库存商品成本调价操作规范.docx

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库存商品成本调价操作规范

第一节库存商品成本调价操作规范

摘自《永2003财（规）字第0020号》

为保证库存成本和销售账面毛利的准确性，规范成本调整操作，现对商品库存调价作如下规定。

一、定义及分类

1、定义：

调价指根据公司管理需要和厂方通知，对库存成本价及已售商品成本价进行调整工作，以达到准确反映商品账面毛利所采用的一种财务操作，需调整的库存商品成本价不包括返利（即厂方供应价）。

2、分类：

1）按调价对象分为：

库存商品、已售商品

2）按差价承担者分为：

厂方承担、公司承担

3）按调价要求人分为：

厂方要求、公司内部要求（内部原则上不允许调价，如发生必须先进行申请）

二、操作制度

（一）营销部

1、营销部门需要调整成本价，不管是调高还是调低，必须在第一时间通知财务部，填写《调价通知单》。

2、凡调低成本价的，变价通知单上必须注明差额的承担者——厂方承担、公司承担。

3、《调价通知单》必须完整填写，不得有空缺。

4、调价账面数和账面价由台账或财务提供，营销部门提供需调价的数量和调价后单价。

5、对于差价由厂方承担的，需调价的数量、调价后单价、差价总额必须经供应商盖章确认或有厂方授权经厂方业务人员签字确认。

没有以上手续的，台账或财务人员一律不予调整。

6、对于差价由公司承担的，需调价的数量、调价后单价、差价总额必须经相关部门和领导批准，未经批准的，台账不予调整。

7、调价差价必须在供应商确认后一周内回收，并要求供应商开具“折扣折让”发票。

（二）台账

1、台账调价前必须审核《调价通知单》的填写内容、审批手续的完整性，对于不填单、不齐全、不准确的必须拒绝调价。

2、对于差价由厂方承担的，由分公司财务部统一调整（适用ERP），或由分公司台账统计后下发各门店，门店台帐在未收到“内部调拨”时无权调价（适用协力）。

1）外省分公司台账根据差价金额向各门店开具“内部调拨单”，注明各门店应调价数量和调整差价等事项，供门店台帐调价；（仅适用协力）

2）分公司台账统计后，根据调整总额冲减验收并进行登记，等收到“折扣折让”发票，进行勾对，并报返利结算员核销应收。

3）如调价时如发生调价数量＞账面数量的，大于数量的金额冲减当期成本、计入商品毛利中。

3、对于差价由公司承担的，由各门店台账直接调整。

门店台账只对调整时点的库存数量进行调价，在《调价通知单》上，回填“实际差价额”并将差价计入本门店毛利，在销售毛利差价表上体现，差价不得转分公司。

（三）财务部返利结算员

1、凡差价由厂方承担的，财务部返利结算员根椐厂方确认数登记应收厂方补差；收到“折扣折让”发票冲抵应收，在其它商品内发票低开或折让的，营销人员必须提供相关说明。

如厂方确认数大于实际调价数之间差额，财务部返利结算员月末计入调价所属品类部门的毛利中，记入《品类品牌销售毛利汇总表》的调价一栏，调增帐面毛利额

2、凡差价由公司承担的，财务部返利结算员月末计入调价所属品类部门的毛利中，记入《品类品牌销售毛利汇总表》的调价一栏，调减帐面毛利额。

3、返利结算员负责对调价补差的催收工作。

三、操作流程

（一）调价通知单的联次用途

联次

用途——公司承担

用途——厂方承担

第一联

申请人（营销员）留存

申请人（营销员）留存

第二联

总部台帐——财务附件（附在销售毛利差价表后）

总部台帐——财务附件（附在进货单后）

第三联

返利结算员

返利结算员

第四联

总部台帐留存

总部台帐留存

（二）公司承担调价流程

1、营销员收到厂方的调价通知后，提出调价申请，填写《调价通知单》。

由台账填写库存数量和当前库存单价，营销员填写调整后单价（只限调至最后一次厂方供应价）。

2、营销员将《调价通知单》交相关人员审批。

审批流程：

营销员申请——营销部经理——财务部副经理（核算）——营销管理中心总监——财务管理中心总监

3、审批完毕，营销员第一联留存，将后三联交财务部（ERP）或台账（协力）。

4、台账审核手续及内容的完整性，进行调价，将实际调整差价额回填，并将差价计入本门店毛利，在销售毛利差价表上体现。

第四联留存，第二联随对账单交财务作为附件，第三联交返利结算员。

对于手续不完整的一律退回。

5、财务收到销售毛利差价和第二联，同正常商品结转成本一样操作，记入“商品销售成本/零售”科目

6、返利结算员收到第三联进行登记，并在月末的《品类品牌销售毛利汇总表》上计入该品类的毛利中。

（三）厂方承担调价流程

1、营销员收到厂方的调价通知后提出调价申请或厂方提供调价通知单，填写《调价通知单》。

由总部台账填写库存数量和当前库存单价，营销员填写调整数量、调整后单价。

注：

库存数量包括各门店和总部的总数量，由总部台帐进行查询统计。

2、《调价通知单》交厂方签字并盖章确认或附厂方授权书，四联上全部加盖。

3、确认完毕，营销员第一联留存，将后三联交总部台账或财务人员。

同时要求供应商开具“折扣折让”发票。

4、总部台账或财务人员根据确认过的调价通知单，进行调价。

未经盖章确认或无确认授权书的一律退回。

1）按“差价总额”登记《调价补差收回清单》（适用ERP）；按“差价总额”填写手工“进货单”，将第二联附在进货单后，随对账单交财务入账，登记《调价补差收回清单》（适用协力）。

