MS Word使用技巧文档格式.docx

1、1. 批量去除链接 62. 批量去除图片 6第八章 字数统计 61. WORD字数统计和Trados字数统计 62. 含文本框在内的字符统计 7第一章 命令1. 添加自定义命令方法1： Microsoft Office 按钮 “Word 选项”“从下列位置选择命令”列表中选择“所有命令”添加命令。方法2： 自定义快速访问工具栏（）其他命令 “从下列位置选择命令”列表中选择“所有命令”添加命令。2. 进入WORD直接启动中文输入法WORD选项-高级-编辑选项-输入法控制处于活动状态3. 破解WORD保护启动Word新建一新文档执行：插入文件，在弹出的“插入文件”窗口中选择受保护的文档单击“插入”

2、按钮完成操作。此时，当前打开的内容已经不受任何保护限制，可以随心进行编辑处理。文档保护功能虽然是一项不错的功能，但似乎脆弱了一点，无需借助任何第三方工具即可完美解除。此方法在Word2003上试验通过，更高版本未试，有兴趣的朋友可以自己试试！不知道这是Bug，还是微软有意而为之，希望文档保护功能今后能更完善。小贴士：如果要对文档进行保护，可先执行：工具保护文档，然后在右侧显示的“保护文档”设置栏中可根据需要勾选“编辑限制”和 “格式设置限制”两大参数，接着点击“是，启动强制保护”，并在之后弹出的“启动强制保护”对话框中设置上密码即可。4. 设置打开修改密码另存为工具常规选项5. Office

3、2007公式按钮灰色当Office 2007处在word 97-2003兼容模式时，公式编辑器是不可用的。保存为docx文件，公式编辑方可用。1. 修改Normal模板修改默认模板：word新文档是基于基板的，存储位置请见：word选项信任中心信任中心位置，可以看到normal.dot的位置。打开normal.dot后，改好后保存为normal.dot（word默认的模板）。2. 修改默认样式字体：开始选项卡字体默认段落：开始选项卡段落默认集中修改样式：开始选项卡样式管理样式（底部最右侧按钮）基于该模板的新文档导入导出切换到normal.dot。第三章 排版1. 目录中页码前导符和页码对齐内容

4、章节序号 标题 前导符 页码对齐：序号标题间设置制表符（设为2字符）；标题页码之间设置制表符（用alt+鼠标拖动，然后设置具体数字，约44.5字符）前导符：选择标题和页码之间的空白处，接着设置下划线（点），最后用字体字符间距位置，选择提升。2. 微移制表符、缩进、悬挂微量可视化移动制表符、缩进、悬挂：alt+鼠标左键3. 对齐的技巧以（一）对齐为例，先将（一）完全左对齐，单击鼠标右键，点击“段落”在下面对话框中，调整缩进为1.5字符，然后“确定”。4. 删除页眉默认的横线1）. 选中页眉开始段落下线框（）边框和底纹2）. 在“边框和底纹”对话框中：边框选项卡设置：无应用于：段落。5. 如何删除

5、整页开始段落显示/隐藏编辑标记（）选择分节符（下一页）删除。第四章 格式1. 硬回车和软回车1）. 硬回车（Enter）为“p”（硬回车为换段换行，实际上是段距。）；2）. 软回车为“l（小写的L）”（软回车为换行不换段，实际上是行距，比段距小。3）. 空白为“w”。4）. 故可以在“查找/替换”中使用上述符号进行查找和替换。2. 大小写/全角/半角开始字体更改大小写（）选择所需命令。3. 去除自动编号1）. 一行输入完毕，按回车键下一行自动出现编号，若取消自动编号，按“Ctrl+Z”。2）. 关闭自动编号：左上角的Office图标“Word选项”“校对”“自动更正选项”对话框“键入时自动套用

