纸质合同管理工具Word下载.docx
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12
合
档
13
询
合同查
13
5.
14
15
2.现状分析
管理状态
目前全电力系统的供用电合同的管理基本上为纸质
合同，人工管理。
纸质合同固然稳定，也避免了自然灾害可能带来的不必要损失，但存在着局限性如下：
字迹不清
因合同存放的位置、气候等因素，当时间久远、或者于工填写等原因出现时会造成字迹不清的缺陷。
外界损害
在日常生活中会存在火灾、水灾、鼠咬等外界损害造成合同纸质合同的不完整。
查阅不便
当所有的合同文档均存放在一起以后，需要查阅的时候会稍显麻烦。
若基层对用电合同管理细微还可以通过目录去查阅柜卷编号找到文件所在位置；
若基层管理不是很细微，则调阅合同时相当费力。
提醒状态
目前各电业系统对于供用电合同管理这一部分基本上属于手工管理，因此对于合同的到期提醒与通知更无法实现。
权限状态
由于供用电合同的手工管理，虽然在权限上来说，比较具体，但存在着局限性。
虽然目前的合同调阅可以通过纸质的申请等方式调阅，但若专管员有事不再，则其他人员无法立即调阅。
3.总体设计
设计原则
合同管理系统是用于合同的模版、签订、续签、归档的管理，因此系统的设计应遵循如下原则：
便捷性
此系统主要应用对象为电力系统的工作人员，基层操作人员较多，计算机操作水平相对较低，简便快捷是操作人员所向往的。
因此合同管理系统应遵循便捷性的设计原则，让操作人员便于操作，做到事半功倍的效果来提高合同管理水平稳定性
篇二：
合同管理系统需求概要说明书
项目编制编制
xxxxxxXt息技术（集团）
有限公司
合同管理系统需求
概要说明书
名称：
合同管理系统
单位：
xxxxxxx言息技术（集团）有限公司日期：
20xx年6月17日
1项目背
32.项目目
标
求
4
析
象
的
5主
33.项目需
需求分
使用对
实现目
要业务需
6
理
项
目
7
9
同
10
12
水电
费
客
I、f
尸
15项目运行环境的限制等非功能性需
18
时间特性要
求......
18
安
全
性
要
可
靠
扩展
....
19
可维
护
.....19
4.
项目
工作
1.
19
项目背景
长期以来，采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：
1）文档管理困难：
传统纸质合同与电子版合同共存，但对于不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。
尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间。
2）进度控制困难：
由于合同数目多，参与人员多，合
同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。
财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。
3）信息汇总困难：
采用手工或EXCEL管理时，由于不
同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大H时间还不一定准确。
对于领导的决策时间有一定的影响。
4）缺少预警机制：
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。
因此，为了解决上述问题，帮助用户更好的管理和监控公司合同运作流程，需要开发一套功能完整的智能化的合同管理系统软件，实现合同管理规范化、智能化，提高办公效率及人员的利用率成为促进企业迅速发展的一支很好的催化剂。
2.项目目标
合同管理系统就结合国内各行业企业的特点，为企业虽身定做的成熟的合同管理系统，主要完成以下项目目标：
1.建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。
2.围绕合同管理、客户管理、项目管理、合同收/付款管理、欠款管理、发票管理，建立有关的工作业务流程的管
理平台。
