人力资源管理实务实习06文秘文档格式.docx
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此外，在整个活动中，锻炼学生的沟通协调、组织合作、实施执行等基本能力。
3.认识信息工作在秘书工作中的重要地位，明确秘书工作必须围绕信息工作展开，掌握信息的收集、筛选与整理的基本程序和方法，并要求在对信息进行综合分析的基础上，对其进行加工运用，充分发挥秘书在决策过程中的参谋辅助作用。
二、实习要求：
（一）对指导教师的要求：
1.指导教师根据秘书校内实训方案，组织和指导学生进行实习，负责实习工作。
2.在学生操作实训以前，指导教师给出命题要求和信息收集范围。
3.在学生操作实训过程中，指导教师对学生在实习过程中出现的问题及时进行指导，并协助解决。
4.在学生操作实训结束后，指导教师评定成绩并写出评语。
（二）对实习学生的要求：
1.按照实习方案，遵守实训的操作程序和时间安排，不得迟到、早退和无故旷课。
2.在实训过程中，服从指导教师的管理，听从老师的安排，并完成指导教师指定的作业。
三、实习内容：
具体题目：
1.第一周——秘书的一天。
把全班同学随机分成6组，每组5人，每个小组一名同学扮演秘书，一名同学扮演领导，其余同学辅助扮演其他角色。
发放参考题目，要求学生通过情景模拟演示秘书在一天中最基本的日常工作，要求必须包括打接电话、接待来访来客、值班信访等事务性工作，并要求在事务性工作中体现秘书良好的沟通、协调、应变能力。
（参考题目见附页，也可自行设计）
2.第二周——举办一次知识竞赛。
把全班同学随机分成3组，每组10人，每小组依次扮演大赛主办方，其余同学扮演参赛选手，主要考查主办方10名同学办会、办文、办事的综合能力，在活动前期，需要拟定详细活动策划方案以及制定活动规则与要求，突出秘书“办文”技能。
在活动的具体贯彻落实以及活动现场布置、奖品设置发放等环节中，突出秘书的“办会”技能。
而秘书的“办事”技能，包括秘书的沟通协调、组织合作、实施执行等基本能力则是自始自终贯穿整个活动。
附注：
三个小组的知识竞赛的主题不可雷同或重复。
2.第三周——信息工作。
把全班同学随机分成6组，每组5人，根据参考题目要求进行资料收集，并在资料筛选与分析的基础上完成报告。
四、考核：
1.团队成绩：
活动结束后，指导教师根据小组情景演示水平以及小组综合分析报告完成情况对小组进行综合评分。
2.个人成绩：
参考学生在具体活动过程中的工作态度以及表现出的各种综合能力，结合个人实习报告的写作水平以及资料收集、筛选、整理水平综合评分。
3.最终实习成绩结合团队成绩和个人成绩综合评价，成绩评定为优、良、中、及格、不及格五等。
五、时间及内容安排：
序
号
周
数
日
期
实习内容
实习地点
执行情况
1
13
26/11日上午第一、二节
全班同学随机分组
讲解第一周的实习基本要求，布置具体实习任务，发放实训参考题目。
科技楼505
2
26/11日—29/11日上午
分组工作，收集资料，进行情景模拟的排练
教室、图书馆等地
3
29/11日下午
分组进行情景模拟，展示秘书一天的具体事务性工作，教师进行评分。
4
30/11日全天
整理实训成果，完成第一周的实训报告
5
14
3/12日上午第一、二节
讲解第二周的实习基本要求，布置具体实习任务
6
3/12日——4/12日
收集资料，每小组准备竞赛题目范围及拟定评分标准，初步完成知识竞赛策划方案。
7
5/12—6/12日上午
每个小组收集查找资料，准备竞赛题目，完成知识竞赛的前期组织宣传及赛前的筹备布置工作。
8
6/12日下午
分组进行知识竞赛，教师评分
9
7/12日全天
整理实训成果，完成第二周的实训报告
10
15
10/12上午第一、二节
讲解第三周的实习基本要求，布置具体实习任务，发放实训参考题目。
11
10/12—12/12日全天
根据参考题目要求，通过多种途径查找收集资料
12
13/12—14/12日全天
根据参考题目要求筛选整理资料，综合分析，完成分析报告。
指导教师：
甘颖
2007年11月
附页：
秘书的一天情景模拟参考题目
1.以秘书的身份模拟接电话内容如下：
（1）对方要找人事部王经理，秘书告知王经理不在的对话情景。
（2）对方打错了电话，秘书的应对。
（3）对方询问公司新产品的情况以及要转接的电话。
（4）秘书自己拨错了电话时的应对。
（4）顾客购买的产品使用中出现了问题，反映情况的电话。
（5）通知部门经理开会的电话。
（6）对方咨询本公司产品情况时，秘书需要查资料要对方等候的电话。