6、格式”标签取消选中“自动编号列表”。下次打开word时，“自动编号”功能将被禁止。4. 去除自动编号后产生的制表符（）方法一：开始多级列表定义新的多级列表编号之后不特别标注方法二：直接用标尺拖动5. 自动编号的字体设置开始多级列表定义新的多级列表字体6. 标点符号压缩造成的缩进对不齐一段文字，前有编号，采取缩进对齐，但缩进部分始终对不齐。原因1：可能是标点符号被压缩造成的，解决方法如下：word选项版式字符间距控制选择不压缩。原因2：可能是右侧嵌入的图片压缩文字造成的，解决办法如下：选择图片用鼠标移动、或箭头、或ctrl+箭头移动图片，直至需缩进部分对齐。7. 删除Word文档的强制性回车、断

7、行从网页上或者txt文档上复制一段文字到word中，本该一段完整内容的文字，被回车分成了一行行的（如下），编辑起来非常不方便，一个个的删除又太麻烦，太浪费时间，下面介绍一种简单方法。世界上美丽的东西千千万万，却没有一样比年轻更为美丽；世界上珍贵的东西数也数不清，却没有一样比青春更为宝贵。我们是多么值得骄傲多么让人羡慕啊！而我们若只是挥霍光阴，只是享受，不去奋斗拼搏，那我们真的算拥有青春吗？答案是否定的，我们只有发愤图强，努力耕耘才能做到无愧于青春，无愧于人生，才能拥有一个充实而完美的青春。1）. 选中该段文字，Ctrl + H ，打开查找替换窗口：2）. 在查找内容处输入：（!。：？！）131

8、,，在替换为处输入：1；单击全部替换；注释：此处的1是阿拉伯数字1。）131, 是什么意思？）131,表示查找所有以非句号、冒号、中文省略号、问号、感叹句和右括号为结尾、硬回车符号为标志的段落。1是什么意思？找到后将其硬回车符号（段落标记）标志删除。说明：a）. 正则表达式（），因此，需查找（匹配）的标点符号应放在中括号内；b）. 正则表达末尾花括号后不能有空格；c）. 切勿忘记搜索选项，必须勾上复选框使用通配符；d）. 先替换，再补上需要添加的符号，如空格，对英文有用，如1 。e）. 以上是对于中文，若对于英文：修改1：查找处修改为：.:.?!）131,；对于特殊字符，如!，前面需加转义符。

9、修改2：替换1后加一个空格，否则，前后段的英文单词连在一起。3）. 关闭查找替换窗口，我们就会奇迹般地发现，原先被回车乱七八糟的内容，变为了完整的一段。世界上美丽的东西千千万万，却没有一样比年轻更为美丽；世界上珍贵的东西数也数不清，却没有一样比青春更为宝贵。我们是多么值得骄傲多么让人羡慕啊！而我们若只是挥霍光阴，只是享受，不去奋斗拼搏，那我们真的算拥有青春吗？答案是否定的，我们只有发愤图强，努力耕耘才能做到无愧于青春，无愧于人生，才能拥有一个充实而完美的青春。4）. 可能会出现的问题：为什么大部分的段内回车不见了，可是个别的地方还是没有恢复？解答：这是因为这种方法只能删除非句号、冒号、中文省略

10、号、问号、感叹句和右括号为结尾、硬回车符号为标志的段落，如果您选中的文字部分有恰好以这些标点处回车的，是无法删除的，这能过后手动删除了。为什么输入了上面的符号了，可以却完全不好使呢，Word显示查找不到？Word的通配符是区分中英文的。8. Word 2007中输入各具个性的短横线贯穿整行的横线（长度不易调整）：1）. 连续输入三个“=”，按下空格键或回车键，可以得到一条双线横线；2）. 连续输入三个“-”，则可以得到一条单线横线；3）. 连续输入三个“”，则可以得到一条波浪线横线；4）. 键入三个“*”或“#”，也分别会得到不同的长横线。制作短横线及调整横线格式：1）. 将鼠标定位于要插入横

