活动方案之工作方案公文格式Word文档格式.docx

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（2）简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。

（3）文理通顺，符合语法、逻辑规律。

（4）格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操造作、虚构加工，体现公文的权威性。

（5）平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。

（6）要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词进行说明。

称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。

领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。

作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。

表示目的的词有“为”、“为了”。

表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。

承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。

时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用具体化的年、月、日。

此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。

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结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、为盼、为要。

还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚挚问候等。

公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适宜。

“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结尾处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级酌定”就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批示。

”等就比较明确。

（4）公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正文”字样。

公文从左至右横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字。

少数民族文字按其习惯书写、排版。

（5）公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。

（二）行政机关公文的文面格式

新的《国家行政机关公文格式》（以下简称为《公文格式》）将公文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。

分述如下：

1、眉首部分——即公文的版头部分，位于公文首页红色反线以上。

（1）公文份数序号

《行政公文办法》规定，绝密、机密级公文应标明份数序号。

公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。

序号用7位（不够7位时前面用0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。

（2）秘密等级和保密期限

凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级。

秘密分绝密、机密、秘密三级。

标识时用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字间空1字（无保密期限情况下）。

2001年1月发布的《国务院办公厅关于实施国家行政机关公文处理办法具体问题的处理意见》规定：

“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。

”如公文需标明保密期限，应在密级程度和保密期限之间用“★”隔开，而秘密等级的两字之间不空字距，如“秘密★6个月”，“机密★1年”，“绝密★26年”等。

特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝密★长期”。

还有一种免标保密期限的，如“绝密”，则表示按该密级的最长保密期限处理（绝密30年、机密20年、秘密10年）。

（3）紧急程度

这是对公文送达时间的要求，分“特急”、“急件”，电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级标在第1行，紧急程度则标在第2行。

公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。

（4）发文机关标识

发文机关标识又称文件名称，位于公文首页眉首中央，一般采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件”。

发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。

如《国务院文件》，《上

②发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称。

如《中华人民共和国国务院令》、《国务院任免通知》等，主要用于命（令）、任免通知、会议纪要等少数几个文种。

如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号

发文字号是一份公文特定的代号。

联合行文时，只标明主办机关发文字号。

如果是“命令”类公文，则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。

发文字号用3号仿宋标注在发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处。

在没有签发人标识时，居中排布；

有签发人标识时，发文字号居左空1格，签发人居右空1字排布。

它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。

如“国办发[2001]5号”、“沪府发[2002]1号”等。

机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短，一般不超过五个字。

可分为三个层次：

第一层次是发文机关的代字，即文件是以什么机关的名义发出的，“国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出；

第二层次是部门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；

第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件；

“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；

“国办函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。

年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括号“﹝﹞”括入。

序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识，前面不加“第字”和虚位“0”字。

（6）上行文签发人

凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名，以示公文的具体责任者，即“签发人”，是该公文开始生效并对其负责的标志。

新的《公文处理办法》规定，上行文应注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和电话。

“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号，姓名用3号楷体，与发文字号并行居右空1字排布。

联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序，从第二行起上下依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名处在同一行；

