程序文件管理手册Word文档格式.docx
《程序文件管理手册Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《程序文件管理手册Word文档格式.docx（27页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
未得到有关授权人批准的文件一律不准使用，使用文件的部门和种类人员在使用文件之前应首先确认文件批准的有效性。
文件批准的方式应以授权人员的的签字为准。
对外来文件，相关授权人员对文件的发放范围予以批准，批准时应主要考虑文件的适用性。
文件的发放
文件的发放应由各文件管理部门进行，其发放的范围应得到批准，并严格按照已批准的范围发放，确保管理体系使用文件的各场所都能得到文件的有效版本。
受控文件的发放，有关部门的文件管理人员应填写《文件发放登记表》，并注明文件分发的受控号，文件的领用人应在《文件发放登记表》中签字领取，便于追溯。
文件代收人员领取文件后应及时将文件送达到有关人员，以防止因文件而影响质量、环境活动。
对领取文件后需进一步转发的文件，有关部门应建立并填写〈文件发放登记表〉，发放时仍需填写文件《发文记录》，并执行条规定。
文件的使用
文件使用部门及文件持有人，在使用文件时应全面理解，正确使用文件，使文件真正发挥指导和规范质量管理活动的作用。
文件在使用时各部门及各类人员必须按《受控文件清单》中所规定的范围使用文件，清单以外的文件不得使用。
文件在使用过程中各部门及各类人同应保管和贮存好文件，防止文件的损坏和丢失，如有个别损坏严重的，可写出申请换发新文件，发放号应与原发放号相符，文件发放部门在发放新文件时仍执行条规定。
文件管理部门收回破损文件的处理，按条规定执行。
当文件使用部门和使用人员将文件丢失后，应按条规定办理补发手续，但责任人必须做出书面检讨或说明原因，若文件管理部门在补发文件时，给出新的分发控制号，应注明丢失文件的发放号作废，必要时将丢失的文件通知有关部门。
文件在使用过程中，若发现文件不适用或不可操作时，有关部门及人员应予以记录，并与文件管理部门联系提出更改，可按条有关规定执行。
文件的更改
文件的更改，应由文件的使用部门或文件管理部门提出，说明更改的原因，报有关领导批准，具体实施由各类文件的主管部门组织进行，并做好《文件更改记录》。
文件更改的原则应由原批准人批准，如原批准人不在或调离，应由接替其职务的人批准，但必须掌握原批准依据和背景资料。
文件更改后，由文件管理人进行处理，并注明更改状态和生效日期，对重要更改，由该文件主管部门领导召开相关部门负责人会议，阐明更改内容和性质，并将更改后的精神层层传达到各使用人。
文件更改后，文件主管部门应及时修订（受控文件清单）中的更改状态。
，确保各使用场合识别文件的现行修订状态，防止误用。
文件的换版
文件经多次更改（修订状态从0到9）或文件需进行大加辐度更改时，应进行换版，原版次文件作废，换发新版本文件。
换版后的文件发放时，应收回原版次的作废文件，并按条有关规定执行。
文件的作废与处理
作废的文件应由文件管理部门按《文件发放登记表》中的发放状态收回，并填写《作废文件登记表》，防止作废文件的非预期使用。
收回的作废或失效文件，文件管理部门统一销毁，并做好《文件销毁记录》。
对需要作为资料而留存的作废文件，应由文件管理员加盖“作废保留文件”印章进行标识，对作废保留的文件只能作为资料参考，不能用于指导质量、环境管理活动和产品形成的依据。
文件的管理
文件应有唯一性的准确标识，以确保有效使用，本企业的所有文件统一由办公室进行编号，编号的方法如下：
（1）管理手册：
HF/SC----A----2009
年代号
版本号
“手册”字母缩写
“环发”字母缩写
（2）程序文件：
HF/CX----01----2009
程序文件顺序号
“程序”字母缩写
（3）支持性文件：
HF/ZC----001----2009
支持性文件顺序号
“支持”字母缩写
文件的底稿及打印件应归档保存，文件管理员填写《文件档案登记表》，为防止存入软盘的文件丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，并进行适当的标识。
