恒大文旅集团采购管理制度修订版.docx

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恒大文旅集团采购管理制度修订版

恒大文旅集团采购管理制度

编号：

HD-XX-XXXXGZ001

版本：

V2.0

恒大文旅集团采购管理制度

主责部门：

成本运营中心

日期：

2020-04-12

会签部门：

法律风控中心

日期：

财务管理中心

日期：

人力行政中心

日期：

信息管理部

日期

修订记录

日期

版本号

内容

撰稿人

审核人

批准人

2020.04.04

V2.0

采购管理制度

XX

前言

1.目的

为规范文旅集团采购业务管理，提高工作质量及效率，有效规避采购风险，特编制和下发《文旅集团采购管理制度》。

2.适用范围

本制度适用于文旅集团本部、各事业部（主题娱乐、商管、泛住宿）、游艇会、各地运营管理公司开办期、运营期采购业务管理。

3.定义

本制度涵盖采购业务全流程，包括采购业务分类、立项、招标文件、澄清答疑、评标、定标、合同、变更、结算、付款、成本档案等管控环节及要点，是文旅集团本部、各事业部、游艇会、各地运营管理公司开展采购工作的制度依据。

4.其他

本制度由文旅集团成本运营中心负责编制、修订、补充和解释。

本制度自发布之日起开始生效实施。

第一章概述

1、范围

1.1本制度适用于文旅集团本部、各事业部（主题娱乐、商管、泛住宿）、游艇会、各地运营管理公司开办期、运营期采购业务管理。

1.2原则上，文旅集团所有采购业务必须通过恒享采购平台（BPM+SRM+SAP）办理。

不能通过在线采购平台办理的，应严格执行线下采购审批申请及相关规定。

1.3严禁将同类采购业务需求拆分成多个事项，规避招标。

2、采购业务分类

2.1根据业务特性，文旅集团所有采购业务归为六大类，分别为：

工程、运营资产、运营物料、服务、营销企划、IT类。

其中一级分类6个，二级分类32个，三级分类337个。

序号

一级分类

二级分类

三级分类

1

工程类

3

36

2

运营资产类

4　

50

3

运营物料类

4　

109

4

服务类

10

91

5

营销企划类

8

42

6

IT类

3

8

合计

32

337

2.2每个三级分类涵盖的业务范围、适用的评标办法、商务标及技术标权重规定等详见附件《恒大文旅集团采购业务分类表》。

2.3新增二级、三级分类：

根据业务发展需要，可申请增加二级、三级分类。

新增分类须经集团成本运营中心审批。

3、成本管控界面

3.1成本管控界面划分：

为加强采购过程管控，明确相关部门的工作界面、职责与分工，拟将采购过程划分为立项、供方、招标、合同、变更申请、造价确认、验收、结算、付款等9个管控环节，并对相关部门工作界面划分如下：

