MS Word使用技巧文档格式.docx
《MS Word使用技巧文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《MS Word使用技巧文档格式.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
1.批量去除链接6
2.批量去除图片6
第八章字数统计6
1.WORD字数统计和Trados字数统计6
2.含文本框在内的字符统计7
第一章命令
1.添加自定义命令
方法1：
MicrosoftOffice按钮
“Word选项”“从下列位置选择命令”列表中选择“所有命令”添加命令。
方法2：
自定义快速访问工具栏（
）其他命令“从下列位置选择命令”列表中选择“所有命令”添加命令。
2.进入WORD直接启动中文输入法
WORD选项->
高级->
编辑选项->
输入法控制处于活动状态
3.破解WORD保护
启动Word新建一新文档执行：
插入文件，在弹出的“插入文件”窗口中选择受保护的文档单击“插入”按钮完成操作。
此时，当前打开的内容已经不受任何保护限制，可以随心进行编辑处理。
文档保护功能虽然是一项不错的功能，但似乎脆弱了一点，无需借助任何第三方工具即可完美解除。
此方法在Word2003上试验通过，更高版本未试，有兴趣的朋友可以自己试试！
不知道这是Bug，还是微软有意而为之，希望文档保护功能今后能更完善。
小贴士：
如果要对文档进行保护，可先执行：
工具保护文档，然后在右侧显示的“保护文档”设置栏中可根据需要勾选“编辑限制”和“格式设置限制”两大参数，接着点击“是，启动强制保护”，并在之后弹出的“启动强制保护”对话框中设置上密码即可。
4.设置打开修改密码
另存为→工具→常规选项
5.Office2007公式按钮灰色
当Office2007处在word97-2003兼容模式时，公式编辑器是不可用的。
保存为docx文件，公式编辑方可用。
1.修改Normal模板
修改默认模板：
word新文档是基于基板的，存储位置请见：
word选项信任中心信任中心位置，可以看到normal.dot的位置。
打开normal.dot后，改好后保存为normal.dot（word默认的模板）。
2.修改默认样式
字体：
开始选项卡字体默认
段落：
开始选项卡段落默认
集中修改样式：
开始选项卡样式管理样式（底部最右侧按钮）基于该模板的新文档导入导出切换到normal.dot。
第三章排版
1.目录中页码前导符和页码对齐
内容章节序号标题前导符页码
对齐：
序号－标题间设置制表符（设为2字符）；
标题－页码之间设置制表符（用alt+鼠标拖动，然后设置具体数字，约44.5字符）
前导符：
选择标题和页码之间的空白处，接着设置下划线（点），最后用字体字符间距位置，选择提升。
2.微移制表符、缩进、悬挂
微量可视化移动制表符、缩进、悬挂：
alt+鼠标左键
3.对齐的技巧
以
（一）对齐为例，先将
（一）完全左对齐，单击鼠标右键，点击“段落”
在下面对话框中，调整缩进为1.5字符，然后“确定”。
4.删除页眉默认的横线
1）.选中页眉开始段落下线框（
）边框和底纹
2）.在“边框和底纹”对话框中：
边框选项卡设置：
无应用于：
段落。
5.如何删除整页
开始段落显示/隐藏编辑标记（
）选择分节符（下一页）删除。
第四章格式
1.硬回车和软回车
1）.硬回车（Enter）为“^p”（硬回车为换段换行，实际上是段距。
）；
2）.软回车为“^l（小写的L）”（软回车为换行不换段，实际上是行距，比段距小。
3）.空白为“^w”。
4）.故可以在“查找/替换”中使用上述符号进行查找和替换。
2.大小写/全角/半角
开始字体更改大小写（
）选择所需命令。
3.去除自动编号
1）.一行输入完毕，按回车键下一行自动出现编号，若取消自动编号，按“Ctrl+Z”。
2）.关闭自动编号：
左上角的Office图标“Word选项”“校对”“自动更正选项”对话框“键入时自动套用格式”标签取消选中“自动编号列表”。
下次打开word时，“自动编号”功能将被禁止。
4.去除自动编号后产生的制表符（→）
方法一：
开始→多级列表→定义新的多级列表→编号之后→不特别标注
方法二：
直接用标尺拖动
5.自动编号的字体设置
开始→多级列表→定义新的多级列表→字体
6.标点符号压缩造成的缩进对不齐
一段文字，前有编号，采取缩进对齐，但缩进部分始终对不齐。
原因1：
可能是标点符号被压缩造成的，解决方法如下：
word选项→版式→字符间距控制→选择不压缩。
原因2：
可能是右侧嵌入的图片压缩文字造成的，解决办法如下：