使用文件的人员在借阅有关文件时，应办理借阅手续，填写《文件借阅登记》，经有关人员批准后方可借阅，并保证准时归还，未归还的，应由文件管理员负责追回，原版文件一律不得外借，以防止其丢失或损坏。
为向外部（包括：
第三文件认证机构、顾客、地方质量监督机构、行业协会等）证实本公司质量、环境管理能力提供信任依据时，文件主管部门只提供《管理手册》，不得提供操作性文件，当提供的文件修改时，也应按条规定收架作废文件，更换新文件。
文件的各管理部门应提供建立本部门的《受控文件清单》，并在清单中标明文件现行修订状态，按规定的文件范围使用现行文件的有效版本。
受控文件应加盖“受控”印章作为受控的标识，非受控文件不作标识，但仍按规定进行编号。
文件复制（包括：
复印、晒制等），必须经本部门或文件管理部门负责人批准，并严格按照批准份数复制。
受控文件的复制必须重新加盖“受控”文件印章，复制件的发放，也应按条规定执行。
各部门使用的有效文件，应保持清晰可辨，标识正确，存档便于检索，可利用文件的目录和文件的编号进行分类，确保使用便捷。
各部门对现行文件的使用、归档、保存、借阅、复制、销毁和外借等环节，应注意文件的保密性，对文件的保密内容不得向外透露，必要时应在文件上作密级标识。
外来文件的控制
文件的主管部门和各类文件的管理部门严格识别外来文件，必要时对外来文件加以标识，直接引用的外来文件，如图纸、标准、法规等，应由文件归口管理部门审核并经批准后方可使用。
对外来文件的发放、作废、处理和管理可参照条、条和条规定执行。
技术部负责核查有关部门/单位使用的国际标准、国家标准、部颁标准的有效性，及时更换失效和作废的版本。
办公室负责核查国家（及地方）有关法律、法规的有效性。
技术部负责顾客（客户）提供的图纸的发放、修改、使用等控制，并按顾客财产管理规定执行。
对提供信任的客观证据文件——记录的控制应按《记录控制程序》执行。
文件是信息及承载媒体，这种媒体可以是纸张、计算机磁盘、光盘、样品、电子媒体或它们组合。
5．质量记录
《文件发放登记表》
〈文件更改通知单〉
《受控文件清单》
《文件更改记录》
《文件销毁记录》
记录控制程序
1．目的
记录是证明产品、过程符合要求及管理体系有效运行的证据性文件，对记录进行控制是为了更有效地采取纠正和预防措施以及为保持和改进管理体系提供信息。
2．范围
本程序适用于与质量、环境管理体系运行有关的所有记录的控制。
3．职责
办公室是记录的归口管理部门，负责全公司记录的策划、建立并对各部门记录的检查、监督和指导的管理与控制。
各部门负责本部门记录的管理与控制。
实施记录的有关人员按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、及时性、充分性负责。
4．工作程序
记录一般分为：
a）与管理体系运行有关的记录。
b）与产品、过程有关的质量记录。
c）环境记录
记录表格的设计
办公室应组织有关部门和单位对本公司管理运行和产品过程都需要哪些记录进行设计，并提出《记录表格清单》。
并下放到各部门。
办公室负责全企业的〈〈管理记录清单〉〉，并下发到各部门。
各部门负责本部门的记录清单。
文件控制程序〉〉规定，并调整《记录表格样册》，作废的记录样册应全部收回。
记录的填写
各部门实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹清晰可辨，所记录的活动应真实，数据准确、记录完整、全面、充分，记录的传递、送达和收取应做到及时。
记录的填写不得涂抹、省略。
记录不许修改，但可勘误。
记录的贮存
记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理。
记录的贮存应有防盗、防火、防霉烂、防虫蛀和防潮等措施。
记录检索
对归档保存或以其它方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，借阅时应办理借阅手续。
企业所有的记录表格都必须由技术部进行编号，编号方法如下：
