工程项目会议管理规定.docx

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工程项目会议管理规定

工程项目会议管理规定

1目的1

2范围1

3定义1

4职责1

5程序1

5.1会议范围1

5.2项目启动会2

5.3设计方案优化讨论会3

5.4设计联络会3

5.5设计图纸会审及设计交底会4

5.6项目协调例会5

5.7工地例会6

5.8有关专题会7

5.9工程项目“三查四定”会7

5.10工程项目系统调试前检查会8

5.11项目总结会9

5.12会议纪律10

6相关文件10

7记录10

工程项目会议管理规定

1目的

为了规范工程项目管理过程的有关会议工作，使工程项目建设过程中的有关会议制度化、程序化。

2范围

本规定适用于公司对外承接的工程总承包工程项目、专业工程承包项目以及公司内的固定资产投资项目（以下统称工程项目）。

3定义

无。

4职责

a）公司分管副总经理负责主持召开工程项目协调会、重大问题专题会议等。

b）项目经理负责组织召开项目有关会议。

如项目启动会、设计联络会、工程项目整套系统启动前检查会、项目总结会等。

c）项目经理部设计/采购/施工/调试经理负责组织召开有关会议：

设计方案优化讨论会、工地例会、工程项目“三查四定”会、设计图纸会审及交底会、有关专题会等。

d）工程部负责督促检查项目经理部按规定及时召开有关会议，解决处理问题。

5程序

5.1会议范围

a）工程项目实施阶段，会议范围一般包括项目启动会、设计方案优化讨论会、设计联络会、设计图纸会审及交底会、工程项目协调会及工地例会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会、有关专题会、项目总结会等。

b）项目合同签定后，召开项目启动会议，明确项目目标、落实人员、组织机构及相关职责。

根据工程项目建设进展情况，适时召开设计方案优化讨论会、设计联络会、设计审查及设计交底会、工程项目协调会和工地例会、相关专题协调会、工程项目“三查四定”会、工程项目整套系统启动前检查会，项目运行结束，工程交付业主或投资方，召开项目总结会。

5.2项目启动会

a）会议目的：

项目启动会议宣告工程项目进入实施阶段。

通过会议使项目经理部所有人员了解项目总体目标、明确各自的职责，以便更加高效地协同工作。

b）会议时间：

工程项目合同生效，项目经理部人员落实后立即组织召开。

c）会议准备：

项目经理编制项目初步实施方案，会前通知市场营销部准备介绍合同情况，设计经理准备介绍技术协议情况。

d）参加单位及人员：

公司分管副总经理、市场营销部、工程部、相关部、财务计划部、物资采购部、项目经理部全体人员。

由项目经理部提前1天书面通知相关部门、人员和领导。

e）会议主持人：

项目经理

f）会议要求：

（1）市场营销部商务经理、设计经理分别全面介绍技术协议、合同谈判背景、双方讨论的主要问题、最后达成协议、合同的主要条款以及技术协议、合同执行中需注意的问题。

（2）项目经理介绍项目组织结构及人员，阐述项目的任务、目标、原则、总体实施计划以及近期工作安排。

（3）相关部门及参会人员可就工作配合发表意见，讨论和确定其它有关事项。

（4）公司分管副总经理对项目实施运作提出意见和要求。

g）会议组织和记录：

项目经理安排专人做会议记录并整理会议纪要，会后第2个工作日内整理出会议纪要，经项目经理审核后，按公司文件管理规定分发，填写发文记录。

h）会议纪要格式见附表一。

5.3设计方案优化讨论会

a）会议目的：

优化设计方案，提高设计质量、降低工程造价。

b）会议时间：

项目启动会召开后2周内，若需调研可在调研后。

c）会议准备：

启动会后，设计经理牵头组织相关专业设计人员，充分阅读技术协议，各专业设计负责人，书面提出本专业的设计方案和思路，设计经理收到各专业的书面材料后，发送会议通知至参加会议的单位和人员。

