需求分析实例文档格式.docx
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同时，不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。
也许正是OA这种变化和发展的特点使之成为30多年来常新不衰的话题。
现在有一种较普遍的偏见：
认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。
其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。
以下是我们对OA在功能上以及所涉及的技术范畴的肤浅理解：
1、功能方面
广义面言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。
它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现：
1）对于高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。
OA运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；
2）对于中层管理者而言：
OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；
3）对于普通员工而言：
OA是事务／业务处理系统。
OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。
2、技术范畴
OA是计算机技术在办公业务中的合理应用。
计算机技术是OA的前提，如果脱离计算机技术面阔谈OA，无异于痴人说梦，没有计算机技术，OA便成无源之水、无本之木。
计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式，提高了工作效率。
如：
要建立决策支持系统，则需要数据仓库
、OLAP等技术；
要建立信息管理系统，则要有数据库、程序设计语言等技术；
要建立事务／业务处理系统，则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。
OA是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。
通信技术是OA的基础。
现代办公室不再是孤军奋战，而是一个团队的协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术；
现代办公室也不再是闭门造车，企业需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。
没有通信技术的支持，OA便成空中楼阁。
OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。
科学的管理思想是实现OA的核心。
计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础，提供了可能。
要真正实现OA，还需物化人类思维中科学管理的内容。
正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。
不体现人类管理智慧，就不会有真正的OA，如果有，也只是技术的堆砌和摆设。
由此而知，OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。
具体的说OA是利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的办公自动化、信息管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档案、科技档案、财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查询、借阅，最终实现”无纸”办公和辅助管理。
1.3.2为什么要OA
人类文明进步和发展的原动力无非是人类求得自身解放的需要。
OA的出现和发展也正是来源于这种需要的牵引。
传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。
用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。
OA的核心内容是提高办公效率、提高团队的整体作战能力，及有效的提供应用信息与素材，从而提高管理水平，是“向管理要效益”这句名言的典型具体表现。
有一句话：
人的一生中超过2/3的时间都是在等待。
OA系统的价值就体现在如何缩短等待时间，从而体现生产成本控制的价值。
OA对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标。
今天，在各企业、各政府部门和事业单位推行OA尤有其非常大的重要性和必要性：
１、OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。
信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。
中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。
２、推行OA，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。
在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰：
企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。
这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。
推行OA，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步。
３、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。
