七条 档案借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料，借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）必须当日归还，其他档案资料借用时间不得超过七天。
愈期仍未归还者，将强制其归还档案，并给予相应处分。
第十八条 借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。
档案保管人有权过问外借档案的保存、保密和利用情况。
第十九条 档案的保管期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：
1、永久保存：
公司章程；
股东名簿；
股东会、董事会、监事会会议纪要；
公司证照；
各级批文；
印鉴；
公司年度经营计划和总结；
年度财务报表；
重要技术资料；
不动产所有权状及其它债权凭证；
人事资料；
大型活动的图片、音像资料；
其它核定应永久保留的文件。
2、定期保存：
不要求永久保存的档案。
保存时间暂定为10年，确实需要提前销毁的，可由相关部门提出申请，报行政人事部批准后执行。
第二十条 档案管理人员每季度对接收的档案、资料，根据规定和要求，整理编号，登记入库保存并编制必要的检索工具；
每季度定期或不定期全面或重点检查档案，随时发现问题及时解决。
第二十一条 建立档案统计账，及时、准确完整地提供各种数据并及时上报。
第二十二条 档案室、橱柜必须坚固、安全，做到防火、防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防虫等措施；
室内不准吸烟不准堆放易燃品，下班之前检查火源切断电源。
第二十三条 对存放的超期档案，应会同有关部门鉴定。
第二十四条 在鉴定工作中应以“档案保管期限表”为依据，采取有关专业人员集体鉴定的方法，逐卷、逐张详细审查，确定期限调整密级，提出档案的存留报告和意见。
第二十五条 经鉴定后，对无保存价值的档案，要登记造册，提出报告，经行政人事部批准后方可销毁，并在案卷目录上注销。
第二十六条 凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
第二十七条 文书档案由档案管理员负责统一收集、建立、管理。
第二十八条 文书档案包括上级部门文件、公司文件。
（一）上级部门的下列文件应予归档：
1、上级部门对公司的批示、批复；
2、上级部门需要公司贯彻执行的重要文件；
（二）公司下列文件应予归档：
1、公司下发的红头文件、通知等；
2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；
3、公司制定的章程、各项规章制度等文件；
4、公司荣誉奖励证书；
5、公司在法律事务中形成的文件材料；
6、公司审计工作中形成的重要文件材料；
7、公司重要固定资产统计表及移交凭证；
8、公司在基建工作中形成的计划任务书、协议书、凭证、土地证、合同、图纸、工程预决算、基建财务、竣工验收说明等文件材料。
第二十九条 立卷归档制度
1、业务部门须每月将上月本部门形成的档案立卷归档。
2、立卷归档案卷应符合下列要求：
（1）应归档的文件材料齐全、完整；
（2）文件按其内容的联系，合并整理、立卷。
第三十条 在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
1、工程档案严格按照竣工应提交的资料目录进行清单；
2、工程档案齐全、系统、完整；
3、工程档案的内容真实、能够准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
4、工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；
5、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；
6、文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。
第三十一条 列入档案室接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向档案室移交一套符合规定的工程档案。
第三十二条 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。
对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向档案室移交。
第三十三条 移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。
第三十四条 凡是在公司工作活动中形成的，具有保存和利用价值的音像资料，均应整理归档。
（一）公司重要工作及公司领导重大事务活动的纪实照片、录音、录像；
（二）反映公司概貌的音像资料；
1、在省、市电视台播放的，有关公司重大活动的新闻报道、专题片、公益广告片等。
2、由企业制作的企业形象宣传片、多媒体光盘等音像资料。