d）参加单位及人员：

项目经理部所有人员、工程项目所有设计人员、各专业主任工程师、外聘专家、公司分管技术副总工程师、公司总工程师。

e）会议主持人：

公司总工程师。

f）会议要求：

设计经理汇报工程设计的总体方案，各专业设计负责人汇报本专业的设计方案和思路，与会代表充分发表意见，最终明确工程项目的设计方案。

g）会议组织和记录：

设计经理安排专人做会议记录并编制会议纪要，会后一周内整理出会议纪要发送至与会单位和人员。

h）会议纪要的格式（见附表二）。

5.4设计联络会

a）会议目的：

设计联络会一般在工程项目技术协议中都给予了明确，是为了解决工程项目设计过程中的相互配合、互提条件的问题，以便加快工程项目设计进度、提高设计质量，为工程项目施工打下良好的基础。

b）会议时间：

按照工程项目技术协议中明确的时间召开。

c）会议准备：

设计联络会由工程项目的设计经理负责，要求技术协议谈完后，设计经理要根据技术协议中的要求，立即组织开展第一次设计联络会的准备工作，对第一次设计联络会的每一个问题，都要有书面意见，并准备好相关资料，以后历次设计联络会按此执行。

d）参加单位及人员：

项目经理、设计经理、相关部的专业工程师、公司技术副总、以及项目经理部有关人员。

e）会议主持人：

在业主方，由业主方设计院相关人员主持，或由设计经理或项目经理主持。

f）会议要求：

落实技术协议中约定的事项，也可增加有关内容，但要提前一周告诉双方（业主方设计院、项目经理部）。

g）会议纪要的要求和分发：

联络会后立即整理出会议纪要，由主持会议方起草，设计经理代表公司在纪要上签字，纪要带回公司后，按公司文件管理规定分发，填写发文记录。

h）会议纪要格式（可采用一般格式或见附表三）。

5.5设计图纸会审及设计交底会

a）会议目的：

为了尽最大可能减少图纸中的错、缺、碰、漏，提高设计图纸质量，方便工程施工和运行、检修维护，加快工程进度，降低工程造价。

b）会议时间：

图纸会审一般分两次，必要时可安排三次。

第一次在初步设计（或基础设计）出版后，第二次在施工图出版后，必要时，在项目建设工程中。

设计交底安排在施工图出版后，工程开工前，可以分专业进行，也可所有专业参加，按整个项目进行。

图纸会审分内审和外审，内审是指仅在公司内部范围进行，外审是指有业主方代表参加的审查。

要做到内外有别，外审在内审后进行。

c）会议准备：

项目经理部一般在图纸审查/设计交底的前一周出书面通知，通知有关各方：

设计、施工、调试、物资采购、项目经理部等人员要充分阅读图纸及有关资料，提出阅图记录，交项目经理部。

d）会议参加人员：

图纸审查会，一般项目经理部所有人员、公司分管技术总工程师或其委托人、所在项目的所有设计人员必须参加、必要时邀请有经验的专家（如有过同类项目设计或建设经验的人员），施工单位技术人员、业主单位技术人员参加（外审时）；设计交底会，一般项目经理部所有人员、相关物资采购人员、施工单位技术人员、监理单位技术人员、业主单位技术人员必须参加。

e）会议主持：

图纸审查会由项目经理主持，设计交底会由项目经理或设计经理主持。

f）会议要求：

i.会前要有阅图记录并发至设计人员手中，设计人员要对阅图记录给予答复和解释，专业设计人员要介绍设计意图，并提出物资采购、工程施工时应注意的事项。

ii.设计、施工、物资采购、项目经理部必须自带图纸参加会议。

iii.对图纸审查/设计交底会上提出的问题，设计人员要及时逐条答复，并在会后给出设计变更单。

g）会议组织和记录：

图纸审查/设计交底会由项目经理负责组织，项目经理安排专人做好记录、编制会议纪要，并督办会议纪要的落实情况。

会议纪要一般于当天整理完，并发至有关人员。

5.6项目协调例会

a）会议目的：

该会议是贯彻公司以项目管理为中心的精神，对每个正在运行项目的安全、进度、质量、成本费用进行检查，尤其是要检查部门之间有无重大不协调的问题，以便迅速明确解决问题的办法和措施，推动工程项目有序、快捷、优质地开展。

b）会议时间：

项目协调例会每周召开一次，定于每周一下午2：

00点整。

c）会议准备：

每次会议召开前，各职能部门要检查上次会议中自身问题的落实情况，并对本次会上要提出的问题列出提纲；工程部代表公司检查上次会议纪要落实情况（包括督办结果）；项目经理部准备工程进展情况、存在问题以及上次会议中本项目问题落实情况。