OA为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了OA已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。
４、很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统（MIS）。
近20年过去了，我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因。
过去做MIS，更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理，而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。
模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别，不会有管理水平的提高。
而OA所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据：
结构化与非结构化的、多媒体的等等；
OA所直指的目标是物化科学的管理思想。
所以今天所谈的OA较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。
当然，过去的MIS也为我们今天的OA打下一个良好的基础，也就是说OA的确很重要，同时实现OA也并非遥不可及。
1.3.3OA发展的阶段
办公自动化的发展经历了个体工作自动化、工作流程自动化、以知识管理为核心紧密管理与生产关系为特色的知识管理办公自动化三个阶段。
第一代、个体工作自动化：
它以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现个体工作的自动化。
在这个阶段办公自动化主要是表现在传真机、复印机等个体办公工具的改良上。
桌面办公自动化软件文字处理表格处理软件如MSOffice等等。
在这个阶段个体办公效率得以提高，但是办公室人员还是各自为阵，相互没有自动关联。
从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：
PC的负担过重，且价格偏高；
由于缺乏公共的基础通信平台，不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；
系统自适应能力差，只能按开发时定的思路、流程和功能处理信息；
信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。
第二代、工作流程自动化：
随着局域网、广域网和因特网的高速发展，基础通信平台的使用，大大提高了通信和协同工作的能力，办公自动化的内涵也发生了变化。
第二代办公自动化系统具有以下特点：
以网络为中心，以非结构化数据的信息流（或工作流）为主要存储和处理对象；
有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增强了系统的安全性。
这一时期的办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为办公提供一个自动化工具。
在办公自动化覆盖到的办公机构内，所有员工都可以通过办公自动化系统，根据自己的权限，了解自己需要完成的工作，包括上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息，也就是说，通过办公自动化系统，员工能够对自己所要实施的任务和目标“知其然”。
与第一代相比，第二代办公自动化系统前进了一大步，但缺少的是对知识的管理，这与知识经济的发展不相适应。
第三代、以知识管理为核心：
1996年，世界“经济合作与发展组织”（OrganizationforEconomicCooperationandDevelopment，OECD）在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念，人们把它归纳为知识经济（KnowledgeEconomic）。
知识经济的建立和发展主要指发展科学技术、教育以及创新（Innovation）、应变能力（Responsiveness）、生产率（Productivity）和技能素质（Competency）为主要内涵的知识管理（KnowledgeManagement）。
事实上，知识经济时代的办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，其目的在于达到整个企业的最终目标，这就需要依靠先进的管理思想和方法。
从这个意义上说，办公实际上是一个管理的过程，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。
在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，这些基本要求在以知识管理为核心的办公自动化系统中都将得到更好的满足。
我们所说的知识管理，实际上是一种系统，是帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识的系统。
通过利用先进的协作技术，能够在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，帮助企业提高整体业务水平。
办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即由以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，再发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。
办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。
在办公自动化系统的发展中，使用办公自动化系统的人员范围逐步扩大，由企业行政人员扩展到企业的管理层，再扩展到企业的全体员工。
另外，在运作机制上，也是从办公室的结构化数据处理到企业内部和外部信息的处理，再到有用知识的处理。
