系统维护手册样例Word格式文档下载.docx

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磁盘阵列：

9（RAID5）（分成80G、90G、100G三个逻辑盘，与主机通过百兆光纤连接）

磁带机：

IBM20/40G

网卡：

10/100M/1000M自适应网卡

主机名：

hoasrvhk03

IP地址：

10.2.1.77、10.2.1.86（在一张网卡上配置两个IP地址）

操作系统：

windows2000serveradvance

（二）数据库服务器

HPLH6000

PIIIXEON×

1280M

18.2G×

4（RAID5）

HP8G

hoasrvhk01

10.1.1.69

2.系统安装和配置

（一）发布服务器安装和配置

1、打SP4系统补丁及各安全补丁

2、发布程序路径：

D：

\group_oa

D：

\group_oa_history

\minsheng_oa

3、公文呈报件存储路径：

E：

\

（呈报件按年、月、日分类分别存放在不同文件夹中）

4、ODBC配置：

在系统DSN中建立名称为HNA_OA和HNA_OA_HISTORY的数据库连接，连接到数据库服务器。

5、注册组件：

将组件hnasoa.dll拷贝到硬盘上（例如c:

\upload目录），然后在运行中输入regsvr32c:

\upload\hnasoa.dll。

注：

“c:

\upload\hnasoa.dll”为组件所在的绝对路径及组件名称

（二）数据库服务器安装和配置

2、安装SQLSERVER2000数据库

3、公文流转系统数据库：

hnair_oa、HistoryOa（归档数据库）

3.数据备份

（一）发布服务器备份

备份内容

备份介质

备份策略

E：

\

硬盘、磁带

硬盘全备份每天覆盖保存；

磁带全备份每天1盒（共14盒，循环保存两周）

（二）数据库服务器备份

hnair_oa数据库

HistoryOa数据库

master数据库

硬盘

4.系统维护说明

（一）简单系统原理：

通过公司的内部网络，将传统的人工公文呈报方式改为网上传递，加强文秘的管理职能，缩短公文流转时间。

（二）系统主要模块简单说明：

●公文呈报：

按照公文的样式分类：

目前有发文稿纸、呈批单、合同、采购审批表、出差审批表、出国审批表、请假审批表、印刷品制作申请表、礼品宣传品申请表，主要功能是将用户输入的信息提交至数据库中。

用表格表示的对应关系如下表所示：

公文类型

所在类别

发文稿纸

所有类别

呈批单

合同

财务类

采购审批表

采购类

请假审批表

人事类

出差审批表

出国审批表

印刷品制作申请表

行政类

礼品宣传品申请表

●公文签发：

系统每隔2分钟检索数据库，将需要签批的文件显示在页面上，主要显示、内容摘要、提交部门、提交人、提交时间、类型、机密等级）。

●公文跟踪：

追踪公文流转情况，所有与该公文相关的人员都可以追踪公文的流转情况（trace.asp）。

普通员工和领导看到的是：

我呈报的公文、我签发的公文；

文秘分为公司文秘、部门文秘、处室文秘三类，分别跟踪相关的公文，文秘看到的是：

本部门呈报的公文,外部门呈报的公文,我签发的公文；

领导秘书看到的是：

我呈报的公文，我签发的公文，领导签发的公文；

机要员看到的是：

我呈报的公文，我签发的公文，领导签发的公文，机要跟踪。

●公文查询：

主要按照标题、我呈报的公文、我签发的公文、分发给我的公文、时间、公文类型查询，返回结果为：

类型、标题、公文编号、提交人、提交日期。

流转没有结束的公文无法在此查询。

●待办公文：

通过页面do.asp来显示需要您参与的公文，查看结束后系统将自动把该公文标为已读，并将公文转入公文查询页面query.asp中。

●公文统计：

该模块是根据集团办公室的要求开发的，通过相关的公式对集团决策和执行层领导的公文审批情况进行汇总和分析，同时能够随时监控相关领导超过审批时限的公文，通过短信提醒功能进行催办。