选择图片→用鼠标移动、或箭头、或ctrl+箭头移动图片，直至需缩进部分对齐。
7.删除Word文档的强制性回车、断行
从网页上或者txt文档上复制一段文字到word中，本该一段完整内容的文字，被回车分成了一行行的（如下），编辑起来非常不方便，一个个的删除又太麻烦，太浪费时间，下面介绍一种简单方法。
世界上美丽的东西千千万万，却没有一样比年轻
更为美丽；
世界上珍贵的东西数也数不清，却没
有一样比青春更为宝贵。
我们是多么值得骄傲多
么让人羡慕啊！
而我们若只是挥霍光阴，只是享
受，不去奋斗拼搏，那我们真的算拥有青春吗？
答
案是否定的，我们只有发愤图强，努力耕耘才能做
到无愧于青春，无愧于人生，才能拥有一个充实
而完美的青春。
1）.选中该段文字，Ctrl+H，打开查找替换窗口：
2）.在查找内容处输入：
（[!
。
：
……？
！
）]）^13{1,}，在替换为处输入：
\1；
单击全部替换；
注释：
此处的1是阿拉伯数字1。
）]）^13{1,}是什么意思？
）]）^13{1,}表示查找所有以非句号、冒号、中文省略号、问号、感叹句和右括号为结尾、硬回车符号为标志的段落。
\1是什么意思？
找到后将其硬回车符号（段落标记）标志删除。
说明：
a）.正则表达式（[]），因此，需查找（匹配）的标点符号应放在中括号[]内；
b）.正则表达末尾花括号{}后不能有空格；
c）.切勿忘记搜索选项，必须勾上复选框使用通配符；
d）.先替换，再补上需要添加的符号，如空格，对英文有用，如\1。
e）.以上是对于中文，若对于英文：
修改1：
查找处修改为：
.:
...?
"
\!
]）^13{1,}；
对于特殊字符，如!
，前面需加转义符\。
修改2：
替换\1后加一个空格，否则，前后段的英文单词连在一起。
3）.关闭查找替换窗口，我们就会奇迹般地发现，原先被回车乱七八糟的内容，变为了完整的一段。
世界上美丽的东西千千万万，却没有一样比年轻更为美丽；
世界上珍贵的东西数也数不清，却没有一样比青春更为宝贵。
我们是多么值得骄傲多么让人羡慕啊！
而我们若只是挥霍光阴，只是享受，不去奋斗拼搏，那我们真的算拥有青春吗？
答案是否定的，我们只有发愤图强，努力耕耘才能做到无愧于青春，无愧于人生，才能拥有一个充实而完美的青春。
4）.可能会出现的问题：
为什么大部分的段内回车不见了，可是个别的地方还是没有恢复？
解答：
这是因为这种方法只能删除非句号、冒号、中文省略号、问号、感叹句和右括号为结尾、硬回车符号为标志的段落，如果您选中的文字部分有恰好以这些标点处回车的，是无法删除的，这能过后手动删除了。
为什么输入了上面的符号了，可以却完全不好使呢，Word显示查找不到？
Word的通配符是区分中英文的。
8.Word2007中输入各具个性的短横线
贯穿整行的横线（长度不易调整）：
1）.连续输入三个“=”，按下空格键或回车键，可以得到一条双线横线；
2）.连续输入三个“-”，则可以得到一条单线横线；
3）.连续输入三个“~”，则可以得到一条波浪线横线；
4）.键入三个“*”或“#”，也分别会得到不同的长横线。
制作短横线及调整横线格式：
1）.将鼠标定位于要插入横线的位置；
2）.“开始”选项卡“段落”“下框线”按钮的小三角形“横线”命令
3）.单击横线来选中横线：
线的四周出现控点。
可拖动控点来改变横线的长度、宽度等。
而连续输入字符所得到的横线是不可以被选中的。
4）.调整短横线的格式（颜色），单击横线，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置横线格式”命令。
5）.设置横线线型：
单击横线，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“边框和底纹”命令。
点击“边框和底纹”对话框左下角的“横线”按钮，打开“横线”对话框。
选择所期望的线型。
9.删除空行（空白的段落行）
SubDelBlank（）
DimiAsParagraph,nAsInteger
Application.ScreenUpdating=False
ForEachiInActiveDocument.Paragraphs
IfLen（i.Range）=1Then
i.Range.Delete
n=n+1
EndIf
Next
MsgBox"
共删除空白段落"
&
n&
"
个"
Application.ScreenUpdating=True
EndSub
10.删除段落结尾空格
无论是表格，或者非表格段落结尾的空格，对于完美主义者来说，总是看不惯，如何简单删除？
非表格段落：