HF/JL----001----2009
记录表格顺序号
“记录”字母缩写
当顾客（客户）要求提供记录时，应经过管理者代表批准后，在商定的期限内按时向顾客（客户）或其代表提供所要查阅的记录，但必须在企业内部进行。
记录的保护
各部门和单位应保护好记录，妥善保管，确保不丢失，以及损坏和变质。
记录的保存期限
产品完工后的技术资料保存期限按国家有关规定执行。
无国家规定的按顾客要求，但最低保管期限不得低于5年。
供方的评价记录应保持到合同终止期限。
管理体系运行的记录一般保存3-5年。
记录具体的保存期限由技术部根据其产品特点、法规要求及合同要求另行规定。
记录处置
办公室对超过保存期或已作废的记录，应及时收回并销毁。
销毁时应办理审批手续，做好记录，按规定的程序进行销毁，并注意防止保密内容的泄露。
国家和省、市规定的记录表格，按其有关规定执行。
5．相关文件
《文件控制程序》
环境因素的识别与评价控制程序
1目的
对本企业在活动、产品和服务中能够控制和可能施加影响的环境因素进行识别和评价，确保重要环境因素能够得到必要的重视。
2适用范围
本程序适用于企业在活动、产品和服务中能够控制和可能施加影响的环境因素的识别和评价
3职责
办公室负责组织识别小组对全企业的环境因素进行识别，并填写〈〈环境因素清单〉〉，并负责汇总、登记、核定和重要环境因素评价工作，制定企业环境目标、指标和管理方案。
各部门协助技术部作好环境因素的识别工作。
管理者代表负责〈〈重要环境因素清单〉〉的批准。
4工作程序
环境因素识别的要求和方法
小组按下列要求进行部门工作范畴内的因素识别。
1选择活动和过程应考虑：
采购生产产品服务全过程
A调查法
B现场观察法
C排查法
D过程分析法
E物料衡算法
环境因素的更新
当生产过程中某个活动、产品或服务发生较大变化时，由技术部负责在一周内按程序要求对发生变化的活动、产品和服务的环境因素进行识别，并填写好〈〈环境因素清单〉〉。
重要环境因素评价
分析调查环境因素的影响评价环境因素的影响程度确定重要环境因素
采用是非判断法
1）不符合有关环保法律、法规和行业规定的都确认为重要环境因素；
2）存在较大可能造成环境影响的或容易发生超标排放的环境因素
1）环境因素符合以上原则的环境因素确定为重要环境因素。
2）将重要环境因素清单送管理者代表批准。
当更新了环境因素后20天内按程序确定该因素是否为重要环境因素。
5相关文件
管理手册
6相关记录
环境因素检查清单
重要环境因素清单
环境管理方案一览表
法律与其他要求控制程序
为获取、更新、识别适用于本企业的质量、环境方面的法律、法规、标准及其他要求，特制定本程序。
本程序适用于获取、更新和识别适用的质量、环境的法律、法规和其他要求。
办公室负责获取质量、环境方面的法律、法规、标准和其他要求并确认其适用性，并追踪新的法律标准和其它要求。
各部门负责在各自的职能范围内获取适用的有关质量、环境方面的法律、法规和其他要求，并跟踪其变化，及时反馈到办公室。
获取途径
确认适用性
2将确定的适用国家标准、行业标准、地方标准与我公司生产、服务过程中产生的环境因素相对应。
质量、环境法律、法规、标准及其他要求的管理
6相关机构
法律法规清单
信息交流控制程序
为了规范质量、环境信息交流，确保管理体系的有效运行，制定本程序。
本程序适用于公司内部和外部质量、环境信息交流的管理。
办公室负责本程序的编写、修订并监督实施。
办公室是负责质量、环境信息的综合管理，负责与上级主管部门和相关行业主管部门的质量、环境信息的接受、传递和处理。
各相关部门负责相应业务范围内的内部信息交流。
办公室负责与公司上级主管部门相应业务范围内的信息交流。
信息交流基本要求
1信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其他一切可以利用的通讯及宣传工具（品）。
内部信息交流
1内部信息包括以下内容：
1）企业的质量方针、管理体系运行情况。
办公室负责及时传达企业的信息到各部门及员工，相关方需要索取管理方针时，公司应满足要求。
2）管理体系运行中产生的信息，由其产生部门及时传递到相关部门和人员，并由办公室记录其内容和处理情况。