从简单的电子邮件、群件，到构建Web应用等各种方式中获取、存储、提炼和再用知识。
第三代办公自动化系统可以这样概括：
它仍是以网络（Internet/Intranet/Extranet）为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。
目前国内办公自动化产品及应用现状
（1）目前国内办公自动化产品基本处于第二代办公自动化产品，实现的更多是通讯及行政事务处理的自动化。
（2）目前国内办公自动化的应用情况大多也只是使用了邮件通讯、信息发布与共享等简单功能。
（3）下一个阶段办公自动化朝第三个阶段延伸发展，将更强调知识管理、信息集成。
1.3.4OA的发展趋势
随着国内经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，企业正以一种前所未有的热情来致力于企业内部管理素质与效率的提高工作；
另一个方面，国家对电子政务的推广力度也逐步加大，办公自动化作为其中的一个重要环节，也被要求更好更深入的解决问题，达到更多目标。
在这些新形势下，办公自动化系统迎来了新的挑战：
首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的运用，向一个要求更高的电子化协同工作环境转化，其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境。
第二，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节，成为了机关企业运营信息化和数字化的一个重要组成环节。
第三，其外延部分得到了迅速的扩展，其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出，不仅要求现有的软件功能和表现能符合传统的MIS系统的要求，还要求具有更多的表现内涵。
市场经济已经进入以知识为基础的知识经济时代。
以数据、资料、信息、经验、创造力等为表现形式的“知识”以及富有知识的“知识劳动者”，成为新的竞争要素。
如何对知识进行有效的管理和利用，直接影响到企业的根本竞争力与长期发展潜力。
传统的办公自动化软件的核心业务是基于收发文等业务管理，辅以周边信息管理为基础建立的，然而这种运作模式并不能适应现代企事业单位中对快速增长的大量业务及技术信息文档管理。
广大的机关企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并可以管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。
1.4知识管理介绍
90年代中期以来，一种新的管理形式--知识管理开始出现并引起了人们的重视。
几年来，西方管理学界人士关于知识管理的研究文献与日俱增，一些国际大公司如：
微软公司、本田公司、道氏化学公司等纷纷开展知识管理实践，并取得了一定的成效。
目前，知识管理已经成为各部门行业的管理者、管理界学者、信息专家所讨论与研究的热门课题。
1.4.1什么是知识管理
对于一个机构而言，知识（Knowledge）是从相关信息（Information）中过滤、提炼及加工而得到的有用、有价值资料。
机构所拥有的知识大致可以分为两部分，即显性知识（explicitknowledge）和隐性知识（tacitknowledge）。
显性知识：
指内容清晰明确，易于通过图文表述，便于整理、储存、编码以及传播的知识资源；
如经过滤及总结所获得的资讯情报、方法技能、原则原理、规律规则等。
隐性知识：
指在个人头脑或机构文化中隐含的，内容较为个人化、主观化和经验化，难以用书面形式表述的知识资源；
如经验、构思、洞察力、判断力、机构文化下的行为模式等。
部分隐性知识可以通过有效的归纳、整理和编码后转化为显性知识。
作为一个新生事物，知识管理虽已经被学术界所接受，但目前尚未形成一个能为人们普遍认可的定义。
定义1：
知识管理是一种有目的的管理进程，它通过对信息管理和学习组织的合理实施，加强组织内部知识的运用；
服务于组织的整体利益。
定义2：
知识管理是一门将机构知识资源视为可管理的资产的管理科学，是由机构资产／资源的无形化和知识化所直接引致，并由机构经营及管理方法的复杂化和知识化所推动，进而对机构信息和知识资源进行系统化管理的科学。
总之，知识管理的基础在于开发组织信息和利用人的知识，然后通过合理的管理流程为组织利益提供服务。
简单说呢，知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。
1.4.2知识管理的目标
知识管理的任务是对企业的显性知识隐性知识进行处理，并把这些知识用一种适合于用户及商业环境的方式表示出来，提供给企业员工分享、吸收、利用。
知识管理的目标是运用集体的智慧，提高企业员工的应变与创新能力，从而是企业具有更强的竞争力。
知识管理的两个直接目标是知识共享与知识创新。
个人的价值并不在于他掌握了别人不懂的技术，而在于他能在多大程度上与别人共享并革新这一技术。
只有在知识充分共享的基础上，才能促使显性知识与隐性知识之间以及二者内部的转化与创新，从而形成一个良性发展的知识链，并最终将企业再造成一个具有竞争力的知识型组织。
1.4.3知识管理的内容
企业知识管理大致包括以下6个内容：
知识管理的基础措施：
是知识管理的支持部分，如数据库、知识库、多库协调系统、网络等基本技术手段以及人与人之间的各种联系渠道等；
企业业务流程的重组：
其目的是使企业的知识资源更加合理地在知识链上形成畅通无阻的知识流，让每一个员工在获取与业务有关知识的同时，都能为企业贡献自己的知识、经验和专长；
知识管理的方法：
内容管理、文件管理、记录管理、通信管理等；
知识的获取和检索：
包括各种各样的软件应用工具，例如智能客体检索、多策略获取、多模式获取和检索、多方法多层次获取和检索、网络搜索工具等；
知识的传递：
如建立知识分布图、电子文档、光盘、DVD及网上传输、打印等；
知识的共享和评测：
如建立一种良好的企业文化，激励员工参与知识共享、设立知识总管CKO、促进知识的转换、建立知识产生效益的评测条例等。
如何进行知识管理是我们首先要解决的理论和实际问题。
1.4.4为什么需要知识管理
随着知识经济时代的来临，企业将主要通过知识而不是金融资本或自然资源来获取竞争优势。