红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保持4mm。

签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署。

（7）红色反线

发文字号与签发人之下4mm处印一条与版心等宽（即156mm）的红色反线。

2、主体部分——反映公文的主要内容，位于首页红色反线以下，末页主题词（不含）以上。

（1）公文标题

标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体居中排布，可一行或多行；

回行时，要词意完整（不要将双音节词或固定词组拆开；

也不要将“的”字排在行首）、排列对称、间距适当。

如果标题行数过多，可将标题上移1至2行，即减少与红色反线之间的空行或不空行，以保证正文在首页出现。

标题应准确概括公文的主要内容并标明文种。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题有三种形式：

一是完全式。

由发文机关、事由、文种三部分构成。

如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。

三是附加式。

即在文种前加附加语。

如《国务院批转发改委关于制止电站无序建设意见的紧急通知》。

发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期，外加括号。

可称之为“题注”。

（2）主送机关。

主送机关指公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关。

应使用全称或者规范化简称、统称。

主送机关置标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行时仍顶格；

最后一个主送机关后标全角冒号。

公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文，可不标主送机关。

主送机关称谓可有下列几种写法：

①单称或特称。

用于向一个特定的机关行文。

跨地区、跨单位行文，以及上行文的主送机关，应该写明单位全称，如“山东省人民政府”。

只有在本地区、本单位，才可使用规范化的简称，如“省政府”、“市政府”。

②统称。

用于发至下一级多个机关的行文。

如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等。

③递降称。

用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府”。

④并称或转称。

用于同时向两个以上的机关行文。

如“党中央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省政府”。

（3）公文正文

（4）附件说明

公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。

附件应与公文主件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标识序号。

凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、发布的文件，不必再在正文之下标明“附件”两字。

附件视文件需要而标注。

（5）成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准；

联合行文以最后机关负责人签发的日期为准；

会议通过的公文，以通过日期为准；

法律法规的公文，以批准日期为准；

电报以发出日期为准。

成文日期用3号仿宋，用汉字小字写“○、一、二、三……”。

（6）印章

发文机关在落款处不署名，只盖章。

印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证，盖在年月日中间。

公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位盖印章；

联合下发的公文，发文机关都应盖印章。

盖章方法有如下几种：

一是当单一机关发文时，印章应当端正盖在成文日期上方，做到上不压正文，下压骑年盖月，即端正、居中，下压成文日期年、月、日约4-7个字，印章一律用红色。

落款处不署发文机关名，发文日期居版心右空4字位置；

加盖印章应上距正文2mm-4mm，用红色印章。

当印章下弧无文字时，用下套方式，下弧压成文日期上；

当印章下弧有文字时，用中套方式，中心线压在成文日期上。

二是当联合行文盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两印均压成文日期，互不相交或相切。

两印相距不超过3mm。

盖章的具体方式应当相同，即或都采用下套方式，或都采用中套方式。

当印章下弧无文字时，用下

套方式，下弧压成文日期上；

三是当联合行文需盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；

最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；

印章之间互不相交或相切；

在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（7）附注

附注是需要说明的其他事项，包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明及“请示”联系人姓名及电话的注明，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县级”，“此件不得翻印”等等。

附注位于成文时间和印章下一行，左空2字，用圆括号括入。

不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。

附注视文件需要而标注。

3、版记部分——即公文的文尾部分，位于公文末页下部。

（1）主题词

主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。

现在执行的是1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》，该表共15个区域词，57个类别词，1049个类属词（参照文后附录）。

标注时，先标该公文的类别词，再标类属词，再标文种，三类组合即为该公文的主题词。

《公文处理方法》规定，上行文应按上级机关的要求标注主题词。

“主题词”用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号；

词目用3号小标宋体，词目之间空1字，不加标点，词目一般3-5个，位于版记部分反线之上。

（2）抄送

抄送指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，使用全称或规范化简称。

公文如有抄送，置主题词下一行；

左空1字用3号仿宋标“抄送”，后标全角冒号；

回行时应与冒号后的机关名对齐；

机关名之间用逗号，最后一个机关名后用句号。

抄送不可以是主送机关的上级机关，可以是主送机关的上级机关的办公室（厅）。

可以是主送机关的平行机关或下级机关。

如抄送的机关较多，在安排顺序上应当上级机关在前，不相隶属机关和下级机关在后。

当主送机关太多，而使正文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至主题词之下，抄送之上，中间应加一条反线，以与抄送机关隔开。

标识方法于抄送机关相同。

（3）印发机关和印发日期

印发机关是指具体负责印制公文的主管部门，一般是发文单位的办公厅（室）或文秘部门；

印发日期指公文起印的日期。

印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关时直接位于主题词之下）占1行位置；

用3号仿宋体。

印发机关左空1字，日期右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

（4）版记反线。

版记各要素之下均加一条与版心等宽的反线，叫版记反线。

“版记”各要素必须置于公文的最后一页的最后一行以上。

下页边距离版记反线是35mm，但函是20mm。

二、党的公文的格式

（一）党的公文的构成

《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《党的公文处理条例》）第三章规定，党的公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记等17个要素组成。

（二）党的公文与行政公文格式的异同

与行政公文比较，党的公文格式有下列不同：

（1）行政公文的“发文机关标识”在党的公文中称之为“版头”。

（2）行政公文的签署（落款）只需标明“成文日期”和“印章”，党的公文还要署上发文机关名称。

（3）行政公文的“成文日期”用汉字小写；

党的公文用阿拉伯数字。

（4）党的公文的“版头”（即发文机关标识）与行政公文也有所不同。

（5）行政公文的红色反线是一条横线，党的公文的红色反线中间要加上五星。

（6）行政公文只能用a4型纸；

党的公文既可以用a4型纸，也可以用16开型纸。

至于字体字号、书写格式、装订规定等与《国家行政机关公文格式》基本相同。

具体可参考教材的附录一、附录二、附录三。