采购部管理制度Word文档格式.docx
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5、采购物资的合同管理：
（1）公司确定的长期供货商，大宗物资及单项采购5000元以上的物资设备，必须签定正式的购货合同。
（2）合同的内容及格式，必须符合＜＜经济合同法＞＞及公司的有关规定。
签署人具备相应的职责和法律资格，并经副总经理或相关的经理审批后，方可盖章生效。
（3）正式合同一式四份，双方签字生效后，供、需双方各留一份，档案室、财务各一份存档，所有合同管理部门均应安排专人兼职，搞好合同管理。
（4）按规定应签而未签的合同，给公司造成损失的追欠当事人的责任。
二、采购部罚则
1、 接到审批单后，要先急后缓进货，超出规定时间（省内三天，省外一周）一次扣20元，影响生产一次扣100元。
2、有进货计划出现漏进、忘进审请单的货物，一次扣10元。
3、出现进的货物的规格、型号和申请单不符，一次扣20元，数量不符，一次扣10元。
4、开车外出购物，完成任务不及时返回，或不请示私自他用，发现一次扣50元。
5、 每月20—25号开税票，领导批准的，300元以下的除外，出现一家未开，扣10元。
6、进的备品备件价格未经比价就采购，进的价格偏高，又找不出原因所在一次扣50元。
7、服务车维修费用同等情况下，高出其它维修点一次扣20元。
8、驻港发货，除下雨或货车晚到外，保证车到装货，每月出现一车装不上货扣20元。
9、每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票，28号前全部交到公司，生产总监特批的除外，若一处发票未到扣10元。
10、每月30号前未交生产部市场信息调查报告扣20元，信息误差大扣10元，不详细扣5元。
11、每月进的硫矿不低于4500吨（无特殊情况）每低100吨扣10元。
12、每月进的硫磺不低于3600－3900吨（无特殊情况）每低100吨扣10元。
13、对原材料的每批拉到多少吨，什么时候交款，去多少车，今天拉多少，实来多少，要心中有数，出现一次调度失误扣20元。
14、若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时，应及时联系供应商解决，因通知不及时超出合同时限一次从50元扣起，上不封顶。
15、每一批原材料当天进货前必须通知磅房，否则扣10元。
16、出差制度
1）采购员出差住宿费不能超过50元/天。
2）采购部长出差住宿费不能超过60元/天。
3）出差电话费（出市）每天补助15－20元。
4）出差火食补助费每天25元，以上三条超出者自付。
5）所有住宿费、招待费一律开税票否则不予报销。
6）出差者手机早6：
00-晚21：
00点必须开通，否则按手机制度处理。
17、建立完善的供应商帐目管理，账目有误一次罚5元。
18、原材料价格调整后，及时通知相关部门，通知不及时一次罚5元。
19、原材料的帐目做到清晰、准确否则一次罚10元。
20、每月20号复印加油明细表，找张总签字送往指定加油站，否则一次罚5元。
21、月末与供应商对帐，漏对一家一次罚5元，如帐目不符及时查对核实，否则一次罚10元。
22、对于帐物的记录，做到日事日毕，否则发现一次罚5元。
23、与各部门之间合作做到相互尊重，如发现争吵一次罚10元。
24、承担打字复印工作做热情不拖沓。
25、每月10号前打印供应商余额明细表，报生产总监、采购部长各一份，否则一次罚10元。
26、建立所有备品备件的价格表，每天将价格填入表内，一次未填罚2元。
27、对所有开来的税票要和入库单详细核对价格，审查出差错一次扣10元。
28、原材料采购员出差时，早点名后提报原材料余额款项及原材料每批的到厂数量，否则扣10元。
29、学习考试得分在90分以上，每次奖励10元，低于60分每次罚10元。
30、创新每提一条合理化建议被采纳奖10元，每条创新被采纳奖20元，若每月没有合理化建议，也没有创新罚10元。
31、在工作中对公司做出突出贡献，创造价值的，按价值的5%-10%以予奖励。
32、应参加学习考试者，不经领导批准，不参加考试者每次罚50元。
33、泄露公司机密，在外搞第二产业，损害公司利益，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。
34、为个人利益，帮助其它公司挖自己公司墙角，恶意破坏公司形象，做对公司不利的事，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。
35、供应人员在购买物资时要质优价廉，不吃回扣，若被查出吃回扣，轻则罚款，最低1000元，上不封顶，重则开除。
36、每天早上点名后到采购部分配工作，否则扣2元/次.