企业的知识将成为和人力、资金等并列的资源，并且成为企业最重要的资源。
但这并不意味着我们可以毫不费力的掌握知识，相反，掌握知识需要付出主观的努力，也就是学习。
企业现代化管理的目标是实现“知识管理”，这有别于传统的“操作型管理”。
以往企业在进行信息化建设时，主要是进行信息的搜集。
每天，企业的员工通过文件、数据库、E-mail、新闻等获得大量的数据，但却没有有效的工具将这些数据转化为知识并传递需要的领导或员工，结果造成企业虽然拥有大量的信息，但当决策需要查找某些数据时，却如大海捞针一般无从下手。
“知识管理”可以帮助组织发现存储在企业内部的所有信息，甚至是在分级数据存储系统中，并且可以将这些信息传递给需要它们的人，进一步提高生产率。
知识管理的任务是对企业的显性知识和隐性知识进行处理，并把这些知识以适当的方式方式表示出来，提供给企业员工分享、吸收、利用。
从而达到知识管理的目标，即运用集体的智慧，提高企业员工的应变与创新能力，从而是企业具有更强的竞争力。
1.4.5知识管理的运作
知识管理涉及四个运作过程，它们是知识集约过程、知识应用过程、知识交流过程和知识创新过程。
这四个过程不是相互独立的，而是相互关联的。
知识创新是知识管理的目的。
实现这一目的的关键在于隐形知识显性化和显性知识内部化。
而知识集约促进隐形知识显性化，知识运用和知识交流促进显性知识内部化。
因此，知识集约、知识运用和知识交流是实现知识创新所不可缺少的重要步骤。
知识集约过程：
指对现有的知识进行收集、整理、分类和管理的过程。
它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化。
同时，为了使知识集约更有效地服务于知识运用和知识交流，知识配置可视化是不可缺少的重要步骤。
在网络社会，企业一般将知识地图存放在企业内部网络上，任何员工都可以随时阅览和检索。
知识应用过程：
指利用集约而成的显性知识去解决问题的过程，也是显性知识内化为员工个人的隐性知识，导致员工隐形知识储备的扩展的过程。
也就是上面提到的学习的过程。
知识交流过程：
指通过交流来扩展整体知识储备的过程。
它有很多方式，例如人与面面对面的直接交流，通过网络进行的交流（例如电子邮件、电视会议等），利用知识库（主要是各种书籍）进行学习等。
知识创新过程：
指企业整体的知识储备扩大并由此产生出新概念、新思想、新体系的过程。
知识创新过程是前述三个过程相互作用的结果。
当知识集约和知识应用成为日常业务的一环、组织学习也成为企业文化之时，企业就具备了知识创新的条件。
1.4.6知识管理之未来
知识经济浪潮正已前所未有的速度改变着几乎每一个产业。
知识作为一种生产因素已经广泛渗入到各个传统行业；
以新技术、新知识为依托的知识型企业正在不断产生与发展。
知识管理是建立知识型企业的重要手段。
它区别于以往线性的管理方式，以跳跃式不确定的“量子化”模式来管理企业。
在新的环境里，企业将把重点放在核心能力上，并与其他专门知识的供应者进行合作。
竞争者之间的合作将成为常事；
跨学科、跨地域的协作小组也将变的更加普遍，逐级汇报的等级制度也将被淘汰。
作为知识管理的一个直接后果--合作性竞争将日益发展起来。
总之，知识管理作为一种新型的管理模式与方法，是适应知识经济时代管理实践发展的必然结果。
在各行业知识化日益明显的今天，知识管理将很快成为一个热门的前沿课题。
其前景无疑是美好的。
2标准化所OA系统设计目标
依据XX的业务及办公的特点，我们可以把标准化所的信息网划分为两大类应用，一类是传统的事务处理系统应用；
第二类是网络化工作流应用，这两类应用可紧密集成。
我们认为XX构建的信息网需采用标准的开放协议，以实现信息集成和信息服务，是对传统的办公自动化应用概念的拓广和延伸。
采用基于电子邮件、关系型数据库和开放的J2EE平台的OA系统，可以帮助标准化所实现对信息的采集和存储，对各种信息的处理和传递，以及整理加工后的信息的发布和共享，其地域范围可以涵盖组织内部的各个环节以至组织外，其信息内容将包括组织内部的各种信息资源。
结合OA系统和信息化的发展趋势，XXOA系统的总体目的是能够将所中的各类人员和各种业务系统有机地联系在一起，同时进一步拓展共享资源的人员，包括外部企业及社会公众，从而形成一个集成的办公平台，让所有工作人员能够利用平台实现协同工作和知识管理。
具体主要包括以下几个方面：
通信平台利用网络更方便的传递信息，摆脱时间空间限制，建立标准化所范围内的电子邮件系统和即时通讯系统，使所内部通信与信息交流快捷流畅，并且可与Internet邮件互通。
1、建立信息发布和交互平台
为标准化所的信息发布、交流提供一个有效的场所，使标准化所的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使标准化所员工能及时感知所的发展动态。
2、实现工作流转自动化
以工作流方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转；
将所传统垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将逐渐缩小，提高标准化所团队化协作能力，最大限度地释放人的创造力。
3、建立公文流转平台
改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。
4、实现个人辅助办公平台
日常办公平台：
改变传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，实现一些日常办公事务的自动化管理，减轻办公人员工作压力，提供个人工作助手，提高个人工作效率。
5、建立知识管理平台
分类收集信息，整理信息；
系统性地利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力，提高生产效率和员工的技能素质。
6、逐步整合其它业务系统
建立一个统一的、集成的工作平台。
信息集成平台:
现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运
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