3.用户对已生效的合同信息进行查询、合同智能统计分析、合同催收催付预警提示，建立相关的信息查询平台。
4.针对不同的角色，根据业务情况进行管理控制，为
企业单位员工与领导、总部与分支机构、各业务部门之间
的协同业务工作平台。
3.项目需求
合同管理涉及合同的多个方面，如客户信息、项目信息、合同信息、合同变更信息、合同催收催付款到期信息预警等等。
根据这些信息完成以下合同管理的日常业务。
系统模块结构图
需求分析使用对象
本系统涵盖了公司的客户、供应商，项目以及合同信息，是公司多部门协作共同完成的，那么根据不同的业务模块,则由相应的部分负责信息维护与业务流程跟进。
客户信息管理则由公司客户服务部门负责用户信息的
录入，维护。
项目信息则由公司工程部门负责用户信息的
合同管理则由业务部门和财务部门共同协作完成合同
的录入、合同时间，款项的监控等等。
系统管理则由系统管理员负责，包括系统用户信息、权限配置，系统运行等等。
实现目的
1.规范了合同管理的业务流程，增强了合同业务处理
过程的透明度系统通过设置用户权限，定义了不同组别的用户在系统中的功能，从而规范了合同管理过程中各个岗位的职能，避免了业务处理时责任不明确的现象，使得每个岗位（即用户）能够各司其责，杜绝了人为干预的现象。
系统中工作流的定义，使得合同管理的业务流程更加合理、科学
2.对合同的执行情况做到了动态控制
系统存储了与合同相关的所有数据，通过各种提醒等功
能的设置从合同的录入开始，系统便对合同执行了"
监控"
可以对合同的执行情况进行具有实用价值的监督。
例如：
随时查看已生效和即将结束的合同，提醒用户下一步的操作，并可以检查合同执行过程中，应收应付款日期是否已到期，如果到期，则提醒用户催收催付款项或者提示用户合同已到期，既而采取必要的解决办法，最大限度的减少企业的损失。
3.提高了工作效率，降低了管理成本
通过系统的实施，业务人员可方便地进行业务操作、资
料查阅、相关业务进展查询、接收业务指令等各种日常业务
处理；
领导人员可方便地进行各种业务查
篇三：
制造行业合同管理系统解决方案
合同管理系统解决方案生产制造行
业2
1.行业背景与需求分
2
2.行业背
.....2生产制造行业常规业务模
型3生产制造
行业合同管理现
状3合同管理
难点分
析3
生产制造行业合同管理业务需求概
述4行业解决方案整体
规划
方
案
概
6系统
建设
案设计
基本
原
8
统设
计
理
述
标
则
系
念
9系统平台架构简介
误！
未定义书签。
整体解决方
绍113.
系统集
系架
应用效
型案
6.信息
成
......18体
构
20系统
益
......22典
错误!
企业背景简介
错误！
合同管理困惑错误！
未定义书
签。
合同管理系统实施效益
未定义书签。
合同管理系统解决方案——生产制造行业
1.行业背景与需求分析
行业背景
随着经济全球化的日益盛行，中国已成为全球最大的生产基地、出口加工基地及流通集散基地之一，并迅速成为全球经济最活跃的经济发展中心。
党的十六大提出:
“在经济
和社会领域广泛应用信息技术”、“坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条科技含虽高、经济效益好、资源消耗低、环境污染少、人力资源优势得到充分发挥的新型工业化路子”。
国家的“十五规划”将“以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越发展”作为我国工业发展的战略。
信息技术对传统产业的注入，改变了传统产业结构、企业结构、社会经济结构及其运行模式，促进了全球经济的快速增长和全球经济一体化的形成。
我国生产制造企业在面对大好的市场形势，迎接机遇的同时，也面临着重大的挑战。
在瞬息万变的市场环境下，来自各方面的不确定性越来越大，再加上来自新兴经济体的竞争威胁日益凸显，导致整个制造业动荡不定，复杂性不断加剧。
面对越来越严峻的市场形势，中国制造业只有把握有利的时机，利用先进的管理理念、和信息技术武装自己，面对大的国际市场，走科技之路、技术之路、市场之路，才能在激烈的国际竞争中占住脚跟，在纷繁复杂的市场竞争中处于不败之地。
