EP001文件与资料管制程序Word格式.docx

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修訂日期

2001.01.13

制定部門

品管部

版次

制定日期

修訂記錄

修訂章節

修訂內容

修訂

正本

文管中心

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1.目的：

為使有效之圖面技術資料及產品驗收標準迅速正確流通，以確保各相關單位能適時地、有效地獾得最新、最正確的圖面技術資料及驗收標準以提高生產效率。

2.範圍：

適用于本公司正式發放的圖面技術資料，產品驗收標準以及相關之內部、外部文件與資料皆屬之。

3.權責：

撰寫者

審查者

核準者

分發/回收/銷毀

一、二階

責任單位相關人員

部門主管

總經理

三階

經理以上

四階

隨付二階、三階文件一並製作審查、核準及發放

開發試作圖

面技術資料

開發課

4.名詞解釋：

4-1一階文件（系統文件）：

品質保證手冊。

4-2二階文件（程序文件）：

各項管理辦法、作業規範。

4-3三階文件（指導書）：

作業標準、品質標準、技術文件等資料文件。

4-4四階文件（表單）：

品質系統文件中用以記錄各項資料數據之表單及文件。

5.流程圖：

無

6.作業內容：

6-1文件之類別：

6-1-1管制文件：

文件之效用長久之標準且重要性較高，文件之制訂、修訂、廢止、發行、回收、保存及銷毀，皆須依規定執行並加以管制者，如系統文件、程序書、作業標準書等。

6-1-2非管制文件：

文件只具暫時性效用,分發當時為最新資料,惟變更時

無須更新與回收者。

6-1-3內部文件：

部門單位間為傳達相關產品之信息並將相關辦法、執行措施填入聯絡單之記錄。

6-1-4外來文件：

凡廠商或客戶提供有關品質之文件及法規標準,以及相關

之產品訊息資料或聯絡單及國際或國家頒布的各類法規和標準圖書。

6-2文件與資料制訂、修訂及廢止：

6-2-1制訂作業：

（1）依業務需要及組織任務,由適當部門指定專人擬定,再由擬定單位送相關單位審查並呈權責主管核準后送交文管中心編號、登錄、發行、列管。

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6-2-2修訂作業：

（1）文件與資料若有不合使用需修訂時，得由申請單位填寫“文件與資料修訂、廢止申請單”（附表082）說明修訂原因交原制訂單位研議修訂內容,並呈權責主管審查及核準后交文管中心。

（2）正式表單使用或修改時,需先送文管中心會審修訂,以避免使用過時之表單。

文件中附件表單修訂時,只修訂該份表單的版本整份文件版本不變,當文件內容發生修訂時,則更換其版本號。

（3）圖面技術資料不合現狀使用時,由相關單位依

（1）執行，若圖紙是經客戶確認及設定時,則依“工程變更管制程序”相關程序處置,完畢後再依

（1）執行。

（4）文管中心依經核準之申請單修改文件內容，分發且同時回收舊資料並銷毀之。

6-2-3廢止作業：

（1）文件與資料廢止之申請、審查、核準、頒布作業同修訂作業。

（2）文件與資料廢止后，原文件之編號應列管，不可重复使用。

6-2-4各類文件與資料不論是新制訂或修訂時都須以文件與資料標準格式填寫文件與資料內容。

6-2-5各類圖面技術資料不論是新制訂或修訂時，都須以“圖面技術資料記錄表”（附表083）登錄，填寫圖面技術資料內容。

6-3文件與資料編號管制：

6-3-1各類文件與資料一經核準后，於發行前應由文管中心統一編號列入“文件與資料一覽表”（附表084）予以管制，且文件編號不得重復使用。

6-3-2文件編號原則：

YL－□□－□□□

　　　　　　　　　　　　　　　流水號

　　　　　　　　　　　　　　　文件類別

　　　　　　　　　　　　　　　部門別

　　　　　　　　　　　　　　　公司名稱縮寫

部門別：

C：

管理部D：

開發部

E：

品管部F：

生產部

文件類別P：

程序文件W：

指導書R：

表單

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6-3-3圖面技術資料編號：

YL－□□□□□（　）－□□□－□□-□

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　版本

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　流水號

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　部件號

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　產品代號

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　公司名稱縮寫

當產品類別區分時，將類別填寫于（　）內，無則不填。

另圖面封面編號是根據產品代號編的。

6-3-4模治具圖面編號按“模治具管制程序”、“治工具管制程序”編號。

6-3-5正式表單編號及使用作業：

（1）表單由文管中心統一編號管制。

（2）表單編碼原則：

YL-□-R-□□□-□

ABC

A.部門代碼

B.表單流水號：

000~999

C.版次：

A~Z

6-3-6文件與資料版本

（1）文件新版本以“A1”表示,換版時以B、C、D…表示。

（2）文件修訂本“1-6”表示,版次修改超過6次時,進階至下一版本，例：

A6→B1。

6-4文件與資料分發、回收作業：

6-4-1文件之分發：

（1）經頒布發行之文件與資料由文管中心以“文件與資料一覽表”列帳管理,制訂單位主管指定分發單位及份數,分發文件加蓋藍色“文件發行章”才能發行，並由收文單位在“文件與資料分發記錄表”（附表022）上簽收。

