活动策划专业资料模板Word文件下载.docx

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1.北京大学2.中国人民大学

3.清华大学4.北京交通大学

5.北京科技大学6.中国石油大学

7.北京邮电大学8.北京化工大学（主办）

9.中国农业大学10.北京林业大学

11.北京中医药大学12.北京师范大学

13.北京外国语大学14.北京语言大学

15.对外经济贸易大学16.中央财经大学

17.中国政法大学18.中央民族大学

19.中国人民公安大学20.中国协和医科大学

21.北京体育大学22.北京理工大学

23.北京航空航天大学24.北京工商大学

25.北京第二外国语大学26.北京工业大学

27.北方工业大学28.首都医科大学

29.首都师范大学30.首都经济贸易大学

31.中国传媒大学32.国际关系学院

33.中国戏剧学院34.北京农学院

及其它院校

（三）开展原因

（四）影响

（五）我校的环境

A优势:

a.我校北功厅硬件条件优异,能够使各校代表享受良好的交流环境以提高各代表的积极性。

b.我校拥有一支强大高效的工作团队,可保证交流会的有效实施。

c.我校领导重视此次交流会的举办,给予工作人员极大的支持,更加保障的交流会的质量。

B优势:

我校东校区相对于位于北校区交通发达,便于其它高校的参与,有利地理环境会使此次交流会更加顺利。

（六）机会与威胁

A机会:

此次交流会是我校第四次承办,既拥有前三次成功举办的优秀经验,也有很大的提升空间及创新可能。

我校社联在不断成长,相信所承办的交流会质量也会不断上升,并能够最终成为能够影响北京市所有高校的高端峰会。

B威胁:

此次交流会在学校东区举行,由于我们在北区对于东区还不是很了解,资源不能完全合理运用,这是对于我们很大的考验。

三．活动目的

（一）学生方面:

（二）赞助商方面:

（一）人力资源

工作小组

姓名

联系方式

主持人组

签到组

会议记录组

接待组

北功厅PPT

后勤总负责

北功厅及社联会议室后勤组

总负责

（二）物力资源及经费预算

（一）活动准备

1.前期准备

（1）邀请:

1.由外联小组成员以电话及email形式,向北京各大高校诚挚递出邀请,并发送邀请函及活动流程,请她们在活动当天派出5名代表,参加本次北京高校社联交流会。

2.请各被邀高校将其校徽、社联会徽以及社联简介（组成、发展历史、当今发展状况、未来发展形势、特色等）（PPT）

注:

时间:

定稿日起

人员:

以上工作有全体外联部成员共同参与完成

（2）物资准备:

1.设计北京化工大学社团联合会logo及北京市高校社联交流会会徽

①北京化工大学社团联合会logo要凸显我校社联”优秀”的精神及创新、奋进、广结良缘的优秀品质。

②北京市高校社联交流会会徽本着以”交流”为核心的”寄会抒云志,交流觅陶然”主题,以色彩彰显个性,以独特展示优秀,以创新力压群雄。

人员:

2.媒体宣传

为了进一步扩大本次活动的影响,事先与新浪、人人网、电视台进行沟通,对当日的会议进行全程的新闻记录。

3.联系安装并设计校内电杆宣传标幅

本次交流会采用校园内的电杆作为宣传载体,安排专门两人负责联系并安装框架,框架上必须标注社团联合会财产,在安装完毕后,设计并张贴本次交流会主题宣传标幅。

交流会十天前完成。

4.为各高校代表准备礼物

①第三届北京市高校社联交流会纪念纪念书刊一本、我校优秀报纸3份（每人1套）

注1:

纪念书刊主要为介绍我校及此次被邀高校社团联合会的发展过程、特色社联文化、特色社团文化、社团简介及至今的活动成果,其中夹杂着赞助商的广告彩页若干（有具体赞助商数量决定）;

报纸可为我校特色的社联刊物,展示我校文化的多样性。

注2:

定稿日起两星期内

人员:

②本次交流会的特色卡贴（每人3张）

卡贴应包含以下几项元素:

1）本次活动主题”寄会抒云志,交流觅陶然”

2）我校社团联合会会标

3）”第四届北京市高校社联交流会”的字样

4）特色设计,如:

背景、艺术字等

定稿日起一星期内

③矿泉水（每人1瓶）

本品牌矿泉水为外联部特邀的赞助外商品牌

④特色环保袋（装所有礼品所用）

环保袋应本着简约大方的原则,充分体现本次交流会的元素:

1）我校社团联合会的会标

2）”第三届北京市高校社联交流会”的字样

⑤书签（数量由赞助商、外联商数量决定）

本书签主要是为外联商或赞助商宣传其品牌,故宣传效应为第一位,而同时也应体现出本次交流会的元素:

1）正面印有”第三届北京市高校社联交流会”字样,以及其它特色设计元素,如我校社团联合会的会标等

2）反面印有赞助商或外联商自己的广告,以及祝贺语”祝贺第三届北京高校社联交流会圆满召开”;

或全为赞助商广告（视赞助金额大小决定）

⑥盒饭及饮品（每人一份）

当天活动北功厅座次表以及学校地图。

（各350份）

定稿日起两天内

座次表由张策负责撰写及打印;

学校地图由姜兴安负责搜寻或绘制、标注及打印

（3）布置会场及校园:

1.展板、横幅、充气彩虹桥、氢气球、双层花篮的联系、设计与订做

2.宣传单的设计与印制（500份）

设计主题是此次交流会;

宣传单背面为某赞助商的广告。

宣传方式:

校园内派发传单。

注3:

3.会场及校园的布置

①展板:

三个大展板分别摆在礼仪广场签到处、北功厅前、社联会议室

②横幅:

三条横幅分别挂在主楼正面（”热烈庆祝第三届北京社联交流会隆重召开”）、开幕式现场（”热烈庆祝第三届北京社联交流会隆重召开”）、社联会议室（”热烈庆祝第三届北京社联交流会隆重召开”）;

四条小横幅（欢迎各高校代表前来参会）分别挂在4个小分会场。

③充气彩虹桥及氢气球:

两个彩虹桥分别位于主楼的正反面（欢迎各校嘉宾前来参加本次北京高校社联交流大会）、氢气球处于南门入口处、花篮摆放于北功厅门口。

④北功厅:

音响、电脑、PPT、灯光、舞台、帷幕的安排

北功厅及社联会议室后勤组、陈柏彤

⑤主席团研讨会会场:

电脑、PPT

⑥内外交流研讨会会场:

⑦创新发展研讨会会场:

⑧社联及社团文化研讨会会场:

⑨社联会议室:

舞台布置、灯光、音响

时间

工作

负责人员

11月15日

设计调查问卷电子版

11月20日

向各个高校发出会前调查问卷,11月27日晚8:

00前全部回收

11月15日—11月18日9:

00pm

制作邀请函;

宣传海报（4副）在27号置放于橱窗、并放置展板;

宣传视频（介绍前两节会议的成果及进行情况,概括并总结,并做出对本次会议的期望和希望）

1.设计卡贴、书签、环保袋。

2.制作地标、指示牌、接站牌、袖标3.logo:

社联交流会

11月20日9:

00pm之前

发出邀请函,并发出邮件提醒接收,进行网络宣传人人北化社联主页,微博,QQ群

11月23日

采购所需物品,联系租用彩虹桥,充气拱门,并制作横幅（欢迎幅,预祝成功幅）

11月24日

告知需要表演节目的社团进行节目准备,同时通知她们演出时长及表演具体时间段,定下表演后要审核（TNT搞笑社,流火话剧社,校合唱团、校辩论队、心理协会）

11月25日

联系电视台,新浪,人人等知名媒体,邀请她们参加活动并报道

11月26日9:

00am-9:

00pm

发邮件进行邀请函收到确认,未收到的执行应急预案

11月30日

确定主持人,礼仪队;

主持人写词

联系午饭供应商;

联系食堂三楼,进行坐位预订;

安排会场坐位,打印出座次表从前到后按照领导,各高校主席,部长,干事,媒体工作者的顺序

11月30日晚上8:

45

工作小组会议:

各负责人汇报活动的进程,讨论校园布置的物品

12月1日

打印签到表

联系并运到学校开幕式上要用到的灯光,音响设备,剧务用具,话筒,电池等

12月1日晚8:

开工作小组会议:

各小组汇报工作进程,提出工作上遇到的困难,并解决

12月2日

进行开幕式的第一次彩排

再次跟媒体联系,确认她们要参加本次会议,并问她们要工作人员名单

12月2日晚8:

会前工作小组会议:

总结彩排中的不足,及突发状况,并想出会议当天还可能遇到的突发状况,想出对策,添加到应急程序中

12月3日

确认所有会议所需的物力资源是否全部到位

12月3日早10:

00

最后一次工作小组会议,各小组汇报工作进程,查漏补缺

12月03日中午

布置校园:

1.贴地标（南门地标方向指向北功厅,共放置4个,西门方向也指向北功厅共放置5个）

2.摆放指示牌（南门顺着地标方向放置2个,西门顺着地标方向放置3个）

3.充气拱门（放置于南门大门口,上面挂上欢迎参加本次会议的横幅）

4.彩虹桥（放置于食堂门前的丁字路口,也就是院周中午最热闹的地段,以及南门入口处上面同样挂上欢迎参加本次会议的横幅）

5.清扫校园和会场（共分为3组,一组由孙柏苇带领清扫从西门开始到北功厅的路,一组有王晓猛带领清扫由南门开始到北功厅的路,最后一组由钱一玮带领清扫北功厅和分会议室）,所有布置和清扫活动同时进行,晚上检查