11、线的位置；2）. “开始”选项卡“段落”“下框线”按钮的小三角形“横线”命令3）. 单击横线来选中横线：线的四周出现控点。可拖动控点来改变横线的长度、宽度等。而连续输入字符所得到的横线是不可以被选中的。4）. 调整短横线的格式（颜色），单击横线，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置横线格式”命令。5）. 设置横线线型：单击横线，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“边框和底纹”命令。点击“边框和底纹”对话框左下角的“横线”按钮，打开“横线”对话框。选择所期望的线型。9. 删除空行（空白的段落行）Sub DelBlank（）Dim i As Paragraph, n As IntegerAppli

12、cation.ScreenUpdating = FalseFor Each i In ActiveDocument.ParagraphsIf Len（i.Range） = 1 Theni.Range.Deleten = n + 1End IfNextMsgBox 共删除空白段落 & n & 个Application.ScreenUpdating = TrueEnd Sub10. 删除段落结尾空格无论是表格，或者非表格段落结尾的空格，对于完美主义者来说，总是看不惯，如何简单删除？非表格段落：ctrl+A开始段落居中段落左对齐。表格：选择表格内的所有单元格，注意，不是选择整个表格（否则是表格的居中

13、/左对齐）。开始段落居中段落左对齐。第五章 表格1. 善于使用表格整理文档，特别是翻译文档的整理，很多情况都可以用表格处理：多栏排版示意图及文字说明2. 显示/隐藏虚框 选中表格的任一单元格或整个表格表格工具设计边框查看网格线。该命令将显示/隐藏虚框。 选中表格的任一单元格或整个表格表格工具布局表查看网格线。3. 表格边框双线变单线“自动套用格式”功能是Microsoft Office 2003的一部分，不包括在2007 Microsoft Office System中。1）. 在“自定义快速访问工具栏”中添加“表格自动套用格式”；2）. 选择整个表格点击“表格自动套用格式”类别：所有表格样式

14、；表格样式：网格型应用。4. 去掉表格自动调整尺寸选中表格表格属性表格tab选项将自动调整尺寸以适应内容的勾去掉5. 表格计算1）. 表格插入公式：布局公式；2）. 表格的公式是域、插入页码是域、插入图片是域：对域的操作：ctrl+F9，插入域shift+F9，显示域F9，刷新域alt+F9，整篇文档切换域代码和域内容6. 删除表格空行（这一行没有任何文字）Sub 删除表格空行（）Dim aTable As Table, aRow As RowFor Each aTable In ActiveDocument.Tables For Each aRow In aTable.Rows If Len

15、（aRow.Range） aRow.Cells.Count * 2 + 3 Then aRow.Delete Next用If aRow.Cells.Count 输入2461，然后，用鼠标选中2461，按下alt+x = 输入246a，然后，用鼠标选中246a，按下alt+x = 输入246b，然后，用鼠标选中246b，按下alt+x = 输入246c，然后，用鼠标选中246c，按下alt+x = 输入246d，然后，用鼠标选中246d，按下alt+x = 输入246e，然后，用鼠标选中246e，按下alt+x = 输入246f，然后，用鼠标选中246f，按下alt+x = 输入2470，然后，

16、用鼠标选中2470，按下alt+x = 输入2471，然后，用鼠标选中2471，按下alt+x = 输入2472，然后，用鼠标选中2472，按下alt+x = 输入2473，然后，用鼠标选中2473，按下alt+x = Numbers.TTF2. 货币符号（word/excel）Num Lock = 使用数字键盘键入货币符号的 ANSI 代码：显示内容所用代码Alt+0162Alt+0163Alt+0165Alt+0128第七章 自动处理1. 批量去除链接wordalt+F11VB宏编辑器插入模块，然后关闭VB宏编辑器。运行宏：用alt+F8弹出“宏”对话框，选择所需的宏。Sub Remove

17、Hyperlinks（）Dim oField As FieldFor Each oField In ActiveDocument.FieldsIf oField.Type = wdFieldHyperlink ThenoField.UnlinkSet oField = Nothing2. 批量去除图片去除图片Sub DeletePics（）Dim myShape As InlineShapeFor Each myShape In ActiveDocument.InlineShapes myShape.Delete去除shape（比如浮动于文字上方的图片）Dim myShape As Shape