（2）對外發行的文件與資料由適當單位申請分發份數經主管批準後交文管中心辦理分發時應加蓋“對外發行章”並做記錄由申請單位或外發單位簽收文件更改時文管中心應依簽發記錄通知相關單位自行銷毀原文件對於失效或作廢之文件與資料則不予回收。

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6-4-2文件之回收：

（1）文件修訂及廢止時,應由文管中心依分發記錄,回收舊版文件。

6-4-3文管中心於每月依文件與資料發行、修訂狀況，核實各部門在用文件與資料的有效性。

6-5文件與資料保存銷毀作業：

6-5-1文件與資料保存作業：

（1）經頒布發行之文件與資料之原稿均由文管中心列帳保管。

（2）對外文件與資料由與外部接洽之主辦單位保管。

（3）記錄由各相關單位保管。

（4）舊版之文件廢止回收時，文管中心均需注明回收情形，各單位不得保有舊版文件，但文管中心對歷次變更之原稿以月份版次予以分開保存。

6-5-2文件與資料銷毀作業：

（1）自各單位回收之舊文件與圖面技術資料，由文管中心統一蓋上“文件作廢章”即表示銷毀。

6-6文件與資料檔案管理：

6-6-1現場使用之文件與資料須置於作業場所。

6-6-2使用單位不得影印正式文件與資料。

6-6-2非現場使用之文件與資料，由各使用單位自行集中管理。

6-6-3文件與資料如發現遺失或有缺頁、破損、字跡模糊，應填寫“文件與資料加補申請表”（附表024）。

6-6-4文件與資料分發份數不夠時，申請單位應填寫“文件與資料補發申請表”經制訂單位主管核準后，文管中心應依核準之“文件與資料補發申請表”，修訂“文件與資料一覽表”之分發單位、數量並依分發作業程序辦理。

6-6-5文管中心的文件與資料原稿，一律不得外借，只於文管中心處查閱。

6-7暫時文件與資料之發行：

6-7-1發行之時機：

（1）客戶暫定之要求。

（2）因急需而暫變動標準。

6-7-2：

暫行發行文件依一般文件發行程序處理,但文件上必須加蓋“暫行發行章”，並加注有效期,過有效期限則自動失效,不予回收。

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6-7-3開發試作階段或臨時生產所需的圖面技術資料。

（1）由開發課統一對開發試作階段或臨時生產所需的圖面資料

進行列管，上列圖面資料完成作業后，經審查審定後，登錄于“試作圖面資料一覽表”，並根據實際需要，影印適當份數，加蓋“試作圖面資料發行專用章”後方可發行，並由收文單位或人員于“文件與資料分發記錄表”上簽收，沒有加蓋發行章的圖面資料均不得流通使用，更不能作為加工的依據。

（2）修訂及廢止時，應由發行單位依分發記錄，回收原圖面時應注意數量、內容之完整性，並加蓋“試作圖面資料作廢章”。

試作圖面不作版本變更。

（3）對外發行“試作圖面資料”由對外接洽現任單位簽收登錄，分發時應加蓋“對外發行章”，注明有效期，到期不予回收，自動作廢,相關作業參考“圖面管制程序”

（4）所有試作、開發階段或臨時生產所需的圖面資料之原稿均由開發存檔保管，並對加歷次修訂予以記載完整。

6-8外來文件與資料管理：

6-8-1外來文件與資料（如GB、ISO等）經相關單位主管核準后由文管中心列管發放,並建立“外來文件與資料一覽表”（附表085）如各單位有需使用外來文件資料，依文件申請、分發作業執行。

6-8-2各項外來文件與資料依原來的編號或名稱列管，不另行編號。

6-8-3外來文件與資料，若有更新則更新，以顯示外來文件次為最新版本。

6-8-4外來文件最新版次獲得的渠道：

（1）ISO9000標準定期詢問顧問公司或驗證公司聯系。

（2）安規標準：

定期與儀器或國內外測試中心聯繫。

（3）其它外部文件由與外部接洽之單位定期聯繫。

7.附件：

（附表之表單參考“表單一覽表”）

7-1文件與資料修訂、廢止申請單附表082

7-3圖面技術資料記錄表附表083

7-4文件與資料一覽表附表084

7-5各項章戳附件一

7-6文件與資料分發記錄表附表022

7-7文件與資料補發申請表附表024

7-8外來文件與資料一覽表附表085

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8.參考文件：

8-1模治具管理程序

8-2工程變更管理程序

8-3圖面管制程序

9.附則：

本程序經管理代表審查,總經理核準后實施,若有修訂時亦同。