三章 行政制度Word文件下载.docx

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对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当迅速退回行政部并说明理由。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

（四）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。

如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请总经理协调或裁定。

（五）审批公文，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批日期。

没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

其他审批人圈阅，应当视为同意。

（六）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，行政部要负责催办、查办，做到紧急公文定期催办、查办，重点公文重点催办。

第十条公文归档及销毁

（一）公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合公司《档案管理制度》，及时整理立卷。

个人不得保存应当归档的公文。

（二）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，以便于保管和利用。

（三）归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向行政部移交。

（四）重要的机密公文，一律存放在保险柜或上锁的铁皮文件柜中，专人保管。

（五）公文查阅，必须经部门主管领导同意方可查阅，涉密公文，须经分管总监级以上领导批准。

（六）公文被撤销，视作自始不产生效力；

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

（七）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和行政部负责人批准，可以销毁。

（八）销毁秘密公文，应当进行登记，应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

销毁绝密公文应当进行登记。

（九）工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二节档案管理制度

第一条档案管理原则

（一）公司档案管理规定根据国家有关档案管理法律、法规的规定制定。

（二）公司指定办公室专人为档案管理员。

（三）凡是能准确反映公司各项业务活动的一切文件、材料、实物、声像、报表等，具有保存和利用价值的文件材料均应立卷和归档，确保完整无缺。

（四）各业务部门有责任及时提供相关资料，协助档案管理员认定相关档案资料，以保证档案资料收存的完整。

（五）档案管理员要保证档案的真实、完整，及时收集、整理、认定，并根据工作活动需要，准确、及时地提供业务指导及档案服务。

第二条文书的档案立卷

（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

（二）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

（三）归档的文件材料,保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

（四）不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；

没有复文，放在请示年立卷；

跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；

跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷；

跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

（五）有立卷和归档职能的部门应在第二年上半年向行政部移交档案,档案管理员和档案移交人根据移交目录，清点核对，并履行签字手续。

财务档案从立卷之日起可以在财务部门保管一年,但应指定由专人保管，超过一年必须按时移交。

（六）档案管理员应会同业务部门,根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为本单位各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。

第三节印章管理办法

第一条公司各部门不得另外刻制印章。

第二条公司印章的使用要求：

（一）使用公司公章，使用人须填写《用印申请单》，由申请人申请，根据权限由所在部门负责人、行政管理中心负责人、公司总经理或总经理委托人会签批准后方可使用印章。

使用人未按照规定履行用印申请，印章保管人有权拒绝使用公司印章。

（二）公司公章经公司总经理按规定履行审批手续后方可使用。

（三）印章保管人要做好印章使用记录登记，注明印章的使用时间、事由、次数、使用人。

不得在未经任何审批的情况下使用印章，不得随意改变印章的用途。

（四）公司公章、财务专用章不得带到公司或公司办公区域以外使用。

如特殊需要使用，必须经由总经理批准，并由两人同时在场使用。

第三条印章的保管：

（一）印章管理实行专人保管制。

（二）公章、财务专用章、法人代表手章不得由同一个人保管。

（三）公司公章由公司总经理指定行政管理中心专人保管，总经理为公司公章保管的第一责任人。

（四）公司财务专用章、法人代表手章由公司财务部指定专人分别保管。

（五）保管人要做好公司印章的保管工作，印章平日要入保险柜上锁，在印章的日常保管和使用中，要注意其不受破损。

（六）做好印章的安全保卫工作。

印章丢失、被盗，保管人负有直接责任。

发现印章丢失或被窃后，保管人应立即报告公司主管领导，并到上级部门报失按规定进行通报报废。

（七）印章保管人不得擅自更换。

第四条　印章的收缴、报废

（一）公司印章破损、遗失或因机构变更、撤销等原因不能继续使用时，应履行收缴或报废手续。

（二）公司按要求收缴（或报废）的印章应在行政管理中心的监督下，统一收缴、保管（或报废），并做好记录。

第五节办公用品管理办法

第一条为管理公司办公用品消耗，减少损失和浪费，在管理上贯彻“管用结合、合理调配、物尽其用”的原则，特制定管理办法如下：

第二条基本规定：

（一）本制度中办公用品是指员工日常办公所用文具、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。

（二）办公用品分为低质易耗办公用品和专项办公用品两种。

低质易耗办公用品是指使用期限短或是一次性消耗、价值较低的物品，主要包括以下几种：

一般消耗品：

如铅笔、刀片、胶水、胶带、打头针、曲别针、图钉、标签、便条纸、橡皮擦、夹子、签字笔、笔记本、打（复）印纸、荧光笔、修正液、各类纸张及各类办公设备耗材（打印机、传真机、复印机的硒鼓和墨盒）等。