18、For Each myShape In ActiveDocument.Shapes myShape.ShapeRange.Delete第八章 字数统计1. 含文本框在内的字符统计wordalt+F11VB工具宏，在宏对话框内：a）. 输入宏的名称；b）. 选择加载宏（模版Normal或打开的某个文档）；c）. 点击创建；d）. 在Sub很End Sub之间粘贴如下代码：Sub 含页眉的字符统计（） Dim oStory As Object, wordCount As Long, WordChar As Long Dim footWordCount As Long, footCharCount

19、As Long Dim shapesCount As Long, shapeWordCount As Long, shapeCharCount As Long Dim dhk As Dialog 定义对话框变量 Dim MainNumWords As Long 文档主体的字数 Dim MainNumChars As Long 文档主体的字符数 Application.ScreenUpdating = False 关闭屏幕刷新提高统计速度 For Each oStory In ActiveDocument.StoryRanges 遍历文档字符 If （oStory.StoryType = 9）

20、Or （oStory.StoryType = 7） Then footWordCount = footWordCount + oStory.ComputeStatistics（wdStatisticWords） footCharCount = footCharCount + oStory.ComputeStatistics（wdStatisticCharacters） End If If oStory.StoryType = 5 Then shapesCount = shapesCount + 1 shapeWordCount = shapeWordCount + oStory.Compute

21、Statistics（wdStatisticWords） shapeCharCount = shapeCharCount + oStory.ComputeStatistics（wdStatisticCharacters） wordCount = wordCount + oStory.ComputeStatistics（wdStatisticWords） 文档全部字数（含文本框中的） WordChar = WordChar + oStory.ComputeStatistics（wdStatisticCharacters） 文档全部字符数（含文本框中的） Do While Not （oStory.

22、NextStoryRange Is Nothing） 同一组合内的下一个对象不空则继续统计 Set oStory = oStory.NextStoryRange累加上同一组合内字数累加上同一组合内字符数 Loop Next oStory Selection.HomeKey Unit:=wdStory 将所选内容移至文档开头 Set dhk = Dialogs（wdDialogToolsWordCount） 将dhk设置为字数统计对话框 dhk.Update dhk.Execute MainNumWords = dhk.Words 获得文档主体的字数 MainNumChars = dhk.Cha

23、racters 获得文档主体的字符数 Application.ScreenUpdating = True 统计完毕恢复屏幕刷新 显示统计结果 MsgBox 整个文档字数总计 ： wordCount & vbCrLf _整个文档字符数总计： WordChar & vbCrLf &其中： 文档主体字数合计 ： MainNumWords & 文档主体字符数合计： MainNumChars & 页眉页脚字数合计 ： footWordCount & 页眉页脚字符数合计 ： footCharCount & 文本框数量 ： shapesCount & 文本框字数合计 ： shapeWordCount & 文

24、本框字符数合计 ： shapeCharCount & 其它部位字数合计 ： wordCount - MainNumWords - footWordCount - shapeWordCount & 其它部位字符数合计 ： WordChar - MainNumChars - footCharCount - shapeCharCount, vbOKOnly, 包括文档主体/各种框架内的字数/字符数统计信息 End Sube）. 点击保存或ctrl + s保存f）. 回到需要计算字符的文档运行宏：2. WORD字数统计和Trados字数统计WORD与TRADOS统计字数的差别项目WORD统计字数TRADOS统计字数1、正文统计2、表格3、脚注尾注统计（可选择）4、嵌入文字不统计5、自动生成目录6、页眉页脚统计（但不翻译）7、隐藏文字7、文本框不统计（强制翻译）a）. Trados统计步骤 建立项目 添加需要统计的文档 完成项目建立时自动进行字数计算等分析项目 查看报告b）. 无论是WORD宏（包含页眉页脚的字数统计）还是Tra