用Excel巧做项目管理Word文档格式.docx
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WBS分解的原则:
∙横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。
∙纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。
WBS分解的方法:
∙至上而下与至下而上的充分沟通
∙一对一个别交流
∙小组讨论
WBS分解的标准:
∙分解后的活动结构清晰
∙逻辑上形成一个大的活动
∙集成了所有的关键因素
∙包含临时的里程碑和监控点
1.
2.
3.当前状态:
项目管理表需要每日检查,时时更新,并将重大变化时时通知给相关方。
当前状态可以让每项任务的完成情况一目了然,并将延迟的任务重点标识出来。
4.负责人:
每项任务都需要指定一个负责人,而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。
Part02:
顺藤摸瓜的任务关联:
当犀利哥来找你说,我的任务的截止时间点我不能保证,我要延后2天,通过这个后置关联,你能够马上给犀利哥解释说,你的截止时间如果要后延,会导致你的后置任务即1.8无法如期开始,当我们在看1.8任务时,又会发现1.8若有延迟,会影响2.6无法正常开工……因此,若要中途调整项目任务,就需要将相关方叫到一起,评估调整的可行性——一切都要保证最终的关键里程碑。
Part03:
花花绿绿的甘特图
虽然颜色是土了点,但是将甘特图标注不同的颜色,真的很实用。
这个甘特图的颜色和“任务分解”部分的人名颜色是相关的。
在一个小项目里,很容易为各种角色指定一个标志色。
如此,他打开这个计划表,直接搜寻他的标志色,就对他的任务非常清楚。
——在项目经理排资源时,也很容易一眼看出某人的资源利用情况:
有没有因为并行任务太多而导致某人资源过度饱和,有没有有效利用某人的资源等等。
在复杂的项目里,还可以借助excel的颜色筛选,直接将某个人的任务全部筛选出来:
【心得】:
∙尽量确保资源得到最大的利用,通过甘特图的形象化展示,你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然,基本上不会出现空白的阶段,如果不受其他项目的影响,所有人的资源都在这张图里了。
∙尽量保证一个人的资源不会在多条任务里并行,除非是两个任务都是50%的资源投入,且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的任务时间,出现了并行,就是不太合理,需要被规避的。
∙使用不同的颜色来标注任务,让多人协作时,只看颜色就清楚自己的时间点是什么。
Part04:
关键里程碑
所谓关键里程碑是一个阶段工作必须要保证的时间点,而这个时间点的顺利完成与否,决定了里程碑以后的各项工作能不能也保证顺利进行。
如果关键里程碑都无法保证,将意味着里程碑以后的各项任务要重新调整。
将关键里程碑标注为醒目的红色,并加上里程碑说明,是一个不错的办法。
Part05:
强大的筛选功能
excel提供了强大的筛选功能,让你在管理复杂的任务时,也能够游刃有余。
按负责人来筛选:
按当前状态来筛选:
Part06:
冻结窗格,让软件更加像project
我们也期望excel做出来的计划表,能够在拖动查看视图时,日期行和任务行能够锁定在原地不动。
使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目的。
如图所示:
点击你期望冻结的窗格交叉点窗格,点击冻结窗格,即达到目标。
Part07:
与Project相比的不足之处
尺有所短,寸有所短。
更何况是一个山寨的项目管理工具了。
1.甘特图不能够自动生成,需要手动去填充颜色。
每次去更改和调整时间,都需要去重新填充一下甘特图。
2.无其他project提供的高级功能(鉴于我确实没有深入研究过,所以也不清楚,但是貌似目前也不需要那些功能)
Part08:
如何制作?
这个问题是本篇文章的最简单的问题了,相信您比葫芦画瓢也能够画出来,说不定加入您的想法,会比我做出来的模版更好。
我的做法:
∙Step1:
预留左侧6列
∙Step2:
将其余列选择足够多,然后“右键”选择“列宽”,将列宽改成1.8-2.5之间即可
∙Step3:
预留以上3行,左侧6列以上3行用以写项目名称以及任务分解字段名,右侧被改变列宽的头部3行,用来填充日期。
∙Step4:
日期与星期填充,excel其实有强大的自动完成功能,不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式,星期的填充,你可以输入一,二后直接使用自动填充工具完成。
∙Step5:
输入已经确认的任务分解结果,输入已经排好的日期,并根据这些填充甘特图
∙Step6:
适当美化,保存分享
另外,特别提出,软件和工具只是软件和工具,计划如果不在日常工作中时时检查,仍然就只是计划,不能真正发挥价值。
excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel,便于你共享项目计划,但是依然要不断地进行“过问”,及时更新项目每项计划的进度,才能够真正发挥出项目管理的作用。
如果您觉得本文对你有用,并且也希望在项目管理里使用一下excel,欢迎不断分享你们的心得。
我还有很多遗留问题需要得到解决,比如:
1.自动填充真实的日期(星期是已经实现了,但是日期到了30,31号不能够自动从1开始填充)
2.每次打开软件,将当日的列自动标注红色
欢迎多多拍砖交流~
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来自豆瓣好友“樱桃芭蕉”的分享:
你好,没注册搜狐,所以就直接豆邮了
这两个问题都可以通过公式实现:
1.自动填充真实的日期(星期是已经实现了,但是日期到了30,31号不能够自动从1开始填充)
解决办法:
在第一个日期的单元格(假设该单元格是A1)中填入起始日期,比如2010/12/01,在其后的单元格中输入公式=A1+1,然后横向拖曳即可。
同时为了使2010/12/01显示为“1”,可右键选择“设置单元格格式”,在自定义类型中输入d
2.每次打开软件,将当日的列自动标注红色
假设日期在A1单元格中,选择格式菜单中的“条件格式”,选择公式,然后输入=IF(A1=today(),true,false),将底色设置为红色即可(heidi目前没有实现整列标注红色,只是单个单元格标注成了红色,以后再研究研究~)