3）获取和更新法律及其他要求要及时地传递到相关部门。
2内部信息交流的实施
1）管理方针应以板报或小册子等宣传工具公诸于众。
2）活动过程产生的信息有产生部门及时传递到各相关部门，要求答复繁荣必须在三日内予以答复。
3）紧急状态下的信息按〈〈应急准备与响应控制程序〉〉规定进行信息交流。
4）不符合、纠正和预防措施实施部门必须在整改过程中将信息传递到相关部门。
5）信息的传递、接受方必须记录。
外部信息
1）办公室、技术部、工程部将收到的上级主管部门的质量、环境管理文件呈报管理者代表后，作出相关的处理。
2）外部质量、环境检查、参观、访问由办公室、工程部、技术部接待安排并将结果报管理者代表。
3）企业的相关部门若收到有关的法律、法规和标准时应及时传递到办公室。
4）相关方的信息（如各相关部门、社区居民、顾客投诉等由技术部、办公室负责接收。
5）发生事故按有关规定上报，并及时处理。
对外部相关方提出的有关质量、环境的意见或申诉，办公室会同相关部门提出处理意见或建议，报管理者代表批准，形成处理决定后三日内答复，并作好记录。
对本公司存在的环境因素如发生异常情况，造成环境影响时，公司内各相关人员必须立即上报公司管理层并与外部相关方及时联系沟通以便适当处理。
并保持信息交流记录。
本公司存在的环境因素在正常受控状态下，未发生环境影响时，可不对外进行交流。
法律和其他要求控制程序
应急准备与响应控制程序
纠正措施控制程序
预防措施控制程序
不合格品控制程序
信息交流记录表
培训、意识和能力控制程序
1目的
提高全体员工的基本素质，掌握本企业员工工作有关质量、环境知识和技能，胜任本岗位的工作，确保工作的质量。
本程序适用于对所有与质量、环境有影响的工作人员的培训控制。
办公室负责本程序的编制、修订并监督实施，制定企业的《年度培训计划》，负责培训的实施。
各职能部门负责提供本部门的培训需求。
总经理负责《年度培训计划》的批准
年度培训计划
1每年12月中旬，公司各部门根据质量、环境工作需要，制定下一年的本部门的《培训需求申请》，报办公室。
临时培训
临时需要培训的部门由各部门填写《培训需求申请》报办公室经总经理审批后实施。
培训的对象及内容
根据不同层次、不同方面进行岗位培训，企业的专业技术人员、管理人员等与质量、环境有影响的工作人员均应按各自岗位要求，接受岗位培训。
1特殊工种应在劳动部进行培训考核合格，持证上岗。
所有的人员必须经过管理方针、目标的培训以及管理体系基础等方面培训，以使处于每一有关职能与层次的人员都意识到：
1）符合管理方针和管理体系要求的重要性；
2）在工作活动中实际的或潜在的重要环境影响，以及个人工作改进所带来的环境效益；
3）在执行管理方针与程序，实现管理体系要求，包括应急准备与响应方面的作用与职责；
4）偏离规定的运行程序的潜在后果。
培训方式
采用内培和外培相结合，脱产、半脱产、业余和自学等培训方法。
培训的实施
1）选聘有相应专业技术职称或专业知识技能的人员担任老师
2）选合理的教材
3）安排教学时间
4）确定适宜的培训场地
5）作好培训记录
培训的考核、评定
职工培训考核管理办法
培训记录
产品标识和可追溯性控制程序
为了对本公司生产全过程的受控产品作出识别标记和实现必要的追溯性要求，使质量体系得到有效运行和保持。
2．适用范围
适用于采购材料、各种印刷产成品及其他需要追溯的场合。
工程部是产品标识的归口管理部门，负责项目运作中的标识。
产品标识
状态标识
a.未经检验（待检）
b.已检验合格
c.已检验不合格
d.已检待定
产品可追溯性
每个项目的作业单据为唯一性的特定标识，以便追溯。
对采购材料质量采用检验记录和留样方式，质量证明书来实现追溯。
5.相关文件
《检验和试验控制程序》
6.质量记录
详见《质量记录控制清单》
环境管理活动运行控制程序
加强对污染物的控制和管理，预防或减少污染物的产生和排放；
节能降耗，节约能源和资源，充分、合理地回收利用废弃物；
加强环境保护和环境管理。
2使用范围
本程序适用于企业办公场所以及生产现场所有管理体系覆盖的场所的环境控制管理。