12月03日下午

布置会场:

1.挂横幅（在北功厅舞台的正上方挂一个类似预祝本次会议取得圆满成功的横幅）,气球（挂在幕布上）,检查会场内的所有设备是否正常;

2.再次确认午餐地点（学校食堂三楼）,午餐供应商,赞助商,检查座次表顺序

3.向学校申请校车接送乘坐地铁来的嘉宾

12月4日

会前两小时将笔,笔记本,水,礼品,反馈调查问卷放在每个座位上

（4）嘉宾座次

（5）广告制作

（6）多媒体设备准备与租借

（二）活动进行

1.校外迎接高校代表:

（1）时间:

（2）地点:

（3）负责人:

（4）内容:

（5）注意事项:

2.引领高校代表签到:

4.引领高校代表到北功厅入座:

（1）时间:

（2）地点:

5.开幕式开始至结束前:

（3）负责人:

注意事项:

6.事先分发盒饭:

（4）内容:

（5）注意事项:

6.开幕式结束到代表到食堂三楼就餐:

7.就餐结束到北功厅欣赏节目:

11:

50-12:

10

食堂三楼到北功厅

8.北功厅节目展示:

注意事项:

9.引导员将代表们带到分会场:

10．交流分会:

10a.主席团研讨会:

13:

30-15:

主教110

（4）主题:

（5）内容:

（6）注意事项:

10b.内外交流研讨会:

（4）主题:

（5）内容:

10c.创新发展研讨会:

（3）会议室

（4）负责人:

（5）主题:

（6）内容:

10d.社团文化研讨会:

11.分会结束与闭幕式开始之前:

（4）内容:

12.闭幕式开始至结束:

（三）后续工作

内容

地点

负责人

清理会场

16:

30—17:

北功厅

主教110

大学生活动中心

校会会议室

社联会议室

清理收集展板

5:

00—5:

20

主教与食堂间

收集充气桥,食堂对面树上的条幅

17:

00—17:

南门与主教后门（食堂对面）、北功厅、分会场

清理地标

30

所有地方的地标

统计反馈意见

周一例会上交

写经验总结书

十二月十二日例会

新闻稿撰写

照片上传（人人网）

周二前完成

活动成果展示

周五前完成

备注:

六．不确定因素及其解决方案

下雨:

由于考虑到交流会当天下雨的情况,我们会于交流会前密切追踪12月3日当天的天气状况,在交流会当天准备充分的雨具（雨伞、雨衣等）防止淋湿。

当天的礼仪广场签到处移至主楼大厅内

断电:

活动前做好北功厅及相关场地电力、照明的排查工作,预备好应急电源、应急灯。

若当天断电,主持人及工作人员应保持冷静,安抚嘉宾们的情绪。

应急组人员立即采取措施,立即打开应急电源,应急灯。

安全:

场纪组维持会场纪律,保证会场正常秩序,禁止大声起哄、喧哗、闹事。

场纪组人员应在交流会前认出本活动所有工作人员,制止与本交流会无关人员进入晚会现场。

早上北功厅开幕式完毕后引导老师与嘉宾有序离开会场。

失窃:

在现场张贴安全提示语。

现场所有工作人员注意自己的贵重财物保管,以免丢失。

场纪组人员培养失窃意识,防止师生和嘉宾财务失窃。

PPT无法播放:

交流会开展前检查确保ppt播放顺利。

在活动当天,在嘉宾们进入会场前,试播3次,确保ppt顺利播放。

若在交流会开幕式开始后,ppt出现无法播放的情况,主持人在无ppt的情况下继续说话内容,后台工作人员立即采用backup电脑继续播放ppt。

冷场:

策划交流会时,在设置交流会主题与小主题时,应设置有话题性、延展性、发言性、多样性等便于交流的主题,把冷场的几率见到最小。

在交流会现场,主持人应用其主持的感染力、应变能力,激发在座每位嘉宾的发言欲望。

若现场有冷场,我校与会代表可积极发言,另外,主持人可转移话题、自圆话题跳到下一个话题。

另外:

1、若各校嘉宾在交流会开幕式时未能及时到达现场,设工作人员（人数视未到场人数而定）在等候区等候未到场嘉宾。

2、在开幕式后场、四个分会场提前摆设桌子,备够足够数量的桌子与椅子。

通讯要求:

在活动当天,所有工作人员保证手机开机,以便工作交流,同时注意在交流会开幕式时,把手机调为静音或震动模式。