管理消耗品：

剪刀、钉书机、打孔机、计算器、各类文件夹等。

专项办公用品是指仅限于相关部门和人员使用的物品，包括以下几种：

各类照相、摄像、录音或其他影视器材等。

（三）办公用品购买及发放原则

1、办公用品按需购买，适量库存。

2、公司办公用品按月发放。

公司各部门根据需要在月末填写《办公用品、耗材购置/申领表》，

申领下月办公用品。

3、除每月购买、发放一次办公用品外，原则上其他时间不予购买、发放。

在库存不多或有关部门剔除特殊要求的情况下，经行政总监审批，可直接购买、发放。

4、公司办公用品申请、购置、发放由本公司行政管理中心负责，报总经理批准后实施。

第三条办公用品的申购

（一）办公用品采购人员每月根据办公用品需求，制定办公用品购买申请报告，报行政总监审核、批准。

（二）审批后，办公用品采购人员应选定信誉、服务较好的商家采购，并确保办公用品质量好、价格低、送货及时、服务到位。

第三条办公用品的保管

（一）行政部每半年对库存物品进行盘点，核对物品的数量是否无误，质量是否完好。

如有异常，应及时上报领导，并采取相应措施进行处理。

第四条为减少损失和浪费，公司员工应爱惜公物、物尽其用。

内部沟通及尚未定稿的文件等均使用二次用纸打印或复印，确定定稿后方用白纸。

第五条对于决定报损的办公用品，应作好相关登记，在报损物品清单上注明物品名称、价格、数量及报损处理的其他相关事项。

第六条办公用品的的发放

（一）办公用品发放本着按需分配，节约使用的原则。

原则上各部门一个月集中发放一次，如有特殊情况可报部门主管领导批准后，临时申请。

（二）各部门根据工作需要填报《办公用品、耗材购置/申领表》，通过部门审核、行政部审核后，方可领用。

（三）管理员发放办公用品后应及时作好《办公用品出库登记》，并登记《办公用品台账》，以便对库存办公用品进行盘点。

第七条办公用品报废处理

（一）对决定报废的办公用品，应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

（二）办公用品的报废须请示公司总经理，在得到书面批准后方可执行。

第八条其他相关规定

（一）全体员工应合理使用、妥善保管个人使用的各种办公用品。

（二）新员工入职，用人部门须提前申领新员工的办公用品。

（三）员工调动或离职，所领用的办公用品及配备的办公设备须经行政部门清点移交后，方可办理手续。

第六节　办公设施管理办法

第一条基本规定

（一）为合理配置、使用、保管办公设施，降低费用支出，特制定本规定。

（二）办公设施分类

1.办公设备：

包括电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机、服务器、软件等物品。

2.办公家具：

包括办公桌椅、会议桌、洽谈桌、文件柜等物品。

3.配备个人使用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法。

设备使用人为设备的管理人和责任人，电脑、打印机、传真机、复印机等维修工作由公司行政部负责管理。

第二条办公设施采购

（一）办公设施的采购，由行政部统一进行。

每年年末由各部门提出下一年度购买需求，提交行政部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算，填报《固定资产（办公）购置审批表》提交总经理审核。

（二）经总经理审核并通过批复后，归口本公司行政部购置。

第三条办公设施的管理

（一）办公设施实行编号管理，由行政部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

（二）编号形式为：

公司英文标识+分类符号+设施代码。

（三）办公设备编号（如：

），包括：

电脑、打印机、软件、服务器、传真机等物品。

（四）办公家具编号（如：

办公桌椅、会议台、洽谈台、文件柜等物品。

（五）制做统一的办公设施标示，标示的内容包括：

公司英文标识+分类符号+设施代码。

（六）标示的材料为即时贴，由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标示。

第四条办公设施的异动管理

（一）办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经行政部与财务部会审，由财务总监审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政部同意，报总经理批准后实施。

（三）按规定程序发生的办公设施调拨，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施调拨通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施调拨通知单》作相应的帐务处理。