中国的市场经济日趋规范，法治经济和契约经济的理念已经逐渐深入市场的每个角落，而合同作为所有经济活动的起点，是企业遵循市场经济规律的重要体现。
为了适应市场的变化和业务的快速发展，企业十分有必要加强对合同的规范管理，以不断提高企业经营管理水平和风险把控能力，提升企业的协同作战水平。
生产制造行业常规业务模型
生产制造行业合同管理现状
由于生产制造行业属于劳动密集型企业，公司大多分/
子机构众多，各机构合同管理方法多样，不同类别的合同采用的信息系统也不相同。
导致合同管理分散在各个业务系统中没有进行统一的管理，存在利用效率低、不利于对合同情况进行监督检查、不易于识别合同履行风险、不便于统计分析等诸多弊端。
为了适应市场的变化和信息化管理提升的要求，公司有必要加强对合同的规范管理，降低经营风险，提高管理效率，以保障公司未来可持续的快速发展。
合同管理难点分析
拟稿过程复杂：
不少企业的合同拟稿没有统一的规范，导致重复劳动虽很大，没有充分利用原有的签约起草的知识，各部门协同拟稿的过程冗长低效。
审批过程繁冗：
合同的审批过程采用纸质方式流转审签时，需要承办人多次往返于不同的审批人间，且只能采取逐个提交的方式进行，办公效率低下，审批人也无法快速方便获取相关资料。
档案管理繁琐：
传统纸质合同与电子版合同共存，不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。
尤其是领导需要了解多个相关合同时需要等待很长时间。
进度控制困难：
由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word
excel管理已很难满足公司发展需要，领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。
缺少预警机制：
缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，帮助公司进行财务规划，掌控现金流，从而影响资金运作效能。
信息汇总不便：
采用手工或EXCELS理时，由于不同部门的数据格式不统一，难以及时、全面、准确地采集和统计数据，数据搜集汇总工作需要耗费大虽时间，影响领导的决策时间和效率。
生产制造行业合同管理业务需求概述
各业务系统互相独立，合同难以全局管理
大部分企业都已经上了ERRCRMSCMPDM等系统,企业合同管理的各要素信息往往分别在不同的系统中，但各系统之间的数据难以实时同步，合同相关的业务数据难以快速、准确的汇总到相关人员于上，导致业务人员重复工作，效率低下。
最重要的是，由于各数据的互相独立，致使业务人员在签订合同时、财务人员在进行付款、以及合同的收发货等环节，不可避免的就会造成很多难以估虽的风险。
客户关系松散，客户资源流失
客户资源是一种无形资源，看似客户掌握在企业手中，但企业的客户关系往往掌握在业务人员于中，一旦业务人员离开，客户资源也随着丢失了。
供应商管理缺乏依据，采购风险不可控
多样化的产品结构，致使采购环节零散多变，现有的单个合同独立管理难以全面掌控与供应商之间的历史合作情况、供货情况、是否有不良记录等，并有可能导致企业与不合格供方签订合同，或者在合同执行过程中缺乏有效管控，
从而产生合同风险，损害企业的利益。
项目型合同，单个合同孤岛
合同往往并不是单独存在的，经常以项目的形式成组构成。
对于企业项目类合同事项的管理，企业难以从整体的角度对多个合同进行全局管理，如项目合同的预算管控，项目整体收支情况分析、项目全局协调人员的工作评价等工作都难以切实有效的落实。
合同动态全局管控缺失，企业管理无据可凭
传统合同管理，合同作为独立个体存在，很难从全局的角度了解合同执行全过程。
尤其是当发生合同变更、续约等异常情况时，更是难以掌控。
导致业务人员难以准确掌握合同动态执行情况；
项目管理人员难以了解项目下合同执行情况，无法预测项目风险；
财务人员难以合理安排资金计划；
管理层更是对企业业务情况难以有直观、准确的了解。
生产滞后，市场动态难以把握
“大数据”时代的来临，生产制造行业的业务模式正从“以产品为中心”逐步转向“以客户为中心”，但是客户的个性化需求越来越明显，产品的更新换代需求越来越快，客户需求的把握也越来越难。
