公文写作技巧 外事文稿怎么写.docx

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公文写作技巧外事文稿怎么写

乔冠华对改进外事文稿写作体会与要求

　　乔冠华虽然谈的是外事文稿，但对机关企事业单位的材料写作也有指导意义。

虽然60多年过去了，但他的这些观点仍然具有现实的指导性。

　　我国杰出的外交家乔冠华已逝世十年多。

乔冠华一生中写了大量的文稿，其中多数又是外事文稿，而他谈外事文稿的写作体会却只有一次。

笔者有幸聆听了这次谈话，特根据当时记录整理出来，以表达对他的崇敬怀念之情。

　　那是1958年春天的事。

这年1月31日，毛泽东主席在《工作方法六十条》中批评了“现在许多文件的缺点”，认为“看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得”，号召“中央各部、省、专区、县三级，都要比培养‘秀才’”，写好文件。

当时任外交部副部长的乔冠华，深感毛主席这一指示的重要性。

因为“文字工作在外交工作中占相当大的比重。

现在，文字工作的量非常大，还可能越来越多。

”而外事文稿带有共同性的问题是：

框框多，从内容、结构到语言，成套“设备”，搬来搬去，不敢越雷池一步；求全、繁琐、宁多勿漏，概括性不强，抓不住中心；不区别对象，该虚而实多，该实而虚多。

“如不改变这种状况，就混不下去了。

首先是压得喘不过气来”。

因此，乔冠华于3月9日，专门召集了一次关于改进外事文稿起草的座谈会，讲了他自己的看法和体会。

　　一、搞文件的方法

　　乔冠华先讲了“搞文件的一般方法问题”。

他说：

　　第一，要把每一个有关材料认真、仔细、反复搞清楚，彻底掌握敌、我、友三方面的情况和前后左右各方面的关系。

特别是写辩论性文章，一定要彻底掌握对方的论点，否则就不能击中敌人的要害。

这就是马列主义。

要想做到这一点，就必须下苦功夫，没有别的捷径。

1953年搞××边界问题的文件时，我把×××的反面材料反复地读，上床睡觉时都去想。

在搞材料方面，我们有的司不错，有些司搞大事记，国际司搞问题小传，都值得学习。

　　第二，要从材料中跳出来，动脑筋想一想，要象害了相思病一样地想，然后才能发挥，才能使材料和观点结合起来，和我们政策要求结合起来。

为什么1月10日关于某国退出联合国的声明和最近关于某国问题的几个声明，都能有些生气呢！

就是因为这个缘故。

发表声明，要能调动自己，鼓舞朋友，打击敌人，才能起到作用。

　　第三，每个文件都是战斗，争取谁、反对谁、孤立谁，要有对象。

反对敌人，要在具体问题上具体反对，不是空谈反对，要提出矛盾，解决矛盾，这才有力量。

根本问题是要带着政治感情去写，这样才不致冷冰冰，才能有战斗性，气势才能壮。

气势壮是什么意思？

在太空中不可能气势壮。

第二次关于某国问题的声明（2月13日），是我晚上看了游行，在心情激动的情况下写出来的。

不看游行，有几句话是编不出来的。

因此，写文件的人一定要参加些对外活动。

　　二、多人讨论，一人执笔

　　关于工作方法，一般有两种：

一种是大家先在一起议，然后一人执笔，一气呵成。

另一种，大家在一起，你一言我一语地凑。

我趋向于第一种办法。

不管哪一种，在写好之后，都要大声念几遍，听听象不象话。

写的当中可查看材料，但不能抄。

　　总之，我们起草文件，既要集中，又要民主。

准备酝酿要用十分之九的时间，写只要用十分之一的时间就够了。

写文件要有根据，但不受束缚，要有前无古人、后无来者的精神。

　　三、要言不烦

　　接着，乔冠华就日常面广量大的几种外事文稿，分别讲了如何改进的意见。

　　“关于来往电报”，乔冠华说，我们起草的电报，长得很，不得要领。

是否需要那么长呢？

有些需要，但绝大部分确实可以短一些。

有些电报虽然长，但该说的话确未说，或说不清，废话讲了一大堆，关键的话一句也没有。

