Practical English Writing LettersWord格式文档下载.docx
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对收信人的称谓及其名和姓;
第二行寓所的房间号码、门牌号、所在街道名;
第三行:
城镇名、城市名、省名或州名及邮编;
第四行:
国名
寄信人地址写在信封的左上角,和收信人地址的写法相似。
信封多采用并列式(齐头式)。
Sample:
HenryJohnsonstamp
1458GOrchardPlace
UrbanaIL4528
UnitedStatesofAmerica
Mr.PeterStone
589GreenStreet
Greenfield,London
U.K.
有时,也可把寄信人地址写在信封的背面,即信封盖上。
托人转交的信则写上C/O,意思是incareof,放在收信人下一行及转交人姓名之前。
SongPingstamp
453HenanRoad
Shanghai
People’sRepublicofChina
Mr.F.G.Richard
C/OMrs.LaurenScott
588BroadAvenue
LosAngeles,CA58924
U.S.A.
II.书信的结构(TheStructureofLetters)
(1)信头(Heading)
信头指的是写信人的单位名称和地址,位于第一页信纸的右上角,以便于收信人联系。
写地址名称的次序是由小到大。
地址最后一行写日期,月份要用英文写,不要用数字代替,可采用标准的缩写式,如Aug.,Oct.……,日期可用基数词1,2,3……或序数词1st,2nd,3rd……;
年份要写全,如2011。
日期的英国写法是日月年,如:
22Sep.,2011;
美国写法是月日年,如:
Sep.22,2011。
如果所用信纸已印有公司的名称和地址电话等信息,只要写上日期就可以了。
(2)信内地址(InsideAddress)
信内地址指的是收信人的名称和地址,位于第一张信纸的左上角,低于写信日期,和新风尚收信人姓名和地址的写法完全一样。
事务信件一般需要些信内地址,写私人信件时则不需要。
(3)称呼(Salutation)
称呼是对收信人的尊称语,从左边顶格写起,在收信人姓名地址下面空两行处,自成一行,开头词的第一个字母要大写,称呼末尾的标点英国人用“,”,美国人多用“:
”,通常在收信人姓名前加上Dear。
(4)正文(Body)
正文是书信的主体部分。
一般书信正文应低于称呼一、二行处开始落笔。
正文要求简明扼要、条理清楚,每段不宜太长。
要做到语言简洁,避繁就简。
例如:
繁:
Inyourletterdatedthe30thoflastmonthyouinquiredaboutourexperiencewithMr.Ford.Wearehappytotellyouabouthisworkforus.Mr.Fordwasaloyalandfaithfulworkerduringthetwoyearshekeptbooksforus.
简:
Mr.Ford,aboutwhomyouinquiredonJuly30th,wasaloyalandfaithfulbookkeeperherefortwoyears.
Thereareseveralcausesofmalnutrition,oneofwhichisvitamindeficiency.
Vitamindeficiencyisonecauseofmalnutrition.
(5)结束语(ComplimentaryClose)
在信的正文结束后,应当有直径的客套语和谦称,相当于汉语书信中的“敬上”、“此致、敬礼”等,位于正文下两三行处。
常用结束语如下:
无论熟悉与否最常用:
Sincerely,Yourssincerely,Mostsincerelyyours…真诚的
Truly,Yourstruly,Yoursverytruly…忠实的
Respectfullyyours,Veryrespectfullyyours…您恭敬的
写给长者、领导:
Appreciativelyyours您恭敬的,敬上,谨上
给熟人和一般同事:
Cordiallyyours您真挚的
Yourfriend您的朋友
Fondly亲爱的
Asever您永远的
给亲属亲友:
Yourever您永远的
Loveorlovingly亲爱的
Withlove爱你的
Affectionately亲爱的
Allmylove爱你的
Yourlovingdaughter/nephew您的爱女/侄子
(6)署名(Signature)
署名主要是让收信人相信信件是真实的,如果信件是写给不太熟悉的人,签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名,以便识别。
如果是事务信件,写信人在签名之后,还须写明自己的职称或头衔。
如:
Yourssincerely,
JerryTreat
ProfessorofEnglish
(7)附件(Enclosure,缩写为Encl.)
如果信的正文谈到有附件要寄,则在信纸的左下角注明,以便收信人查阅。
Encl.:
Myresume
Doctor’scertificate
(8)附言(Postscript,缩写为P.S.)
在信的本文写完之后,又有新情况通知收信人,可以在信的左下方低于签字1-2行处写上P.S.,然后补述。
P.S.:
Kindlysendmeyourrecentphoto.
Sample1:
89FairviewDrive
Westbourne,BN56,9BU
England,
Nov.25,2011
Mrs.EdwardStevenson
528MadisonAvenue
NewYork,NY20098
U.S.A.
DearMadam:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------.
Cordially,
LarryDukun
ListofPublications
P.S.:
IfyouhappentofindHistoryofWesternCivilization,pleasetellmewhichbookstoresellsit.
Sample2:
CentreforEnglishLanguageStudies(CELS)
TheUniversityofBirmingham
BriminghanB152TT
UnitedKingdom
Nov.11,2011
Prof.WangPeng
EnglishDepartment
ForeignLanguageStudies
HarbinInstituteofTechnology
92DazhiStreet,Harbin150001
P.R.ofChina
DearProfessorWangPeng:
----------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------
Sincerelyyours,
JoanLincoln
Heading
Dateline
InsideAddress
Salutation
Body
Complimentary
Signature
III.书信的格式(TheFormatofLetters)
信函有四种常用格式:
齐头式(BlockFormat):
每一行都从左边对齐,打字方便。
变体齐头式(ModifiedBlockFormat):
把写信的日期、结尾的客套语和签名都放在右边。
标题放到中间的位置。
美国常用格式。
折中式(Semi-BlockFormat):
与变体齐头式不同的是,折中式信中正文每段第一行缩进数格。
锯齿式(IndentedFormat):
与折中式相似,只是信内地址要采用缩进式。
英国格式,打字较麻烦。
格式示范:
1.BlockFormat
-------------------------
--------------------------
------------------
-----------------------------------------------
----------------------------
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--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------
2.ModifiedBlockFormat
------------------------------------------
3.Semi-BlockFormat
4.IndentedFormat
IV.书信的种类和特点(TypesandFeatures)
信函可以分最基本的两种类型,即公务信函和私人信函。
前者为正式信函,后者为非正式信函。
非正式信函与正式信函的区别在于:
(1)信头通常只写日期,信内地址可略。
(2)称呼语和结束语及正文开头语都与正式信函不同;
如称呼语后一般加逗号。
(3)语气亲切灵活,缩略语和非书面语使用不限。
V.实用书信范例(ModelsofPracticalLetters)
邀请信(LettersofInvitation)
邀请信是为邀请对方参加某次活动而写的信件。
信函的主要内容是说明邀请的原因、活动时间和地点以及来访安排等。