三、采购部及各类人员工作职责
（一）采购部工作职责
1、制定原材料的战略采购计划
（1）每种原材料选择2－3家供应商。
（2）与供应商签订长年协议，不管市场怎样变化，都定期从供应商处购货，让其感到我们在其眼中重要性和稳定性。
（3）与供应商之间要有信誉度，让其非常希望和我们合作。
（4）在与供应商定价前，充分了解市场，能争则争，但不能太过刻克，要放长线约大鱼，为以后的合作铺路。
（5）在与各供应商合作期间，要抓大放小，互惠互利，合气生财。
2、建立供应商管理机制
（1）对每个供应商所有资料建立详细档案。
（2）通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等方面进行分析，确定与哪个供应合作对我们比较有利，然后评出最佳合作伙伴。
（3）多与供应商联系或定期与供应商会面，一来多了解信息，二来增加双方友谊。
（4）建立供应商往来明细帐，龙耀与建龙分清记帐，做到帐目准确无误。
3、供应市场制定分析、评估。
（1）随时关注国际与国内相关形式，便于掌握市场动向。
（2）对供应市场每月进行分析，什么时候是供方市场，什么时候是需方市场，应采取什么措施应对。
（3）定期到港口或原料所在地进行考察和调研，掌握第一手资料。
4、实施采购计划
（1）加快采购资金周转率
（2）提高采购成本降低率
（3）提高供货及时性
（4）减小原料供应警戒线与差额比率
（5）降低运输成本
5、制定帐物管理办法
（1）依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法
（2）根据各车间所报计划制定备品备件帐管理办法，满足生产需
6、部门业务合作方法
（1）与储运室的合作方法
A.每一批原材料到厂后，供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。
储运人员输入微机后，由供应统计审核。
B.原材料供应商开具增值税发票后，供应部审核后到储运室核对入库单。
（2）与仓库的合作方法
A.货物入厂后，采购员与仓库人员会同计划申报部门负责人进行验收合格后，由仓库人员入库，并给供应部开具入库单。
B.备品备件开具增值税发票后，先由供应部审核，再到仓库核对入库
（3） 与财务室的合作办法：
A.给原材料供应商的付款和临时购货用现金，由供应部统计员书写借款单后，由分管财务的副总签字，再到财务室办理。
B.供应商收款后，开具收款收据。
供应部统计员审查无误后交：
部门经理→财务副总→总经理签字后，交到财务。
C.供应商开具的发票核查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。
再交分管会计，现金帐的发票交出纳员。
D.给供应商凭发票挂帐的付款。
供应商要开具相对应的收款收据。
供应部统计员审查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。
以现金付款的到出纳员处办理，以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理
（4）与生产合作方法：
A.各车间所需材料及物资，需填写物资购买申请单，由车间领导签字后交到供应部，在填写申请单时，要把名称、规格、参数、型号、数量，哪里用，急不急，哪个车间都要清楚。
B.供应部拿到申请单先查看仓库有没有，若没有再购买。
7、制定费用计算办法：
（1）根据目前公司状况购原材料所需货款每月在300万----370万。
（2）购买原材料根据所定合同，提前申报付款额。
（3）对备品备件供应商基本是先用货后付款，付款时间每月15日报计划，20日以前批复，20—30日付款。
（4）购货与付款时，把建龙、龙耀分清，费用分别计算。
8、制定员工绩效管理：
（1）对员工进行定期培训、学习。
（2）按公司与部门制度进行定期对员工进行考核
（3）对公司作出贡献的依据公司规定进行激励。
9、统计、分析
（1）随时对库存进行核查、盘存。
（2）定期对市场进行调研、分析。
（二）采购部长工作职责
1、硫磺、硫矿原材料的日常供应。
（1）.经过优选每种原材料确定2—3家供应商.