企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，必须快速、准确的把握客户需求，通过精准的产品定位、完善周到的客户服务、快速的事件响应处理能力，才能建立紧密的客户合作关系，保证二次营销的商机。
只有做到提前预测市场需求，快速地组织设计与生产，最经济地选择生产经营方式、合作伙伴，提供最满意的客户服务，才能使企业立于不败之地。
企业员工流动频繁，无形资本流失
任何企业都无法避免企业员工的流动，但是员工作为企
业最重要的资源，员工的流失有可能带来企业各方面业务的不稳定。
因此，如何有效的减少员工流失、尽虽降低人员流动带来的弊端，是困扰企业管理的永久性话题。
灵活可自定义的系统，适应多变的业务发展
面对复杂多变的市场背景，一成不变的业务模式已经很
难适应企业的业务发展需要。
这就要求企业相关的管理系统，能够适应企业业务发展，进行灵活调整。
篇四：
合同管理需求说明
合同管理系统需求说明书
项目名称合同管理系统
编制单位
编制日期20XX年6月3日
合同管理系统一需求说明书
1项R背
3
文
档管
困
难
...3
难
进
度
控
制
.......3
信
息汇
总
R
.....3
3
需
使
业务需
主要
.......6
览
8
合同
11
系统
14
4限制及非功能性要
.....17
扩展性要
17
维护要
性
可靠
1项目背景
长期以来采用手工管理合同，由于涉及的部门较多，需要管理的合同也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行效率不高，费时费力等问题。
具体表现在如下方面：
文档管理困难
传统纸质合同与电子版合同共存，对于不同的人员需要阅读参考合同时存在查找不方便的问题。
尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间去查找。
进度控制困难
由于合同数日多，参与人员多，合问进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。
财务人员的付款依据也与进度密切相关，同样存在障碍。
信息汇总困难
采用手工或电子文档管理时，由于不同部门的文本及数据格式不统一，采集也不能够及时，汇总工作需要耗费大虽时间还不一定准确，导致领导的决策时间有一定的影响。
2项目耳标
合同管理系统就结合国内各行业管理合同的特点，虽身
定做合同管理系统主要完成以卜项目目标
建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。
围绕项目概览、项目管理、合同管理、人员/部门管理、系统管理、建立有关的工作业务流程的管理平台。
用户对已生效的合同信息进行查询、统计分析、合同收/付,建立相关的
信息查询平台。
针对不同的角色，根据业务情况进行管理控制及权限配置，为企业单位员
工与领导、总部与分支机构、各业务部门之间的协同业务工作平台。
3项目需求
合同管理涉及到合同的多个方面，项目概览、项目信息、
合同信息、客户信息、合同收付款信息、合同人员及涉及的部门信息等等。
根据这些信息完成以下合同管理的日常业
3.1需求分析
使用对象
本系统涵盖了项目概览、项目管理以及合同信息是公司多部门协作共同完成。
根据不同的业务模块，各部门负责信息维护与业务流程跟进。
项目信息则由
公司工程部门负责用户信息的录入与维护，合同管理则由业务部门、财务部门及相关领导审批等共同协作完成合同的录入、合同时间、合同审核及审批，收付款项的监控等等系统管理则由系统管理员负责，包括系统用户信息、权限配置、系统运行、人员维护等等。
实现目标
规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的
透明度。
系统通过
对不同人员设置不同的用户权限，定义不同用户的系统功能，从而规范
合同管理过程中各个阶段，各岗位的职能，避免业务处理时责任不明确
的现象；
让每个阶段的工作目标明确及用户能够各司其责，杜绝人为干
预的现象。
系统中工作流的定义，使得合同管理业务流
程更加合理化、