通过该模块可以统计相关领导的审批工作量和效率，同时可对公文流转系统的一些运行指标进行统计，积累相关的数据。

目前设置的统计功能包括：

Ø

文件总量统计：

统计某时间段内公文流转系统审批结束的文件总量；

分类文件比重：

统计某时间段内结束的各类文件的数量以及该类别结束文件占所有结束文件数量的比例；

文件流转率：

按月统计每月最后一天流转的公文与当月结束流转公文的比率；

样本文件处理率：

统计集团决策层及执行层领导每月决策公文的数量和所占比例；

样本分类文件处理率：

统计集团决策层及执行层领导每月决策分类公文的数量和所占类别比例；

样本文件过手率：

统计集团决策层及执行层领导每月参与审批并已结束的公文数量和所占比例；

样本分类文件过手率：

统计集团决策层及执行层领导每月参与审批并已结束的公文数量和所占类别比例；

超时审批公文统计：

统计并列出集团决策层及执行层领导当前未审批的超时公文；

月度超时审批统计：

统计并列出集团决策层及执行层领导某月超时审批的公文；

公文统计程序目录D:

\grpup_oa\statistic，公文统计的相关权限分别在此目录的相关程序中添加。

●审批时限功能：

（1）、提醒设定标志

根据《海航集团公文审批与管理规定》：

特急件收到后立即审批，急件审核不超过7个工作小时，平件审核不超过14个工作小时，合同、费用预算审核不超过21个工作小时，人事任免审核不超过28个工作小时。

在审批提醒中，除特急件自始至终红色显示外，其他公文开始为绿灯亮，时间过半后黄灯亮，超时后红灯亮。

遇红灯才审批的，在流转过程中红色显示“审批超时”。

（2）、提醒时限计算方法

1、公文流转审批节点的算法：

以公文流转账号库所示组织为基准,自本部门向外呈报的时刻开始计时，在后续的审批过程中，每个部门、每位公司领导（包括助理）和集团领导视为一个审批节点。

2、公文流转审批工时的算法：

工作日8:

30-12:

00；

13:

30-17:

00（金鹿公务机有限公司为9:

00-17:

30）。

在工作时间以外或是在公休日、节假日提交的公文，则从下一个最早的工时开始计算。

一般公文审批遇到公休日、节假日或跨越公休日、节假日，审批时间相应顺延；

急件、特急件的审批时间则不做顺延处理，仍按工作日时间计算。

●撤回、删除、查阅功能：

所有人员均能把自己呈报或签发后的公文做撤回操作；

文秘可以把本部门或处室的所有未结束公文做撤回操作；

机要员可做连续回退操作。

文秘和机要员具有删除本部门或处室所有呈报的公文。

只有领导和文秘可以查阅还在签批中的公文签批意见。

（三）后台管理经常的维护内容:

（1）添加删除账号程序：

进入系统管理页面的“admin添删帐号”菜单，然后添入正确的内部网账号、姓名、岗位、排序号（默认999，数字小的排在本部门的前面，默认按岗位和姓名排列）。

若要删除某账号，只需选出该用户，然后双击确认即可。

（2）修改账号信息：

进入系统管理页面的“admin修改帐号”菜单，在“内部网帐号”栏输入需修改的帐号，点击“查询”，在弹出的页面可更改用户中文名、岗位、手机、序号以及单位信息，管理员可无限次更新某人的单位信息。

管理员在管理页面中更改某用户单位信息后必须手工在attachment表和approval表中更改该用户单位信息（company和sub_company字段）。

（3）添加修改单位信息:

若要添加新单位，把相应单位写入company表中，单位代码编号的原则为：

前两位为公司代号，中间两位为部门代号，后两位为处室代号，一定要确保company_id没有重复且按顺序增加,公司的ordernum字段内容必须为1—99之间的数字，部门及处室的ordernum字段内容可以是1—999之间的数字。

更改单位名称时，进入系统管理页面的“admin公司维护”菜单，点击“原单位名称”选择需更改的单位，在“新单位名称”中输入新名称，点击“确定”即可。

管理员更改完单位名称后，还必须手工更改attachment表中原单位人员的单位名称（company字段）。

（4）上传领导签名程序：

把相应已处理好的领导签名图像文件（以内部网账号命名）分别拷到D:

/group_oa/image、D:

/group_oa_history/image、D:

/minsheng_oa/group_oa/image、D:

/minsheng_oa/group_oa_history/image、目录下，同时在personnel表中，把相应人员中的sign字段设为1.