（2）.对供应商进行管理，每季度进行评定一次。
（3）.分别制定年度、季度、月度（硫磺4000吨、硫矿5000吨）购货计划。
（4）.根据生产需求，及时满足供货质量。
2、制定备品备件的采购和技术改造设备的采购计划。
（1）.经过优先确定长期供货伙伴。
根据情况制定先用货后付款协议。
（2）.制定关于各部门、车间备品备件的购买申请领用管理办法及制 定有序的进货手续。
依此制定备品备件采购计划并进行比价采购。
（3）.对大型设备及材料进行市场调研，再进行招标形式定货。
（4）.对所有大宗材料及设备购买时签定正式合同（严格把关合同内容）。
3、实施采购计划。
（1）.加快采购资金周转率（少存、勤购原料、保证硫矿在8000——15000吨、硫磺在1000——1500吨）。
（2）.提高采购成本降低率（尽量确保提货，少开支现金20%以上，年欠款数额达到200万元以上。
（3）.提高供货的及时性。
（4）.降低运输成本。
4、建立供应商管理机制。
（1）.对每个供应商建立详细档案。
（2）.通与供应商合作，定期对其供应货物的交货期限、质量、
价格、服务、信誉等方面进行分析、评定，确定最佳合作伙伴。
（3）.多与供应商联系，或定期会面，了解市场信息、增进友谊。
5、对供应市场制定分析评估。
（1）.随时掌握国内、国际相关形势，便于掌握市场动向。
（2）.对供应市场每月进行分析，什么是供方市场。
什么是需方
市场，采取什么措施应对。
（3）.定期到港口或原料所在地进行考察和调研，掌握第一手资料。
6、对公司内所有车辆（包括铲车、挖掘机）的维护和加油管理。
（1）.确定定点加油站，每辆车一个加油本，每月进行统计核算。
（2）.定期进柴油，保证铲车、挖掘机用油。
（3）.确定2——3家维修站，与其签定先修车后付款协议，保证维修质量。
7、对本部门员工进行绩效管理
（1）对员工进行培训、学习
（2）对员工进行绩效考核（以据三工并存）
（3）建立职工档案
（三）备品备件采购员职责
1、一车间、二车间的备品备件的供应，及后勤物资的供应。
2、严把手续关，从供应商处拿货，打收条时一定要一式两份，并且注明建龙、龙耀、单价、数量、开不开增值税，回公司到仓库、统计员处把手续办完整。
3、不管什么部门，报上东西后，先审核需不需要买，数量合不合理，然后看型号写没写全，再查看仓库有没有，最后再去买。
4、购买时要严把价格关，从供应商处拿的货要随时审核价格。
5、严把质量关，对于稍大点的货物要和供应商定好保修期限。
6、每月20号把所有供应商处的发票开过来，然后和供应商对一次帐。
7、及时按排好车辆及挖掘机、铲车修理，只要有时间一定跟着去修车，安排修车前，先和行政部对头，然后办好手续后再去修车，否则不能安排去修。
8、每月的25号左右购买下个月的养路费及办理加油手续。
9、不管买的是什么物品，都必须缴仓库办理入库手续，包括外出加工件。
10、建立一个完整所有购买物资的最低价格表，以便于以后进货参照用（必须建立）。
11、和其它部门配合好，干好其它临时性的工作。
12、服务车的使用、维修及保养
（1）.使用时有行政部统一管理安排
（2）.行驶过程中确保行车安全，杜绝事故，严守交通规则。
（3）.对工作服务周到热情，要达到车未到，心早到。