如项目经理部人员在项目现场无法回公司参加会议，项目经理必须于每周一将上周项目进展周报书面传真至公司工程部，由工程部安排专人进行汇报。

d）会议参加单位及人员：

工程部、采购部、技术部、设计部、财务部、各项目经理部。

必要时也可邀请某些专业人员（如财务分析、合同管理等）参加。

e）会议主持：

公司分管副总经理。

f）会议要求：

i.首先，依次由各项目经理扼要汇报项目安全、进度、质量、成本费用、物资采购、合同执行等进展情况，以及当前项目进展中存在的问题和需要完成的重大任务。

对存在的问题，项目经理部要提出初步的解决办法和措施，对需要解释的问题说明原因，但汇报时间不超过5分钟，特别重大问题提出召开专题会讨论。

ii.各职能部门汇报上次会议中各自问题落实情况，并对项目经理部提出的问题给予回答，提出本部门的意见、解决办法和措施。

iii.会议重点必须明确，强调日常相互协调和沟通。

对于通过部门间协调可以解决的问题，要求项目经理、各部门负责人应在日常协调和沟通中解决，无需在会上提出。

iv.各职能部门还可就项目情况或组织、管理方面等事宜发表意见。

v.项目经理部、各职能部门发言后，项目管理部代表公司通报上次会议的督办结果。

vi.公司主管副总经理听取各部门汇报及督办结果后，就会上提出的紧急、重大或重要问题进行决策，传达公司对工程项目的管理精神，并对下阶段工程项目运营提出要求。

g）会议组织与记录：

项目管理部负责组织会议并安排专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划。

会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和公司领导。

h）会议纪要格式见附表四。

i）每个月的最后一周（第4周）的项目协调会，可邀请公司总经理层所有成员、公司董事会成员（董事会认为需要时）参加，其他参加部门和人员不变。

5.7工地例会

a）会议目的：

工程项目开工后，应在工地每周召开一次工地例会，协调解决工程进展过程中质量、进度、成本费用、安全、合同执行等问题，以便工程有序、快捷地进行。

b）会议时间：

由项目经理部结合工地现场实际情况自定。

c）会议准备：

项目经理部相关人员（设计、施工、物资供应、调试等）会前要检查工程进展情况，上次会议落实情况，并对发现的问题提出解决办法。

d）会议参加人员：

项目经理部所有在现场人员、设计工代、业主代表、设备厂家代表、物资采购人员（如在现场）、监理、分包方等。

e）会议主持：

施工经理。

f）会议要求：

检查工程项目的安全、质量、进度、成本费用、合同执行等情况，检查上次会议纪要落实情况，对下阶段工程项目进展做出安排。

g）会议组织与记录：

施工经理安排专人编写会议纪要，会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划，会议纪要应最迟在会后第二天及时发放到与会单位和人员。

需要公司后方给与资源支持的，形成纪要后需及时电传或通过E-mail发送至公司有关部门和领导，并追踪公司的回应。

5.8有关专题会

a）会议目的：

工程项目运行过程中，为了及时协调项目有关重大/紧急问题（包括事故及处理方案等），可随时召开专题协调会，以便工程项目顺利开展。

b）会议时间：

由召开专题会的部门或项目经理部根据议题情况自定。

c）会议准备：

一般由会议发起的部门事先发书面通知（紧急情况可电话通知），通知要说明召开的时间、地点、主持人、参加人员、讨论的议题等。

d）会议参加人员：

会议发起的部门根据讨论议题内容自定。

e）会议主持：

会议发起的部门安排人主持。

f）会议要求：

专题会要求一事一议，议必议决。

g）会议组织和记录：

由会议发起的部门安排专人记录并编制会议纪要，会议纪要在会议当天发至参加会议