（三）公司召开重要会议如年度工作会议等，重要专项活动，公司重要培训、文体活动、重要赛事的音像资料；
（四）公司重要活动或重大事项形成的音像资料：
1、党和国家领导人、省、部级领导在公司或控股企业进行考察、调研和指导工作的相关音像资料。
2、公司重大项目签约、战略合作谈判、商务会谈仪式的音像资料。
3、公司重大节日活动、庆典活动的音像资料。
（五）公司荣誉：
获奖证书、奖牌、奖杯、奖状等的音像资料。
XX实业YY公司档案资料借阅登记表
资料名称（标明原件或复印件）
借阅原因
借用人签字
保管人签字
档案存放地点
借用日期
归还日期
领导意见
XX实业YY公司档案资料续借登记表
续借原因
续借日期
续借归还日期
六、行政安全管理制度
第一条 为维护公司的公共利益及全体员工的人身财产安全，防止灾害性事故发生，实现安全文明生产，结合公司实际，制定本制度。
第二条 本制度坚持“安全第一、预防为主”的方针，主要针对与公司行政工作有关的安全事宜，实行以部门为单位的全员共管体制；
部门负责人对本部门的安全负总责；
公司行政人事部是安全管理监督、检查和服务部门。
第三条 公司全体员工都有保障公司财产安全的责任和义务，在公司财产受到损害时，应敢于挺身而出维护公司资产的完整和安全；
各部门负责人应全面负责本部门配置资产的安全，如因不负责任造成丢失或损坏，部门负责人承担损失部分资产原价的50%。
第四条 对突发性事故及隐患，应采取先处理、后汇报的必要措施；
对贻误时机造成损失的，视情节追究当事人和责任人的责任。
第五条 行政人事部应加强安全宣传，增强全员安全意识，使员工了解和掌握必备的安全防范知识。
第六条 行政人事部应配合各部门加强安全检查，及时排查并消除不安全因素及隐患，并将安全工作检查纳入绩效考核体系。
第七条 财务部门应制定现金及固定资产的管理细则，报公司批准后，各部门应严格遵守执行。
巨额资金的提取应保证在有人护送的条件下，由财务人员专人办理；
账面资金的管理严格按照有关制度办理。
对不按规定办理造成损失的，当事人应全额赔偿，直至追究法律责任。
第八条 安全设施的摆放要有固定位置，不得随意改动，“注意”、“禁止”标牌、标志应醒目标准，对随意改动设施、标牌、标志的处200-1000元罚款。
第九条 施工现场的生产安排及组织，要时刻牢记“安全第一”，在设备、物料的吊装、搬运及人力组织上，严格按照规范操作，避免人身及资产的不必要伤害。
第十条 工作现场的照明、通风及防护网架等设施应及时检查、修复，保证完好。
办公场所无人时应及时落锁，并关闭门窗，关闭所有电器。
第十一条 公司司机及驾车人员必须严格遵守交通法规和行为规范，杜绝酒后驾车违章行为，服从交警指挥，保证行车安全。
第十二条 员工上下班途中要牢固树立交通安全意识。
第十三条 全体员工应熟练掌握必要的应急抢险措施，熟悉抢险设施设备的操作要领和方法，并做到遇险不惊，冷静而妥善处理。
七、印章管理规定
一、为加强印章管理，规范印章使用过程中的程序、规则和权限，保证公司在经营管理活动中对印章的正确使用，维护公司利益，特制定本办法。
二、印章的种类
1、行政公章
2、财务专用章
3、合同专用章
4、发票专用掌
5、法人代表私章
6、部门章
7、其它印章
三、印章的管理
1、印章的保管
（1）公司行政公章由行政人事部专人保管。
（2）公司财务专用章、合同专用章、发票专用章、法人代表私章由财务部专人保管。
（3）部门印章由各部门专人保管。
（4）印章必须由各保管人妥善保管，不得随意转借他人。
2、印章的使用
（1）公司对各类印章的使用建立登记制度，并经相关领导签字后方可盖用。
（2）印章保管人（签字人）须对用印文件仔细审查，并对用印后果负有经济、行政、法律责任。
（3）严禁在空白纸张上盖用印章，一经发现，追究印章保管人的责任；
同时，印章保管人将对造成的后果负全部责任。
（4）印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用审批登记表，载明事项，经主管领导批准后由两人以上共同携带使用；
印章外借期间由借用部门负责人全权负责。
（5）严禁伪造、盗用印章，一经发现，对有关责任人处5000元以上罚款，直至追究法律责任。
（6）若发生印章丢失，应立即上报行政人事部，以便采取防范措施，并追究印章保管人的责任。
四、印章使用审批
1、印章的使用要严格按照程序进行，保管人员有权拒绝任何未按程序审批的使用印章申请。
2、公司建立印章使用审批登记表，对印章使用的内容、份数、时间、申请人及所在部门、部门领导审核、批准领导签字等进行详细登记。
保管人员在每次使用印章前，要严格审核审批程序，并在领导都签字同意后方可使用。
3、公司公章及合同章的使用程序
需加盖公章的文件，由承办人持印章使用审批登记表及相关文件递交印章管理人员，由印章管理人员按审批内容审核盖章；
公司内部日常经营管理活动所下发的正式文件、联系函等，需使用公章的，按程序报请行政人事部经理签字批准；
公司对外业务活动所形成的经济合同、协议、合作意向书等文件，需使用公章或合同专
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