（四）涉及办理产权登记的办公设施，由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

第五条办公设施的维修。

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，经行政部与财务部会审后方可维修；

重大维修需报总经理批准。

第六条重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐。

如经批准用于抵押需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

第七条因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

第八条电脑管理

（一）公司为员工配置办公电脑。

电脑使用人负责对配置的电脑进行保养和管理。

（二）未经电脑使用人同意，任何人员不得擅自使用他人电脑。

（三）除了正常维修外，员工不得私自拆、装计算机及相关设备。

（四）严守电脑操作规程，以避免电脑系统受损害。

（五）非工作原因，非本公司人员不得使用公司电脑。

（六）做好本部门信息的备份，防止信息丢失。

（七）硬件需求由使用人所在部门提出申请，送行政部做出计划，经行政部总监审核，报总经理批准。

（八）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送行政部做出方案，由行政总监审核报总经理批准。

重大项目按招、投标方式进行。

（九）公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，泄露他人。

（十）尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

（十一）不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来盘插入电脑使用。

（十二）个人笔记本电脑的硬盘不得存储涉及公司机密的文件，凡机密文件出差时用软盘（或其他存储器）存储，并妥善保管。

（十三）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。

（十四）公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式报公司领导，视原因酌情处理。

第九条复印机管理

（一）复印机由行政部负责统一管理，复印机卡纸故障时应及时通知行政部，不得擅自处理。

（二）复印机使用完毕后，应将复印机恢复至初始状态，复印无效的文件应立即销毁。

（三）复印资料注意节约纸张，避免浪费。

（四）复印资料做好复印登记记录。

第十条传真机管理

（一）传真机统一由行政部负责管理。

（二）收到的传真件原件由行政部及时通知有关部门或个人领取。

发出的传真件由发出部门自行保管。

（三）严禁使用传真机打电话。

（四）无关人员不得擅自翻阅、取拿传真件。

（五）不得传真私人资料。

（六）传真机的使用注意事项（不得把下列稿件传入传真机）

1.涂改液未干或稿件有涂层。

2.稿件有皱纹、折缝或严重卷曲。

3.破裂的稿件或稿件过厚。

4.炭纸或背面有炭的稿件。

第十一条电话管理

（一）为提高工作效率，方便沟通，公司为每部门配置一部内线电话。

（二）长途电话管理。

公司部门经理以上管理人员电话开通国内长途，其他内线如工作需要开通国内长途，经公司总经理批准后，报请行政部开通。

（三）公司电话仅作为办公所用，不得用于拨打私人电话。

（四）电话用语应力求简洁，尽量将通话时间控制在3分钟以内。

第十二条专项办公设备管理

（一）公司打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、视频会议系统等办公设备由公司行政部专项管理。

（二）个人使用期各类照相机、摄像机、各类影视器材等专项办公设备丢失由使用人赔偿。

第十一节　安全管理办法

第一条为加强安全管理，维护公司员工生命和财产安全，确保公司安全运营，特制定本规定。

第二条本规定所称安全管理，是指预防、抢救及补救包括火灾、水灾、风灾、地震、盗窃、违规作业等给员工身体带来伤害、给公司财产带来损失以及影响公司正常经营活动等一切安全管理措施。