办公室负责本程序的制定、修改和组织实施；
各部门负责本部门办公或生产现场污染预防、节能降耗等环境管理和控制工作；
办公室全面负责办公区的环境管理。
包括办公和生活垃圾的管理；
办公区水电、办公用品等资源消耗的控制；
废旧物资的控制和管理；
办公区污染预防工作等。
工程部全面负责生产现场环境管理工作，各其他部门协助。
包括生产现场的办公和生活垃圾、固体废弃物的处理；
水气声渣等污染物的控制；
生产过程节能降耗管理等工作。
办公室负责对相关方的环境管理和有关信息交流工作。
公司各部门及相关人员必须自觉遵守有关环境保护的法规和制度；
对于本职范围的环境因素，加强监测和控制工作。
污染物的分类：
污染物按污染方式可以分为：
水污染、大气污染、噪声污染、固体废弃物及能源消耗等类别。
水污染的控制：
本公司运营中的污水处理尽量减少有害物质的含量。
按法律法规要求达标排放。
污水处理中使用化学品应定量使用，防止洒漏。
消毒剂（优氯净等）执行本公司《消毒剂使用规程》。
COD检测药剂使用后集中回收处理。
噪声控制
1）加强员工的环保意识的培养，在工程设计中控制易产生噪音设备的选型，在项目运作中，减少噪声的产生，遵守有关噪声控制标准；
2）加强设备使用的噪声控制，对运行过程中产生的噪音的设备加强润滑，保证润滑油应充足畅通，对产生噪音设备加强管理，采用减震降噪措施。
3）对在强声源附近作业的职工应配备必要防护用品。
4）执行〈〈环境检测控制程序〉〉，对生产过程的现场噪音情况进行监测和控制。
固体废弃物的管理
对本公司环保项目设计、调试及运营中产生固体废弃物进行分类处理。
企业办公区及公共区域的办公、生活垃圾由办公室每天派专职清洁人员负责收集清理后送指定的地点。
对于可回收利用的废弃物如包装材料、废纸等由各部门负责分别回收，统一由生产场区和办公区的负责部门定期进行统一回收处理。
固体危废的处理
设置固体危废收集箱，集中回收后进行无害化处理。
节能降耗
环境检测控制程序
法律、法规与其他要求控制程序
应急准备和响应控制程序
为了预防和控制潜在的事故或紧急情况，作出应急准备和响应，最大限度的减少可能产生的事故后果。
本程序适用于在本企业项目运行中有可能发生的紧急情况的处理（如污水处理的超标排放）的应急准备和响应。
技术部负责定期对员工进行技术培训，发生异常时组织应急工作；
负责与相关部门的紧急联系；
负责对紧急情况发生后所采取的纠正措施进行验证，并完善本程序。
管理者代表负责应急现场的统一指挥和调度工作。
各职能部门负责协助工作。
应急准备
1企业成立应急准备小组，由管理者代表任组长，组员由办公室、工程部、技术部等部门人员组成。
应急响应
事故发生时，应及时通知依据〈〈应急方案〉〉进行处理。
纠正与完善
《应急方案》
内部审核控制程序
为了查明管理体系实施结果，是否达到了规定要求，以便及时发现存在的问题，及时采取纠正措施，使管理体系有效运行和得到保持。
本程序适用于本公司质量、环境管理的内部审核。
管理者代表负责领导本公司管理体系内部审核工作，任命审核组长，批准审核计划组织审核方案的策划。
办公室是内部审核的归口管理部门，并协助管理者代表进行审核方案的策划，负责日常的内部审核工作。
审核组长负责编制内部审核计划，具体组织审核组实施审核，编制审核报告，验证和评价审核结果。
内审员负责编制检查表和不合格项报告，实施现场审核，并对纠正措施的实施情况及效果进行跟踪验证。
各受审核部门负责配合审核，对不合格项制订纠正措施并实施，为不合格项的纠正措施实施效果负责。
审核方案的策划
管理者代表负责组织办公室及有关内审员对本公司质量、环境管理的内部审核方案进行策划，其策划的内容一般包括：
a）确定审核的频次
b）确定审核的目的
c）确定审核的范围
d）确定审核的方法
（不止于此）
审核方案策划的依据
a）审核活动和区域状况及重要性
b）以往审核的结果
审核方案策划的结果，可形成年度审核计划，经管理者代表批准后实施。
一般情况下年度审核计划（例行滚动式审核）应规定所涉及的受审部门，一年至少要覆盖一次。
遇到下例情况时，应由管理者代表决定追加审核并加大审核力度：
a）当管理体系运行有明显
升级会员 