总帐系统Word格式.docx

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预制传票、正式传票采用不同的编号，修改申请号为762416。

币种及汇率：

由集团总部负责币种代码定义和汇率表的维护，各分公司使用总部维护的汇率。

权限控制：

在原型测试阶段，将按照国际集团要求定义各种权限。

未来的总帐系统包括会计科目定义，传票录入，外币评估，暂估处理，科目余额重组，科目余额结转，报表处理。

未来的总帐系统与其他子系统是紧密集成的，许多数据由业务发生子系统写入总帐系统，无需手工重复录入数据，无需会计做审核（除供应商发票），提高帐务处理速度。

未来的总帐系统有一系列功能加速期末结帐，如外币自动评估，暂估自动处理等。

外币评估将采用期末评估，期初冲回方式。

自动收付款，汇票管理在现金管理中处理。

关系企业往来走应收、应付流程，所以，关系企业往来的帐务处理在应收、应付中描述。

与其它模块的集成

总帐子系统与应收，应付，固定资产，库存，采购，销售，成本会计，资金管理有实时数据交换。

主要业务流程

会计科目表建立

现状及需求综述

顶新集团采用自己的会计科目表。

目前集团公司下各公司采用各自科目表，集团公司有计划－－将来实现统一的科目表。

现有会计科目编码是不等长的，会给传票录入带来不便。

客户、供应商、员工编码作为会计科目的一部分，造成科目极其庞大。

解决方案

建议国际集团采用统一会计科目表，由总部会计部确定会计科目表编制原则，协调各分公司要求，负责会计科目编号确定，解释各会计科目的性质。

各分公司根据需要，选择有关科目使用。

通过会计科目表统一，有利于数据确认、合并、内部审计，总帐、分类帐余额统一，分类帐控制。

建议国际集团采用等长会计科目编码，以方便帐务处理。

建议国际集团将客户、供应商、员工管理放在应收/应付子系统中管理，客户、供应商、员工的编号不再作为会计科目一部分。

集团总部会计负责维护会计科目集团级数据，各分公司按照需要，维护会计科目公司级数据。

建议国际集团总部成立专门职能小组负责这项工作，各分公司建立相应职能小组。

建立新科目流程

功能说明

“决定是否建立新科目”：

由集团总部会计小组依据会计科目表编制原则，已有科目表，决定是否建立新的会计科目。

“维护新会计科目集团级数据”：

由集团总部会计维护会计科目编号、名称、性质等数据。

“维护新会计科目公司级数据”：

由公司会计维护会计科目公司级数据，包括货币、明细项索引、自动过帐标志。

流程组织结构定义

公司：

法定财务实体

关键数据

公司代码

币种

传票录入及入帐处理

现状及需求

在现有系统内，由于各应用部分缺乏集成，传票由接口系统或手工导入总帐。

大量手工收付款处理，导致工作量大。

采用SAPR/3集成系统，大部分传票由业务发生点传入总帐系统。

关于收付款处理，大部分通过应收、应付子系统自动收付款处理，仅仅小额零星现金收付款在总帐系统内处理。

传票录入及入帐流程

a）转帐处理

b）小额现金付款处理

c）小额现金收款处理

“前置系统业务处理”：

是指与会计系统相关子系统进行业务处理时，自动产生会计传票并入帐，无需人工录入传票，入帐。

例如：

仓库发料时，仅须在库存管理系统录入发料数据，系统根据发料数据，材料价格，自动生成会计凭证，并入帐。

“输入传票”：

依据原始凭证，输入传票类型、公司代码、传票编制日期、入帐日期、借贷科目、借贷金额、后续帐务分配如输入成本中心，业务范围。

并且检查公司代码是否存在，记帐期间是否允许入帐，借贷科目是否存在，成本中心、业务范围是否存在。

“入帐”：

系统自动检查借贷金额是否平衡，传票检查通过后，系统将更改科目余额及其它文件，自动分配传票编号，存入传票文件。

“传票预制处理”：

是指输完传票后，传票存在系统内，但并不入帐。

这类传票称为预制传票。

“预制传票入帐”：

是指将预制传票记入帐册，预制传票转成正式传票。

关于凭证审核，目前系统仅提供一级审核功能，建议第一阶段打印出预制传票，在SAPR/3系统外审核，通过后，由专人将预制传票入帐，或者编制手工传票，多级审核后，将手工传票输入系统入帐。