第三条公司的安全管理，除依据政府法令规定外，按照本规定执行。

第四条公司全体员工均有履行防止灾变及抢救损害的职责。

第五条对违反安全管理规定且造成损失的，将按照公司相关奖惩制度执行，并承担相应管理责任。

第六条公司必须成立安全管理小组，由行政总监担任组长。

第七条公司总经理为公司安全管理第一责任人。

第八条公司根据业务特点，必须制定本公司安全管理规定。

第九条财务部门依据财务管理有关规定，制定本部门安全管理办法。

第十条针对公司的工作特点，每年至少要进行两次全员安全常识、法规、安全技术教育培训。

对安全生产有持证上岗要求的特殊岗位，必须持证上岗。

第十一条公司必须做好日常安全管理工作，日常安全管理工作由本公司安全管理小组负责。

“五一”、“十一”元旦、春节等节假日之前，公司安全小组必须对公司办公区域、业务管辖区域、辖区重要安全设施设备、各生产运营环节的安全，进行一次彻底的自检自查。

第十二条自检自查后，均要形成书面自检报告，并报行政管理中心备查。

环境卫生管理规定

第一条办公区域内的办公桌椅、文件柜，办公设备由使用人负责日常的卫生清理和管理工作，其它区域的卫生清理和管理工作由文员负责。

第二条各办公室的垃圾应于每天下班时投放到指定的存放地点，不得随意倒置。

第三条办公区域内的办公家具及设备，未经许可不得随意私自挪动，如因工作需要，应报行政部备案，同意后方可办理。

第五条公司员工使用公共场所（如会议室，洽谈区）完毕后，必须恢复原状并做好清洁整理工作，以备他人后续使用。

第六条工作时间在办公区域内，应保持安静，尽量避免大声喧哗以不影响他人工作为原则。

如有必要的讨论和争议时，应在会议室进行。

第七条办公区域内禁止吸烟和就餐，办公区域内不得堆放杂物。

第八条员工个人的办公区域，办公桌椅应保持整洁，不得随意在办公桌椅，墙壁上张贴纸条、海报或带个人色彩饰品等。

第九条办公区域禁止存放气味浓郁的物品，员工中午就餐也应避开辛辣或气味较大的食品，以保证办公环境的清新。

考勤管理办法

第一条为了规范员工出勤，严肃工作纪律，确保正常办公秩序,提高工作效率，特制定本考勤管理办法。

第二条本制度适用于集华投资公司全体员工。

第三条本制度把工作时间分为冬季时和夏季时两种，5月1日至10月1日为夏季时；

10月1日至4月30日为冬季时。

第四条本制度所指的迟到、早退、缺勤、旷工、因公外出、出差定义分别为：

迟到：

在规定的上班时间之后打卡上班的；

早退：

在规定的下班时间之前打卡下班的；

缺勤：

无故离岗30分钟以上2个小时以内的；

旷工：

无故离岗2个小时以上的；

因公外出：

员工因公务外出，必须由所在部门领导签字批准；

出差：

员工因公务外出本市郊县及本市以外的。

第五条公司规定夏季时工作时间为上午8：

00—12：

00，下午14：

00—18:

00；

冬季时工作时间为上午9：

00，下午13:

30—18:

00，公司采取五天半工作制，员工每周休息一天半。

第六条考勤采用指纹机打卡的方式进行数据采集（要求员工统一在出门卡机上进行指纹打卡。

）。

第七条出差员工要求填写《出差申请单》，出差未办理手续的，视为旷工；

第八条因公外出员工，不能按要求打卡的，必须事先办理免打卡手续或由部门经理、直接上级电话告知办公室，无备案而未打卡者视为缺勤或旷工。

第九条忘打卡者应及时在办公室，按正常上下班时间在办公室办理备案手续，未备案者视为缺勤或者旷工。

第十条每月忘打卡不得超过3次以上，否则超过一次罚款20元，并给予一次警告处分。

第十一条员工未请假或请假上级未批准，而擅自离岗的，视为缺勤或旷工。

第十二条旷工扣除相应日工资的3倍作为处罚（未超过整天的以小时折算）。

第十三条迟到或早退半小时以内者罚款20元/次（员工）、50元/次（职级在四级以上员工），迟到或早退超过半小时以上两小时以内的视为缺勤，每缺勤一次罚款30元/次（员工）、80元/次（职级在四级以上员工），超过2个小时以上的按照本办法第十一条做相应处理。

第十四条每月连续旷工3次（日）者公司做劝退处理。

第十五条试用期员工旷工的，查明原因后酌情处理或直接劝退。

第十六条员工请假（含试用期员工），到办公室领取《出勤异常单》并按照要求填写。

第十七条员工请假1天以内的，由部门经理（负责人）签字同意后，备案办公室后方可生效。

请假1天以上3天以内的，由部门经理（负责人）签字同意、办公室中心负责人同意，备案办公室后方可生效；

第十八条主管、经理及以上请假3天以内的，由分管总经理签字同意，办公室负责人签字同意，并由办公室备案后方可生效。

第十九条员工请假3天以上的，由部门经理（负责人）签字同意，行政管理中心负责人签字同意，分管总经理批准，备案人力资源部后方可生效。

第二十条请假期间，如果需续假的，必须电话征得部门经理（负责人）、行政管理中心负责人同意，并告知人力资源部备案，待假满后回司补办续假手续。

第二十一条请假或调休半天的，应在上午下班时（下午上班时）打卡，未打卡的按缺勤或旷工处理。

第二十二条当月有请假的，扣除全勤奖及相应请假天数的基本工资，请病假超过两天的，需提供医院病历。

第二十四条员工调休每月不得超过2次。

出差人员每次不得超过3天，未出差人员有调休的，每次调休不得超过1.5天。

第二十五条公司重大会议或活动期间，员工不得调休。

第二十六条请假（出差）期满后须到人力资源部办理销假手续，未办理销假手续者，一律按照缺勤或旷工处理；

出差人员未销假的，按未销假天数扣除出差补助。