武进区社区档案管理暂行办法Word文档下载推荐.docx

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军、警、机关、企事业单位共驻共建方面的文件材料；

社区服务、社区文化、卫生、环境、治安、基建等活动方面的文件材料；

财务、财产管理方面的文件材料；

反映社区活动的照片、声像材料；

荣誉证书、奖牌奖杯奖状、纪念品等实物。

档案的整理、利用

第七条社区档案的整理本着“简化整理、深化检索”的原则进行，保持文件材料之间的有机联系。

社区档案的具体整理方法由区档案局联合区民政局确定。

第八条社区工作形成的文件材料按不同门类、载体分为文书类、声像类、科技类、会计类、实物类、电子类及资料等七个大类。

1、文书类文件材料一般按年度归档整理，本年度档案在次年的六月底前归档；

会计类文件材料由财务人员整理完毕一年后向档案室移交；

基建类文件材料在项目竣工验收后整理归档；

设备类文件材料在设备开箱验收后及时整理归档；

声像类和实物类材料随时整理归档；

电子文件一般在办理完毕后三个月内整理归档。

2、归档的文件材料应齐全完整，真实反映社区情况，载体和书写材料符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。

第九条纸质文件材料与特殊载体材料分别编目存放。

第十条社区档案人员应充分利用计算机进行档案资料管理，建立必要的档案目录数据库，以方便档案的利用。

第十一条社区档案工作应当立足为社区建设服务，开展档案咨询、举办档案展览等形式多样的活动，为社区三个文明建设服务。

第十二条鼓励社区居民向当地档案馆捐赠、寄存或转让其所有的，对国家和社会具有保存价值的档案材料。

附 

则

第十三条本办法由区档案局、区民政局负责解释。

第十四条本办法自颁发之日起实施。

附录：

武进区社区文件材料归档范围和保管期限参考表

类

别

归档范围

保管期限

文

书

党务工作

社区党建

●社区党组织成立材料、网络、名单、换届选举报告、批复

●党建工作总结、计划、专题报告、典型调查材料、目标责任书、工作会议材料

●党员统计表、名册、民主生活会记录

●党员教育培训、民主评议等活动材料、管理制度

●发展党员计划、积极分子考核材料

●先进党支部、党员表彰材料；

对违纪党员处理材料

永久

定期

自

社区自治管理

●社区工作的政策法规性文件

●向有关部门反映社区居民意见、建议及反馈意见

●社区建设重大事项的决议、本社区重大活动、重要事件形成的文件材料

●社区机构成立、更名及居委会换届选举材料

●社区居委会工作计划、总结及其审议材料、专题报告、典型调查、经验材料、大事记、工作记录、会议记录等

●社区各种组织、网络人员名册、统计表；

社区制定的规章制度、岗位责任制

●社区标识、概况、平面示意图、自治章程、各种制度、岗位职责、办事程序

●各级党政机关领导、人大代表、政协委员视察社区工作的讲话、题词等

●报刊、电台关于本社区的报道材料

●社区居委会工作台帐

治

工

社区服务

●双拥工作情况材料

●社区养老保险、优怃、特困户及最低生活保障金发放管理名册、登记表、审批表、汇总表、统计报表

●开展社会救助、福利服务、下岗再就业优惠证发放花名册、利民便民服务活动记录、登记表、网点设施建设材料、社区服务台帐

●社区老年人服务材料（老年证办理、慰问活动）、老年人台帐

●志愿者队伍名单、台帐及活动记录、

●失地、失业情况调查表

社区卫生

●社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、健康教育、卫生防疫工作的文件材料；

卫生工作计划、总结、报告、统计表

●计划生育工作计划、总结、台帐、基本情况统计表、上级关于计划生育工作的文件、计划生育领导小组名单、对计划生育的处理结果、决定

●健康教育工作领导小组名单、小组活动记录、台帐

●卫生站服务制度、社区医护人员资格证书

●老人健康档案、登记表及统计表

●爱卫工作领导小组名单、爱卫、健康教育记录簿、台帐

社区文

教

●社区宣传教育工作的计划、总结、报告、宣教文体工作台帐

●思想政治宣传教育活动记录

●科普宣传教育方案、记录等

●创建五好文明家庭、文明楼栋记录

●社区开展老年人、未成年人、青少年教育培训活动、妇女保护工作形成的材料

●文化室制度、图书资料室制度及图书资料名册、文化兴趣小组名册、居民公约及文化活动记录

●学习型社区台帐、文明社区台帐

社区环境

●社区环境工作计划、总结、报告及统计报表

●环境管理工作概况、卫生责任区平面图

●环卫组织职责、管理制度

●保洁员工作范围、合同书

●除“四害”工作记录、总结

●社区环境整治（净化、绿化、美化）、“三废”治理工作形成的材料

●环境卫生、市场管理、创卫达标、检查评比活动材料

●对社区内物业管理监督、绿地养护和市容监督、社区违建监督和评议材料

作

社区治安

●社区治安综合治理工作计划、总结、专题报告、统计表、典型经验材料

●社区居民户籍、人口普查登记表以及流动人口情况登记表、名册、统计表

●综合治理网络、警务责任区等治安防范体系材料；

社区民警简介、民警职责

●开展法制教育、法律咨询、民事纠纷调解会议记录、调解笔录

●本社区政府定性的非法组织及其成员情况登记表、对刑满释放、解除劳教人员的安置帮教工作材料、登记表

●社区治安情况、火灾及消防情况、境外人员居住情况登记表