第二阶段采用”Workflow”方法，在系统内进行多级审核。

作业功能组织示意

将一个产品或一类产品定义为一个业务范围，各个业务范围可以产生自己的利润表，以供管理层使用。

成本中心：

收集费用的责任单元

会计期间，会计科目，传票类型，币种，公司代码，业务范围，成本中心

期末处理

期末处理现状及需求综述

月末关帐在下月8号，年末关帐在来年二月底，在现有系统，期末有大量手工处理，工作量极大。

结帐比较迟，为了保证M2专案目标的实现，必须加快结帐速度。

未来的系统改进现有的成本结算体系，减轻期末成本结转的工作量

未来的系统有自动的外币评估，自动的科目余额重组，自动的暂估处理等功能，加快期末结帐。

处理流程

“资产负债类科目外币评估”：

评估已实现汇兑损益。

如银行外币存款，外币现金评估。

“未清项外币评估”：

评估未实现汇兑损益。

如应收，应付外币评估。

“余额重组”：

调整应收，应付统驭科目。

例如一个客户明细帐余额在贷方，期未结帐时，指定调整到负债方统驭科目，下个期初系统自动冲回。

报表需求

未来的总帐系统可以提供下列报表：

l资产负债表

l损益表

l财务费用明细表

l营业外收支明细表

l增值税申报表

l科目余额表

l传票明细汇总表

l每日日计表及每日传票编号

未来可能改进

B级功能

l工作流（Workflow）功能

第二阶段将引入工作流功能，以解决系统内传票多级审核的问题。

C级功能

l科目计划

二.应收帐

未来的应收帐子系统将包括客户主数据建立，预收款请求，预收款处理，发票处理，手工收款，自动收款，预收款清发票，客户催款，收款通知，对帐单处理。

未来的应收帐处理将考虑与国际集团营管系统的集成，预收款处理，发票处理，缴款处理将通过批处理程序由营管系统录入SAPR/3系统。

在SAPR/3系统内进行销售处理，将按正常的应收帐处理流程进行。

在人力资源子系统未实施前，员工差旅费放在应收帐子系统处理，利用应收帐客户管理功能，帐龄分析，催款功能，清款功能对员工差旅费实施严格管理。

与之相对应，为员工建立编号及有关数据。

未来的系统中，其他应收款走应收帐流程，与之相对应，财务部门替其他应收款的欠款方建立编号及有关数据。

未来的系统将为客户、员工、其他应收款的欠款方建立不同的编号范围。

未来的系统中，通过SAPR/3的特别总帐处理来区别关系企业的应收货款、应收设备款、应收融资款。

自动收款，利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。

与其他模块的集成

应收帐子系统与销售，总帐，资金管理，盈利分析有数据交换。

客户、员工、欠款方主数据建立

现阶段客户主数据在营管系统中管理，整个帐务系统没有客户数据管理，客户作为二级科目，编入会计科目。

员工编号作为二级科目，编入会计科目,整个帐务系统没有员工数据管理。

在未来的系统中，建立集中客户、员工、欠款方主数据，由营管决定客户编号，营管，帐务输入各自数据，帐务部门仅输入帐务控制有关数据。

为了保证员工编号一致性，尽管人力资源现阶段未实施，建议人事部门负责员工编号，财务部门负责帐务有关数据。

财务部门负责决定其它应收款的欠款方的编号及帐务数据。

建议有关部门设置专门小组/专人负责客户、员工、欠款方主数据建立。

建立主数据流程

功能描述

“决定客户帐务控制数据”：

依据营管提供客户数据，决定客户组，统驭科目，付款条件，信贷限额等数据。

纳入营管系统管理的客户，付款条件，信贷限额在营管系统内输入。

“决定出差员工编号及有关数据”：

依据各部门出差员工表及人事部员工编号表，决定出差员工编号，以及员工组，统驭科目，借款限额等员工个人数据。

“建立主数据”：

利用应收帐子系统中建立主数据功能，建立客户，员工，欠款方帐务数据，以方便管理和控制。

作业功能组织示意图

公司代码，统驭科目

员工差旅费预支

现状与需求综述

现有系统将员工定义为一个对冲会计科目，制作预支差旅费传票时，输入一个索引码，制做清款传票时，输入一个索引码，利用《冲销对照表》冲销了索引代码相同，借贷相反的会计交易，并且利用《冲销对照表》列印帐上有余额的会计科目。