信息化、科学化。
对合同的执行情况做到动态控制，系统存储与合同相
关的所有数据，通
过各种功能的设置，从合同的录入开始，系统便对合同
执行情况进行监
控、监督。
并与合同的实际完成情况进行对比，对合同的进度进行跟踪。
随时查看已生效和即将结束的合同，提醒用户下
一步的操作，并
可以检查合同执行过程中应收应付款合同项目的日期
是否已到期，如果
到期，则提醒用户收、付款项或者提示用户合同已到期,既而采取必要
的解决办法，最大限度的减少企业的损失。
提高工作效率，降低管理成本。
业务人员可方便地进
行业务操作、合同
资料的查阅、信息的录入及相关业务进展查询、接收业
务指令等各种日
常业务处理。
领导人可方便地进行各种业务查询、事务审批及审核等
使各级人员摆脱原有手工操作的束缚，很大程度上提了高工作效率，使
得将更多的时间和精力钻研业务成为可能。
总之系统实
现了合同管理的
信息化、科学化，从而减少了公司的人力、物力的付出，进一步降低公
司的管理成本。
为领导决策提供准确及时广泛的合同及相关利用信
息，领导可以在任何
时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基
本信息，准确定
位下届人员的工作情况，掌握合同执行现状，及工程的
施工进度，方便
篇五：
合同管理专家软件简介
完善的合同管理是公司健康运作的一个重要标志。
然
而，合同管理需要公司许多的资源，如何简化合同的管理而不失其完整、科学性是许多公司头痛的问题。
《合同管理专家CMExpert》完美的结合WORDEXCEL
ACCES歆件，保护用户的投资，有效的解决了简单易用和功能强大的矛盾，做到半小时可以用顺手。
并且，结合中国公司的实际情况，将客户管理和项目管理也融合到合同管理
中，真正体现优化公司资源的目的
自动化的合同结算提醒有效的保护了公司的资金运营安全。
统计功能使用拖放字段的方式即可实现不同的统计。
真正简化了烦琐的统计过程，而且非常高效。
技术特点
本系统采用B/S结构，充分发挥特定体系结构软件的优点，避免了采用C/S结构软件的缺
点，形成了简单易用、功能强大、响应及时的企业级解决方案。
B/S版采用先进的Ajax技术，轻松解决页面频繁刷新的问题，带给客户与C/S软件相似的
操作体验。
同时由于经过良好的封装，客户端调用服务端方法获取数据非常简单方便，显著提高了系统的安全性和稳定性；
B/S版软件的特点：
B/S结构软件适用范围广，可以在局域，广域（互联）自由使用。
B/S结构软件不需要安装客户端软件，用户只需要通过
IE浏览器就可以直接使用软件。
系统维护简单，开销小，系统升级时，只需要在服务端更新版本即可，客户端就可以直接使用最新版本软件。
B/S结构软件的授权通过控制并发用户数进行，用户可
以通过互联使用软件而不受
特定计算机的限制。
SQLSERVER20XX据库，支持海虽数据存储，安全性高;
绿色软件，不会对系统产生不良影响；
界面风格清秀简洁统一,操作方法一致,简单易学易用。
系统业务流程
提供全方位的合同管理功能，从合同起草、合同签订、文本管理、结算安排、执行进展、合同变更，到实际结款以及对合同结款情况统计分析的全方位管理。
在保证业务功能完整的前提下，简化了操作步骤，从而降低学习使用的难度，减少操作失误。
合同提醒系统业务管理功能
打开合同管理软件，页面的中间就有一个合同提醒表
单，设置好需要的提前天数，如设置为7天，那样表单中就
提示：
即将开始合同
显示近7天内开始执行的合同。
即将结束合同
显示近7天内结束的合同，方便用户做好交货、收货、结款或续签准备。
推荐结算合同
显示所有合同的结算安排中在最近7天内需要进行结算
的款项，方便财务部门做好规划。
合同预期进展
显示所有合同的预期进展中在最近7天内需要执行的事
项，如阶段性成果的交付、验收等关键进度
合同中心功能
合同中心是合同管理系统的主体，管理人员在管理合同时需要的相关资料进行分析和总结。
大大的节省了管理人员在上级领导需要合同资料和相
关数据时向以往所花费的时间，同时可以了解到合同的进展情况，右侧面板显示关联功能。
合同信息管理
管理合同的签约方、签约时间、合同类别、合同标的
升级会员 