2）按总部调价数量调整总部库存价格；

3）属门店调价数量的，开具手工“内部调拨单”，出库给门店台帐。

门店台帐据以调整本门店库存单价。

（仅适用协力）

4）如果调价数量＞账面数量的，大于金额冲减成本、计入商品毛利中。

5、财务收到进货单和第二联，同正常商品验收一样操作，记入“商品采购”科目。

6、返利结算员收到第三联，登记应收调价补差。

7、供应商开具“折扣折让”发票，台账收到后，进行勾对，如果“折扣折让”金额＜调价金额的，通知业务员要求下次补足。

勾对完毕，填写《调价补差收回清单》，交返利结算员。

8、返利结算员接到《返利补差单》，冲抵应收调价补差。

四、考核制度

进行库存成本价调整，营销部必须办理相关审批手续，并在第一时间通知财务人员，营销部经理为第一责任人；分公司财务部成本监控员进行数据核对工作，核算副经理为实施负责人；财务管理中心商品管理专员负监控责任，定期进行检查。

1、门店调价手续不全，每发生一笔，对台账或财务人员，罚款100元；

2、营销部不及时催收调价补差的，每逾期一天，罚款50元；

3、发生厂方承担调价补差无法收回的，由营销人员全额赔偿。

4、在规定期间内未收回调价补差的，返利结算员应对营销人员进行催收，返利结算员未对营销人员发出书面催收书的，每迟一天罚款20元。

5、营销部负管理责任，发生调价手续不全，无法收回厂方承担调价补差的，视情节轻重，对营销部经理罚款50—200元。

6、分公司财务部对调价负监控责任，发生调价手续不全，无法收回厂方承担调价补差的，视情节轻重，对财务副经理（核算），罚款20—100元。

7、财务管理中心商品管理专员必须进行定期工作检查，每月必须提供专项报告，属监控不力，视情节轻重，处罚款20－200元。

上述台帐适用于使用协力商霸的分公司，上海分公司调价员为分公司财务部结算员，上海分公司门店无权调价。

本制度自二○○三年四月四日起执行。

附表：

商品调价通知单

申请日期：

申请部门：

申请人：

NO：

商品ID

品名规格

申请调价数①

实际调整库存数②

调价前单价③

调价后单价④

应调整金额⑤=①*（③-④）

实际调价总额⑥=②*（③-④）

调整差额⑦=⑤-⑥

合计

□供应商承担

品类科长：

确认日期：

品类科长：

□公司承担

营销部经理：

财务部经理：

营销总监：

财务总监：

申请人请在□内打勾，并办妥相关手续；无完整手续，财务人员不得调价

规范手机卡数据口径

摘自《永（2004）财通字第0047号》

近期财务中心在检查上海分公司的管理报表中发现，财务核算组与返利组统计的手机卡收入、毛利之间存在较大差异，造成此差异的原因有多方面，现对上海分公司各门店上报手机卡数据及上海分公司财务部核算、返利组统计手机卡数据作如下规范要求：

1、门店财务主管上报的《手机卡销售日报表》和《手机卡销售月报表》数据必须一致，即当月按天计算的手机卡及手机充值卡的进销存数据必须与月报数据一致。

凡两者数据出现差异的，给予相关责任人100元罚款。

2、各门店手机仓管报送给门店财务部的《手机卡销售日报表》为日报该天营业终了的手机卡及手机充值卡进销存数据。

凡手机仓管出现修改或调整日报相关数据的，应及时与财务主管沟通，财务主管应定期与手机仓管核对手机卡报表数据。

凡门店财务部和手机仓管处数据不一致的，对财务主管和仓库各罚款100元。

3、手机卡日报月末汇总报和手机卡月报的统计日期为每月1日至每月最后一天。

凡未按规定期间报送报表者，罚款50元。

4、每月末，分公司财务部核算组与返利组负责手机卡数据处理人员必须对各门店上报的手机卡数据进行沟通、核对，双方数据须保持一致，对出现的差异双方需及时向门店了解原因，及时解决差异原因。

凡双方数据出现差异的，对财务经理罚款200元，手机返利结算员罚款100元，负责手机卡核算处理的会计罚款100元。

5、分公司库存管理员应加强对各门店手机仓管保管帐和实物、仓管帐保管帐和财务保管帐的检查工作，并形成书面记录。

凡未进行检查未形成记录的，罚款50元。