正如综述所言，采用SAPR/3先进应收帐子系统有效管理员工差旅费。

替每个员工在系统内建立一个编号，支取差旅费时，会计部门输入员工出差付款请求，审核通过后，批准出差付款请求。

运行自动付款程序，对员工支付预支差旅费。

预支差旅费处理流程

“审核是否合法”：

按照预支差旅费规定，审核单据是否齐全，签名是否合法。

“输入付款请求”：

按照预支差旅费申请单输入付款请求，付款请求仅是一张请款单据，并不产生任何帐务处理。

“批准付款请求”：

同意付款。

公司代码，员工编号，币种

员工差旅费报销

参见2.3.2.1

用清帐功能，输入所有发生费用，费用与预支差旅费间的差额挂在帐上，由自动收付款程序进行收付款处理。

员工差旅费报销处理流程

“审核报销清单”：

由会计部依据“差旅费报销原则”；

决定原始凭证是否齐全，是否有效，报销金额是否正确。

“清帐处理”：

清员工差旅费预支金额，借记费用等科目，预制差旅费与费用的差额，挂在帐上。

员工编号，币种，会计期间，公司代码

员工差旅费报销催单及冻结处理流程

没有电脑化的催单、冻结处理。

未来的系统将利用SAPR/3应收帐子系统催款功能，设定报销期限，对超报销期限未报销的预支差旅费产生报销催单，通知员工前来报销，并冻结员工明细帐。

解除员工明细帐冻结标志由手工处理。

“运行催款程序”：

系统每天运行催款程序，以产生员工差旅费报销催单，并且自动冻结超过报销期未报销的员工明细帐。

作业功能结构示意图

员工编号，报销期限，预支金额日期

员工明细帐帐龄分析处理流程

参见1.3.2.1

未来的作业流程，通过帐龄分析列出未报销的预支差旅费的借款期。

“运行帐龄分析程序”：

定期运行帐龄分析程序，得到未报销的预支差旅费帐龄清单。

员工编号，公司代码。

预收款处理

现状及需求分析

关系企业间销售，没有预收款要求，集团外客户，一类不需预收款，一类需要预收款，需要预收款客户，它的预收款必须覆盖供货金额，否则不给发货。

通过营管系统的销售，预收款在营管系统内处理，通过接口程序导入总帐系统。

预收款按部门归集。

为了解决营管系统缴款与财务实际到款的时间差，设置在途款科目；

营管系统内预收款通过批处理程序导入SAPR/3应收帐子系统，暂记在途款科目，然后由财务部门依据银行到帐单，在总帐系统中把预收款从在途款科目转入银行存款科目。

预收款与客户欠款方挂钩。

对不纳入营管系统的销售，预收款处理在SAPR/3中处理。

“启动批输入程序”：

系统自动启动批输入程序，预收款从营管系统导入SAPR/3应收帐系统。

“检验日志”：

指派专人负责检查日志，如有错误，按错误性质，分送不同部门解决。

“下达预收款请求”：

批准预收款请求，通过自动收款程序收款。

公司代码，客户代码，欠款方编号，会计期间，币种

发票处理

对外产品销售发票，由营管系统通过接口程序输入帐务系统。

关系企业间的销售，发票由手工输入帐务系统。

零星发票（包括总部费用分摊）由手工输入帐务系统。

通过营管系统的销售，发票由营管系统通过批输入程序导入SAPR/3系统。

关系企业间销售及未纳入营管系统的销售，在SAP销售子系统处理，销售发票由销售子系统导入应收帐子系统。

零星发票由手工输入应收帐子系统。

其它应收款由手工输入系统。

对于换货处理，营管系统并没有重新处理发票动作，需要在总帐中输入一个凭证，更改销售收入：

借：

甲产品销售收入

贷：

乙产品销售收入

零星发票/其他应收款手工输入处理

“生成销售系统的发票”：

系统自动定时启动批作业程序将营管系统的销售发票导入SAPR/3的销售子系统，

客户代码，欠款方编号，公司代码，币种，会计科目，会计期间

收款处理

通过营管系统的缴款用缴款单代传票方式，通过接口程序将缴款处理传入帐务系统，其余收款由手工输入帐务系统。

缴款入帐日与实际达帐日不一致。

为了解决缴款入帐日与实际达帐日不一致，设置在途资金科目，缴款入帐时，借记在途资金科目，然后依据银行到帐单，在总帐系统中将缴款从在途资金科目转入银行存款科目。

通过营管系统的缴款，用批输入程序将缴款导入应收帐子系统。

然后通过清款程序清客户发票与缴款，预缴款。

不通过营管系统收款直接在SAPR/3系统通过自动收款处理，在现金管理中描述。

自动付款将覆盖应收帐款和其它应收款。

客户编号，欠款方编号，付款条件

客户、欠款方催款及冻结处理流程

没有电脑化的催单及冻结处理。

未来的系统将利用SAPR/3应收帐子系统催款功能，进行催款处理，对超过付款期限的客户、欠款方生成催款通知书，通知客户、欠款方付款，按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。

解除客户、欠款方明细帐冻结标志由手工处理。

系统定期运行催款程序，以产生客户、欠款方催款通知书，并按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。

客户编号、欠款方编号，付款条件

客户、欠款方明细帐帐龄分析处理流程

国际集团需要及时清楚地了解客户、欠款方的欠款的详细情况及欠款期。

未来的作业流程，通过帐龄分析列出客户、欠款方明细帐的帐龄情况。

定期运行帐龄分析程序，得到客户、欠款方明细帐帐龄表。

客户编号，欠款方编号

l客户、员工、欠款方余额表

l客户、员工、欠款方帐龄分析表

l应收帐与营管系统客户帐款余额调节表（顶新要求增加）

未来可能的改进

一旦HR系统实施后，员工差旅费管理将得到进一步加强。

可以有效方便地控制员工借款，报销期限，可以方便地和费用管理整合起来。

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