●外来人员、私（公）房出租户情况表

●上级关于综合治理、治安、调解工作的文件材料

●对社区青年入伍出据的政审材料

群团工作

●社区关于武装、民兵组织、预备役人员登记名册、民兵代表会议材料

●社区团组织统计年报表、名册、介绍信、发展团员及奖惩材料、会议记录、工作计划、总结等、共青团大会、表彰会议材料

●社区妇女工作计划、总结、报告、统计表、会议材料、妇代会材料、妇代会工作手册

●社区托幼工作材料

●社区其它群团如计生协会、老年人协会、妇女协会、青少年协会、残疾人协会等的计划、总结、机构人员名册、民政、残联、人武工作台帐及各类活动记录

●侨情登记材料

声

像

照片

●上级党政机关领导、人大代表、政协委员来本社区指导、视察工作形成的照片

●本社区召开重要会议及文化、体育、庆典活动形成的照片

●本社区主要领导和著名人物的照片

●本社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片

●本社区概貌、变迁及所属基础设施的照片

录音

录像

●上级党政机关领导、人大代表、政协委员来本社区指导、视察工作形成的录音、录像

●反映本社区历史概貌及重要活动的录音、录像

科技

●社区办公及活动场所建筑物的申请、批复、变更、相关的协议、证书、图纸等

●社区办公设备及文化娱乐设施设备的随机产品使用（操作）说明书、线路图、维修单等

设备报废后保留5年

会

计

报表

●年度报表

●月、季度报表

5年

帐簿

●现金出纳帐、银行存款帐

●日记帐、总帐、明细帐

●固定资产明细账（卡片）

25年

15年

固定资产报废后保管5年

凭证

●各种原始凭证、记帐凭证

●涉及外事或基建的凭证

其他

●会计档案保管、销毁清册

●移交清册

实物类

●各种奖状、锦旗、奖牌、奖品、证书

●对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）

●其它具有保存价值的各种实物、字画、手迹、牌匾等

●已宣布停止使用的印章

电子类

●刻有归档电子文件的光盘及其相关的计算机软硬件环境、软件说明

●表达电子文件内容的基本格式和有关原数据

图书资料

●与社区职能活动相关的参考性图书、资料材料

说明：

根据社区档案工作的特点，其文件材料的保管期限暂定为永久和定期两种。

其中定为定期保管的，可根据需要，保管15—30年。

武进区社区档案管理制度

一、分管领导及档案管理人员职责

（一）认真贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》和《江苏省档案管理条例》以及上级有关档案工作的规定、要求，把档案工作列入本社区工作计划，建立健全各项档案管理制度。

（二）定期召开档案工作会议，研究布置档案工作，切实解决实际问题，不断提高档案管理水平。

（三）集中统一管理本社区形成的各种门类、载体的档案。

努力学习档案专业知识，做好档案的收集、整理、保管、统计、利用等各项工作。

（四）立足为社区建设服务，通过开展咨询、展览等形式的活动，提高全社区档案意识，为社区三个文明建设服务。

二、立卷归档制度

（一）社区档案实行集中统一管理的原则，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

（二）归档的文件材料应齐全完整，字迹必须清楚、端正、耐久，严禁使用复写纸、铅笔、圆珠笔、彩色笔或纯蓝、红墨水。

声像材料应照片、底片相符，图像清晰；

电子文件应与打印出的纸质文件一并归档。

（三）凡属归档范围的文件材料，要按照要求收集、整理。

文书类文件材料一般按年度在次年的六月底前完成归档整理工作；

会计类文件材料由财务人员整理完毕后归档；

基建类文件材料在项目竣工验收后三个月内整理归档；

电子文件一般在办理完毕三个月内整理归档。

（四）归档文件材料的整理要求

1、文书类文件材料整理办法按照《江苏省<

归档文件整理规则>

实施办法》要求按件整理。

2、会计文件材料中的会计凭证按月份或季度组卷；

会计帐簿、会计报表按年度组卷。

3、基建文件材料按项目分别整理。

4、设备文件材料整理实行一机一档，按设备购置时间顺序排列。

5、声像档案中的照片按形成时间顺序排列；

录音录像档案分别以“盘”为保管单位，按形成时间顺序排列。

6、实物档案以“件”为单位按形成的时间顺序整理归档。

7、电子档案按年度整理归档，以“盘”为单位管理。

三、档案保管制度

（一）要配备专门橱柜存放档案，室内严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品，保持清洁卫生，及时更换防霉、驱虫药物，定期检查电器设备及消防器材等设施，保证安全实用。

（二）档案要按不同载体、不同年度存放，做到排列有序。

（三）对档案的收进、利用、移出及时做好统计工作，做到帐物相符。

四、档案查阅制度

（一）查阅档案须经社区领导同意并按规定办理登记手续后，由档案员提供利用，禁止查阅人员自行翻找。

（二）档案材料一律不外借。

确因需要摘录、翻印的必须经社区领导批准，并严格遵守有关保密制度。

（三）查阅人员必须爱护档案，不得在文件上涂改、圈点、划线以及拆换、裁剪等有损档案的行为。

（四）档案归还时，档案员必须认真检查档案有否缺损等情况，并及时做好借阅注销登记。

（五）积极开展档案利用工作，查阅档案者应填写档案利用效果登记表，写明利用目的和效果。