（4）.对车辆按时保养，优质低耗，效率高。
（5）.车辆维修，早报告审请，根据情况，合理安排。
（6）.保证合作单位以最优惠的价格和最优质的服务为我公司服务。
（四）原材料采购员职责：
1、按计划购进硫磺全年48000吨，每月4000吨
（1）按合同内容的质量指标执行
水份≤2% 灰份≤0.03% 酸度≤0.02%
有机物≤0.03% 含S≥99.8% 损耗率≤0.1%
a）每天港口发多少吨，进厂多少吨，这批货还有多少未运进，几天能运完，必须心中有数。
2、硫矿购进全年58000吨，每月4800吨
（1）质量：
含量≥27% 含水≤21% 损耗率2%
（2）每运多少吨，去多少车，购矿款还有多少，不够及时找部长催要款项。
3、每天8：
00首先考虑液硫还有几车，拿多少钱去开票。
4、及时了解硫磺、硫矿的市场情况，和供应商经常交流，多方面、多渠道掌握市场信息，每月的30号写一个详细的市场信息调查报告，交生产部。
5、每月催要发票，液硫、固硫当月的不能超过月底，硫矿每月的20号开。
6、对所进的液硫、固硫、硫矿每月要有一个准确的进货数量，用帐本记录。
7、与统计员配合好，从财务拿款、付款都要有统计员去财务办理，对付款要有一个明确的记录。
8、熟悉硫磺、硫矿的基本知识，做到对其质量要了如指掌。
9、圆满完成公司和供应部按排的其它临时性工作。
（五）采购部统计员职责：
1、建立供应商的管理机制
（1）对每个供应商所有资料建档
（2）建立供应商往来明细帐，龙耀与建龙分清记帐，做到帐目准确
2、制定帐物管理办法
（1）原材料的帐物管理办法
a.原材料进厂由储运和供应部人员共同对其验收和管理。
b.仓储人员凭随货单及本厂过磅单登记入帐和微机帐。
c.原材料进厂的随货单及本厂过磅单、入库单交供应统计入帐
e.每月与供货商进行对帐，做到月清月结（10-15号）
（2）备品备件帐物管理办法
a.备品备件到厂由采购员和仓库保管员验收入库，仓库保管员开具入库单与随货单和发票一同交供应部统计员。
b.对备品备件供应商开来的发票，要与随货单相对应，是否一式两份，要与入库单一致，核对无误后，由供应部统计将发票及附件交财务。
c.对本月已开发票，要整理收藏以备查看。
（3）部门业务合作方法
A、与储运室的合作方法
a.新签定的原材料到厂后，供应部人员要及时的把价格通知储运工作人员。
b.原材料供应商开具增值税发票后，供应部在审查无误的基础上再与储运室工作人员核对入库单。
B、与仓库的合作办法
a.经仓库核对后，开具入库单给供应统计员。
b.备品备件供应商开具增值税发票后，供应部统计员在审查无误的基础上，再与仓库工作人员核对入库单。
C、与财务室的合作办法：
a.给原材料供应商的付款和临时购货用现金，由供应部统计员书写借款单后，由分管财务的副总签字，再到财务室办理。
现金到出纳员处办理，支票或汇票等到分管会计处办理。
b.供应商取款前，先开具收款收据。
部门经理→总经理财务部长签字后，以现金付款的到财务室出纳员处抽回借款单；
以支票或汇票等形式付款的到分管会计处抽回借款单。
c.供应商开具的发票核查无误后，由部门经理→财务副总→总经理签字。
d.给供应商凭发票挂帐的付款。
以现金付款的到出纳员处办理，以支票或汇票形式付款的到分管会计处办理.