ctrl+A开始段落居中段落左对齐。
表格：
选择表格内的所有单元格，注意，不是选择整个表格（否则是表格的居中/左对齐）。
开始段落居中段落左对齐。
第五章表格
1.善于使用表格
整理文档，特别是翻译文档的整理，很多情况都可以用表格处理：
多栏排版
示意图及文字说明
2.显示/隐藏虚框
选中表格的任一单元格或整个表格表格工具设计边框查看网格线。
该命令将显示/隐藏虚框。
选中表格的任一单元格或整个表格表格工具布局表查看网格线。
3.表格边框双线变单线
“自动套用格式”功能是MicrosoftOffice2003的一部分，不包括在2007MicrosoftOfficeSystem中。
1）.在“自定义快速访问工具栏”中添加“表格自动套用格式”；
2）.选择整个表格点击“表格自动套用格式”类别：
所有表格样式；
表格样式：
网格型应用。
4.去掉表格自动调整尺寸
选中表格表格属性表格tab选项将自动调整尺寸以适应内容的勾去掉
5.表格计算
1）.表格插入公式：
布局公式；
2）.表格的公式是域、插入页码是域、插入图片是域：
对域的操作：
ctrl+F9，插入域
shift+F9，显示域
F9，刷新域
alt+F9，整篇文档切换域代码和域内容
6.删除表格空行（这一行没有任何文字）
Sub删除表格空行（）
DimaTableAsTable,aRowAsRow
ForEachaTableInActiveDocument.Tables
ForEachaRowInaTable.Rows
IfLen（aRow.Range）<
aRow.Cells.Count*2+3ThenaRow.Delete
Next
用IfaRow.Cells.Count<
2ThenaRow.Delete代替，来删除空白一行，即只有一个单元格的空行。
7.单元格内使用tab键
单元格内的文字段落、编号项目等需要对齐，需用tab键。
但按下tab键，光标移到同一行的下一列单元格。
解决办法：
ctrl+tab。
第六章特殊字符
1.10以后的数字带圆圈
输入2460，然后，用鼠标选中2460，按下alt+x=>
①
输入2461，然后，用鼠标选中2461，按下alt+x=>
②
…
输入246a，然后，用鼠标选中246a，按下alt+x=>
⑪
输入246b，然后，用鼠标选中246b，按下alt+x=>
⑫
输入246c，然后，用鼠标选中246c，按下alt+x=>
⑬
输入246d，然后，用鼠标选中246d，按下alt+x=>
⑭
输入246e，然后，用鼠标选中246e，按下alt+x=>
⑮
输入246f，然后，用鼠标选中246f，按下alt+x=>
⑯
输入2470，然后，用鼠标选中2470，按下alt+x=>
⑰
输入2471，然后，用鼠标选中2471，按下alt+x=>
⑱
输入2472，然后，用鼠标选中2472，按下alt+x=>
⑲
输入2473，然后，用鼠标选中2473，按下alt+x=>
⑳
Numbers.TTF
2.货币符号（word/excel）
NumLock=>
使用数字键盘键入货币符号的ANSI代码：
显示内容
所用代码
¢
Alt+0162
£
Alt+0163
¥
Alt+0165
€
Alt+0128
第七章自动处理
1.批量去除链接
wordalt+F11VB宏编辑器插入模块，然后关闭VB宏编辑器。
运行宏：
用alt+F8弹出“宏”对话框，选择所需的宏。
SubRemoveHyperlinks（）
DimoFieldAsField
ForEachoFieldInActiveDocument.Fields
IfoField.Type=wdFieldHyperlinkThen
oField.Unlink
SetoField=Nothing
2.批量去除图片
去除图片
SubDeletePics（）
DimmyShapeAsInlineShape
ForEachmyShapeInActiveDocument.InlineShapes
myShape.Delete
去除shape（比如浮动于文字上方的图片）
DimmyShapeAsShape
ForEachmyShapeInActiveDocument.Shapes
myShape.ShapeRange.Delete
第八章字数统计
1.含文本框在内的字符统计
wordalt+F11VB工具宏，在宏对话框内：
a）.输入宏的名称；
b）.选择加载宏（模版Normal或打开的某个文档）；
c）.点击创建；
d）.在Sub很EndSub之间粘贴如下代码：
Sub含页眉的字符统计（）