3.1.1立项、合同变更申请、验收环节由业务需求部门负责经办。

3.1.2供方开发、招标、合同、造价确认、结算、付款环节由成本部负责经办。

序号

采购分类

文旅集团成本管控界面

立项

供方

招标

合同

变更申请

造价确认

验收

结算

付款

1

工程

△

▲

▲

▲

△

▲

△

▲

▲

2

运营资产

△

▲

▲

▲

△

▲

△

▲

▲

3

运营物料

△

▲

▲

▲

△

▲

△

▲

▲

4

服务

△

▲

▲

▲

△

▲

△

▲

▲

5

营销企划

△

▲

▲

▲

△

▲

△

▲

▲

6

IT

△

▲

▲

▲

△

▲

△

▲

▲

说明：

▲——代表此环节由成本部负责经办，业务部门参与。

△——代表此环节由业务需求部门负责经办，成本部履行监管职责。

4、合格供应商库

4.1供应商在线报名及评审：

原则上所有供应商都须通过恒享SRM采购平台在线报名并提交资格预审资料，接受文旅集团供方评审机构的审查。

4.2合格供应商：

严格按文旅集团供应商入围标准及评价机制筛选，并审批通过的供应商。

4.3合格供应商库：

是文旅集团所有合格供应商的统称。

4.4合格供应商分级

4.3.1根据供应商服务能力、服务区域、服务意愿分为两大类：

地方类供应商、全国类供应商。

地方类供应商：

指仅愿意服务单个恒大文旅城相关采购项目的供应商。

全国类供应商：

指实力雄厚且愿意跨区域服务多个或全部恒大文旅城相关采购项目的供应商。

4.3.2根据供应商履约情况、配合服务情况、综合价格竞争力等评价结果，将所有合作供应商分为：

优秀A级、合格B级、不合格C级、黑名单D级。

相关评价程序、指标及分级规则详见制度：

《恒大文旅集团供应商管理制度》。

5、采购方式

5.1采购方式：

招标、比价、直接委托、零星（紧急）采购。

5.2适用条件

事项

招标

比价

直接委托

零星（紧急）采购

适用条件

（1）满足采购要求的潜在供应商资源充足，通过供方之间充分竞争可获取理想价格的项目，原则上优先选用招标方式办理采购；

（2）单次采购标的≥30万元的项目，原则上要求采用招标。

（1）技术简单成熟、价格构成简单、易评估的零星工程、运营资产、物料或服务；

（2）单次采购标的<30万元的项目，可采用比价方式办理采购。

（1）政府垄断和垄断经营类业务（通用）；

（2）预招标结果显示符合入围条件的潜在供方仅一家；

（3）涉密类、投资方（主创方）指定合作供方的业务；

（4）关键技术唯一满足我方需求的产品或服务；

（5）稀缺海洋生物资源；

（6）现有定制类硬件产品或软件系统延续性服务；

（7）单次采购标的＜30万元的电商采购；

（8）地方运营管理公司根据集团集采协议签署地方采购合同；

（9）合作有效期内的集采协议年度续签。

（10）软件产品对业务使用效果有重大影响且经需求部门及信息管理部共同进行评定。

（1）单次采购标的≤2万元，可执行零星采购。

事后需在下周补办立项手续并完成后续相关审批。

（2）涉及安全、抢险、停运等突发事件，可执行紧急采购。

事后须在下周补办立项手续，并完成后续相关审批。

供应商数量

入围单位数量规定：

1个标段，有效入围单位≥3家；2个标段，有效入围单位≥5家。

依此类推，应确保有效入围单位数量≥2N+1（N指标段数量）。

参与比价单位数量≥2N家（N指标段数量）。

满足条件的供应商唯一。

优先在合格供方库中选择合作单位。

商务谈判

（1）开标后，允许组织多轮报价和商务谈判；

（2）谈判原则：

优先约谈首轮最低报价单位，再约谈次低报价单位，依次类推。

鼓励充分竞争，直至达成标底控制目标或合理价位。

（3）此外，为提高谈判效率与质量，允许每轮报价设置明确的剔除规则。

如本轮回标报价最高者直接出局等（但应确保每轮回标时有效单位不能少于2N+1）。

（1）允许组织多轮报价和商务谈判；

（2）谈判原则：

优先约谈首轮最低报价单位，再约谈次低报价单位，依次类推。

鼓励充分竞争，直至达成标底控制目标或合理价位。