原材料采购员
项 目
分 数
工 作 内 容
说 明
工作内容
40
1.驻港发货，除下雨或货车去晚了外，保证车到装货2.每月20号结帐开据硫矿、硫磺、液硫税务发票，28前全部交到公司，生产总监特批的除外3.每月30号前交生产部市场信息调查4.每月进的硫矿低于4500吨（无特殊情况）5.每月进的硫磺低于3600-3900吨（无特殊情况）6.对原材料每批拉到多少吨，什么时候交款，去多少车，今天拉多少，实来多少，要心中有数7.若出现质量部化验和港口化验的质量有较大误差时，应及时联系供应商解决
1.每月出现一车装不上货扣3分/次2.若一处发票未到扣2分/次3.不交扣5分/次，信息误差大扣2分/次，不详细扣1分/次4.每低100吨扣2分/次5.每低100吨扣2分/次6.出现一次调度失误扣5分/次7.因通知不及时超出合同期限扣10分/次
质量控制
20
1.硫磺：
含S≥99.8%、水份≤2%灰份≤0.03%、有机物0.003%酸度≤0.02%2.硫矿：
含S≥27.%、水份≤21%
一次不合格扣0.5分
学 习
10
1.未经领导批准不考试 2.不参加学习（领导批准除外） 3.考试按成绩得分，不及格者不得分
1.一次扣10分 2.一次扣2分 3.公司允许不参加考试的得7分
团结协调
8
1.团结同事 2.与各部门协调、沟通
1.发生争吵扣5分/次 2.协调、沟通失误扣3分/次
窗口形象
6
1.工作服穿戴整洁 2.讲话文明 3.待人大方热情
1.不整洁扣2分/次 2.不文明扣2分/次 3.不热情2分/次
劳动纪律
1.认真学习遵守公司和部门制度
1.违纪一次扣2分
创 新
5
1.每月有一项公司和部门合理化建议和创新
1.创新得5分，合理化建议得3分，没有建议和创新不得分
卫生及义务劳动
1.每天上班前清扫卫生区域和办公室卫生及参加义务劳动
1.卫生不合格扣2分/次，不参加卫生清理扣2分/次，不参加义务劳动（领导批准除外）扣2分/次
备品备件采购员
1.接到审批单后，要先急后缓进货2.有进货计划 3.开车外出购物，完成任务不及时返回，或不请示私自他用 4.每月20－25号开税票，领导批准的，300以下的除外 5.每月30号前开服务车养路费 6.进的备品备件价格未经比价就采购，进的价格偏高 7.服务车维修费用同等
1.超出规定时间扣2分/次，影响生产扣20分/次 2.出现漏进、忘进审请单的货物扣5分/次 3.发现一次扣10分 4.出现一家未开一次扣2分 5.超期一次自己负担1%（养路 费） 6.找不出原因所在扣10分/次 7.交出其它维修点扣5分/次
1.备品备件备件有残缺 2.备品备件不标准 3.货物规格、型号数量和申请单不符（供应商送货除外）
1.一次扣3分 2.一次扣3分 3.一处扣3分
1.未经领导批准不考试 2.不参加学习（领导批准除外） 3.考试按成绩得分，不及格者不得分
卫生及 义务劳动
五、2004年采购部工作计划和目标
（一）工作计划
1、原材料计划年度计划
（1）硫磺：
46800吨（年） 月3900吨（固硫、液硫合计）
A、指标：
硫≥99.8%（优） 酸度≥0.02%（合格）
水份≤2% 折水份按0.5%扣供应商
（若未按0.5%扣供应商，那么就按0.5%扣采购部）
有机物≤0.03%（优）灰份≤0.03%（优）
B、资金周转成本控制：
每月底控制1000—1500吨
C、损耗：
固硫不超0.1% 液硫不超0.1%
（2）硫矿：
A、年进58000吨，月进4800吨
B、指标：
水分≤21%硫≥27%，特殊情况经生产总监同意除外。
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