DimoStoryAsObject,wordCountAsLong,WordCharAsLong
DimfootWordCountAsLong,footCharCountAsLong
DimshapesCountAsLong,shapeWordCountAsLong,shapeCharCountAsLong
DimdhkAsDialog'
定义对话框变量
DimMainNumWordsAsLong'
文档主体的字数
DimMainNumCharsAsLong'
文档主体的字符数
Application.ScreenUpdating=False'
关闭屏幕刷新提高统计速度
ForEachoStoryInActiveDocument.StoryRanges'
遍历文档字符
If（oStory.StoryType=9）Or（oStory.StoryType=7）Then
footWordCount=footWordCount+oStory.ComputeStatistics（wdStatisticWords）
footCharCount=footCharCount+oStory.ComputeStatistics（wdStatisticCharacters）
EndIf
IfoStory.StoryType=5Then
shapesCount=shapesCount+1
shapeWordCount=shapeWordCount+oStory.ComputeStatistics（wdStatisticWords）
shapeCharCount=shapeCharCount+oStory.ComputeStatistics（wdStatisticCharacters）
wordCount=wordCount+oStory.ComputeStatistics（wdStatisticWords）'
文档全部字数（含文本框中的）
WordChar=WordChar+oStory.ComputeStatistics（wdStatisticCharacters）'
文档全部字符数（含文本框中的）
DoWhileNot（oStory.NextStoryRangeIsNothing）'
同一组合内的下一个对象不空则继续统计
SetoStory=oStory.NextStoryRange
累加上同一组合内字数
累加上同一组合内字符数
Loop
NextoStory
Selection.HomeKeyUnit:
=wdStory'
将所选内容移至文档开头
Setdhk=Dialogs（wdDialogToolsWordCount）'
将dhk设置为"
字数统计"
对话框
dhk.Update
dhk.Execute
MainNumWords=dhk.Words'
获得文档主体的字数
MainNumChars=dhk.Characters'
获得文档主体的字符数
Application.ScreenUpdating=True'
统计完毕恢复屏幕刷新
'
显示统计结果
MsgBox"
整个文档字数总计：
wordCount&
vbCrLf_
整个文档字符数总计：
WordChar&
vbCrLf&
其中：
文档主体字数合计：
MainNumWords&
文档主体字符数合计：
MainNumChars&
页眉页脚字数合计：
footWordCount&
页眉页脚字符数合计：
footCharCount&
文本框数量：
shapesCount&
文本框字数合计：
shapeWordCount&
文本框字符数合计：
shapeCharCount&
其它部位字数合计：
wordCount-MainNumWords-footWordCount-shapeWordCount&
其它部位字符数合计：
WordChar-MainNumChars-footCharCount-shapeCharCount,vbOKOnly,"
包括文档主体/各种框架内的字数/字符数统计信息"
EndSub
e）.点击保存或ctrl+s保存
f）.回到需要计算字符的文档运行宏：
2.WORD字数统计和Trados字数统计
WORD与TRADOS统计字数的差别
项目
WORD统计字数
TRADOS统计字数
1、正文
统计
2、表格
3、脚注尾注
统计（可选择）
4、嵌入文字
不统计
5、自动生成目录
6、页眉页脚
统计（但不翻译）
7、隐藏文字
7、文本框
不统计（强制翻译）
a）.Trados统计步骤
建立项目
添加需要统计的文档
完成项目建立时自动进行字数计算等分析项目
查看报告
b）.无论是WORD宏（包含页眉页脚的字数统计）还是Tra
升级会员 