（3）此外，为提高谈判效率与质量，允许每轮报价设置明确的剔除规则。

如本轮回标报价最高者直接出局等（但应确保每轮回标时有效单位不能少于2N）。

可谈判

可谈判

评标办法

合理低价法、

综合评分法

合理低价法、

综合评分法

——

——

流程复杂性

竞争性

5.3采购方式变更：

原则上，经立项审核会审议通过的采购方式、决策标准，应在整个采购执行过程中保持不变。

一旦中途需要改变时，必须经采购小组讨论决策,并形成会议纪要，重新发起立项审批。

5.4紧急采购请示及报备：

各地文旅城运营管理公司遇到紧急突发事件，涉及紧急采购物资或服务时，必须向当地运营管理公司总经理请示同意。

若紧急采购金额≥10万元，还须由运营管理公司总经理向事业部总经理请示及报备。

6、采购模式

6.1采购模式：

分为集中采购、联合采购、单项采购三种。

6.2适用条件

集中采购

联合采购

单项采购

适用范围

（1）按照年度维度进行的规模性采购。

（2）各地文旅城均有需求，且受地域影响不大的业务。

（1）按照项目维度进行的规模性采购。

（2）适用于单个文旅城内业态之间，通过横向整合若干共性需求的业务。

单个项目中，相对独立的采购需求事项。

实施条件

（1）协议期内，可完全锁定价格（价格波动较大的，可设定明确的调价机制）。

（2）协议涵盖协议期内所需产品或服务价格。

（3）共性需求能够在时间上同步或被整合。

（4）供应商具备相应范围内的生产、运输、安装、配合及售后服务能力的。

（1）单个文旅城下属业态之间若干项目有共同需求，且可在时间维度整合的。

（2）供应商具备同时向若干业态提供相关服务技术、能力等。

（3）由单个文旅城内需求金额最大的业态负责牵头和主办联合采购。

单个项目中，相对独立的采购需求事项

协议期限

集团集中采购：

不超过两年

不超过联合采购项目要求的最迟交付周期

具体项目履约周期

经办

集团成本运营中心

运营管理公司成本部

运营管理公司成本部（零星采购由需求部门经办）

采购方式

（1）招标、比价、直接委托；

（2）集采协议签署后，集采范围内产品或服务，各地运营管理公司可直接向集采供方签订采购合同。

（1）招标、比价；

（2）依据联合采购定标结果，对应文旅城内各业态分别与中标单位签署合同。

招标、比价、直接委托、零星（紧急）采购。

6.3集中采购原则

6.3.1集中采购由文旅集团成本运营中心负责统筹和经办。

6.3.2各地文旅城成本部配合梳理横向、纵向共性需求及时间节点，协助集团总部集采负责人编制年度集采计划。

6.3.3原则上，集中采购以自然年度为规划基准，对于跨年度类同类需求，应通盘考虑和协调，以便于实施集中采购。

6.3.4集中采购协议期内，必须明确价格清单和价格波动较大事项的调价原则。

6.3.5不同层级集中采购的原则：

集团集中采购供应商应具备全国范围内的生产，配送、安装、服务和施工能力，可覆盖各区域的售前、售后服务体系，其产品质量和品牌的认知度在全国范围内得到认可。

6.3.6对于未经审批，擅自弃用或拒绝执行文旅集团集采协议的，将在集团范围内通报批评，并对相关人员进行处罚。

6.4联合采购原则

6.4.1联合采购必须有各个项目明确的合同价格清单。

6.4.2对于未经审批，擅自弃用或拒绝执行联合采购协议或成果文件的业态，将在集团范围内通报批评，并对相关人员进行处罚。

7、合同续约条件

7.1本年度供应商评价定级为A级的优秀供应商。

7.2在成本合理可控的前提下，各地运营管理公司事先拟定推荐续约供应商名录，将续约意向及评估报告等相关情况向采购小组汇报，并形成会议纪要，由工作小组会签，并上报文旅集团成本中心批准后，发起相关立项审批流程。

8、关于行政类采购的特殊规定

8.1关于文旅集团本部人力行政中心单次采购金额≤10万元的行政类采购业务，由人力行政中心自行办理。

8.2关于各地运营管理公司人力行政部单次采购金额≤2万元的行政类采购业务，由人力行政部自行办理。

（详见附件21行政采购管理细则）。

9、关于IT类特殊审批权限规定

9.1针对文旅集团本部、事业部、各地运营管理公司大于30万的IT类立项、定标、合同审批须在文旅集团信息管理部总经理后加签恒大集团信息负责人及信息分管副总裁。