行政部工作职责基本内容Word下载.docx
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∙制度、规章的制定、执行、检查
∙奖惩条例的制定、实施
∙公司决议,领导交办任务的督查、督办
3.1.2.综合文秘管理
∙公司、部门计划拟定
∙公文办理
∙会议安排、记录、印发
∙文印管理
∙综合档案、开发档案管理
∙资产采购、调配、控制管理
∙劳动保护和劳动用品、办公用品、车辆、通讯器材、员工伙食、宿舍等管理
3.1.3.内外宣传协调
∙企业文化、企业形象的宣传、组织。
∙企业品牌、产品品牌的融合、宣传。
∙外事接待,公关活动的协调安排。
∙公司内部工作协调。
∙各种活动的组织。
3.1.4.法律事务管理
∙普法教育。
∙合同审理。
∙法律纠纷处理。
3.1.5.费用预算及控制
∙行政费用预算和控制。
∙本部门费用控制。
3.2.人事管理
3.2.1.劳动政策管理
∙行业劳动政策调研
∙人力资源发展规划和管理政策的制定、实施
∙劳动政策整理归集
3.2.2.评估、考核管理
∙人才评估、选聘、录用、辞退
∙业绩考核的组织实施
∙人事任免手续的办理
∙岗位职务竞争机制体系的制定和实施
3.2.3.薪酬福利、劳动合同管理
∙制定薪酬、福利标准并组织实施
∙劳动合同管理
∙人事档案管理
∙劳动保险办理
∙行业、劳动力市场薪酬体系调研。
3.2.4.员工培训
∙员工长、中、短期职业发展规划的实施
∙建立人才库,保证各层次人才需求
∙建立多种形式、途径的员工培训体系
∙加强与各专业培训机构的联系,有计划的开发员工培训需求分析
∙
四、行政部岗位职责说明
4.1.办公室主任
办公室主任
职位代码
QD-XZ-OO1
所属部门
职系
职等职级
直属上级
副总经理
薪金标准
填写日期
核准人
职位概要:
在副总经理的领导和管理下,全面主持公司的行政和人事方面的管理工作。
工作内容:
1.制订和实施公司的行政工作,如内外接待;
企业文化制度建设;
办公用品和固定资产的管理;
提供各种后勤保障服务;
处理公司相关法律事务;
2.负责会议的落实;
文件和文档的起草、收发、传递和归档;
催办副总经理安排的各项工作;
收集、整理和汇总副总经理需求的有关信息和资料;
3.负责公司人力资源工作的规划,编制公司员工需求计划;
管理人事资料、档案;
办理人员招聘、录用、培训、岗位调整、离职等工作;
办理员工工资、奖金、福利等;
4.办理上级领导交办的其他工作。
任职资格:
教育背景:
◆行政管理、企业管理或人力资源管理相关专业大专以上学历
培训经历:
◆受过现代人力资源管理技术、劳动法规、财务会计知识和管理能力开发等方面的培训
经验:
◆3年以上行政管理相关工作经验,熟悉现代人力资源管理
技能技巧:
◆熟练的中文写作、口语、阅读能力
◆优秀的外联与公关能力,具备解决突发事件的能力
◆较强的分析、解决问题能力,思路清晰,考虑问题细致
◆熟练使用办公软件、办公自动化设备
态度:
◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业
◆工作细致认真,谨慎细心、责任心强
◆具有很强的人际沟通协调能力,团队意识强
直接下属间接下属
晋升方向轮转岗位
4.2.人事专员
人事专员
QD-XZ-OO2
协助办公室主任进行人力资源规划、考核、培训、招聘等人力资源管理工作,建立公司人力资源供应与开发渠道。
1.公司人员招聘、录用、调迁、晋升、离职等手续的办理;
2.员工人事档案的建立与保管,及其他资料的登记与整理;
3.每月新进人员的登记统计工作与每月离职人员的登记汇总工作;
4.员工各类请假、迟到、早退、出差、公出等考勤数据的管理;
5.员工的薪资核算及福利申请发放作业;
6.普通员工劳动合同的按时签订及保养,并对到期合同的续签通知与签订工作;
7.办理上级领导交办的其他工作。
◆人力资源、劳动经济、心理学、管理学等相关专业大专及以上学历
◆受过人力资源知识培训
◆一年以上相关工作经验
◆熟悉国家相关法律法规
◆熟悉人力资源管理各项实务的操作流程
◆人力资源管理理论基础扎实
◆熟练使用相关办公软件
◆办事沉稳、细致,思维活跃,有创新精神,良好的团队合作意识
◆较强的学习能力和责任心,能自我激励,具备较强的独立处理事务的能力
工作条件:
后勤专员
QD-XZ-OO3
根据公司行政管理制度,负责饭堂、后勤事务管理,保证公司后期保障的顺利和及时。
1.安排落实上级要求的各项任务,提供相关服务和后勤保障;
2.参与拟定和完善公司后勤管理规范,并监督执行,确保行政后勤管理的顺利进行;
3.负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理;
;
4.负责公司各类设备、设施维护,水、电、气、热等能源后勤保障工作;
5.进行宣传与安全检查,代表公司与相关部门交涉,管理公司用水、用电情况;
6.对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化;
7.办理上级临时交办的其他工作。
◆文秘、财务、后勤管理专业中专以上学历
◆受过物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训
◆1年以上物料管理工作经验,有水暖、电、车辆、食堂等后勤管理工作经验,资产管理经验
◆大型进出口公司或物流公司工作经验
◆能根据公司不同时期的发展需要,提供相应的物资设备配备方案;
能根据办公需求,市场行情,制定相应的计划及书面汇报
◆有一定的英语水平,能熟练使用改革中办公自动化设备
◆良好的沟通协调能力,组织安排能力,具备灵活有序的物料控制能力
◆人品端正,爱岗敬业,工作态度细致,踏实,能吃苦耐劳
4.3.后勤专员
4.4.行政文员
行政文员
QD-XZ-OO4
协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作,以及档案的登记,分类等事务。
1.协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作;
2.协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;
3.协助行政部进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务;
4.各项规章制度监督与执行;
5.严格执行档案资料保密制度;
6.严格档案入库制度,认真做好分类登记,对档案的分类应做到科学合理,便于查找;
7.档案借阅应按规定办理登记手续,认真检查到期归还的资料是否完整无缺,发现问题及时报告和处理;
8.按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。
◆行政管理类相关专业毕业大专及以上学历
◆受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训,有相应的资格证书
◆两年以上行政管理工作经验
◆具有一定心理学知识,具有较强的时间管理能力
◆优秀的外联和公关能力,具备解决突发事件能力
◆熟练使用办公软件以及操作办公自动化设备
◆掌握行政档案管理基础知识
◆具有良好的沟通协调能力和执行力
◆工作细致,认真,有较强的责任心
◆思路严谨,较强的逻辑推理,团队意识强
五、流程设计实例(人力资源部分)
5.1.组织体系建立、行政机构调整与定员工作流程
5.2.岗位设置工作流程
5.3.培训管理流程