（5）更改设置领导秘书程序：

相关的表为secretary,把领导的账号写在lead字段里，把他的秘书账号写在对应的name字段里。

这样，领导在公文签发时收件人里默认显示的是他的秘书，同时，在公文跟踪里，领导所签发的文件其秘书都能跟踪到。

（6）更改文秘账号程序：

在personnel表的kinds字段中，普通员工为0，领导为1，文秘为2。

在other_kinds中,公司文秘为2，部门文秘为3，处室文秘为4，领导秘书为空（null）。

（7）机要跟踪的设置:

集团总部跟踪主要领导签发由toplead视图提供；

海航股份跟踪主要领导签发由toplead21视图提供；

长安航空跟踪主要领导签发由toplead2视图提供；

美兰机场跟踪主要领导签发由toplead6视图提供；

新华航跟踪主要领导签发由toplead4视图提供；

山西航跟踪主要领导签发由toplead34视图提供；

集团办公室提供相关跟踪领导的设置资料，由管理员更改相关视图中领导的账号。

更改步骤：

机要员设置在personnel表的trace_kinds字段中，1对应toplead,21对应toplead2,6对应toplead6,21对应toplead21，4对应toplead4,34对应toplead34,相关内容在公文跟踪的机要跟踪中显示。

机要员可连续做撤回的动作。

（8）、节假日的添加维护：

在审批时限中对节假日有相关的规定，节假日写在festa.inc文件的festa字符中;

不放假的周六、周日也设置在notfesta字符中，（注意：

festa.inc文件中原来的内容不要删除，只需继续添加新的内容即可）。

（9）每添加一个公司，需做一个公司名称图片（*.gif格式,文件名为company表中company_id编号的前两位（公司编号）），并保存在发布程序D:

/group_oa/image/com、D:

/group_oa_history/image/com、D:

/minsheng_oa/group_oa/image/com、D:

/minsheng_oa/group_oa_history/image/com目录中。

（四）、前台用户端常见的问题和解决

（1）用户自己添加账号：

有E网账号的用户若还未被加入到公文流转账号库中，在他进入公文流转系统时，会有提示让他自己添加公文流转账号库，登记自己的姓名、单位和岗位。

（2）用户自己更新账号信息：

当用户单位变更、岗位变化时，可在点收件人后有一条“按此修改自己的账号信息”的连接，点击后通过updateme.asp修改自己的单位、或岗位等信息。

单位每更改一次，在personnel表的changetimes字段中的数值将加一，超过3次将不提供修改机会，需管理员把该值请空。

注意：

文秘秘书类人员账号权限较特殊，不提供其直接更改自己账号信息的能力，需她们发email给管理员，由管理员代其更改相关信息。

（3）最经常的是用户端的浏览器未作以下设置：

进入Internet→工具→Internet选项→常规→删除文件→删除所有脱机内容（在前面打上“√”）→确定→设置（在常规中）→选“每次启动InternetExplorer时检查”→确定→确定。

如果用户端未作好这些设置，有新公文时将不显示；

已报出的公文在公文跟踪还显示在本地；

报出的公文标题发生变化（变成上一条公文的标题）等问题。

（4）用户点击附件时打不开，首先让用户看看附件是什么格式的文件，用户端是否有打开此格式文件的工具。

如用户端有打开附件的工具仍打不开附件，可能是工具版本不一致造成，可让用户将附件保存到本地后打开或换其他电脑试试其他版本的工具是否可以打开附件。

（5）如用户呈报公文时呈报件太大造成公文无法呈报，一般是呈报件中带有图片，且图片占用空间较大，应让用户使用photoshop将图片缩小并保存成jpg格式的图片文件，再将图片导入到WORD文档中重新呈报公文即可。

（6）当用户反映就其使用不了公文流转问题时，可让他在另外一台电脑上测试，若可以正常使用则是ie浏览器的问题。

（7）其他问题请参考E网-教育栏目中的《公文流转常见问题解答

（一）》。

（五）、管理员常用存储过程

（1）Clean_OaSpilthCode

hnair_oa数据库存储过程，作用：

将attachment、approval、allot表中的垃圾数据（update_flag字段notnull）分别移到attachment_del、approval_del、allot_del表中（已建立计划任务，每月30日自动执行一次，）。

（2）return_OaSpilthCode

将attachment_del、approval_del、allot_del表中的数据分别还原到attachment、approval、allot表中。

（3）sp_collection

HistoryOa数据库存储过程，作用：

将hnair_oa数据库中结束三个月的公文记录移到HistoryOa数据库相应表中。

（hnair_oa数据库中的attachment_bak、approval_bak、allot_bak表中的相关记录分别移到HistoryOa数据库的attachment_bak、approval_bak、allot_bak表中）（已建立计划任务，每月30日自动执行一次，）。