最近（周恩来）总理要求外交部每天搞电报摘要，就是因为电报太长了。

从我这里过手的电报，我的主要工作是删。

　　批复电报，把击中要害的话，说一句两句就可以了，不应该把来电照抄一遍，或把不必要的话硬往上加。

其次，还要提倡是非分明，什么该干，什么不该干，这就是毛主席说的旗帜鲜明，否则对大使毫无帮助。

　　怎样才能达到旗帜鲜明而又击中要害呢？

这里有个工作方法问题。

司长们要亲自动手，每天上班后，应把主要的电报和材料看一下，再把有关同志找来一起研究，哪个该复，哪个不复或者几个一并答复；如果需要答复，应该怎么答复。

不能按现在的办法，司长在电报上一批：

某某处办。

科员就把来电一抄，或把事情的前因后果都写上，司长一批就送上来。

在起草给使馆的复电时，需要慎重，但意见成熟了，要诚恳提出，要讲得扼要些，是非分明。

对具体事情要给大使多点回旋余地，但原则的、刀口上的问题，一定要说清楚。

我们要考虑到，不能从北京指挥一切，不能对使馆提出的一个个具体问题都发指示，这是对大使的不尊重，也很难办。

我这样讲，不是说该复的也不复了。

我所反对的是：

空话连篇，不切实际。

这是一个革命化的建议，希望大家认真研究。

有些使馆的来电，也是废话连篇，说不清楚。

　　有的使馆一份电报两、三万字，是浪费，毫无必要。

2月初，某国发生政变，驻该国的使馆3天来了37份电报，共约8000多字，人们看了还不知究竟发生了什么事。

还有的使馆在来报中事事请示，根本不提自己的意见，我们只好每报一复，每复必长，势必增加电报量。

有些事是必须请示的，有些事有把握不一定请示，事先或事后报告一下即可。

我建议给各使馆发一通报，请他们今后注意。

有些事如果把握不大，可在电报中提出自己的意见，写明“如有不妥，请指示”。

这样，国内接到来电后，即可不必事事答复，如认为不妥时再复。

　　“关于内部请示报告”，乔冠华说，主要问题是：

罗嗦有余，概括不足，刀口上的东西、关键性的话说不清楚，各个司都有这个毛病。

司里写的请示报告，对象是部，是中央。

一般说来，中央领导同志只希望看到概括情况，用不着具体细节，因此要简明扼要，生动活泼，如见其人。

如果罗里罗嗦，对中央领导同志是个大灾难。

　　司里送上来的东西，有时候密密麻麻，东改一句，西改一句，读起来既费力，又乏味，毫无概括性和判断力。

如何判断？

那就要从政治上来分析，哪些事应向中央突出讲，哪些事可不讲或少讲。

什么是政治？

少奇同志说，政治就是要会区别什么是重要的，什么是不重要的。

我们应努力这样做。

关于概括，乔木同志有篇文章《短些，再短些》，对我们非常需要，《外交业务通讯》第6期已转载，希望大家好好看看。

　　四、官腔就是放之四海而皆准的话

　　毛主席批评我们外交部起草的给×××的信是打官腔。

什么是打官腔？

打官腔就是不看对象、时间、地点和具体情况，放之四海而皆准的话讲得太多。

后来毛主席要我起草。

其实我也没有什么妙方。

第一，先把×××最近的讲话重新翻一遍；第二，把毛主席最近同某国客人的谈话认真地看一看；第三，再仔细想想需要讲些什么。

这样，就可以了解某国最近的情况，×××的思想情况，毛主席讲了些什么，以便对症下药。

我写好后，毛主席采用了。

但信的灵魂（几句话）还是毛主席自己加上去的。

因此，写文件必须注意具体对象。

一般性的话可不说。

我们现在许多文件不痛不痒。

为什么？

就是未抓住具体矛盾，没有灵魂，尽是些大话、空话。

最近一个月内发表了四次关于某国问题的声明，每一次都要把那一次的特点、政治动向概括进去，否则必然重复。

　　1月10日，关于支持某国退出联合国的声明。

在起草的时候，来了×××的讲话，这就不能不针对×××所讲的，抓住他的几句好话，用在我们的声明上。

这样文章才能有灵魂，才能有战斗性。

灵魂就是抓当时具体情况下的具体矛盾，并且找出解决这个具体矛盾的办法。