（7）公司和一家客户有一项合作，已经谈妥，对方打电话来要秘书发传真过去。
2.模拟秘书在特殊时间接电话的情景，所接特殊电话内容如下：
（1）经理正在开会，有一位客户要找经理，当秘书告诉他经理正在开会后，他仍坚持要见经理，秘书应怎样处理，要求学会演示。
（2）经理正在会见一位客人，有一位自称是经理朋友的人要经理接电话。
演示秘书的处理方式。
（3）经理正好外出用餐，和一位客人谈合作之事，客人的公司打电话要来访者听电话。
演示秘书的应对。
（4）有一位客户的电话，经理交待秘书不要转给他，演示这位客户来电话时秘书的应对。
（5）经理生病在家，有一位客户来公司拜访，未见经理，探问经理病情，秘书应怎样应对。
（6）有一位客户，所购产品出了一些问题，他开头是这样说的：
“喂，叫你们老板来听电话，你们这些混蛋到底会不会做生意。
”秘书应如何应对。
（7）有一位曾因公受伤的职工来电反映自己目前的待遇，火气很大，并执意要经理来听电话，秘书应如何应对
3.周先生在上月末接到你公司的邀请，请他今天到公司参观洽谈。
周先生按时前往，但是偏偏天公不作美，出门时下起了雨，此时季节正值冬天，给周先生带来了许多不便。
你作为秘书该如何办？
4.为了公司的进一步发展，你所在公司决定修建专门用于生产食用油的车间，关于车间的建设、布局问题，公司决定去其他公司参观学习、取经。
请演示事先打电话联系，到达后对方秘书作介绍，互赠名片，握手认识的场面。
要将接打电话、称呼、介绍、握手、问候、递接名片等交际礼节，连贯地演示下来。
5.秘书翻开记事本，发现今天两次记有技术部工作任务，分别是：
今天上午9:
00，到上海佳美花园E幢501室安装×
×
型蓝色防盗门；
下午14:
00到沪宁新村35幢203室进行防盗门维修。
因为今天是休息日，技术部门只有安装工人小李一人值班，维修工人小宋今天正好轮休。
秘书该如何电话督促技术部门完成任务，请演示秘书的处理方式。
6.值班当天上午9:
00，接到南京路专卖分店营业员小张的电话，说一位家住静安区的顾客所需N12型号防盗门缺货。
值班当天上午10:
秘书翻看仓库记录，发现仓库也没有存货，此时只有从淮海分店调货。
因此秘书先打电话与淮海店长吕×
联系，得知有此型号报盗门，要求调货给南京店；
再让营业员小张请顾客留下地址、电话与押金，并开出收货凭证，回家等候，一小时过后为其上门服务。
请秘书演示怎样应对值班电话。
7.当天下午5:
30，还有半个小时就可以下班了。
所有事情已做完，陈秘书觉得有必要将今天的值班情况整理一下，编写在值班日志上。
请完成一份当天值班日志。
8.6:
00已到，秘书准备下班，办公室环境如下：
桌椅、电脑、传真、复印机、电话、花卉、纸篓、空调、报刊杂志、文件资料、水瓶、茶杯以及日历等。
演示秘书的下班过程。
9.星海专卖店王主管的秘书在接到接待任务后，到王主管办公室请示工作。
王主管告诉她，检查人员中有一位是沈阳分公司总经理李×
，上海人，是他的老同学，另两位分别是李×
的副总项×
和李×
的秘书长，他们是沈阳人，他们受集团公司任命为检查小组，专程来上海检查三家专卖店的工作情况，3月2日他们会检查店堂布置、促销、服务等工作；
3月3日，他们会代表集团公司对三家店的销售成绩作表彰。
王主管很重视这次接待工作，要求秘书认真拟订接待工作方案。
请演示请示工作过程，并制作一份接工作方案。
10.公司在食油投入生产后，出现了技术难题。
为了解决技术难题，技术部人员已经讨论了好几天，研究了几个方案都没有解决问题，最后终于打听到有一位专家可以解决这个问题，技术部经理和秘书决定前往拜访。
演示拜访的全过程。
11.公司一位老职工被车撞伤后住院，公司委托秘书、工会主席去医院看望，并送一份礼品，请演示探望的情景，并按馈赠礼仪的要求设计礼品。
秘书信息工作参考题目
1．假设某外地房地产集团准备进驻重庆地区，你作为总裁秘书，请通过各种途径收集重庆房地产市场的有关信息，对其进行归纳整理、加工分析以协助领导决策。
一周时间结束后上交资料册与综合分析报告。
2．假设你是重庆市环保局的局长秘书，请为你的领导查找国内外环境保护先进经验的相关资料，并针对重庆市的环境现状提出环保点子，写出实施步骤。
此点子最好是可执行且不需花钱或花少量的钱。
3．列出重庆市三星级、四星级酒店各10家，五星级酒店全部，注明所有酒店的名称、地址、联系电话及各种房型的价格，分析并比较所有五星级酒店之间的特色，寻找一家适合我们学校的协议酒店，并拟定协议合同模版。
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