（4）sp_resume_collection

HistoryOa数据库存储过程，作用：

将HistoryOa数据库中的公文记录恢复到hnair_oa数据库相应表中。

（注：

如果用户要求将结束后的公文恢复流转，管理员先执行此存储过程将相应公文记录移到hnair_oa数据库，再由文秘恢复此公文流转。

）

（5）sp_Cooperate

作用：

把公文流转系统hnair_oa库中公司、用户、可以使用图片签名的用户同步到HistoryOa库（归档系统）中。

（已建立计划任务，每天自动执行一次）。

（6）存储过程执行步骤：

例：

恢复HistoryOa数据库中attachment_bak表中id号为19778的公文恢复到hnair_oa数据库attachment_bak表中，具体操作为：

进入SQL查询分析器，输入并执行以下语句即可：

execsp_resume_collection

@id=’19778’

5.故障解决经验

（一）系统BUG导致的故障

（1）公文呈报

1、呈报公文时提示“公文无法提交”，公文接收人也接收不到公文，但呈报人在公文跟踪中却可以跟踪公文，点击公文标题提示“”，检查公文呈报表（attchment）可以看到此公文记录，但公文流转过程表（approval）或其他相关表（例：

呈报采购立项申请表时的stock表）中没有此公文记录。

解决：

要求用户参照E网-教育栏目中的《公文流转各类公文字段长度说明》检查各字段长度的允许范围，然后在各字段长度允许范围内填写公文呈报内容。

（2）公文签发

1、用户在公文签发过程中上传附件，后又不想带附件撤回重签发，但数据库中仍记录附件路径，导致附件撤不了（无论哪种类型的公文）。

解决方法：

手工在数据库中清除附件上传记录。

2、公文撤回出错，会出现以下情况之一：

（i）attachment表update_flag字段被屏蔽，造成除呈报人外的其他人不能跟踪文件，但签发人可以正常签发。

手工清除attachment表update_flag标志。

（ii）approval表underwrite、dodate字段没正确更改，造成公文撤回人看不到公文，无法继续签发。

手工更改数据库underwrite、dodate字段。

3、公文屏蔽功能在windows2000系统中登录域能正常使用，但在windows98系统中必须不登录域才能使用。

解决：

如用户确实屏蔽不了，可手工在approval表中屏蔽（hide=0）。

4、有时某些用户可以连着签发同一个公文两次，造成记录重复。

手工在approval表中屏蔽删除多余记录（在相应记录的update_flag字段标上删除者帐号）。

5、用户帐号删除或更改单位信息后，正在流转的approval、attachment表中的单位信息没有相应改变，造成公文无法继续流转。

手工更改approval表、attachment表中的相应用户的单位信息，如用户有正在流转的公文必须等公文结束后才能删除公文。

6、公文签发时某用户只签发一次，且查数据库中此用户只产生一条记录，但在公文跟踪中却看到两条一样的记录。

无法处理，需开发部更改程序。

7、用户在公文查询中常常收到两条一模一样的公文（标题、内容、结束时间全都一样），但常分发记录只有一条。

此问题何海燕总前段时间也曾遇到。

8、某节点签发公文时如果遇公文超时，在审批提醒栏会出现错误信息，虽不影响公文签发，但用户常以为公文有错误。

无法处理，但不影响公文的正常签发，需开发部更改程序。

（3）公文跟踪

公文跟踪中公文流转过程的审批时限计算不对，原来是针对签发人计算的，现在变成针对一个部门计算了。

（4）公文分发、查询

1、分发的公文阅读后再也无法撤回。

allot表中的update_flag字段值无效（直接在表中屏蔽此字段也没用），必须从表中删除分发记录才行。

2、待办公文看完后，公文分发记录从allot表移到allot_bak表时,allot_bak表中的do_date字段经常没有记录时间，导致公文查询中无法查询此公文。

手工在allot_bak表中输入do_date字段时间。

（5）系统管理

“海航酒店（集团）有限公司”在company表中ordernum规则与其他公司不一样，造成“酒店集团”人员不能自己添加、更改公文流转单位信息。

海航酒店（集团）有限公司的公文流转帐号信息添加、更改由系统管理员更改。

（二）其他用户使用问题请见E网-教育栏目的《公文流转常见问题解答

（一）》、《公文流转系统使用手册》、《公文流转帐号信息更改说明》。