官腔是不会犯错误的，是百分之百的对。

问题就在于官腔太一般化，不看时间、地点、对象，说了不解决任何问题。

　　“关于起草对外讲话稿”，乔冠华说，一句话，要写得短些。

大家写出来要象话，不要不象话。

现在的问题是只讲一般化的道理，句子又长又硬，不口语化。

陈（毅）老总批评我们一个稿子“长句硬如铁，念稿要出血”。

为什么会这样？

就是没有设身处地为讲话人想一想，只是认为写出的东西，政治上不出错误就可以了。

这样是不行的。

今后我们要写得句子短些，要像个话。

我们那个受（陈老总）批评的稿子，后来修改得很好。

这说明我们不是没有能力，只要很好地为讲稿人想想，是可以写好的。

我起草文件的经验是，不管在什么情况下，事情多么急，天已多么晚，我总是在写好后，从头到尾再念几遍，听一听，象不象话。

　　五、求全是书生气

　　有人还有一个毛病，就是求全思想，一句话四面八方都照顾到。

我看世界上没有人能做到这一点。

对这种人，只能说他是书生气。

突出一个思想，不是排斥其他思想；把什么话都说上，等于没有思想。

句子长是个迷信。

毛主席的语言是我们学习的榜样：

深入浅出，句子短，有风趣，来自广大群众，读起来就很亲切。

建议大家学习一下毛主席《对晋绥日报编辑人员的谈话》。

　　“关于起草政府声明”，乔冠华说，我们部里处理一般文件，有一定水平。

“新情况”“外事调研”，基本上过了关，当然深度还不够，有待继续提高。

但是搞公开对外表态的文件如声明则较吃力。

吃力的原因是多方面的。

今后要有意识地注意提高，在政治分析方面再努把力。

对外声明，是毛主席思想和中央政策的活的体现，要有论辩，要有发挥。

部里如果要司里起草，要给司里必要的帮助。

现在的情况是，部要司写，司要处写，但处里不知道中央精神，只好以老文件为师。

今后再搞这种文件，第一，领导上要亲自抓，必须给下面同志具体帮助。

第二，必须给起草文件的人一定政治待遇。

叫人家写，不给材料看，写不好又说人家不行。

这是不对的。

今后对写文件的人，要不以级别限制，多给文件看，平时多吹风，这不叫特殊。

我们不能单纯地只顾一方，说你起草的文件不能用。

亚非司实行司、处、科员三结合（写作）的办法很好。

各司可以学习他们的经验。

我们这些人为什么写出的东西好一点呢？

就是看的材料多些，听的多些，别无窍门。

第三，就是要有革命的顽强性。

写的东西领导上批评了或否定了，不要泄气，没有一个人下笔即能成章。

搞一次文件，就是打一次仗。

捷径是没有的，主要在于刻苦学习。

如果本身有一定写作条件，也还要经过刻苦努力的过程。

我每写一个稿子，总要反复考虑，即使晚上躺在床上，还要想一想哪一句、哪一字用得不对，如果中央、毛主席有改动，更要反复地想，为什么要改？

如果每次都能这样想，时间久了，慢慢就会进步。

我们起草文件要抱满腔热情，象唐僧取经一样。

要革命，否定了自己稿子有什么关系？

否定了，经过思考、体会，即可提高。

　　六、交稿要及时

　　最后，乔冠华提出“一个希望”。

他说，希望重要文件到我手后，能有一定的回旋时间。

第三次关于某国问题的声明（3月1日），其中另一国企图炸出一个体面的和平谈判来，警告另一国不要认错对象这两段，就是在中午的回旋时间内回旋出来的。

　　乔冠华讲话后，外交部于3月18日、19日两天，分地区司、其他单位两个片座谈讨论：

为什么写不好？

怎么改进？

提出了五项措施：

一、认真学习毛主席著作的战斗风格和深入浅出、生动活泼的语言文字；二、有组织有领导地学习领导上批改过的文件和一些范本，不断总结经验；三、普及与提高相结合，发动大家动手写，进行实战练兵，同时司、处有重点地培养一些写手；四、目前首先要求起草文稿做到重点突出，文字通顺，精练简短；五、改进写作方法，上下结合研究，然后指定一人执笔，反复修改，九分酝酿一分写。

从此以后，外交部的外事文稿写作不断得到改进和提高。